Google フォームから送信された情報を手作業で登録するのに、多くの時間を費やしていませんか？
本記事で解説するRPAを活用し、これまで行っていた作業を自動化して、業務を効率化しましょう。
さらに、プログラミングなどの難しいスキルは必要なく、誰でも手軽に導入できます。
本記事では、RPAの設定方法と具体的なメリットについて解説します。
・情報収集とデータ入力作業を同時に効率化したいと考えている方
・基幹システムへのデータ登録作業に時間やコストがかかりすぎていると感じている方
・大量のデータ登録作業を効率化して業務負担を軽減したい企業担当者
・顧客対応や営業活動において、情報の迅速な共有を求めている管理部門
・Googleフォームで取得した情報を自社のシステムに自動入力したいと考えている方
Googleフォームで収集されたデータを基幹システムに手動で登録する場合、入力ミスや作業漏れが発生するリスクがあります。
このような場合でもRPAを活用すれば、正確なデータを基幹システムへ自動反映することが可能です。
これにより、入力作業にかかる時間の削減と人為的ミスの防止につながります。
業務全体の効率が向上することで、注力したいタスクに集中できる環境づくりにも期待できます。
業務量が増加した際、従来の手動作業では時間がかかりすぎたり、人材コストがかかってしまうかもしれません。
ですが、RPAで自動化されたプロセスであれば、大量のデータも簡単に管理できます。
たとえば、大規模キャンペーンで多数の応募データをGoogleフォームで収集した場合でも、RPAを活用することでスムーズに基幹システムへ自動登録されます。
これにより、業務拡大の柔軟な対応にも期待できます。
RPAを活用し、Googleフォームを通じたデータを素早く基幹システムに登録することで、これまで手動で行っていたデータ入力や伝達作業を省けます。
これにより、業務担当者が最新情報をスピーディーに確認できるため、優先タスクの判断がしやすくなるかもしれません。
例えば、顧客からの問い合わせ内容やアンケート結果を素早く営業部やカスタマーサポートチームに通知できるので、より素早い顧客対応に期待できます。
[Yoomとは]
ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。大まかな流れは以下となります。
・Googleフォームをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・Googleフォームでトリガー設定、指定ブラウザでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
すでにYoomに登録済みの方はログインをし、まだ登録していない方は無料登録をして設定を進めていきましょう。
まずはGoogleフォームをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」から設定を進めていきましょう。
次に表示される「マイアプリの新規接続」でGoogleフォームを検索し、クリックをしてください。
次の画面に表示される「Sign in with Google」をクリックすると、Googleのログインページが表示されます。ここで利用したいGoogleアカウントでログインしてください。
最後に『Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めています』と表示されるので、『続行』を押すとマイアプリ連携が完了します。
次に、フローボットのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてコピーしてください。
コピーができたら「OK」をクリックしてフローボットの設定を行なっていきます。
次にGoogleフォームのトリガーを設定します。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
それでは「フォームに回答が送信されたら」をクリックし設定を進めていきましょう。
次の画面ではタイトルとアカウント情報の確認および修正を行います。
「Googleフォームと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
複数アカウントを所有している場合、意図せず別アカウントが選択されている可能性があります。
タイトルは任意で編集可能ですが、「トリガーアクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。
次の画面では「トリガーの起動間隔」とGoogleフォームの「フォームID」を設定します。
トリガーは5分、10分、15分、30分、または60分の間隔で起動するよう選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」には、回答情報を収集したいGoogleフォームのURLからフォームIDを引用します。
各項目の設定が完了したら、テストのために該当のGoogleフォームで回答し「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら「アウトプット」にて情報が取得できているか確認しましょう。
次に「取得する値を追加」をクリックしてください。
次の画面で「＋」をクリックして追加したい項目を選択します。
画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
項目をクリックすると詳細設定が行えますので、適宜修正を行い「保存」をクリックしましょう。
今回は「回答」と「メールアドレス」という名称に修正しました。修正が完了したら「追加」をクリックしましょう。
なおGoogleフォームをトリガーとして使用し、回答内容を取得する方法は、こちらでも解説しております。
最後に「保存する」をクリックしてGoogleフォームのトリガー設定が完了です。
次に指定ブラウザでのアクション設定を行なっていきます。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを利用できます。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
また「ブラウザを操作する」の設定を行うための事前準備や詳しい設定方法についてはこちらをご覧ください。
それでは「自社システムに登録する」をクリックし設定を進めていきましょう。
次の画面では、ブラウザでどのような操作を自動化するのか指定できます。
アクションを追加したい位置の＋をクリックし「ブラウザ操作を指定」を押すと、アクセスするURLを入力できます。
今回はテストとしてYoomのURLを入力しました。その後「操作を開始する」をクリックします。
するとシークレットウィンドウで指定したURLが開きます。
ここでブラウザ内の「適用するアクション」を選択できます。
※すべてのアクション設定が完了したら、フロー先頭の〇〇にアクセスの操作をクリックし、アクセスするURLを自社サイトのURLに変更します。
アクションを設定し終えたら「テスト」をクリックし、指定通りの挙動となっているか確認をしましょう。
テスト成功が確認できたら忘れずに「保存する」をクリックして設定完了です。
最後に「トリガーをON」をクリックしてフロー起動の準備を完了させましょう。
これでGoogleフォームで送信された情報が、基幹システムに登録されるようになりました。
こちらは、Googleフォームでの回答送信をトリガーにし、GMOサインで契約書作成から署名依頼の送付まで自動化できるフローです。
手動での操作が不要なため、契約書の記載ミスや送付忘れ防止に期待できます。
こちらは、Googleフォームの回答とGoogleカレンダーの予定追加を連携するフローです。
スケジュールの追加や確認作業を効率化できるので、業務計画の組みやすさにつながることでしょう。
こちらは、Googleフォームの回答情報をAirtableに自動登録するフローです。
特に、普段からGoogleフォームとAirtableをよく使う人におすすめです。
情報登録が自動化されることで、登録の手間が省かれるだけではなく、チームで同じ情報に素早くアクセスできるので、チームの連携強化にも期待できます。
Googleフォームと基幹システムの連携による自動化は、業務効率を向上させる可能性を秘めています。
具体的には、手動作業を削減し、大量のデータも簡単に管理できるようになります。
また、スピーディーな情報共有にも期待でき、チーム全体の連携強化に繋がることでしょう。これにより重要なタスクに集中できる環境づくりにも期待できます。
Yoomを利用したRPAの導入は、プログラミング知識は一切不要で、誰でも手軽に導入することができます。
ぜひYoomを使って自動化による業務効率化を体験してみてください。
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