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GoogleフォームとAsanaを連携してGoogleフォームで回答が送信されたらAsanaに登録する方法
「Googleフォームで受け付けた問い合わせを、Asanaでタスク管理したい」
「フォームの回答があるたびに、Asanaのプロジェクトに手動でメンバーを追加するのが面倒…」
このように、二つのツール間の情報連携を手作業で行うことに手間を感じてはいませんか？
もし、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容をAsanaに自動でタスクとして追加したり、プロジェクトメンバーを招待する仕組みがあれば、日々の定型業務から解放され、ほかの業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化ツールに触れたことがない方でもすぐに実践できます。ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
GoogleフォームとAsanaを連携してできること
GoogleフォームとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報登録や更新作業を自動化できます。
例えば、Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、Asanaにタスクを自動で作成したり、特定のプロジェクトにメンバーを追加したりといったことが可能になり、業務の効率を向上させます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームから回答が送信されたら、Asanaのプロジェクトにメンバーを追加する
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、Asanaの特定のプロジェクトへメンバーを自動で追加する連携です。
この仕組みにより、手作業によるメンバーの招待漏れやメールアドレスの入力ミスを防ぎ、プロジェクトのスムーズな開始をサポートします。
■概要
Googleフォームへの回答を基に、新しいメンバーをAsanaのプロジェクトへ手動で追加する作業は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のプロジェクトを管理している場合この作業は担当者の負担を増やしてしまいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとしてAsanaのプロジェクトへ自動でメンバーを追加できるため、これらの課題を解決し、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとAsanaを利用し、メンバー追加作業を手作業で行っている方
- プロジェクトへのメンバー追加漏れや遅延を防ぎたいプロジェクト管理者の方
- 定型的なSaaS間の連携作業を自動化し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、Asanaへのメンバー追加が自動で行われるため、手作業の時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手動での情報入力に伴う追加漏れや、誤ったプロジェクトへの追加といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なメンバー管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定し、追加先のプロジェクトと追加するメンバーの情報を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、Yoomで作成したフォームだけでなく、ご自身で作成済みのGoogleフォームも指定することが可能です。
- Asanaでプロジェクトにメンバーを追加するアクション設定では、特定のメンバーを固定値で指定するだけでなく、Googleフォームの回答内容に含まれるメールアドレスなどを動的な値として設定し、回答者自身をメンバーとして追加するようなカスタムが可能です。
■注意事項
- Asana、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
イベントなどで獲得した名刺の画像をGoogleフォームにアップロードするだけで、OCR機能が氏名や会社名、連絡先などの情報を自動で読み取り、Asanaにフォローアップのタスクを作成する連携です。
名刺情報を手入力する手間を排除し、スムーズに営業活動のタスク化を実現します。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか？
一枚ずつ情報を確認してタスク管理ツールに入力するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が添付されるだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Asanaにタスクを作成するため、こうした課題を解消し、迅速なフォローアップを実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った名刺情報を手作業でAsanaに入力している方
- 名刺情報のデータ化やタスク作成における入力ミスや漏れを防ぎたいと考えている方
- 営業活動におけるリード管理の初動を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからAsanaへのタスク作成までを自動化し、手作業での入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、会社名や担当者名などの入力間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、AsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名に加えて、部署名や役職など追加で抽出したい項目を任意で設定できます。
- Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスク名やプロジェクトID、セクションIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
GoogleフォームとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとAsanaの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Googleフォームから回答が送信されたら、Asanaのプロジェクトにメンバーを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleフォームとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定およびAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
ステップ1：GoogleフォームとAsanaとのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleフォームのマイアプリ登録
上のナビで解説されているGoogleスプレッドシートと同じ手順で連携できます。
Asanaのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートの選択と格納場所の準備
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3：Googleフォームで回答が送信されたら起動するトリガーの設定
1.まずテスト用のGoogleフォームを作成→回答後、一番上の「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
Googleフォームと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「フォームID」にGoogle フォームのIDを入力します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
- ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、ご注意ください。
- 基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4.「テスト」をクリックしてください。
【要確認】テストを行う際の注意点
- テストを行う際は、トリガーとなるフォームの送信が必要です。
- エラーが表示された場合は、Googleフォームを準備し、回答を送信してみてください。
- その後、「再テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば設定完了です。
テストが成功すると取得した値が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
※回答項目の値を取得するには、JSONPathを用いて「取得した値」に格納する必要があります。取得方法については、JSON PATHによる「取得した値」の追加をご覧ください。
内容を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Asanaでタスクを追加する設定
1.フローに戻ります。
「タスクを追加」のアイコンをクリックしてください。
2.Asanaと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「タスクを追加」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.各項目を設定していきます。
必須項目は、必ず入力してください。
入力欄をクリックすると、取得した値や候補が表示されます。
タスク名は取得した値、セクションIDとプロジェクトIDは候補から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックして、問題がなければ「保存」をクリックしてください。
4.これで、【Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する】というフローが完成しました。
ステップ5：テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomはプログラミングスキルがなくても簡単な操作だけで設定が完了できます。
GoogleフォームやAsanaを活用したその他の自動化テンプレート
GoogleフォームやAsanaを活用すれば、日々の入力作業や進捗管理の手間を減らすことができます。通知や記録も自動化できるので、情報共有がスムーズになり、業務の抜け漏れも防げます。
Googleフォームを使った便利な自動化例
Googleフォームを使った自動化は、入力された情報をすぐに他のツールに連携できるのが魅力です。
OCR機能と組み合わせれば、画像やファイルの内容も自動でデータ化でき、作業の効率化や情報整理に役立ちます。通知や予定の登録も自動で行えるので、対応漏れも防げます。
- GoogleフォームとGoogle Workspaceを用いた手作業でのユーザー登録に課題を感じている方
- SaaS間の情報連携を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい情報システム担当者の方
- 従業員の入社手続きなどを効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
- フォームへの回答後、自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業で行っていたアカウント発行業務にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、氏名やメールアドレスなどの入力間違いを防ぎ、正確なユーザー情報の登録を実現します。
- はじめに、GoogleフォームとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」アクションを設定します。ここでフォームの回答情報を各項目にマッピングすることで、回答内容に基づいたユーザーが自動で作成されます。
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションでは、氏名やメールアドレス、パスワードといった項目に、Googleフォームの回答内容を動的な値として設定することが可能です。
- Googleフォーム、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Googleフォームを利用した経費申請などで、添付されたレシート画像の内容を手作業でスプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたレシートの情報をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、一連の転記作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで経費申請を受け付け、手作業でスプレッドシートに転記している経理担当者の方
- レシートの確認やデータ入力の作業負担を軽減し、ミスのない経費管理を実現したいマネージャーの方
- OCR技術を活用して、紙媒体からのデータ入力を自動化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームにレシートが添付されるとOCRが内容を自動で読み取り、スプレッドシートへ転記するため、手作業の時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なデータ管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたレシートファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- AI機能によるOCRのアクションでは、使用するAIモデルや言語の選択、またレシート内のどの項目（金額、日付など）を抽出するかを任意で設定します。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、データを記録したいスプレッドシートIDやシートID、どの列に何のデータを入力するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームで回収した領収書の情報を、手作業でkintoneに入力し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は、入力ミスが発生しやすく、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに領収書が添付された回答が送信されると、OCR機能が画像から情報を自動で読み取りkintoneへ登録し、Gmailで担当者へ通知するまでを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとkintoneで領収書管理を行い、手入力に課題を感じる経理担当者の方
- 経費精算の申請フローを効率化し、処理時間を短縮したいと考えている総務担当者の方
- 複数ツールを連携させて定型業務の自動化を推進したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの送信を起点に、OCRでの読取りからkintoneへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、kintone、Gmail、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれる領収書ファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元にレコードを追加します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、Googleフォームの回答から取得した正しいファイルIDを指定してください。
- OCR機能の設定では、領収書から読み取りたい項目（合計金額や発行日など）や、kintoneに添付する際のファイル形式などを任意で設定してください。
- kintoneへのレコード追加では、対象のアプリを選択し、OCRで抽出したどの情報をどのフィールドに登録するかを自由にマッピングしてください。
- Gmailでの通知設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを実際の運用に合わせてカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
イベントの申し込みや面談の日程調整などをGoogleフォームで受け付けた後、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、関係者にメールで通知する業務は手間がかかるものです。また、手作業による対応は、予定の登録漏れや通知の遅延といったミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点に、Googleカレンダーへの予定作成とメール通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた申し込み情報を、手動でカレンダーに登録している担当者の方
- フォームの回答者や関係者への案内メールの作成・送信に時間がかかっている方
- 日程調整やリマインド連絡などの定型業務を自動化し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答後、自動でカレンダーに予定が作成されメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記や確認が不要になるため、予定の登録漏れや誤った内容のメール送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに予定を作成します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答者や関係者に通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、質問項目や内容を任意で設定したフォームを起動のきっかけにできます。
- Googleカレンダーに予定を作成する際、対象とするカレンダーをカレンダーIDで任意に指定することが可能です。
- Yoomのメール送信オペレーションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意に指定できるほか、件名や本文にフォームの回答内容を含めるなど柔軟な設定ができます。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- GoogleフォームとBacklogを使い、手作業での課題登録に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや依頼内容の転記ミスや対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- Backlogへの課題追加を自動化し、より迅速な対応体制を構築したいプロジェクトマネージャーの方
- Googleフォームに回答が送信されると自動でBacklogへ課題が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペースト作業がなくなるため、情報の転記ミスや課題の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、GoogleフォームとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogを選択し、「課題の追加」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容を課題の件名や詳細に紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームからの回答を自動化の対象とするか、フォームIDを任意で設定してください。
- Backlogで課題を追加するオペレーションでは、件名や詳細欄にGoogleフォームから取得した回答内容を自由に引用して設定することが可能です。
- Googleフォーム、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- フォームの回答をMicrosoft Excelで管理しており、手入力の手間をなくしたい方
- 問い合わせやアンケートなど、フォームからの情報を迅速にデータ化したい担当者の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや漏れを防ぎたいと考えている方
- フォームに回答が送信されると、Microsoft Excelへ自動でデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます。
- 手作業での転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことができます。
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を格納するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームのトリガー設定では、ユーザーが回答する質問項目を自由に設定することが可能です。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、データを格納したいファイルのアイテムIDやシート名を任意で指定し、フォームで取得した値を引用して、どの列にどの情報を格納するかを自由に設定できます。
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームで獲得したリード情報を手作業でSalesforceへ登録している方
- 手作業でのデータ入力によるミスや、対応の遅れを課題に感じているマーケティングや営業担当者の方
- ツール間の連携を自動化し、リード管理業務の効率化を進めたいと考えているチームリーダーの方
- フォーム回答からSalesforceへの登録、関係者への通知までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、迅速な顧客対応が可能になります。
- 手作業による転記がなくなることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Salesforceに登録されるデータの正確性を保つことに繋がります。
- はじめに、Googleフォーム、Salesforce、Google ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceを選択し、「リード情報を追加する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、リードが追加された旨を指定のスペースに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Salesforceにリード情報を追加するオペレーションでは、Googleフォームで取得した回答内容を引用して、氏名や連絡先などの各フィールドに自由に設定が可能です。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送信したいスペースのリソース名と、通知するメッセージの内容を任意で設定できます。
- Googleフォーム、Salesforce、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
フォームからの問い合わせや申し込みは、ビジネスチャンスに直結する重要な接点ですが、回答に気づくのが遅れたり、確認を忘れてしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに回答があった際に、その内容を自動でLINE公式アカウントに通知できます。これにより、対応漏れや遅れを防ぎ、顧客への迅速なアプローチを可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイトのフォームからの問い合わせ対応を迅速化したいと考えているご担当者の方
- 外出先や移動中でも、スマートフォンで手軽にフォームの回答内容を確認したい方
- フォームの回答内容を、関係者にリアルタイムで共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答があると即座にLINE公式アカウントへ通知が届くため、対応漏れや確認の遅れを防ぎ、機会損失のリスクを軽減します
- これまで手動で行っていた回答内容の確認や共有作業が自動化され、本来注力すべきコア業務に時間を割くことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE公式アカウントとYoomを連携します
- 次に、トリガーでYoomメールトリガーを選択し、「フォームに回答があったら」というアクションを設定し、対象のフォームと紐付けます
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を含む通知メッセージを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE公式アカウントでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたい相手を任意で設定することが可能です
- 送信するメッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、フォームから受け取った回答者の名前や問い合わせ内容などを変数として埋め込めます
■注意事項
- LINE公式アカウントとYoomと連携させる必要があります。
- LINEでメッセージを送信する場合、予めユーザーIDが必要となります。ユーザーIDの確認方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10756296
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
・イベント後のアンケート収集としてGoogleフォームを活用している方
2.ウェビナーを開催している方
・Zoomのウェビナーの登録者を自動で追加したい方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomのウェビナーは参加者を対象にセミナーや研修をオンライン上で開催できる機能です。
しかし、ウェビナーの参加者の情報は手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Googleフォームでウェビナーの登録者の情報が送信されるとZoomのウェビナーに自動で登録することができ、手動による入力作業を効率化します。
ウェビナーへの参加者の登録漏れや入力誤りを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
また、Zoomへの登録を自動化することで、ウェビナー開催前の準備に注力することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで登録された情報をGitHubに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応を担当している方
・Googleフォームを利用して顧客からの問い合わせを集約している方
・Googleフォームを問い合わせ用のフォームとして活用している方
2.Githubをタスク管理ツールとして利用している方
・顧客対応のタスクをGithubで管理している方
・Googleフォームの回答を自動でGithubに連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客からの問い合わせ用のフォームとして活用することができ、回答の集約を効率的に行うことができます。
また、顧客からの問い合わせをタスク管理ツールで管理することもできるため、対応状況の可視化にも役立ちます。
しかし、タスク管理ツールへの登録作業は手動で行う必要があり、入力ミスや登録漏れが発生する恐れがあります。
このテンプレートを利用することで、Googleフォームに登録された内容をGithubに自動で登録できるため、入力ミスや登録漏れを防止することが可能です。
Githubへのタスク追加が自動化されることで、顧客対応がスピーディーになり、業務効率が向上します。
■注意事項
・Googleフォーム、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaを使った便利な自動化例
Asanaはタスク管理に便利なツールですが、他のアプリと連携させることでさらに活用の幅が広がります。
タスクの作成や完了をきっかけに、SlackやOutlookなどとスムーズに情報共有ができるため、進捗管理のスピードが向上します。通知や二重登録の手間も省けて、業務がスムーズに進みます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した依頼をAsanaで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- チームでのタスク共有にAsanaとSlackを利用し、情報連携をより迅速に行いたい方
- メール対応の抜け漏りを防ぎ、タスク管理のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するとAsanaにタスクが自動で追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- タスクの登録や関係者への通知が自動化されることで、対応漏れや情報共有の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でGmail、Asana、SlackをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの件名や本文などをタスク情報として紐付けます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルにタスクが作成された旨を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルを任意で設定してください。
- Asanaのタスク追加アクションでは、Gmailで受信したメールの件名や本文などの情報を引用し、タスクの担当者や期限などのフィールドを自由に設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送付するチャンネルや、通知するメッセージの内容を任意でカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Outlookで受信するメールを元に、Asanaでタスクを手作業で作成している方
- Asanaで管理するタスクの発生を、Chatworkでチームに迅速に共有したい方
- メールを起点としたタスクの起票漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいと考えている方
- Outlookでメールを受信するとAsanaへ自動でタスクが登録されるため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、タスクの登録漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、Outlook、Asana、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」のアクションを設定し、Outlookで受信したメール内容をタスクとして登録します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」のアクションを設定し、タスクが追加された旨を指定のルームに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダのみを監視対象とするよう、フォルダIDを任意で設定できます。
- Asanaのタスク追加設定では、Outlookで取得したメールの件名や本文などを引用し、タスクのタイトルや詳細欄に自由にマッピングできます。
- Chatworkへの通知設定では、メッセージを送信するルームや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
- Outlook、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AsanaとTrelloを併用し、二重入力の手間をなくしたいプロジェクトリーダーの方
- Asanaで管理しているタスクを、Trelloを使っている他部署や外部協力者と共有したい方
- 複数のツールにまたがるタスク管理を自動化し、チーム全体の生産性を高めたい方
- Asanaにタスクを追加すると自動でTrelloにカードが作成され、これまで手作業で行っていたデータ入力を効率化できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスやタスクの連携漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、AsanaとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のセクションに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、Asanaで取得したタスク情報を元にカードを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたいワークスペースID、プロジェクトID、セクションIDをそれぞれ任意で設定してください。
- Trelloでカードを作成する際に、Asanaから取得したタスク名や詳細などを引用し、カードのタイトルや説明欄に自由に設定することが可能です。
- Trello、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AsanaとSlackを併用し、タスクの進捗報告を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるAsanaからSlackへの完了報告で、共有漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理の生産性を高めたいと考えている方
- Asanaでタスクが完了すると自動でSlackに通知されるため、手動での報告作業が減り、時間を節約できます。
- 報告漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体へ情報をスムーズに共有できます。
- はじめに、AsanaとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「slackに通知する」アクションを設定し、Asanaから受け取ったタスク情報を指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいプロジェクトを任意で設定してください。
- Slackへの通知オペレーションでは、タスク名や担当者名など、通知に含める情報を任意で設定できます。
- Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Yoomデータベースを基にAsanaでタスク作成を手作業で行っている方
- タスクの作成漏れや転記ミスを防ぎ、プロジェクト管理を効率化したい方
- データベースとタスク管理ツールの連携を自動化し、業務フローを改善したい方
- Yoomデータベースのレコードを選択するだけでAsanaにタスクが自動で追加されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが削減されるため、転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、AsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベーストリガーを選択し、「レコードを選択して起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Yoomデータベースの情報を基にタスク名や担当者、期日などを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するYoomデータベースは、管理しているプロジェクトや顧客リストなど、任意のものを選択して設定してください。
- Asanaで作成するタスクのプロジェクト、担当者、タスク名、詳細などは、Yoomデータベースのレコード情報と連携させて任意の内容で設定が可能です。
- AsanaとYoomを連携してください。
- Asanaでのタスク完了を、手作業でMicrosoft Teamsに報告している方
- チームのタスク進捗を把握し、プロジェクトを円滑に進めたいマネージャーの方
- AsanaとMicrosoft Teamsを活用したコミュニケーションの抜け漏れを減らしたい方
- Asanaでタスクが完了すると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、報告にかかる手間や時間を削減できます。
- 手動での報告による伝え忘れや確認漏れといったコミュニケーションエラーを防ぎ、スムーズな連携を実現します。
- はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、タスク完了情報を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定で、通知の対象としたいプロジェクトやセクションを任意で指定することが可能です。
- Microsoft Teamsへ通知するメッセージには、Asanaから取得したタスク名、担当者、完了日といった情報を自由に組み込んで設定できます。
- Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務フローを可視化することで、承認漏れや業務ミスを防ぐことができるアプリです。
さらにAsanaを併せて活用することで、タスクの管理精度を向上させます。
しかしコラボフローの内容をAsanaに手入力してタスク追加することは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
作業にかかる時間を省いて、コア業務に時間を使いたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで、手入力の手間を省きタスク追加を自動で行うことができます。
手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務の効率化につながります。
■注意事項
・コラボフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Asanaで管理している開発タスクや顧客からの要望を、Zendeskへ手動で起票していませんか？こうした手作業による情報連携は、転記ミスの原因となったり、対応の遅れに繋がったりすることがあります。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定プロジェクトにタスクが追加されると、Zendeskに自動でチケットが作成されるため、部門間の連携を円滑にし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとZendeskを手作業で連携させており、工数に課題を感じている方
- 開発部門とカスタマーサポート部門間の情報共有をスムーズにしたいプロジェクトマネージャーの方
- タスクの起票漏れや遅延を防ぎ、顧客対応の質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でZendeskにチケットが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZendeskを選択し、「チケットを作成」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のワークスペースIDやプロジェクトIDを設定してください。
- Zendeskのチケット作成オペレーションでは、件名や説明欄などにAsanaから取得したタスク名や詳細情報を引用し、自由に設定できます。
■注意事項
- Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Asanaでタスクが登録されたら、Discordに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを利用してタスク管理をしている方
・タスクのアサイン業務や進捗管理をしているプロジェクトマネージャー
・メンバーへタスク情報を共有するためにAsanaを利用している方
2.業務に関するやり取りをDiscord上で行っている方
・新しく発生したタスクをメンバーへ迅速に共有したい方
・タスクの把握漏れを防ぐためにタスク情報をメンバーへ共有している方
■このテンプレートを使うメリット
タスク管理ツールとしてAsanaを利用している方は多いと思います。
効率的にタスクやプロジェクト管理ができる非常に優れたサービスです。
しかし、追加したタスクをメンバーに共有したい場合、手作業で通知を送る必要があるため、手間に感じることが少なくないと思います。
そこでこのテンプレートを利用すると、上記のような課題を解決できます。
Asanaで登録されたタスク情報をDiscordに自動通知できるため、通知作業の負担をかけることなく、迅速に情報共有することができます。
手作業での通知だと、タスクを作成してから通知を送るまでの間にタイムラグが生じやすいですが、自動化により情報共有の遅れも最小限になるでしょう。
■注意事項
・AsanaとのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GoogleフォームとAsanaを連携することで、Googleフォームの回答内容をAsanaに自動登録できるようになりました。
この自動化により、Asanaへのタスク登録にかかる手間を削減できるだけでなく、入力ミスや登録漏れの回避にも役立つことでしょう。
自動化に対するハードルの高さを感じる方でも、Yoomなら安心してスタートできます。
直感的に使えるテンプレートを活用すれば、手間をかけず自社の業務にフィットした自動化を取り入れられます。
Yoomを導入して効率的な働き方を目指してみませんか？
よくあるご質問
Q：Googleフォームの質問項目を変更した場合の対応は？
A：
フォーム自体を別のものに差し替えた場合は、トリガー設定で新しいフォームIDに修正してください。既存のフォームの項目を変更する(フォームIDに変更がない)場合は修正不要です。
Q：フォームで添付されたファイルも連携できますか？
A：
Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを追加することで可能です。以下のテンプレートを参考にしてください。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはファイルの容量制限についてをご参照ください。
■概要
Googleフォームでファイルが送信されるたびに、手作業で内容を確認しSlackに通知するのは手間がかかるのではないでしょうか？特にファイルの内容を目で追って転記する作業は、時間もかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をトリガーに、添付されたファイルをAIが自動で文字認識し、その結果をSlackへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた添付ファイルの内容確認と共有に手間を感じている方
- 手作業での文字起こしやSlackへの通知作業の効率化を目指す業務担当者の方
- ファイル内の情報共有を迅速かつ正確に行いたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからのファイル送信後、AIによる文字認識とSlackへの通知が自動で行われるため、手作業による確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での文字起こしや情報伝atalgに伴う、誤認識や通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Gmail、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、フォームの回答情報（添付ファイルIDなど）を取得します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルIDを元にファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、Googleフォームの回答から取得するファイルのIDを動的に指定してください。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、対象となるファイルのIDや添付方法（例：前のステップでダウンロードしたファイルオブジェクトなど）を適切に指定する必要があります。
- Slackの「メッセージを送る」アクションでは、通知するメッセージの文面や、通知先のチャンネルIDを運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Q：フォームの回答に応じて担当者を変更できますか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
