「Google フォームで受け付けた問い合わせを、Asanaでタスク管理したい」
「フォームの回答があるたびに、Asanaのプロジェクトに手動でメンバーを追加するのが面倒…」
このように、二つのツール間の情報連携を手作業で行うことに手間を感じてはいませんか？
もし、Google フォームに回答が送信されたタイミングで、その内容をAsanaに自動でタスクとして追加したり、プロジェクトメンバーを招待する仕組みがあれば、日々の定型業務から解放され、ほかの業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化ツールに触れたことがない方でもすぐに実践できます。ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle フォームとAsanaを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
Google フォームとAsanaを連携してできること
Google フォームとAsanaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報登録や更新作業を自動化できます。
例えば、Google フォームで受け付けた申請内容をもとに、Asanaにタスクを自動で作成したり、特定のプロジェクトにメンバーを追加したりといったことが可能になり、業務の効率を向上させます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google フォームから回答が送信されたら、Asanaのプロジェクトにメンバーを追加する
Google フォームで受け付けた申請内容をもとに、Asanaの特定のプロジェクトへメンバーを自動で追加する連携です。
この仕組みにより、手作業によるメンバーの招待漏れやメールアドレスの入力ミスを防ぎ、プロジェクトのスムーズな開始をサポートします。
Googleフォームから回答が送信されたら、Asanaのプロジェクトにメンバーを追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームから回答が送信されたら、Asanaのプロジェクトにメンバーを追加する」ワークフローは、フォーム回収とAsana API連携で手作業を減らし、チーム参加を瞬時に実現します。
回答者の登録忘れや二度手間を防ぎ、スムーズなプロジェクト運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームでメンバー登録や参加者把握をしているものの、手入力の手間が負担になっているイベント運営者や社内勉強会担当者の方
・Asanaでタスク管理を行い、チームメンバーのアサインをすばやく済ませたいプロジェクトマネージャーの方
・AsanaのAPI連携を活用して外部サービスとの連携を自動化し、業務ワークフローを効率化したいIT担当者の方
■注意事項
・Asana、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google フォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
イベントなどで獲得した名刺の画像をGoogle フォームにアップロードするだけで、OCR機能が氏名や会社名、連絡先などの情報を自動で読み取り、Asanaにフォローアップのタスクを作成する連携です。
名刺情報を手入力する手間を排除し、スムーズに営業活動のタスク化を実現します。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加するフローです。
■注意事項
・GoogleフォームとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームとAsanaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle フォームとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle フォームとAsanaの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google フォームから回答が送信されたら、Asanaのプロジェクトにメンバーを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google フォームとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google フォームのトリガー設定およびAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
ステップ1：Google フォームとAsanaとのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleフォームのマイアプリ登録
上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
Asanaのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートの選択と格納場所の準備
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3：Google フォームで回答が送信されたら起動するトリガーの設定
1.まずテスト用のGoogleフォームを作成→回答後、一番上の「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
Google フォームと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「フォームID」にGoogle フォームのIDを入力します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、ご注意ください。
- 基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4.「テスト」をクリックしてください。
【要確認】テストを行う際の注意点
- テストを行う際は、トリガーとなるフォームの送信が必要です。
- エラーが表示された場合は、Google フォームを準備し、回答を送信してみてください。
- その後、「再テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば設定完了です。
テストが成功すると取得した値が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
※回答項目の値を取得するには、JSONPathを用いて「取得した値」に格納する必要があります。取得方法については、JSON PATHによる「取得した値」の追加をご覧ください。
内容を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Asanaでタスクを追加する設定
1.フローに戻ります。
「タスクを追加」のアイコンをクリックしてください。
2.Asanaと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「タスクを追加」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.各項目を設定していきます。
必須項目は、必ず入力してください。
入力欄をクリックすると、取得した値や候補が表示されます。
タスク名は取得した値、セクションIDとプロジェクトIDは候補から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックして、問題がなければ「保存」をクリックしてください。
4.これで、【Google フォームで登録された情報をAsanaに登録する】というフローが完成しました。
ステップ5：テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomはプログラミングスキルがなくても簡単な操作だけで設定が完了できます。
GoogleフォームやAsanaを活用したその他の自動化テンプレート
GoogleフォームやAsanaを活用すれば、日々の入力作業や進捗管理の手間を減らすことができます。通知や記録も自動化できるので、情報共有がスムーズになり、業務の抜け漏れも防げます。
Googleフォームを使った便利な自動化例
Googleフォームを使った自動化は、入力された情報をすぐに他のツールに連携できるのが魅力です。
OCR機能と組み合わせれば、画像やファイルの内容も自動でデータ化でき、作業の効率化や情報整理に役立ちます。通知や予定の登録も自動で行えるので、対応漏れも防げます。
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を作成してメールを送付する
試してみる
■概要
イベントの申し込みや面談の日程調整などをGoogleフォームで受け付けた後、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、関係者にメールで通知する業務は手間がかかるものです。
また、手作業による対応は、予定の登録漏れや通知の遅延といったミスを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点に、Googleカレンダーへの予定作成とメール通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた申し込み情報を、手動でカレンダーに登録している担当者の方
・フォームの回答者や関係者への案内メールの作成・送信に時間がかかっている方
・予定登録や連絡などの定型業務を自動化し、本来の業務に集中したい方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google Meetの予定を作成したい場合は、下記のテンプレートをご参照ください。
https://lp.yoom.fun/fb-templates/294974
Googleフォームで受け取ったレシートをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Googleフォームで受け取ったレシートをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローを利用すると、レシートのデータ入力が容易になります。
OCRで読み取った情報が自動でシートに追加されるため、手動での入力が不要になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して日々の業務でレシートを収集している方
・手作業ではなく、スムーズにデータを処理したい方
・OCR技術を活用して、レシート画像からスピーディに情報を抽出したい方
・Googleスプレッドシートを利用してデータ管理や分析を行っている方
・処理の自動化に興味があり、業務効率を向上させたいと考えている方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceにリード情報を追加し、Google Chatに通知する
試してみる
Googleフォームに新しい回答が送信されたらSalesforceにリード情報を追加して、Google Chatに通知するフローです。
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する
試してみる
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録するフローです。
Googleフォームで登録された情報をGitHubに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をGitHubに登録するフローです。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容から課題を追加するフローです。
Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・領収書の処理や経費精算業務に時間がかかっている経理担当者や管理部門のスタッフ
・複数の支店や営業所から多くの領収書が送られてくる企業の経理チームメンバー
・紙の領収書をデジタル化し、ペーパーレス化を推進したい企業の経営者や管理職
・領収書データのkintoneでの一元管理を実現したい方
・領収書の手入力作業によるミスを削減したいバックオフィス担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Googleフォームの回答をもとにGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加することが可能です。この自動化により、Googleフォームへの回答が自動的にGoogle Workspaceに新規ユーザーとして追加されるため、管理者は煩雑な作業から解放されます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して新規ユーザー情報を収集している管理者の方
・Google Workspaceへのユーザー登録を手動で行っており、作業効率を向上させたい方
・多数の新規ユーザー登録を短時間で処理する必要があるチームリーダーや人事担当者
・ユーザー登録手続きのミスを減らし、正確性を高めたい方
・業務ワークフローの自動化を通じて、日常業務の効率化を目指している企業のIT担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携させる必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームに回答が送信されたら、Microsoft Excelのデータベースに格納する
試してみる
Yoomフォームに新しい回答が送信されたら、Microsoft Excelのデータベースに格納するフローです。
フォームに回答があったら、内容をLINEに通知する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせや申し込みは、ビジネスチャンスに直結する重要な接点ですが、回答に気づくのが遅れたり、確認を忘れてしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに回答があった際に、その内容を自動でLINE公式アカウントに通知できます。これにより、対応漏れや遅れを防ぎ、顧客への迅速なアプローチを可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Webサイトのフォームからの問い合わせ対応を迅速化したいと考えているご担当者の方
・外出先や移動中でも、スマートフォンで手軽にフォームの回答内容を確認したい方
・フォームの回答内容を、関係者にリアルタイムで共有する仕組みを構築したい方
■注意事項
・LINE公式アカウントとYoomと連携させる必要があります。
・LINE公式アカウントでメッセージを送信する場合、予めユーザーIDが必要となります。ユーザーIDの確認方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10756296
Asanaを使った便利な自動化例
Asanaはタスク管理に便利なツールですが、他のアプリと連携させることでさらに活用の幅が広がります。
タスクの作成や完了をきっかけに、SlackやOutlookなどとスムーズに情報共有ができるため、進捗管理のスピードが向上します。通知や二重登録の手間も省けて、業務がスムーズに進みます。
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackに通知する
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Slackの指定したチャンネルにその情報を自動で送信します。
Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャンネルに通知を送信します。
Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知する
試してみる
Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知するフローです。
Asanaにタスクが追加されたらZendeskへ追加する
試してみる
■概要
Asanaで管理している開発タスクや顧客からの要望を、Zendeskへ手動で起票していませんか。
こうした手作業による情報連携は、転記ミスの原因となったり、対応の遅れに繋がったりすることがあります。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定プロジェクトにタスクが追加されると、Zendeskに自動でチケットが作成されるため、部門間の連携を円滑にし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとZendeskを手作業で連携させており、工数に課題を感じている方
・開発部門とカスタマーサポート部門間の情報共有をスムーズにしたいプロジェクトマネージャーの方
・タスクの起票漏れや遅延を防ぎ、顧客対応の質を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaにタスクが追加されたらTrelloにもカードを追加する
試してみる
Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する
試してみる
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加してSlackに通知するフローです。
Yoomデータベースのレコードを指定してAsanaにタスクを追加する
試してみる
特定のレコードを選択して、Asanaにタスクを追加します。
Outlookにメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして追加し、Chatworkに通知する
試してみる
Outlookに新しいメールが届いたら、Asanaにメール内容をタスクとして自動的に追加して、Chatworkに通知するフローです。
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
コラボフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
まとめ
Google フォームとAsanaを連携することで、Google フォームの回答内容をAsanaに自動登録できるようになりました。
この自動化により、Asanaへのタスク登録にかかる手間を削減できるだけでなく、入力ミスや登録漏れの回避にも役立つことでしょう。
自動化に対するハードルの高さを感じる方でも、Yoomなら安心してスタートできます。
直感的に使えるテンプレートを活用すれば、手間をかけず自社の業務にフィットした自動化を取り入れられます。
Yoomを導入して効率的な働き方を目指してみませんか？
よくあるご質問
Q：Googleフォームの質問項目を変更した場合の対応は？
A：
フォーム自体を別のものに差し替えた場合は、トリガー設定で新しいフォームIDに修正してください。既存のフォームの項目を変更する(フォームIDに変更がない)場合は修正不要です。
Q：フォームで添付されたファイルも連携できますか？
A：
Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを追加することで可能です。以下のテンプレートを参考にしてください。
※ダウンロード可能なファイルサイズにつきましてはファイルの容量制限についてをご参照ください。
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をSlackに通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をSlackに通知する」ワークフローは、フォームで集めたファイルを自動的にスキャンし、OCR機能で文字を認識します。
認識結果はSlackに通知されるため、情報共有がスムーズに行えます。
これにより、手動によるデータ処理の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してファイルを収集しているが、手動処理に時間がかかっている方
・送信されたファイルの内容をスムーズにチームと共有したいSlackユーザー
・スキャンや文字認識の作業を自動化し、業務効率を向上させたい方
・統合された業務ワークフローを構築したい企業やチーム
・情報のデジタル化と共有をスムーズに進めたい担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Q：フォームの回答に応じて担当者を変更できますか？
A：
進行先の切り替え設定を追加することで可能です。例えば「種別が〇〇/■■と等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。あとはそれぞれの切り替え先で別の担当者のメールアドレスを設定してください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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