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GoogleフォームとNotionを日々の業務で使用されている皆様、データの管理にお困りではありませんか？
Googleフォームで収集したデータをNotionに手動で入力するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりますよね。
そこで今回は、Googleフォームに回答が届くたびに自動でNotionにページを生成し、情報を一元管理する方法をご紹介します。
この方法を活用すれば、業務にかける時間を節約しつつ、チームでの情報共有をより効果的に行えます。
これにより、業務の効率化とデータの正確性向上が期待できます。
ノーコードでできる設定手順をご紹介しますので、ぜひ皆様の業務改善にお役立てください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する方法」をご説明します。
[Yoomとは]
GoogleフォームのAPIを利用して回答を受け取り、NotionのAPIを用いて新規ページを作成することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは、以下のプロセスで設定していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料で登録することができます。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
最初にスムーズに自動化設定を行うため、今回使用するGoogleフォームとNotionをYoomのマイアプリに登録しましょう。
1. Yoom管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックしてください。
2. 検索窓で「Googleフォーム」「Notion」を検索し、それぞれのアプリを選択すると、次の画面に遷移します。
下記の画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントにログインしてください。
アクセスを求められたら「続行」をクリックします。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携完了です。
下記の画面でNotionにログインしてください。
アクセスリクエストの画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックします。
下記の画面で、Yoomアカウントと連携したいNotionのページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば、連携完了です。
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
下記の画面が表示されたら「OK」をクリックして、フローボットの設定を進めていきましょう。
Googleフォームのトリガーアクションを設定します。
今回は、以下のようなフォームの使用を想定して説明します。
まず、フローボットの「予約フォームの回答が送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面で連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
以下のアプリトリガーのAPI接続設定ページで、案内に従って「トリガーの起動間隔」と「フォームID」を設定してください。
・「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
設定が完了したら、Googleフォームのプレビューからテスト回答を送信し、上記の画像の「テスト」をクリックしてください。
デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみです。
そのため、必要な内容を手動でアウトプットに追加しましょう。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は、下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
回答内容をアウトプットで取得し、問題なければ「保存する」をクリックしてください。
次に、Notionで新規ページを作成するアクションを設定します。
今回は、以下のようなデータベースに自動でページを新規作成する想定で説明します。
フローボットの「ページを作成」をクリックしてください。
以下の画面で連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
API接続設定ページで、案内に従って各項目を設定してください。
今回は以下のように設定しました。
フォームの回答内容を設定するには、以下のように設定したい欄をクリックし、アウトプットの「フォームに回答が送信されたら」の中から選択して設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Notionにテストページが作成されたことを確認してください。
今回は以下のように作成されました。
問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
これでフローボットの準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！
これで、Googleフォームに回答があったら、Notionに自動でページが新規作成されます。
他にもGoogleフォームとNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Notionのデータべースに追加する
「名刺情報をデジタル化したいけど、手入力の手間がかかる…」そんな悩みを解決するのが、この自動化フローです。
Googleフォームでアップロードされた名刺画像を、YoomのOCR機能で読み取り、Notionのデータベースに自動で追加されます。
手作業をなくし、正確な情報をスムーズに整理・活用が可能です。
営業やネットワーキングなど、名刺の管理効率を向上させたい方におすすめです。
2. Googleフォームに回答があったら、Notionのページにテキストを追加する
Googleフォームで集めた情報をNotionにまとめる際、毎回手作業で転記するのは面倒ですよね。
この自動化フローを活用すると、フォームの回答があるたびに、Notionの特定ページに自動でテキストを追記できます。
顧客対応メモやアンケート結果を手間なく蓄積でき、チームでの情報共有もスムーズになります。
煩雑な転記作業から解放され、業務効率の向上が期待できます。
3. Googleフォームに回答があったら、Notionにレコードを追加する
この自動化フローを活用すると、Googleフォームで回答が送信されたらNotionのデータベースにレコードを自動登録されるため、情報の整理や分析をスムーズ進められます。
マーケティング、営業、人事など、データ活用が必要な方におすすめです。
情報の見落としを防ぎ、最新のデータを視覚的に分かりやすく管理できる環境を整えられます。
Googleフォームで得たデータを手作業でNotionに入力する作業は時間がかかるうえ、ミスも起こりやすいです。
これを自動化することで、手間を省き、より重要なタスクに集中する環境を整えることができます。
例えば、採用活動において、応募者情報をGoogleフォームで収集し、自動でNotionのデータベースに登録する仕組みを整えれば、エクセルやメールを確認しながら手入力する作業が不要になります。
これにより、応募者情報がNotionに一元化され、採用プロセスの効率化を図れます。
Googleフォームで集めた回答をNotionに登録することで、データの整理や分析が簡単になります。
例えば、社内研修のフィードバックをGoogleフォームで収集し、Notionに自動で蓄積することで、研修内容の改善点を見つけやすくなります。
タグ付けやフィルター機能を活用し、特定の評価項目を抽出することで、効果的な改善策を立案できます。
社内の申請や報告の確認は手作業が多く、承認プロセスが遅れがちです。
この業務フローを自動化することで、効率的なフローを構築できます。
例えば、経費精算をGoogleフォームで申請し、そのデータをNotionに自動登録すれば、管理者は一覧で確認・承認ができます。
また、ステータスの管理を明確にすることで、承認待ちや処理済みの状況を一目で把握でき、業務の遅延防止にもつながります。
いかがでしたか？今回は「Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する方法」について、その魅力と設定手順についてご紹介しました。
GoogleフォームとNotionの連携で、データ入力の手間を省き、業務効率の大幅な向上が期待できます。
また、この自動化により、ミスの削減や時間短縮が可能になり、重要な業務に集中できる環境が整います。
このYoomのテンプレートを活用すると、コードのことがよく分からない筆者でも簡単に自動化できました。
ぜひ本記事でご紹介した設定手順を参考に、GoogleフォームとNotionの連携を試し、皆様の業務プロセスの改善にお役立てください！
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