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Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録する方法
新しい社員が入社するたびに従業員情報を登録する作業は大変です。
データを管理するツールが複数あれば、その数だけ繰り返し登録が必要になり時間がかかります。
さらに、手動登録には入力ミスやタイムラグの発生が課題になることもあります。
こうした課題は、ツール同士を連携することが解決策の1つです。
本記事では、Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをノーコードで連携する方法を紹介します。
プログラミング知識がなくても簡単に導入できるため、オンボーディング準備の効率化や登録データの精度向上、情報共有の円滑化を図る際に利用してみてください
こんな方におすすめ
- Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートを利用している方
- 従業員情報の繰り返し登録を手間に感じている方
- オフィスステーションとGoogle スプレッドシートで管理する従業員情報の精度を向上させたい方
- 従業員情報の反映で生じるタイムラグに課題を感じている方
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを連携する2つの方法
Googleフォームで集めた回答データをGoogle スプレッドシートへ集約・管理する方法には、大きく分けて「Googleフォームの標準機能を使う方法」と「ノーコードツールYoomを活用する方法」の2種類があります。
Googleフォームの標準機能で連携する（Google フォームとGoogle スプレッドシートのみ）
Googleフォームには、標準機能としてGoogle スプレッドシートへの回答出力機能が備わっています。フォーム編集画面の「回答」タブから「スプレッドシートにリンク」を選択するだけで、新しいスプレッドシートの作成や既存シートへの紐付けを簡単に行うことができます。
手軽に回答データを集約できる反面、フォームの質問項目を追加・変更した際にスプレッドシート側の列の順番が末尾に追加されてしまう点や、共有権限の設定不備による情報漏洩リスクに注意が必要です。
Yoomを使って連携する
ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートの連携にとどまらず、オフィスステーションをはじめとする労務管理システムやビジネスチャットなど、複数のツールへ自動登録・通知を行うことが可能です。
専門的なプログラミング知識を必要とせず、直感的な画面操作だけで高度な自動化フローを構築できるため、複数のアプリをまたいだデータの一元管理やオンボーディング業務の自動化をスムーズに実現できます。
【免責事項】
ご利用の際は、各サイト・ツールの利用規約や注意事項をご確認のうえ、ご自身の判断のもとでご活用ください。外部サービスの利用に伴うサポートやトラブル等につきましては対応いたしかねますので、あらかじめご了承ください。
[Yoomとは]
Googleフォーム・オフィスステーション・Google スプレッドシートを連携するメリットと具体例
Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートを組み合わせて活用することで、入社手続きに伴う煩雑な転記作業をなくし、正確かつスピーディーな労務管理を実現できます。ここでは、これら3つのツールを連携させることで得られる具体的なメリットをご紹介します。
メリット1:従業員情報の一括登録によるオンボーディング準備の効率化
従業員情報を手動で登録する作業は時間がかかります。
登録項目が多く、新入社員の人数に比例して、オンボーディング準備の担当者の負担は増加します。
Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートを連携すれば、Googleフォームに回答した内容が自動で反映されるため、オンボーディング準備の効率化が期待できます。
例えば、スタッフの入れ替わりが激しい飲食業界では、毎月のように従業員情報の登録業務が発生して大変です。
この連携を利用すれば、Googleフォームで内容を送信するだけで済み、担当者の負担が軽減するでしょう。
メリット2:入力ミスの防止によるデータの正確性向上
手動での入力作業にはミスがつきものです。
従業員情報にミスがあれば、確認や修正作業が必要になったり、社会保険や税務手続きで問題が発生したりします。
Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートを連携すれば、転記時の人為的ミスを防止でき、登録データの正確性向上が期待できます。
例えば、オフィスステーションに登録した内容をGoogle スプレッドシートにコピー&ペーストする作業は、一部をコピーし忘れてしまうことがあります。
ツール同士を連携すれば、こうしたヒューマンエラーを防止でき、また精度向上により管理負担も軽減するでしょう。
メリット3:データの自動反映による情報共有の円滑化
従業員情報は複数の部門で利用することがあるため、ツール間で迅速に反映されることが大切です。
タイムラグが生じると、関係部署の業務が妨げられてしまいます。
Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートを連携すれば、従業員情報が自動で反映されるため、部門間の情報共有が円滑化するでしょう。
例えば、人事部門がGoogle スプレッドシートに登録した情報をもとに配属先の部門でオンボーディング準備をする場合、タイムラグが生じると業務の進行が遅れてしまいます。
この連携を利用すれば、人事部門がGoogleフォームに回答するだけで他のツールに情報が自動反映されるため、関係部門はスムーズに業務を進められるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録する」方法を紹介します。
Googleフォームに回答があったらオフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録する方法
この方法は、Googleフォームで従業員情報が送信されたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートが提供するAPIを用いて、それぞれに情報を登録することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定、その後に続くオフィスステーションとGoogle スプレッドシートの設定
- トリガーボタンをONにして、連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートへ手作業で登録していませんか？この転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答があった際に、オフィスステーションへの従業員台帳登録とGoogle スプレッドシートへの情報追加が自動で実行され、従業員情報の登録プロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートに手入力している方
- 複数ツールへのデータ転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できない人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録プロセスを自動化することで、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答をトリガーに、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートへ自動で情報が登録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を特定のシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- オフィスステーションのオペレーション設定では、Googleフォームから取得した回答内容を引用し、従業員台帳の各項目に自由にマッピングできます。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追記したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
■注意事項- Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートに手入力している方
- 複数ツールへのデータ転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できない人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録プロセスを自動化することで、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートへ自動で情報が登録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を特定のシートに追記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- オフィスステーションのオペレーション設定では、Googleフォームから取得した回答内容を引用し、従業員台帳の各項目に自由にマッピングできます。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追記したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
ステップ1:Googleフォーム・オフィスステーション・Google スプレッドシートをマイアプリ連携
まずGoogleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.Googleフォーム、Google スプレッドシートは、「マイアプリ登録の設定例（Google スプレッドシート/Slack/ChatGPT」のGoogle スプレッドシートを参考にマイアプリ連携してください。
＜オフィスステーションの場合＞
アカウント名は任意に設定します。
各項目を注釈に沿って入力し「追加」をクリックすると、マイアプリに登録されます。
※オフィスステーションは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているオフィスステーションも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
3.Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートを連携するためのテンプレートをコピーします。
■概要Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートへ手作業で登録していませんか？この転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答があった際に、オフィスステーションへの従業員台帳登録とGoogle スプレッドシートへの情報追加が自動で実行され、従業員情報の登録プロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートに手入力している方
- 複数ツールへのデータ転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できない人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録プロセスを自動化することで、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答をトリガーに、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートへ自動で情報が登録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を特定のシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- オフィスステーションのオペレーション設定では、Googleフォームから取得した回答内容を引用し、従業員台帳の各項目に自由にマッピングできます。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追記したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
■注意事項- Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートに手入力している方
- 複数ツールへのデータ転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できない人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録プロセスを自動化することで、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートへ自動で情報が登録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を特定のシートに追記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- オフィスステーションのオペレーション設定では、Googleフォームから取得した回答内容を引用し、従業員台帳の各項目に自由にマッピングできます。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追記したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
ステップ2:トリガーとなるGoogleフォームの設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleフォームで従業員情報が送信されるとトリガーが起動します。
1.「アプリトリガー Googleフォームに回答があったら」をクリックします。
3. Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定してテストを行います。
※・トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
5.テストが成功したら、アウトプットに従業員情報を追加して「完了」をクリックします。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参考にしてみてくださいね。
ステップ3:オフィスステーションの設定
次に、オフィスステーションに従業員情報を登録する設定を行います。
1.オフィスステーション「従業員台帳の登録」をクリックします。
2.オフィスステーションと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.従業員情報を登録する項目を設定します。
※Googleフォームの回答を反映させる項目は、枠をクリックして表示される取得した値の「Googleフォームに回答があったら」から設定します。これにより、従業員ごとに変わる内容を動的に反映できます。
4.登録する項目の設定が終わったらテストを行います。
成功するとオフィスステーションに従業員情報が追加されます。
問題がなければ「完了」をクリックします。
ステップ4:Google スプレッドシートの設定
最後に、Google スプレッドシートに従業員情報を追加する設定を行います。
1.「データベースを操作する Google スプレッドシートにレコードを追加する」をクリックします。
2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.従業員情報を登録するGoogle スプレッドシートの設定を行います。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※今回は、テスト用に下記のシートを作成しております。
4.従業員情報を追加する項目を設定してテストを行います。
※Googleフォームの回答を反映させる項目は、枠をクリックして表示される取得した値の「Googleフォームに回答があったら」から設定します。これにより、従業員ごとに変わる内容を動的に反映できます。
5.成功するとGoogle スプレッドシートに従業員情報が追加されます。
問題がなければ保存します。
6.トリガーをONにすると、Googleフォームに回答があるたび、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報が自動登録されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
■概要Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートへ手作業で登録していませんか？この転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答があった際に、オフィスステーションへの従業員台帳登録とGoogle スプレッドシートへの情報追加が自動で実行され、従業員情報の登録プロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートに手入力している方
- 複数ツールへのデータ転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できない人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録プロセスを自動化することで、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答をトリガーに、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートへ自動で情報が登録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を特定のシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- オフィスステーションのオペレーション設定では、Googleフォームから取得した回答内容を引用し、従業員台帳の各項目に自由にマッピングできます。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追記したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
■注意事項- Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した従業員情報を、オフィスステーションやGoogle スプレッドシートに手入力している方
- 複数ツールへのデータ転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できない人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録プロセスを自動化することで、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、オフィスステーションとGoogle スプレッドシートへ自動で情報が登録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を特定のシートに追記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- オフィスステーションのオペレーション設定では、Googleフォームから取得した回答内容を引用し、従業員台帳の各項目に自由にマッピングできます。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追記したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
他にもGoogleフォームとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで予約情報が回答されたらGoogleカレンダーに予約し、その情報をGoogle スプレッドシートに追加する
Googleフォームで送信された予約情報をGoogleカレンダーに自動登録し、Google スプレッドシートにも追加するテンプレートです。
この連携を利用することで、予約の登録作業が効率化するでしょう。
■概要Googleフォームで受け付けた予約情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録したり、Google スプレッドシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Googleカレンダーへの予定登録とGoogle スプレッドシートへの情報追加が自動で実行され、予約管理業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受けた予約を手作業でGoogleカレンダーなどに登録しているご担当者の方
- 予約情報のGoogle スプレッドシートへの転記作業で入力ミスや漏れにお悩みの方
- 予約管理業務のプロセスを標準化し、誰でも対応できる体制を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答後、GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートへ自動で情報が登録されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予約を作成する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を基に予定を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、予約情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Googleカレンダーに予約を作成する際、イベントのタイトルや説明、開始・終了日時などに、Googleフォームで取得した回答内容（氏名、希望日時など）を動的に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートに行を追加する際、どの列にどの回答内容を記録するかを自由にマッピングし、フォームの回答内容を正確にシートへ反映させることができます。
■注意事項- Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Googleフォームで受けた予約を手作業でGoogleカレンダーなどに登録しているご担当者の方
- 予約情報のGoogle スプレッドシートへの転記作業で入力ミスや漏れにお悩みの方
- 予約管理業務のプロセスを標準化し、誰でも対応できる体制を構築したいと考えている方
- Googleフォームへの回答後、GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートへ自動で情報が登録されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予約を作成する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を基に予定を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、予約情報を指定のシートに行として追加します。
- Googleカレンダーに予約を作成する際、イベントのタイトルや説明、開始・終了日時などに、Googleフォームで取得した回答内容（氏名、希望日時など）を動的に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートに行を追加する際、どの列にどの回答内容を記録するかを自由にマッピングし、フォームの回答内容を正確にシートへ反映させることができます。
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
2.Googleフォームに回答があったら回答内容をAIで抽出しGoogle スプレッドシートに記載する
Googleフォームで送信された回答から特定の内容をAIで抽出し、Google スプレッドシートに自動追加するテンプレートです。
この連携を利用することで、回答から特定の項目を抽出する手間が削減され、担当者の負担軽減が期待できます。
■概要Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答、特に自由記述欄の情報を一つひとつ確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、AIが自動で回答内容から必要な情報を抽出し、指定のGoogle スプレッドシートへ記載するため、フォームの回答管理に関する業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームの回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記・集計している方
- AIを活用し、フォームの自由記述欄などから特定の情報を自動で抽出したいと考えている方
- フォームからの問い合わせ対応やリード管理をより迅速かつ正確に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答をAIが自動で抽出しGoogle スプレッドシートに記載するため、手作業での転記や情報整理の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや情報の抽出漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、フォームの回答内容から必要な情報を抽出するよう指示します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーで設定するGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択できます
- AI機能のオペレーションでは、フォームの回答内容からどのような情報を抽出したいか、指示（プロンプト）を任意の内容で設定できます
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、抽出したデータをどのスプレッドシートやシートに追加するかを任意で設定してください
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Googleフォームの回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記・集計している方
- AIを活用し、フォームの自由記述欄などから特定の情報を自動で抽出したいと考えている方
- フォームからの問い合わせ対応やリード管理をより迅速かつ正確に行いたいと考えている方
- Googleフォームへの回答をAIが自動で抽出しGoogle スプレッドシートに記載するため、手作業での転記や情報整理の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや情報の抽出漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、フォームの回答内容から必要な情報を抽出するよう指示します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択できます
- AI機能のオペレーションでは、フォームの回答内容からどのような情報を抽出したいか、指示（プロンプト）を任意の内容で設定できます
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、抽出したデータをどのスプレッドシートやシートに追加するかを任意で設定してください
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
3.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートにデータを追加する
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを自動追加するテンプレートです。
この連携により、名刺情報の手動入力を削減できるため、正確なデータ登録が可能になるでしょう。
■概要
イベントなどで受け取った名刺をGoogleフォームで管理しているものの、画像から情報を手入力でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。一件ずつ情報を確認しながら転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をきっかけにOCR機能が名刺情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで名刺情報を手入力で管理している方
- 展示会などで獲得した大量の名刺を効率的にデータ化したいと考えている方
- 名刺情報の入力ミスをなくし、顧客データベースの正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに送信された名刺情報をOCRが自動で読み取るため、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮することができます。
- 人の手によるデータ転記をなくすことで、会社名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに送信された名刺画像ファイルを取得します。
- 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを選択してください。
- OCR機能では、会社名や氏名、電話番号など、名刺画像から抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、各列にどの抽出データを割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズが可能です。
以下は、指定された内容をリスト形式にし、「■注意事項」の文字列を太字にし、リスト化しました。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
イベントなどで受け取った名刺をGoogleフォームで管理しているものの、画像から情報を手入力でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。一件ずつ情報を確認しながら転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をきっかけにOCR機能が名刺情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで名刺情報を手入力で管理している方
- 展示会などで獲得した大量の名刺を効率的にデータ化したいと考えている方
- 名刺情報の入力ミスをなくし、顧客データベースの正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに送信された名刺情報をOCRが自動で読み取るため、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮することができます。
- 人の手によるデータ転記をなくすことで、会社名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに送信された名刺画像ファイルを取得します。
- 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを選択してください。
- OCR機能では、会社名や氏名、電話番号など、名刺画像から抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、各列にどの抽出データを割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズが可能です。
以下は、指定された内容をリスト形式にし、「■注意事項」の文字列を太字にし、リスト化しました。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
オフィスステーションとGoogle スプレッドシートに従業員情報を手動登録するのは大変です。
時間がかかる上に、入力ミスが発生するリスクもあり、タイムラグが生じると関連部門にも影響が出ます。
これらの課題は、Googleフォーム、オフィスステーション、Google スプレッドシートを連携することで解決できるでしょう。
その結果、オンボーディング準備の効率化やデータの正確性向上、情報共有の円滑化が期待できます。
3つのツールの連携は、Yoomを利用すればノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会にYoomを試してみてください。
よくあるご質問
Q：正社員やアルバイトなど雇用形態によって、オフィスステーションの登録項目や所属グループを振り分けることはできますか？
A：
可能です。
Yoomの「分岐する」オペレーションを追加することで、Googleフォームで回答された雇用区分や配属部署の選択肢に応じて、オフィスステーション側の登録項目や設定値を動的に切り替えて登録できます。
詳しい設定方法は、「「分岐」の設定方法」をご確認ください。
※「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
Q：すでに同一の社員番号やメールアドレスがオフィスステーションに存在する場合の重複エラーは防げますか？
A：
こちらも、事前に検索オペレーションと分岐を組み合わせることで防止できます。
台帳登録アクションの前にオフィスステーションの「従業員台帳の詳細情報の取得」オペレーションを追加し、該当データが存在するかどうかを「分岐する」で判定します。既にデータが存在する場合は新規登録をスキップし、担当者へ通知するなどの処理に振り分けることでエラーを回避できます。
Q：オフィスステーションに従業員情報が登録された後、人事担当者へSlackやLINE WORKSで通知を送ることはできますか？
A：
可能です。
Yoomのフローボットには複数のアクションを自由に追加できるため、スプレッドシートへの追加に続けて、Slack「チャンネルにメッセージを送る」やLINE WORKS「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定することで、登録完了通知も一括で自動化できます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
