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Googleフォームの回答内容をTrelloでタスクとして管理している場合、内容が自動転記できたら便利ですよね。
この連携で回答内容の転記を自動化することで、業務効率の改善が見込めます。
この記事では、ノーコードツールYoomを活用して、Googleフォームの新規回答をTrelloのタスクに自動転記する方法とメリットについて詳しく紹介します。
手動作業の手間を省き、データの正確性を高めましょう。
・Googleフォームを活用してデータを収集し、Trelloでタスク管理を行いたい方
・手動でのデータ転記作業が手間と感じている業務担当者やプロジェクト管理者
・チーム内で情報共有のスピードを向上させたい営業やサポート部門の担当者
・複数のプロジェクトを同時進行しており、タスクの一元管理に悩んでいるプロジェクトマネージャー
・API連携を活用した業務プロセスの自動化を検討している中小企業やIT担当者
GoogleフォームとTrelloを連携することで、手動入力によるミスを削減できます。
例えば、従業員がGoogleフォームを使って顧客情報やプロジェクトデータを入力し、それをTrelloで管理する場合、手動でデータを移す従来の方法では、数字や名前の入力ミス、データの取りこぼしが起こる可能性がありました。
しかし、フォーム入力からTrelloへの連携を自動化することで、入力データがそのままTrelloのカードに反映されるため、データ転記の際のヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、正確なデータ入力が行えるようになり、後工程での修正作業や確認にかかる時間が削減できるでしょう。
この自動化の恩恵は、顧客データの正確性を保つことが重要な営業やサポート業務など、幅広い分野で役立つことが見込めます。
GoogleフォームとTrelloを連携させることで、情報共有のスピードが向上します。
例えば、新規顧客の問い合わせをGoogleフォームで受け付けた場合、そのデータがオンタイムで自動的にTrelloに登録されるので、遅延なくチーム全体で情報共有ができるようになります。
この仕組みにより、担当者は情報を確認次第、すぐに顧客対応を開始できるため、従来のような情報伝達のタイムラグを解消できます。
また、Trelloを使えば、問い合わせの進捗状況を「確認中」「対応中」「完了」といった形で簡単に可視化できるため、チーム全体の対応状況も一目瞭然です。
結果として、チーム全体の協力体制を強化し、迅速で一貫性のある対応を可能にすることが期待できます。
Googleフォームで収集したデータをTrello上に統合することで、タスクの一元管理が実現します。
例えば、顧客からのフィードバックや問い合わせをGoogleフォームで受け取り、それをTrelloのカードとして自動生成する場合、案件ごとに整理されたリストが作成されます。
これにより、各タスクの状況や進捗を簡単に把握でき、担当者への割り振りもスピーディーに行うことが可能です。
また、Trelloのリストやカードを使えば、プロジェクト全体のタスクをステータスごとに整理できるため、複数のプロジェクトを同時に進行している場合でも効率的に管理できます。一元管理は、タスクの漏れや重複作業を防ぎ、チーム全体でスムーズに作業を進めるための強力な手段となるでしょう。
[Yoomとは]
ここまで、GoogleフォームとTrelloの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Googleフォームで登録された情報をTrelloに登録する」フローボットを作成していきます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、Googleアカウントでログインしてください。
ログインを進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてTrelloと連携します。
こちらの記事を参考に、登録をお願いします。
GoogleフォームとTrelloがマイアプリに連携されていればOKです。
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
Trelloの登録したい内容を設定したGoogleフォーム。
今回は以下の内容にしました。
こちらも必要に応じて、質問内容をカスタマイズしてください。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
タイトルは、任意で変更できます。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
ここまで設定したら、Googleフォームにテスト回答をしましょう。
フローボットの設定に戻り、テストをしましょう。
デフォルトのアウトプットには回答が反映していないので、JSONPathで回答を取得します。
こちらを参考に、回答の数の分JSONPath取得設定をし、保存します。
続いて「カードが新たに作成されたら（Webhook）」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。
必須項目の設定をお願いします。
先ほどのマイアプリ連携の際に使用した、Power-Up 管理者ポータルより必要項目を取得してください。
タイトルは今回、画像のように設定しました。
説明欄は以下のようにアウトプットから選択します。
アウトプットからの選択が完了したら、テストして保存します。
Trello側を確認してみましょう。
タスクが作成されていますね。
詳細も確認します。
こちらも無事に反映されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
1.Googleフォームの回答をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
この自動化を利用すれば、回答をGoogle スプレッドシートに自動追加してくれます。
回答を共有しながら、分析もしたい方におすすめです。
2.Googleフォームで回答が送信されたらLINE WORKSに通知するフローです。
回答が来るたび、手動でLINE WORKSに通知していた方におすすめのフローです。
回答内容についてチームで話し合いやすくなりそうです。
3.Googleフォームで予約情報が回答されたら、Google カレンダーに予約し、その情報をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
ミーティングをよく行う管理職におすすめのフローです。
Google カレンダーに予定を追加するだけでなく、スプレッドシートにも自動転記されるので、面談の内容を簡単に管理することが可能です。
今回は「Googleフォームで登録された情報をTrelloに登録する」フローボットを紹介しました。
GoogleフォームとTrelloを連携することで、業務の効率化と正確性の向上が期待できます。
また、手動作業を自動化することで入力ミスを防ぎ、タスクを一元管理することが可能です。
結果として、チーム全体の生産性が向上し、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。
特にノーコードツールYoomを活用することで、これらの連携を簡単に実現できるようになります。
この機会にぜひ、Yoomの無料登録をお試しください。
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