GoogleフォームとZoomを連携して、Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する方法

昨今、セミナーをオンラインで開催することも増えてきました。
予約方法としてGoogleフォームを活用している方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事ではGoogleフォームとZoomを連携して、「Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する」についてご紹介します。
これにより、ウェビナー登録作業の自動化が可能になります。
さらに、ノーコードでアプリの連携ができるYoomを使い、実際にフローボットを作成する手順を詳しく解説します。
ぜひ、ご覧ください。

GoogleフォームとZoomを連携するメリット

メリット1: 手動作業の削減

GoogleフォームとZoomを連携すれば、手作業でZoomのウェビナーに登録するのを自動化できます。
例えば、新入社員説明会の予約をGoogleフォームで行い、Zoomで説明会する場合、多数のウェビナーが登録されることが予想されます。
手動で登録すると、時間や労力がかかり、事務作業の負担が大きくなります。
登録作業を自動化することで、時間を短縮し、説明会などの重要な業務に集中できるかもしれません。

メリット2: データの一貫性と正確性の向上

Googleフォームを送信されたら自動的にZoomのウェビナー登録が完了するので、参加者に素早いアクションを起こすことが可能になります。
例えば、プログラミング技術向上のためのセミナーを予約したとします。
Googleフォームで予約を送信したらすぐにZoomのウェビナーに登録されるので、顧客の信頼を得ることができるかもしれません。
その結果、顧客の期待感や満足度を向上させ、新規講座の申込など、その後の契約に繋げられるかもしれません。

メリット3:ヒューマンエラーを防止できる

Googleフォームの情報を手作業でZoomに追加していると、入力ミスや漏れが発生するかもしれません。
例えば、会社の新サービスの紹介セミナーを開催予定で、Zoomへの登録作業を営業担当が行っているとします。
営業活動で手がいっぱいで、入力ミスや漏れが発生するということもあるかもしれません。
そこでGoogleフォームとZoomを連携することで、このような人的ミスを減らし、顧客対応など本来の業務に集中することができそうです。

以上GoogleフォームとZoomを連携するメリット3つをご紹介しました。
次にYoomについてご説明します。

[Yoomとは]

GoogleフォームとZoomの連携フローの作り方

それではYoomを活用して、「Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する」フローボットの設定手順をご紹介します。
2ステップ設定するだけで完成します。
初心者でも簡単に設定ができますので、一緒に設定していきましょう！

まずは、今回使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
すぐ下に表示されているバナーをクリックしてください。

バナーをクリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面に表示されている「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

Yoomのワークスペースに切り替わり、保存できたと表示が出たら「OK」をクリックしてください。

以上でテンプレートのコピーができました！

ステップ1:GoogleフォームとZoomをマイアプリ連携

次に、下準備としてYoomとアプリを連携する作業を行いましょう。
これにより、フローボットを作成することが可能になります。

1.Googleフォームのマイアプリ登録

まずはGoogleフォームをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリを選択して、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリの新規接続でGoogleフォームを選択しましょう。

YoomとGoogleフォームと連携しますの画面の「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウントの選択は、連携したいアカウントをクリックしましょう。

Yoomにログインの画面では「次へ」を選択しましょう。

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以上でGoogleフォームのマイアプリ登録が完了しました。

2.Zoomのマイアプリ登録

次にZoomとYoomを連携します。

先ほどと同様に、Yoomのワークスペースからマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリの新規接続でZoomを選択してください。

Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoomの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。

以上でZoomのマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2:Googleフォームのアプリトリガーを設定する

次にフローボットの設定に進みましょう。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは入力されていますが、内容は任意なので変更できます。
・Googleフォームと連携するアカウント情報を確認してください。
・トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」です。
・設定ができたら、「次へ」をクリックしましょう。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔を選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・フォームIDを入力してください。
・設定できたらテストを実行しましょう。

・テストが成功してGoogle フォームの情報が取得できたら保存しましょう。

ステップ3:Zoomのアクションを設定する

次に「ウェビナーに登録者を追加」をクリックして設定を完成させましょう。

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1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Zoomと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「ウェビナーに参加者を追加」です。

2.API接続設定

・Zoomアカウントのメールアドレスを設定してください。
・ウェビナーIDを候補から選択しましょう。
・名とメールアドレスは添付画像のようにアウトプットから選択しましょう。
・すべて入力できたら、テストを実行して保存しましょう。

保存したら、すべての設定が完了したという表示が出ますので、「トリガーをON」をクリックしてください。

以上でフローボットの設定が完了しました。
余談ですが、ステップ3のZoomのアクション設定ができたら、「参加URL」が取得できます。

今回ご紹介したフローボットに1アクション追加して、例えば、Gmailでウェビナー参加者に「参加URL」を通知することも可能です！

添付画像のようにメッセージを作成すれば、セミナーにまつわる一連のフローを自動化することができそうです。

Yoomではマイアプリ登録を行えば、簡単にカスタマイズできるので、色々試してみてください！

Googleフォーム・Zoomを使ったその他の自動化例

Yoomでは多数のテンプレートをご用意しています。
今回はその一部をご紹介します。

1.Googleフォームに回答が送信されたら、自動的にZoomのミーティングを作成するテンプレートです。
この記事でご紹介したZoomのアクション内容を変更することも可能です。
自動的にミーティングを作成できるので、手動の業務を軽減でき、ミーティングの作成漏れを防止できます。

2.Googleフォームに回答が送信されたら、Zoomのミーティングを自動作成するテンプレートです。
自動的にGoogleカレンダーに予定を追加できるので、すべての予定を可視化して、スケジューリングもしやすくなりそうです。
さらに、Zoomのミーティングを作成する手間が省けるので、他の重要な業務に時間を使うことができそうです。

3.Googleフォームの情報が送信されたら、自動的にHubSpotのコンタクトを作成するテンプレートです。
Googleフォームが届くと、自動的にHubSpotに登録できるので、コンタクト情報に対して素早い対応ができそうです。
またHubSpotを確認するだけで、最新のコンタクト情報を取得できるので、異なるツールを確認する手間が省けます。
HubSpotで顧客情報を一元管理できるので、業務の生産性向上が期待できます。

まとめ

GoogleフォームとZoomを連携することで登録作業を自動化し、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーも防止できそうです。
また、Googleフォームに登録した顧客にスムーズに対応できるため、信頼感が向上し、次の契約に繋げられるかもしれません。
さらにYoomを活用すれば、プログラミング不要でアプリの連携ができます。
誰でも簡単に自動化を取り入れられるのが、Yoomを使うメリットだと思います。
この機会に、YoomでGoogleフォームとZoomを連携し、登録作業を自動化しましょう！