2024/11/12
アプリ同士の連携方法

Google フォームとAsanaを連携してGoogle フォームで回答が送信されたらAsanaに登録する方法

n.fukuoka
Google フォームとAsanaの連携イメージ

目次

Google フォームは、オンラインでの情報収集を効率化するツールで、イベントの出欠確認や商品のフィードバック収集に便利です。
しかし、Google フォームで集めた回答をタスク管理ツールに取り込みたい場合、手作業で入力する必要があり、負担に感じることもあるでしょう。
本記事では、Google フォームとAsanaを連携させるメリットや、自動化を進める際の具体的なステップをわかりやすくご紹介します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです!

・Google フォームとAsanaをそれぞれ活用している方
・Google フォームで収集したデータを自動でAsanaに反映させ、作業の見落としをなくしたい方
・手動でのデータ入力による二重作業を減らし、業務効率化を図りたい方

Google フォームとAsanaの連携のメリットと具体例

メリット1:作業時間の短縮

Google フォームとAsanaの連携を活用することで、日々の業務における作業時間の短縮が期待できます。
アプリ連携により、手動のデータ転記作業を省き、タスクの登録が自動化されます。
例えば、展示会で営業チームが収集した顧客情報をGoogle フォームに入力すれば、その情報がAsanaのタスクとして自動登録されます。
これにより、情報を手動で転記する必要がなくなり、次のアクションに迅速に移れるようになります。
さらに、担当者ごとにタスクが自動割り振りされるため、「誰が何をすべきか」が明確になります。スマートフォンなどを活用すれば、オフィス外でも情報を迅速に確認できるため、効率的にタスクを進められるようになるでしょう。
結果として、手間を減らしながら業務のスピードアップが期待できます。

メリット2:スムーズな情報共有

Google フォームからAsanaに情報を登録する仕組みを活用すると、チーム内での情報共有が効率化しやすくなります。
例えば、マーケティング部がGoogle フォームを利用して新しいプロモーションキャンペーンに関するフィードバックを収集した場合、そのデータが自動的にAsanaの関連プロジェクトに登録されることで、プロジェクトメンバーが必要な情報を確認しやすい環境が整います。
これにより、マーケティングマネージャーが広告キャンペーンの成果を確認する際、顧客の具体的なフィードバックがAsana上にまとまっているため、追加の連絡や会議を減らすことができるでしょう。
自動化を活用することで、フィードバックの確認から次の施策の検討までをよりスムーズに進められる可能性があります。

メリット3:情報の集約による混乱の防止

Google フォームで収集した情報をAsanaに自動で連携することで、必要なデータを一つの管理環境にまとめることができます。
特に、チーム全体で情報を共有する必要がある場面で役立つ可能性があります。
例えば、人事チームが中途採用を行う際、Google フォームを通じて応募者情報を収集し、それをAsanaに反映することで、採用に関わる情報を簡単に管理できるようになるでしょう。面接担当者は応募者ごとのステータスを容易に確認でき、次の面接日程の調整やフォローアップをスムーズに行える可能性が高まります。
さらに、複数の応募者情報を個別に管理する煩雑さを軽減し、チーム全体が常に最新の状況を把握できる環境を整えます。
結果として、多忙なスケジュールの中でも混乱を防ぐことができるようになるでしょう。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

[Yoomとは]

Google フォームとAsanaの連携フローの作り方

今回は、【Google フォームで登録された情報をAsanaに登録する】というフローを作成します。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・Google フォームとAsanaをマイアプリ登録
・Google フォームで回答が送信されたら起動するトリガーの設定
・Asanaでタスクを追加する設定
・テストと確認

ステップ1:Google フォームとAsanaとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.ログインしたら、マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGoogle フォームとAsanaをそれぞれ検索して、登録していきます。

Google フォームのマイアプリ登録

1.まず、Google フォームから登録していきましょう。
Google フォームと入力するとアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

2.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。

3.Yoomと連携するアカウントを選択してください。

4.以下の画面が表示されます。
連携するアカウントに問題がなければ、「次へ」をクリックしてください。

4.以下の画面が出てきます。
「続行」をクリックすると、Google フォームのマイアプリ登録は完了です。

Asanaのマイアプリ登録

1.Asanaも同じように検索して、アイコンをクリックします。

2.メールアドレスを入力したら、「続行」をクリックします。

3.パスワードを入力したら、ログインをクリックします。


以上で、Google フォームとAsanaのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle フォームとAsanaのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Google フォームで回答が送信されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
なお、Google フォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は、以下のリンク先を参照してください。
Google フォームトリガーで回答内容を取得する方法

2.タイトルは自由に設定してください。
Google フォームと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、注意してください。
設定後にテストを行い、問題がなければ保存してください。

ステップ3:Asanaでタスクを追加する設定

1.フローに戻ります。
「タスクを追加」のアイコンをクリックしてください。

2.Asanaと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「タスクを追加」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
必須項目は、必ず入力してください。
入力欄をクリックすると、アウトプットや候補が表示されます。
タスク名アウトプットセクションIDプロジェクトID候補から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックして、問題がなければ「保存」をクリックしてください。

4.これで、【Google フォームで登録された情報をAsanaに登録する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomはプログラミングスキルがなくても簡単な操作だけで設定が完了できます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Google フォームを使ったその他の自動化例

他にもGoogle フォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google フォームで回答が送信されたらSlackに通知するフローです。
このテンプレートを使うと、Google フォームで回答が送信された際に、Slackの任意のチャンネルに自動通知されます。
これにより、チームメンバーが回答内容を素早く共有できるようになるため、コミュニケーションがスムーズになるでしょう。

2.Google フォームに発注があったら、kintoneに登録するフローです。
このテンプレートを使用することで、Google フォームで発注や申し込みが送信された際、その内容が自動的にkintoneに登録されるようになります。
これにより、回答内容を確認する手間を省きつつ、データ管理のミスや登録漏れを防げるようになるでしょう。

3.Google フォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
フォームの送信内容に対してGmailを一つずつ手動で返信していると、手間が増え、対応漏れのリスクが高まる可能性があります。
このフローを活用することによって、回答者に自動返信されることで、繰り返しの手作業を削減できるようになります。

まとめ

Google フォームとAsanaを連携することで、Google フォームの回答内容をAsanaに自動登録できるようになりました。
この自動化により、Asanaへのタスク登録にかかる手間を削減できるだけでなく、入力ミスや登録漏れの回避にも役立つことでしょう。
自動化に対するハードルの高さを感じる方でも、Yoomなら安心してスタートできます。
直感的に使えるテンプレートを活用すれば、手間をかけず自社の業務にフィットした自動化を取り入れられます。
Yoomを導入して効率的な働き方を目指してみませんか?

この記事を書いた人
n.fukuoka
ツールがどんどん増えていく今の時代、何を使えばいいのか迷ってしまうことも多いですよね。 そんな皆様の仕事が少しでも楽になるよう、わかりやすく役立つ情報をお届けしていきたいと思っています!
タグ
Googleフォーム
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