GoogleフォームとSlackを連携して、Googleフォームで注文書や発注書を受け取ったらSlackに通知する方法

ステップ1：Googleフォーム・Slack・Google Driveをマイアプリ連携

まず、Googleフォーム、Slack、Google DriveをYoomに連携するため、マイアプリに登録しましょう。
Yoom管理画面の左側にある「マイアプリ」を選択し、「＋新規接続」をクリックしてください。

表示される画面の検索窓で「Googleフォーム」「Slack」「Google Drive」をそれぞれ検索し、クリックすると次の画面に遷移します。

〈Googleフォームの場合〉

上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントにログインしてください。

アクセスを求められたら「続行」をクリックします。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば連携完了です。

〈Slackの場合〉

上記画面で、連携したいワークスペースが表示されているか確認してください。

ワークスペースを変更したい場合は、右上のプルダウンから変更・ログインが可能です。

「Yoom の投稿先はどちらにしますか？」の欄をクリックすると、ワークスペース内のチャンネル一覧が表示されます。
今回のフローで通知を受け取りたいチャンネルを選択してください。

設定が完了したら「許可する」をクリックします。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば連携完了です。

〈Google Driveの場合〉

上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントにログインしてください。

アクセスを求められたら「続行」をクリックします。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば連携完了です。

ステップ2：フローボットのテンプレートをコピー

Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
上記画面が表示されたら「OK」をクリックすると、フローボットの設定画面に移動します。

ステップ3：Googleフォームのトリガーを設定

Googleフォームで作成した今回連携したいフォームを準備します。
本記事では上記のフォームと連携する想定で進めます。

まず、フローの起点となるGoogleフォームのトリガーを設定します。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

上記画面で連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。

上記画面で、トリガーの起動間隔と今回連携したいGoogleフォームIDを設定します。

• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• フォームIDはGoogleフォームの編集画面上のURLからコピーして取得してください。https://docs.google.com/forms/d/●●●/edit　この●●●の部分がIDです。

• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
これでGoogleフォームのトリガー設定は完了です。

ステップ4：Google Driveのアクションを設定

次に、Google Driveのアクションを設定します。
Googleフォームからファイルが送信されると、Google Driveに自動的に格納されます。

「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。

上記画面で連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。

上記画面で、Google Drive内のファイルIDを設定します。

「ファイルID」欄をクリックします。
プルダウンから「アウトプット」→「フォームに回答が送信されたら」→「fileId」を選択し、「{{fileId}}」という値を設定してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
これでGoogle Driveのアクション設定は完了です。

ステップ5：ファイル名の変換を設定（任意）

ファイル名の変換を行うオペレーションです。
値は既に設定されているため、受信したファイル名の変更が不要であれば、ステップ5は省略できます。その場合はオペレーションを削除してください。

※ファイル名の変換をする理由として、Google DriveのストレージからAPIを使ってファイルをダウンロードすると、ファイル名が一律で「Untitled」に変換されてしまうため、このオペレーションで再変換処理をしているという背景があります。

受信したファイル名を任意の名前に変更してSlackに通知したい方は、上記画面の「ファイル名の変換」をクリックしてください。

上記画面の「変更後のファイル名」を、任意の値に設定してください。
「{{fileName}}」のみですと、受け取ったファイル名がそのまま設定されます。
※「ファイル名の変換」について詳しくはこちら‍

設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
これでファイル名の変換設定は完了です。

ステップ6：Slackの通知アクションを設定

次に、Slackの通知アクションを設定します。「ファイルを送る」をクリックしてください。

上記画面で連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。

上記画面で、Slackに通知するメッセージの設定を行います。

「チャンネルIDもしくはメンバーID」の欄をクリックすると、連携したSlack内のチャンネルが一覧で表示されます。
こちらから今回通知を送りたいチャンネルを選択し、チャンネルIDもしくはメンバーIDを設定してください。

「メッセージ」欄には、上記画像（Slack通知プレビュー）でいう「Googleフォームからファイルを受信しました。」の箇所に表示させたい、Slackのメッセージ文章を設定してください。

「ファイルの添付方法」「ファイル」は、以下のように設定してください。

• ファイルの添付方法→「アウトプットを使用する」
• ファイル→「ファイル名変換後のファイル」

設定が完了したら「保存する」をクリックし、Slackの通知アクション設定は完了です。

ステップ7：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！

これで、Googleフォームで注文書や発注書を受け取ったら、Slackの指定したチャンネルへ自動的に通知されます。

その他のGoogleフォームとSlackを使った自動化の例

他にもGoogleフォームとSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する

Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加してSlackに通知するフローです。
OCRによる自動読み取りで、契約書の情報を手作業で入力する手間を軽減し、入力ミス削減も期待できます。

2. Googleフォームで回答されたユーザー情報をもとに、Slackの複数のチャンネルに招待する

Googleフォームで受け取った入社や異動に関する従業員情報をトリガーに設定し、Slackの複数のチャンネルに自動で招待するフローです。
1件ずつ招待する手作業が不要になり、作業時間が短縮と負担軽減につながります。
自動化により、チャンネルへの招待漏れや誤りを防止できます。

3. Googleフォームで申し込みされたらGoogleスプレッドシートに自動転記してSlackに通知

Googleフォームへの入力内容が自動でGoogleスプレッドシートに転記され、Slackで通知されることで、チームや担当者はフォームを開く手間なくSlackで申込内容を確認できます。
アンケートや問い合わせフォームなど、幅広い用途で活用できる自動化フローです。

まとめ

いかがでしたか？本記事では、Googleフォームで注文書や発注書を受け取ったらSlackに通知する方法をご紹介しました。
GoogleフォームとSlackを連携させることで、受注から対応までのプロセスを効率化し、対応スピードの向上が期待できます。
自動化によって手動作業を減らし、プロセスを均一化し、ヒューマンエラーを防止できます。
Slackのチャンネルに自動で通知することで、チーム内の情報共有がスムーズになり、担当者不在時でも迅速に対応できます。
これにより、顧客満足度の向上にもつながります。

ぜひ、この機会にGoogleフォームとSlackを連携して、業務改善に役立ててください！