昨今、セミナーをオンラインで開催することも増えてきましたよね。
予約方法としてGoogleフォームを活用している方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事ではGoogleフォームとZoomを連携して、「Googleフォームが送信されたら、送信者をZoomのウェビナー参加者に自動で登録する方法」についてご紹介します。
これにより、フォーム送信者をウェビナー参加メンバーへ自動登録できます。
しかも、ノーコードでアプリ同士の連携ができるので、ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
- GoogleフォームとZoomでの業務効率化を考えている方。
- Googleフォームの送信者をZoomのウェビナー参加メンバーに追加したい方。
- GoogleフォームとZoomを連携して、参加者の追加漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
・イベント後のアンケート収集としてGoogleフォームを活用している方
2.ウェビナーを開催している方
・Zoomのウェビナーの登録者を自動で追加したい方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomのウェビナーは参加者を対象にセミナーや研修をオンライン上で開催できる機能です。
しかし、ウェビナーの参加者の情報は手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Googleフォームでウェビナーの登録者の情報が送信されるとZoomのウェビナーに自動で登録することができ、手動による入力作業を効率化します。
ウェビナーへの参加者の登録漏れや入力誤りを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
また、Zoomへの登録を自動化することで、ウェビナー開催前の準備に注力することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
[Yoomとは]
GoogleフォームとZoomの連携フローの作り方
それではYoomを活用して、「Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する」フローボットの設定手順をご紹介します。
2ステップ設定するだけで完成します。
初心者でも簡単に設定ができますので、一緒に設定していきましょう！
まずは、今回使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
すぐ下に表示されているバナーをクリックしてください。
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
・イベント後のアンケート収集としてGoogleフォームを活用している方
2.ウェビナーを開催している方
・Zoomのウェビナーの登録者を自動で追加したい方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomのウェビナーは参加者を対象にセミナーや研修をオンライン上で開催できる機能です。
しかし、ウェビナーの参加者の情報は手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Googleフォームでウェビナーの登録者の情報が送信されるとZoomのウェビナーに自動で登録することができ、手動による入力作業を効率化します。
ウェビナーへの参加者の登録漏れや入力誤りを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
また、Zoomへの登録を自動化することで、ウェビナー開催前の準備に注力することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
バナーをクリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面に表示されている「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
Yoomのワークスペースに切り替わり、保存できたと表示が出たら「OK」をクリックしてください。
以上でテンプレートのコピーができました！
ステップ1:GoogleフォームとZoomをマイアプリ連携
次に、下準備としてYoomとアプリを連携する作業を行いましょう。
これにより、フローボットを作成することが可能になります。
1.Googleフォームのマイアプリ登録
まずはGoogleフォームをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリを選択して、新規接続をクリックしましょう。
マイアプリの新規接続でGoogleフォームを選択しましょう。
YoomとGoogleフォームと連携しますの画面の「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウントの選択は、連携したいアカウントをクリックしましょう。
Yoomにログインの画面では「次へ」を選択しましょう。
以上でGoogleフォームのマイアプリ登録が完了しました。
2.Zoomのマイアプリ登録
次にZoomとYoomを連携します。
先ほどと同様に、Yoomのワークスペースからマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
マイアプリの新規接続でZoom（OAuth）を選択してください。
Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoomの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
以上でZoomのマイアプリ登録が完了しました。
ステップ2:Googleフォームのアプリトリガーを設定する
次にフローボットの設定に進みましょう。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
・タイトルは入力されていますが、内容は任意なので変更できます。
・Googleフォームと連携するアカウント情報を確認してください。
・トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」です。
・設定ができたら、「次へ」をクリックしましょう。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
・トリガーの起動間隔を選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。基本的に短い設定がおすすめです。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・フォームIDを入力してください。
・設定できたらテストを実行しましょう。
・テストが成功してGoogle フォームの情報が取得できたら保存しましょう。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらの方法を参考にしてみてくださいね。
ステップ3:Zoomのアクションを設定する
次に「ウェビナーに登録者を追加」をクリックして設定を完成させましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
・タイトルは変更できます。
・Zoomと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「ウェビナーに参加者を追加」です。
2.API接続設定
・Zoomアカウントのメールアドレスを設定してください。
・ウェビナーIDを候補から選択しましょう。
・名とメールアドレスは添付画像のようにアウトプットから選択しましょう。
・すべて入力できたら、テストを実行して保存しましょう。
保存したら、すべての設定が完了したという表示が出ますので、「トリガーをON」をクリックしてください。
以上でフローボットの設定が完了しました。
余談ですが、ステップ3のZoomのアクション設定ができたら、「参加URL」が取得できます。
今回ご紹介したフローボットに1アクション追加して、例えば、Gmailでウェビナー参加者に「参加URL」を通知することも可能です！
添付画像のようにメッセージを作成すれば、セミナーにまつわる一連のフローを自動化することができそうです。
Yoomではマイアプリ登録を行えば、簡単にカスタマイズできるので、色々試してみてください！
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
・イベント後のアンケート収集としてGoogleフォームを活用している方
2.ウェビナーを開催している方
・Zoomのウェビナーの登録者を自動で追加したい方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomのウェビナーは参加者を対象にセミナーや研修をオンライン上で開催できる機能です。
しかし、ウェビナーの参加者の情報は手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Googleフォームでウェビナーの登録者の情報が送信されるとZoomのウェビナーに自動で登録することができ、手動による入力作業を効率化します。
ウェビナーへの参加者の登録漏れや入力誤りを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
また、Zoomへの登録を自動化することで、ウェビナー開催前の準備に注力することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GoogleフォームやZoomを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやZoomのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
GoogleフォームとZoomを連携した自動化例
Googleフォームに回答が送信されたら、自動的にZoomのミーティングを作成することもできます。
また、Googleフォームの申請内容が承認されたらZoomのライセンスを自動で付与したり、Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成したりすることもできます。
Googleフォームの送信内容をもとにZoomにミーティングを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームの送信内容をもとにZoomにミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.採用担当者・人事担当者
・面接や面談のスケジュール調整を効率化したい方
・Googleフォームで応募者や候補者から面談希望日時を収集している方
・Zoomミーティングの手動作成の手間を省きたい方
2.セミナー・イベント主催者
・個別相談会や説明会などのオンラインイベントの予約をGoogleフォームで受け付けている方
・予約情報に基づいてZoomミーティングを自動作成し、参加者にスムーズな参加体験を提供したい方
■このテンプレートを使うメリット
・GoogleフォームとZoomの連携により、予約受付からミーティング作成までを自動化し、予約管理業務を効率化します。
・手作業によるミーティング作成時のミスを防ぎ、正確な情報に基づいたミーティングを開催することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの申請内容が承認されたらZoomのライセンスを自動で付与する
試してみる
■概要
Zoomライセンスの利用申請をGoogleフォームで受け付けているものの、承認者への連絡やライセンスの付与は手作業で行っており、対応の遅れや付与漏れが発生していませんか？また、申請が増えるほど担当者の負担が大きくなることも課題です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請を起点に、承認プロセスからZoomのライセンス付与までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoomを利用し、手作業でライセンスの申請・付与業務を行っている方
- 手作業による対応で時間がかかり、申請者へのライセンス付与が遅れがちな担当者の方
- ツールの利用申請から権限付与までの一連の業務フローを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの申請から承認、Zoomのライセンス付与までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるライセンスの付与漏れや、誤ったユーザーへの付与といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なアカウント管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」を設定し、申請内容の承認フローを組み込みます。
- 承認後、オペレーションでZoomの「ユーザー情報を取得」を設定し、Googleフォームの回答内容をもとに申請者の情報を特定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ユーザーにライセンスを付与または削除する」を設定し、対象のユーザーにライセンスを自動で付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションでは、承認を依頼する担当者や、通知メッセージの内容などを任意に設定してください。
- Zoomの「ユーザーにライセンスを付与または削除する」アクションでは、付与するライセンスの種類を固定値で設定したり、前段のフローで取得した情報を動的な値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成する
試してみる
◼️概要
Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成するフローです。
自動的にカレンダー追加、zoomの予約まで行えるので業務が効率よく行えます。
◼️注意事項
・Googleフォーム、Googleカレンダー、zoomそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する
Googleフォームで回答が送信されたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。
Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方
- 手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答があると自動でSlackに通知が飛ぶため、手動で確認・共有する手間と時間を削減できます。
- 手作業による共有漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を任意のチャンネルに通知するようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームの回答内容をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、都度確認してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記や共有は、対応の遅れや情報伝達の漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容が自動でDiscordに通知されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答を、手作業でチームに共有している担当者の方
- Discordを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報共有の効率化を図りたい方
- フォームからの問い合わせ対応のスピードを上げ、顧客満足度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Discordへ自動で通知されるため、手作業での確認や共有にかかる時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいチャンネルやメッセージ内容を編集します。メッセージには、トリガーで取得したフォームの回答内容を埋め込むことも可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で指定することが可能です
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意で指定できます
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Googleフォームで受け取った回答内容を動的に埋め込むといったカスタマイズが可能です
■注意事項
- Googleフォーム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGoogle Chatを併用しているチーム
・Googleフォームでアンケートや申請を受け付けており、回答をリアルタイムでGoogle Chatに通知したい方
・回答内容をチームで共有し、迅速な対応や議論を促したい方
・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行っている個人
・自分のGoogleフォームに回答があったことを、Google Chatで受け取りたい方
・回答内容をすぐに確認し、必要なアクションを取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームに新しい回答が送信された直後にGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能になります。
・回答内容をGoogle Chatで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的な対応に繋がります。
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで送信された内容をタスクツールに登録する
Googleフォームで送信された内容をタスクとしてTrelloやAsanaなどに自動で登録します。
Googleフォームで登録された情報をTrelloに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などを、都度Trelloに手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの回答が寄せられる場合、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでTrelloにカードが自動で作成されるため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をTrelloでタスク管理しているご担当者様
- フォームからの依頼を手作業でTrelloに転記する作業に手間を感じている方
- フォームとタスク管理ツールの連携を自動化し、業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにカードが作成されるよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Trelloでカードを作成するオペレーションでは、カードを追加したいボードやリストを任意で設定できます。また、カードのタイトルや説明欄にGoogleフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことや、固定のテキストを追加することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを活用してアンケートやフィードバックを収集している方
・フォームの回答内容を迅速にタスクとして反映し、プロジェクト管理を効率化したい方
2.プロジェクト管理ツールとしてJira Softwareを利用している方
・Jira Softwareを使ってチームのタスクや課題を管理しているが、Googleフォームで得たデータを取り込みたい方
■このテンプレートを使うメリット
GoogleフォームとJira Softwareを連携することで、フォームで収集した情報を直接Jira Softwareに登録できるメリットがあります。
これにより、手動で情報を移行する手間が省け、迅速な対応が可能となります。
さらに、このフローを活用することで、作業の効率化と正確性の向上が期待できます。
自動化によりヒューマンエラーのリスクを減らし、プロジェクト管理の質を向上させることができます。迅速にタスクとして追加されることで、メンバー間の情報共有もスムーズになり、チーム全体の業務効率がアップするでしょう。
■注意事項
・GoogleフォームとJira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで送信されたファイルをクラウドストレージにアップロードする
Googleフォームで送信されたファイルをGoogle DriveやBoxなどに自動でアップロードします。
Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで応募書類や課題提出物など、ファイルの収集を行っている担当者の方
- Google Driveに保存されるファイルを、手作業でフォルダ分けしている方
- 手動でのファイル移動による格納漏れや、格納先のミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があるたびに発生していたファイルの移動作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル整理に伴う格納先の指定ミスや移動漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
- Google Driveでダウンロードするファイルは、前のステップで取得したフォームの回答情報から変数としてファイルIDを設定します。
- Google Driveへファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダIDなどを任意で指定できます。
■注意事項
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方
- GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル送信をトリガーに自動でDropboxに保存するため、これまで手作業でのアップロード業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDや、フローを起動させる間隔を任意で設定してください。
- Google Driveからファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーのアウトプアウトからファイルのIDを選択し、ダウンロード対象として指定します。
- Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名、アップロードするファイルなどを任意で設定してください。
■注意事項
Zoomを活用した自動化例
Zoomでミーティングが終了したら会議の内容を文字起こししてデータベースなどに保存する
Zoomでミーティングが終了したら会議の内容を文字起こしして、NotionやGoogle スプレッドシートなどに自動で保存します。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをNotionに保存する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成、特にZoomミーティングの録画を聞き返して文字起こしする作業に手間を感じていませんか。 手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、聞き漏らしなどのミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Zoomでのミーティング終了後、録画データから自動で音声を文字起こしし、議事録としてNotionに保存するため、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- Notionを活用して、会議の議事録や関連情報を一元管理しているチームの方
- 会議後のタスクの抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了をトリガーに文字起こしからNotionへの保存までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしでの聞き漏らしや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の記録をより正確に残すことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、次に「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」を設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、文字起こししたテキストなどを指定のデータベースに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Notionにページを作成する際、保存先のデータベースやページタイトル、文字起こしテキスト以外に連携する会議情報などを任意で設定できます。
■注意事項
- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Zoomが終了したら要約してGoogle スプレットシートに追加する
試してみる
◼️概要
Zoomで会話した内容を自動的に要約して文字起こしし、Google スプレットシートに記載します。
会話の聞き逃しを回避でき、Google スプレットシートにて管理できるので仕事の効率を上げることができます。
◼️注意事項
・ZoomとGoogle スプレットシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
・フリープラン、ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使
用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する
試してみる
■概要
Zoomでの会議後、議事録作成のためにレコーディングを聞き返して文字起こしをする作業に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが終了するだけで、レコーディングデータから自動で会議の文字起こしを行い、その内容をGoogleドキュメントに保存できます。議事録作成にかかる工数を削減し、重要な議論内容の記録と共有を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomでのWeb会議が多く、議事録作成の負担を軽減したいと考えている方
- 会議の文字起こしを手作業で行っており、入力ミスや抜け漏れを防ぎたい方
- 会議内容の記録と共有を自動化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後、文字起こしからドキュメント保存までが自動で実行されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしで発生しがちな聞き間違いやタイピングミスを防ぎ、会議の議論内容をより正確に記録として残すことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、続いて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「音声文字起こし」で、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、Googleドキュメントのオペレーションで、作成したドキュメントに文字起こししたデータを記載するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントでドキュメントを作成する際に、ファイル名は任意の値で設定してください。
■注意事項
- Zoom、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Zoomでウェビナー終了後、参加者リストを取得しメールで録画リンクを共有する
Zoomでウェビナー終了後に、参加者リストを取得してGmailやOutlookで録画リンクを自動で共有します。
Zoomウェビナー終了後、参加者リストを取得しGmailで録画リンクを共有する
試してみる
■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加者リストのダウンロードや録画リンクを共有するメールの作成といった一連の作業に、手間を感じていませんか？
これらの手作業は時間がかかるだけでなく、宛先間違いなどのミスも起こりやすい業務です。
このワークフローを活用すれば、ウェビナー終了をきっかけに参加者リストを取得し、Gmailで録画リンクを共有するまでの一連の流れを自動化できるため、作業負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローアップメールの送信に毎回時間をかけているマーケティング担当者の方
- 手作業での参加者リスト管理やメール送信で、宛先間違いなどのミスを防ぎたいと考えている方
- ウェビナー運営に関連する定型業務を自動化し、企画などのコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナー終了後、自動で参加者リストを取得しGmailでメールが送信されるため、手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるリストの転記ミスや、メールの宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なフォローアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画データを取得します。
- さらに、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、ループ機能を使い、取得したウェビナー参加者の情報を1名ずつ処理するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、ループ処理で取得した参加者宛に録画リンクを含むメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、対象となるミーティングをホストするユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
- ループ機能では、Zoomから取得したウェビナー参加者リストの中から、メール送付対象となる情報を正しく設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文にZoomから取得した録画リンクや参加者情報などを組み込み、任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomウェビナー終了後、Outlookで録画リンクを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加者への録画リンクの共有を手作業で行っていませんか？
参加者リストの確認や個別メールの作成には時間がかかり、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、Outlookから参加者へ録画リンク付きのフォローアップメールを自動で送信し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローアップメール送信に手間を感じているマーケティング担当者の方
- Outlookを利用した手動での一斉連絡に、誤送信などのリスクを感じている方
- ウェビナー運営に関連する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後に自動でメールが送信されるため、これまで録画共有作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業による連絡先リストの転記や宛先設定が不要になるため、送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの録画データを取得します。
- さらに、Zoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションで参加者リストを取得します。
- ループ機能を用いて、取得した参加者の情報を一人ずつ取り出すように設定します。
- 最後に、ループ処理の中でOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者宛てに録画リンクを記載したメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの「ミーティングが終了したら」トリガーでは、ワークフローを起動させたいミーティングのホストのメールアドレスなどを任意で設定してください。
- ループ機能の設定では、繰り返し対象として、前のステップでZoomから取得したウェビナー参加者リストの情報を指定してください。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、宛先に参加者のメールアドレスを設定し、件名や本文の内容を自由に編集してください。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
顧客管理アプリで会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
SalesforceやHubSpotなどで会議相手を選択してZoomの会議URLを自動で作成します。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで顧客情報を確認し、そのままZoomで会議設定を行う際、アプリ間の画面移動や情報の転記に手間を感じていませんか。手作業による会議設定は、時間的なロスだけでなく、URLの払い出しミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotの会社ページから直接Zoomミーティングを作成でき、URLの発行までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとZoomを利用し、顧客との打ち合わせを頻繁に行う営業担当者の方
- 手作業による会議設定の時間を削減し、入力ミスなどを減らしたいと考えている方
- 顧客対応の効率を高め、よりスムーズなコミュニケーションを実現したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から離れることなくZoomの会議URLを発行できるため、情報の手入力や画面を切り替える時間を短縮できます。
- 手作業による会議名や参加者の設定ミス、URLのコピー＆ペースト漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な会議設定を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「会社詳細ページから起動」するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「会社のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、会議に必要な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに会議URLを発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるHubSpotの設定では、フローボットを起動したいページのURLサンプルを任意で設定してください。
- HubSpotから会議相手の情報を取得する設定では、対象となる会社IDやカスタムプロパティの内部名を任意で指定可能です。
- Zoomでミーティングを作成する設定では、HubSpotから取得した情報などを活用し、会議のトピックや説明文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- ・HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
■概要
Airtableで管理している情報をもとにZoomミーティングを設定する際、手作業でのURL発行や情報の転記に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Airtableのレコード詳細ページから直接Zoomのミーティングを作成できるため、こうした手間を解消し、スムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客や商談管理を行い、頻繁にZoomで会議を設定する方
- 会議設定時のURL発行や参加者への連絡といった手作業を効率化したい方
- 手作業による会議情報の間違いや連絡漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableの画面から離れることなくZoomミーティングを作成できるため、これまで会議設定にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になることで、会議情報の入力間違いやURLの貼り間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのAirtableアカウントとZoomアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードの詳細ページから起動」アクションを設定することで、Airtableの特定のレコードからフローを起動できるようになります。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Airtableの情報を元に会議が自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、自動化の対象としたいベースIDやテーブルIDを、ご自身の環境に合わせて設定してください。
- Zoomのミーティング作成オペレーションでは、Airtableのレコード情報（顧客名など）を引用し、ミーティングのトピックや説明文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- AirtableとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
ご紹介したテンプレート以外にも、Yoomでは多数のテンプレートがあります。
ぜひ見てみてくださいね！
GoogleフォームとZoomを連携するメリット
メリット1: 手動作業の削減
GoogleフォームとZoomを連携すれば、フォーム送信者を手作業でZoomのウェビナーメンバーへ登録する作業を自動化できます。
例えば、新入社員説明会の予約をGoogleフォームで行い、Zoomで説明会を行う場合、多数のメンバーの登録が必要になりますよね。
手動で登録すると、時間や労力がかかり、事務作業の負担が大きいです。
登録作業を自動化すれば、説明会の準備など、より重要な業務に集中できる時間が増えるのではないでしょうか。
メリット2: データの一貫性と正確性の向上
Googleフォームが送信されたら自動的にZoomのウェビナー参加者への登録が完了するので、参加者に素早いアクションを起こすことが可能になります。
例えば、プログラミング技術向上のためのセミナーを開催するとします。
Googleフォームで予約が送信されたら自動でZoomのウェビナーに登録されるので、顧客に安心してもらうことができますよね。
その結果、顧客の期待感や満足度を向上させ、新規講座の申込など、その後の契約に繋がりやすくなるのではないでしょうか。
メリット3:ヒューマンエラーを防止できる
Googleフォームの情報を手作業でZoomに追加していると、入力ミスや漏れが発生することがありませんか。
例えば、会社の新サービスの紹介セミナーを開催予定で、Zoomへの登録作業を営業担当が行っているとします。
営業活動で手がいっぱいだと、入力ミスや漏れが発生するということがあるかもしれません。
そこでGoogleフォームとZoomを連携することで、このような人的ミスを減らせれば、顧客対応など本来の業務に集中することができるはずです。
まとめ
GoogleフォームとZoomを連携することで登録作業を自動化し、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーも防止できるはずです。
また、Googleフォームに登録した顧客にスムーズに対応できるため、信頼感が向上し、次の契約に繋げられるかもしれません。
さらにYoomを活用すれば、プログラミング不要でアプリの連携ができます。
誰でも簡単に自動化を取り入れられるのが、Yoomを使うメリットだと思います。
この機会に、YoomでGoogleフォームとZoomを連携し、登録作業を自動化しましょう！
