Googleフォームで情報が送信されたらZoomのウェビナーに自動で登録する方法

バナーをクリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面に表示されている「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

Yoomのワークスペースに切り替わり、保存できたと表示が出たら「OK」をクリックしてください。

以上でテンプレートのコピーができました！

ステップ1:GoogleフォームとZoomをマイアプリ連携

次に、下準備としてYoomとアプリを連携する作業を行いましょう。
これにより、フローボットを作成することが可能になります。

1.Googleフォームのマイアプリ登録

まずはGoogleフォームをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリを選択して、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリの新規接続でGoogleフォームを選択しましょう。

YoomとGoogleフォームと連携しますの画面の「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウントの選択は、連携したいアカウントをクリックしましょう。

Yoomにログインの画面では「次へ」を選択しましょう。

‍

以上でGoogleフォームのマイアプリ登録が完了しました。

2.Zoomのマイアプリ登録

次にZoomとYoomを連携します。

先ほどと同様に、Yoomのワークスペースからマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリの新規接続でZoom（OAuth）を選択してください。

Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoomの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。

以上でZoomのマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2:Googleフォームのアプリトリガーを設定する

次にフローボットの設定に進みましょう。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは入力されていますが、内容は任意なので変更できます。
・Googleフォームと連携するアカウント情報を確認してください。
・トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」です。
・設定ができたら、「次へ」をクリックしましょう。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔を選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。基本的に短い設定がおすすめです。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・フォームIDを入力してください。
・設定できたらテストを実行しましょう。

・テストが成功してGoogle フォームの情報が取得できたら保存しましょう。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらの方法を参考にしてみてくださいね。

ステップ3:Zoomのアクションを設定する

次に「ウェビナーに登録者を追加」をクリックして設定を完成させましょう。

‍

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Zoomと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「ウェビナーに参加者を追加」です。

2.API接続設定

・Zoomアカウントのメールアドレスを設定してください。
・ウェビナーIDを候補から選択しましょう。
・名とメールアドレスは添付画像のようにアウトプットから選択しましょう。
・すべて入力できたら、テストを実行して保存しましょう。

保存したら、すべての設定が完了したという表示が出ますので、「トリガーをON」をクリックしてください。

以上でフローボットの設定が完了しました。
余談ですが、ステップ3のZoomのアクション設定ができたら、「参加URL」が取得できます。

今回ご紹介したフローボットに1アクション追加して、例えば、Gmailでウェビナー参加者に「参加URL」を通知することも可能です！

添付画像のようにメッセージを作成すれば、セミナーにまつわる一連のフローを自動化することができそうです。

Yoomではマイアプリ登録を行えば、簡単にカスタマイズできるので、色々試してみてください！

GoogleフォームやZoomを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやZoomのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍GoogleフォームとZoomを連携した自動化例

Googleフォームに回答が送信されたら、自動的にZoomのミーティングを作成することもできます。
また、Googleフォームの申請内容が承認されたらZoomのライセンスを自動で付与したり、Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成したりすることもできます。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する

Googleフォームで回答が送信されたらSlackやDiscordなどに自動で通知します。

Googleフォームで送信された内容をタスクツールに登録する

Googleフォームで送信された内容をタスクとしてTrelloやAsanaなどに自動で登録します。

Googleフォームで送信されたファイルをクラウドストレージにアップロードする

Googleフォームで送信されたファイルをGoogle DriveやBoxなどに自動でアップロードします。

Zoomを活用した自動化例

Zoomでミーティングが終了したら会議の内容を文字起こししてデータベースなどに保存する

Zoomでミーティングが終了したら会議の内容を文字起こしして、NotionやGoogle スプレッドシートなどに自動で保存します。

Zoomでウェビナー終了後、参加者リストを取得しメールで録画リンクを共有する

Zoomでウェビナー終了後に、参加者リストを取得してGmailやOutlookで録画リンクを自動で共有します。

顧客管理アプリで会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する

SalesforceやHubSpotなどで会議相手を選択してZoomの会議URLを自動で作成します。

ご紹介したテンプレート以外にも、Yoomでは多数のテンプレートがあります。
‍ぜひ見てみてくださいね！

GoogleフォームとZoomを連携するメリット

メリット1: 手動作業の削減

GoogleフォームとZoomを連携すれば、フォーム送信者を手作業でZoomのウェビナーメンバーへ登録する作業を自動化できます。
例えば、新入社員説明会の予約をGoogleフォームで行い、Zoomで説明会を行う場合、多数のメンバーの登録が必要になりますよね。
手動で登録すると、時間や労力がかかり、事務作業の負担が大きいです。
登録作業を自動化すれば、説明会の準備など、より重要な業務に集中できる時間が増えるのではないでしょうか。

メリット2: データの一貫性と正確性の向上

Googleフォームが送信されたら自動的にZoomのウェビナー参加者への登録が完了するので、参加者に素早いアクションを起こすことが可能になります。
例えば、プログラミング技術向上のためのセミナーを開催するとします。
Googleフォームで予約が送信されたら自動でZoomのウェビナーに登録されるので、顧客に安心してもらうことができますよね。
その結果、顧客の期待感や満足度を向上させ、新規講座の申込など、その後の契約に繋がりやすくなるのではないでしょうか。

メリット3:ヒューマンエラーを防止できる

Googleフォームの情報を手作業でZoomに追加していると、入力ミスや漏れが発生することがありませんか。
例えば、会社の新サービスの紹介セミナーを開催予定で、Zoomへの登録作業を営業担当が行っているとします。
営業活動で手がいっぱいだと、入力ミスや漏れが発生するということがあるかもしれません。
そこでGoogleフォームとZoomを連携することで、このような人的ミスを減らせれば、顧客対応など本来の業務に集中することができるはずです。

まとめ

GoogleフォームとZoomを連携することで登録作業を自動化し、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーも防止できるはずです。
また、Googleフォームに登録した顧客にスムーズに対応できるため、信頼感が向上し、次の契約に繋げられるかもしれません。
さらにYoomを活用すれば、プログラミング不要でアプリの連携ができます。
誰でも簡単に自動化を取り入れられるのが、Yoomを使うメリットだと思います。
この機会に、YoomでGoogleフォームとZoomを連携し、登録作業を自動化しましょう！