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「Google スプレッドシートで管理している案件リストに行を追加するたびに、OneDriveに手動でフォルダを作成している…」
「ファイル管理のために、スプレッドシートとOneDriveを何度も行き来するのが面倒…」
このように、Google スプレッドシートとOneDriveを併用する中で、手作業でのデータ連携に非効率を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに行が追加されたら、その情報を基にOneDriveにフォルダを自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間から解放され、入力ミスやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーもなくなり、より重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ITに詳しくない方でもすぐに業務に取り入れることが可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業を自動化して、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートとOneDriveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートとOneDriveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報登録や更新といった作業を自動化できます。例えば、Google スプレッドシートに新しい案件情報を追加するだけで、関連ファイルを保管するためのフォルダがOneDriveに自動で作成される、といった連携が可能です。
これにより、手作業によるデータ入力の手間や入力ミスを削減し、業務の正確性とスピードを向上させることができます。ここでは具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートに新しい行が追加されたタイミングで、その行の情報を基にOneDriveに新しいフォルダを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">案件やプロジェクトが発生するたびに手動でフォルダを作成する手間がなくなり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いを防ぐ</span>ことができます。
Google スプレッドシートに追加された行の中から、ステータスが「受注」になっているなど、特定の条件を満たす行の情報のみを抽出し、OneDriveにフォルダを自動で作成します。
この連携は分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">必要なフォルダだけを自動的に作成することができ、不要なフォルダが乱立することを防ぎ、より効率的なファイル管理を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとOneDriveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle スプレッドシートとOneDriveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携については、ナビと同じ操作を行うことで完了します。
先ほど同様に検索窓でOneDriveを検索し、表示された候補から選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
下記のようなアカウント選択画面になるので、Yoomと連携したいアカウントを選択しましょう。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
【事前準備】
今回の連携で使用するGoogleスプレッドシートを用意しましょう。今回は以下のGoogleスプレッドシートを用意しました。
この際、他のレコードと重複しない一意の値を含んだ列と、OneDriveに作成したフォルダURLを記載する列が必要となります。
今回、A列を一意の値の列とし、C列にフォルダURLを記載するケースでフローを紹介します！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「行が追加されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「スプレッドシートID」「シートID」は、入力欄をクリックして表示される候補から、先ほど用意したGoogle スプレッドシートを選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.テーブルの範囲設定と列設定は、連携したGoogleスプレッドシートに対応させましょう。今回はテーブルの始まりをA、終わりをC、一意の値の列をAとしています。
一意の値が入った列は、重複のない値を持つ列のことです。今回使用するGoogleスプレッドシートでは重複のない「A」となります。
6.入力を終えたら「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、取得した値が表示され、Google スプレッドシートのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらをご参照ください。なお、この取得した値はこの後の設定でOneDriveのフォルダ作成の設定時に活用します。
続いて、Googleスプレッドシートで抽出したデータを用いて、OneDriveにフォルダを作成する設定をしましょう。
赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、下記のように詳細を設定していきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。OneDriveの指定のフォルダ内に、実際にフォルダが作成されていることを確認してみましょう！下図のように、設定した通りのフォルダが作成されていればOKです！
確認したら「保存する」をクリックして、設定完了です。
1.「データベースを操作する レコードを更新する」をクリックします。
2.Googleスプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.Google スプレッドシートの設定を行います。
スプレッドシートIDを枠下の説明に沿って設定し、「次へ」をクリックします。
スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を枠下の説明に沿って設定し、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名は、枠をクリックすると表示されるアウトプットの「候補」から設定できます。
4.更新したいレコードの条件を設定します。
左の枠には、一意の値を持つGoogle スプレッドシートの列の項目を設定します。
※下記画像では、Google スプレッドシートに「プロジェクト名」という一意の値を設定している場合となります。
5.更新後のレコードの値に、取得した値を設定します。
今回はC列のフォルダURLに、作成したフォルダのURLを自動追加しましょう。
6.Googleスプレッドシートが以下のように更新されていれば成功です。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを参考にしてください。
今回はGoogle スプレッドシートからOneDriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOneDriveからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。ファイル管理業務のさらなる効率化に繋がります。
OneDriveの指定フォルダに新しいファイルが追加されたら、そのファイル名やURLといった情報をGoogle スプレッドシートに自動で追記します。
この連携により、<span class="mark-yellow">アップロードされたファイルを自動でリスト化できるため、ファイル管理台帳を作成する手間を省き、手動での転記ミスをなくす</span>ことが可能です。
OneDriveに請求書や領収書などのファイルがアップロードされたら、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに追記します。
このAIを活用した連携により、<span class="mark-yellow">紙の書類やPDFの内容を手入力する作業が不要になり、データ入力業務を効率化</span>できます。
GoogleスプレッドシートやOneDriveのAPIを活用することで、データ管理やファイル共有をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Googleスプレッドシートを活用した自動化により、レポートの収集やデータ更新が効率化されます。例えば外部サービスのデータをスプレッドシートにまとめることで、分析や共有がスムーズに行えるようになります。
マーケティング担当者や情報管理を担うチームに特に有効です！
OneDriveを利用した自動化は、書類やファイルの保存・整理を効率化します。
例えば、契約書や会議記録を自動でOneDriveに格納することで、情報共有や管理の手間を削減できます。
法務部門や人事部門、リモートワークを行うチームに役立つ仕組みです！
Google スプレッドシートとOneDriveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGoogle スプレッドシートへの情報追加に伴うフォルダ作成や、ファイル情報のリスト化といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より迅速かつ正確に情報に基づいた業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：今回のために新しくGoogle スプレッドシートを作成しなければいけませんか？
A : 既に使用しているシートで問題ありません。ただ、今回のテンプレートを活用するにあたり、他のレコードと重複しない一意の値の列と、OneDriveに作成したフォルダURLを記載する列を新しく追加する必要があります。
Q：一意の値を作成しないとどうなりますか？
A : 一意の値を作成しない場合、ステップ5のGoogle スプレッドシートの更新アクションでフローが正常に動かない可能性があります。また、一意の値＝フォルダ名に該当するレコードとしている場合、OneDriveにフォルダを作成する際にエラーとなります。
Google スプレッドシートにOneDriveで作成したフォルダURLを記載する場合などは、必ず一意の値を作成しておきましょう。
Q：連携がうまく動かない時の確認方法は？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
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