Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しMicrosoft Teamsに通知する方法

事前に準備するもの

Chromeの拡張機能

•  Chromeを使用するため、アカウントを準備してください。
  
  • ヘルプ：「ブラウザを操作する」の設定方法
• Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。

• 拡張機能：Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール

• Chromeの拡張機能を追加した後、拡張機能の管理画面でシークレットモードの実行を許可する設定をオンにしてください。

ジョブカン勤怠

• 勤怠会社ID
  
  • ジョブカン勤怠の管理画面右上にあるユーザー名をクリックしてメニューを開き、その後「アカウント情報の変更」をクリックすると、勤怠会社IDが表示されますので、それをメモしておきましょう。

• グループ管理者ログインIDとパスワード
  
  • 同じくジョブカン勤怠の管理画面から取得します。上部メニュー【スタッフ管理】/各種設定/グループ管理者設定…に進んで表示された画面からログインIDを取得できます。パスワードは表示されていないので、わからない場合は再設定で取得してください。

Google フォーム

• Googleアカウントのログイン情報
• 入力用のGoogle フォーム
  
  • 姓名とメールアドレスはジョブカン勤怠の登録上必須項目のため、Google フォームの項目に必ず追加するようにしてください。

Microsoft Teams

• Microsoft365のログイン情報（メール・電話番号・SkypeID、パスワード）
• チャットID
  
  • 通知を送るチャット上で右クリックし、表示されたメニューの「リンクをコピー」を選択します。コピーしたURLから取得できます。

• リンク内に「19: ～ .space」の形式で記載された部分がチャットIDです。

ステップ1　マイアプリ連携の設定

連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。

ブラウザ操作用アカウント

マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。

下の画面が表示されます。

• サービス名・識別名
  
  • 任意の値を入力します。
• アカウント名
  
  • Chromeのログインアカウント
• パスワード
  
  • Chromeのパスワード

上記を入力して追加ボタンをクリックすると、アカウントの追加が完了します。※RPAオペレーションはサクセスプランでのみ利用可能です。フリープラン、ミニプラン、チームプランの場合は設定したフローボットのオペレーションやデータコネクトでエラーが表示されることがあります。

アプリの新規接続

マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。

Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓で連携するアプリを入力し、マイアプリ登録を進めてください。

Google フォーム検索結果からアプリ名をクリックします。

「Sign in with Google」ボタンをクリックします。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力してください。

アカウントを選択します。

Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしてください。

「続行」をクリックしてください。これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了します。Microsoft Teams検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。下の画面が表示されたら、Microsoft365のログイン情報を入力します。

以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録は完了です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。

‍ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

‍下のバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。Google フォームに送信された情報を取得します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Google フォームと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(1/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガー起動間隔
  
  • フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• フォームID
  
  • 事前に作成したフォームのIDを入力し、次にテストをクリックします。

→テストをクリックします。成功すると、以下の項目が取得できます。

→保存するをクリックします。

‍※テストでエラーが起こる場合

直近1時間内に、Google フォームの回答がない場合が考えられます。フォームに回答を送信の上、再テストに進んでください。

Google フォームに、さらに取得項目を追加する

• アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」をクリックします。JSONPath指定画面に切り替わります。

• 例えば、電話番号を追加した場合、標準のアウトプット一覧には表示されませんが、このJSONPath内から項目を取得することで、表示できます。
• 電話番号の箇所のプラスボタンをクリックすると、valueという項目名でアウトプットが追加されます。

• 項目名は、アウトプット一覧から編集が可能です。

ステップ4　ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

(1/1)ブラウザ操作の詳細設定

事前設定でジョブカンの管理画面にアクセスから、Google フォームで取得した従業員情報の入力・登録まで雛形が設定されています。この工程は、Webサイト上でスタッフ登録をする工程を辿っています。

• 2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはジョブカン勤怠にログインします。
• 「2.勤怠会社IDを入力」をクリックすると下の入力画面が表示されます。値の欄に、事前に取得しておいた値を入力して保存するをクリックしましょう。

• 「3.IDを入力：グループ管理者ログインIDを入力」をクリックして入力画面を開きます。

• グループ管理者IDとパスワードを入力するため、アカウントのプルダウンメニューを開き、『＋アカウントを追加』をクリックします。

• サービス名は任意の値になります。何のサービスの値かわかるように、【ジョブカン勤怠】と入力します。
• IDとパスワードには事前取得した値を入力します。
• 右下にある保存するをクリックします。
• 「4.パスワードを入力」を開きます。

• 3.で入力した情報が引用できます。アカウントのプルダウンメニューを開くと、先ほどIDとパスワードを入力したジョブカン勤怠（サービス名）が表示されますので、選択しましょう。
• 以降は、Google フォームから取得した値をジョブカン勤怠に入力する工程です。
• 事前設定では、「姓名」「メールアドレス」「スタッフコード」の入力手順とそれぞれにGoogle フォームから取得した引用コードが入力されています。姓の場合はこういった画面です。

• これ以外の情報もジョブカン勤怠に入力したい場合は、事前にGoogle フォームで項目を追加し、情報を取得しておきましょう。
• 例えば電話番号を入力したい場合、Googleフォームで電話番号の項目を追加します。
• 重要ポイント！ジョブカン勤怠では、半角数字とハイフンなしが条件です。Googleフォームに注意点を記載しておくとよいでしょう。
• ブラウザ操作の説明に戻ります。アクション一覧を見ると、各アクションとの間にプラスボタンがあります。アクションの途中に新たにアクションを挿入したい場合に使います。

• 今回はスタッフIDを入力した後、確認画面に遷移するまでに、電話番号の入力を差し込んでみます。プラスボタンをクリックすると、操作メニューが開きます。

• メニューの中から、「ブラウザ操作を指定」を選択します。遷移するURLを入力する画面が表示されます。

• ジョブカン勤怠のスタッフ登録画面のURL「https://ssl.jobcan.jp/client/new-employee」を入力します。
• 「操作を開始する」をクリックすると、別ウィンドウで画面が立ち上がります。

• ジョブカンのログイン画面が表示されます。左下に「要素にアクションを設定」と表示されたバナーが表示されていると、Yoomのブラウザ操作中の証です。
• 勤怠会社IDをクリックすると、操作メニューが表示されます。

• フォームに情報を入力を選びます。値を入力する画面が表示されるので、勤怠会社IDを入力して保存するをクリックします。

• ブラウザ操作の初めに解説した操作と同じ手順です。
• 同様に、グループ管理者ログインIDの欄をクリックして「IDを入力」を選択し、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
• その下のパスワード欄をクリックして、「パスワードを入力」を選択して、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
• パスワードの入力画面の下にログインボタンをクリックします。
• アクションメニューが表示され、「クリック」を選択します。（薄い水色にハイライトされて見えにくくなっていますが、ログインボタンです）

• アクション名を入力する画面が表示されたら、「ログインする」を入力して保存しましょう。

• スタッフ登録画面に移動します。

• 電話番号の欄をクリックして、アクションメニューを開きます。フォームに情報を入力を選びます。

• アクションの操作画面が表示されます。値の欄をクリックすると、Google フォームから取得した項目が表示されるので、選択すると引用コードが埋め込まれます。

• 追加ボタンをクリックすると、ブラウザ操作アクション一覧に反映されます。
• 追加が終わったらアクション一覧を確認して、重複しているアクションを消すなど全体を整えます。
• ブラウザ操作オペレーション画面右下の、テストボタンをクリックします。
• 1.URLにアクセスから順にアクションのテストが始まります。
• 全部成功したことを確認します。

→保存する　をクリックします。‍

※エラーが発生する場合、下記の要因が考えられます。

1. ジョブカン勤怠の基本設定が終わっていない（10分単位か15分単位の計算にするなど）
2. メールアドレスやスタッフIDが重複している（ジョブカン勤怠の仕様で、同じ値は登録ができないようになっています）

ステップ5　アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」

テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。Microsoft Teamsへの通知内容を編集します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

‍こちらは初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Microsoft Teamsと連携するアカウント情報
• アクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• チームID
  
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携したMicrosoft Teamsのチーム名が表示されます。メッセージを送るチームを選択するとIDが取得されます。

• チャンネルID
  
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開きます。チャンネルの候補の中から選ぶと、IDが自動で引用されます。

‍

• メッセージ内容

• 通知する定型文を作成します。特定のメンバーへのメンションも可能です。

• 編集欄をクリックするとGoogle フォームから取得した項目が、プルダウンメニューに表示されます。

• ジョブカンの登録が終わったら通知する仕組みなので、「登録が完了しました」という通知だけでも良いですが、従業員氏名やスタッフ番号などの引用コードを用いた通知も、よりわかりやすく便利です。
• Microsoft Teamsでは、通知メッセージをリッチで構造化された形で表示するために、HTMLタグがサポートされています。そのため、改行はタグ<br/>を挿入する必要があります。
• メンションを設定する場合は、メッセージ編集エリアの下の、メンション値を紐付けするボックスに値を入力します。添付ファイル情報も同じく値を挿入します。

• テストをクリックします。　→成功！

→保存するをクリックします。これで、今回の工程は以上です。ステップ6　アプリトリガーをONにする全ての工程が設定されると、完了画面が表示されます。

トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。</span>使用したテンプレートはこちらです。

もっと活用！RPA×Google フォームでできる便利な自動化3選

RPAとGoogleフォーム、そしてMicrosoft Teamsを組み合わせることで、日々の業務をよりスムーズに進めることができます。 ここでは、特に役立つ3つの自動化フローをご紹介します。

1. Salesforceの顧客情報をGoogle フォームへ自動送信

Salesforceに登録された顧客情報を、RPAを活用してGoogle フォームに自動入力できるフローです。手作業での転記が不要になり、情報共有がスピーディーに。 さらに入力ミスのリスクも軽減でき、Salesforceを利用している方や業務負担を減らしたい方におすすめです。

2. kintoneの顧客情報をGoogle フォームへ自動送信

kintoneに保存された顧客情報を、RPAを使ってGoogle フォームに自動送信できるフローです。手動でのデータ入力が不要になり、業務のスピードアップと正確なデータ管理を同時に実現。 kintoneを活用している方や、Google フォームで情報を管理している企業にぴったりです。

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3. Google フォームの情報を基幹システムへ自動登録

Google フォームで入力された情報を、RPAで基幹システムに自動登録するフローです。手作業での入力が不要になり、データの登録ミスを防ぎながら、業務の効率化が可能に。 顧客情報や社内データを扱う担当者にとって、業務の手間を減らしながら、スムーズに処理を進められる便利な仕組みです。

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Google フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しMicrosoft Teamsに通知するメリットと具体的な活用シーン3選

ここまで、Google フォーム・RPA・Microsoft Teamsを活用した自動化フローについてご紹介しました。では、実際にどんな場面で役立つのか、具体的に見ていきましょう。<span class="mark-yellow">特に人事担当者や採用担当者、中小企業の総務担当者にとっては、登録作業の手間を減らし、業務をスムーズに進める大きなサポートとなります。</span>「どんなシーンで活用できるの？」「自分の業務にも役立ちそう？」と気になった方は、ぜひ続きをご覧ください。

1. 登録作業を自動化し、入力ミスのリスクを削減

Googleフォームに入力された情報をジョブカン勤怠に反映させる際、通常はログインし、手作業でデータを転記・確認する必要があります。このフローを活用すれば、RPAが自動で処理を行い、登録漏れや入力ミスを防ぐことが可能。<span class="mark-yellow">確認作業の負担も減り、担当者の業務効率が向上します。</span>
人事部門では、新入社員の情報登録や契約更新時の処理が欠かせません。しかし、手作業ではミスが発生しやすく、修正作業にも時間がかかります。このフローを導入すれば、Googleフォームに入力するだけでジョブカン勤怠へ正確に登録されるため、作業がスムーズに進みます。

2.Microsoft Teams通知で登録状況をすぐに共有

Google フォームの情報がジョブカン勤怠に登録されると、Microsoft Teamsで関係者に自動通知。 <span class="mark-yellow">登録の進捗をチーム全員がタイムリーに確認できます。</span>登録完了の通知があることで、「もう登録されたかな？」と何度もシステムを確認する手間がなくなり、担当者も安心。さらに、通知の内容はカスタマイズ可能で、Googleフォームの入力内容を定型メッセージに組み込むことで、登録内容の整合性をより簡単にチェックできます。採用担当者は、新入社員の勤怠情報が正しく反映されているかを確認し、チームと共有する必要があります。このフローを導入すれば、登録完了のタイミングでMicrosoft Teamsに通知が届くので、伝え漏れを防ぎながら、登録の正確性も向上できます。

3.担当者が不在でも登録作業が滞らない

<span class="mark-yellow">登録作業が自動化されているため、担当者が不在のときでも従業員情報の登録が進みます。</span>急な会議や外出、体調不良などで席を外しても、Googleフォームに入力された情報が自動で処理されるので、「戻ったら登録が滞っていた…」と心配することもありません。また、登録作業を特定の担当者に依存せずに進められるため、業務の分担がしやすくなるのもメリット。 特に繁忙期には「登録作業が後回しになってしまう」といった事態を防ぎ、安心して他の業務に取り組めます。

まとめ

「勤怠システムへの従業員情報の登録、意外と手間がかかる…」

この記事では、そんな課題を解決するジョブカン勤怠の新規スタッフ登録を自動化するフローをご紹介しました。さらに、GoogleフォームとMicrosoft Teamsを連携させることで、情報の収集からチームへの共有まで一括で処理可能。 これにより、人事担当者や総務の業務負担を軽減し、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
<span class="mark-yellow">「試してみたい！」と思った方は、Yoomのフローボットテンプレートをぜひご利用ください。</span>プログラミングの知識は不要で、シンプルな操作ですぐに設定できます。無料トライアルは下のバナーから。業務の自動化で、もっとスムーズな働き方を実現してみませんか？

では、またお会いしましょう！

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