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■概要
Google スプレッドシートで管理しているステータスや在庫数など、特定のセルの値が変更された際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？このワークフローは、Google スプレッドシートのセルの更新に基づいたメール送信といった課題を解決するために設計されており、Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、Gmailから自動でメールを送信します。これにより、確認漏れや連絡の遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Google スプレッドシートで管理しているタスクのステータスが変わったら関係者にメールで連絡しているけど、毎回手作業で面倒…」
「在庫管理シートの数値が更新されたら担当者に通知したいけど、手動でのチェックは時間がかかるし、重要な変更を見落としてしまうリスクも伴う…」
このように、Google スプレッドシートの重要な変更を確認し、手作業で通知することに限界を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートの特定のセルの値が変更されたことをきっかけに、設定した宛先へ自動でメールを送信できる仕組みがあれば、こうした日々の確認作業や連絡業務から解放され、変更への迅速な対応とヒューマンエラーの防止を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートのセルの値が変更された際にメールを送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Google スプレッドシートで管理しているステータスや在庫数など、特定のセルの値が変更された際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？このワークフローは、Google スプレッドシートのセルの更新に基づいたメール送信といった課題を解決するために設計されており、Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、Gmailから自動でメールを送信します。これにより、確認漏れや連絡の遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの特定の行が更新された際に、その内容をGmailで自動的にメール送信するフローを解説していきます！
このフローを使えば、タスクの進捗状況や在庫数の変更などを関係者に通知でき、手動での連絡ミスや遅延を防ぐことができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているステータスや在庫数など、特定のセルの値が変更された際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？このワークフローは、Google スプレッドシートのセルの更新に基づいたメール送信といった課題を解決するために設計されており、Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、Gmailから自動でメールを送信します。これにより、確認漏れや連絡の遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているステータスや在庫数など、特定のセルの値が変更された際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？このワークフローは、Google スプレッドシートのセルの更新に基づいたメール送信といった課題を解決するために設計されており、Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、Gmailから自動でメールを送信します。これにより、確認漏れや連絡の遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「行が更新されたら」をクリックします。
Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記をご覧ください。
連携アカウントとアクションを選択します。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に料金プランを確認しておきましょう。
どれにするか迷っている場合は、まず一番短い時間で試してみるのがおすすめです。
この後に行う連携テストで使用するGoogle スプレッドシートを用意しておきましょう。
今回は以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
スプレッドシートIDを入力します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されるので、候補の中から先ほど用意したテスト用のGoogle スプレッドシートを選びましょう。
シートIDも同様に入力します。
テーブルの範囲の始まりと終わり、一意の値が入った列、更新を検知したい列をそれぞれ入力します。
準備ができたら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存」をクリックし、アプリトリガーの設定完了です！
次に、Gmailでメールを送信するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「メールを送る」をクリックします。
連携アカウントを確認します。
メールを送信する宛先をTo欄に入力します。
件名には任意の内容を入力しましょう。
本文を入力します。
先ほどのトリガー設定で取得した値から選択したり、手動で入力したりとカスタマイズが可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力できたら次に進みましょう。
メール送信のテストを行う前に、送信する宛先や送信内容などを確認します。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、Gmailでメールが送信されていますので、確認してみてください。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックします。
次に、Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「レコードを更新する」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
更新したいレコードの条件を指定します。
詳しい設定方法は、下記リンクをご確認ください。
更新後のレコードの値を指定します。
取得した値を引用して設定したり、固定値であるテキストを入力するなど運用内容に合わせてカスタマイズ可能です。
今回は、一番下の入力欄に「テスト」と入力しました。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、Google スプレッドシートに指定した値が追加されていますので、確認してみてください。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックします。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google スプレッドシートで行が追加された際に、SlackやSalesforce、SPIRALに通知を自動で送ることができます。
これにより、チーム内でスピーディーな情報共有が可能になり、進捗の遅れや重要なデータの見落としを防ぐことができるでしょう。
通知先や連携ツールを自由にカスタマイズすることで、業務の効率化と正確性を向上させられます。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）の成果をGoogleスプレッドシートのデータと連携させて分析したい方
・Google スプレッドシートでリード情報を可視化してチームで共有したい方
2.営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してGoogle スプレッドシートのデータベースで迅速に対応したい方
・Google スプレッドシート上でリードの進捗状況を一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を適切に管理して活用するためには、他のシステムとの連携が不可欠です。リード情報をGoogle スプレッドシートに自動的に追加する仕組みがあれば、手作業によるデータ入力の手間を省くことができ、より効率的なマーケティング活動が可能になります。
このフローを活用することで、Meta広告（Facebook）から取得したリード情報を自動的にGoogle スプレッドシートに転送するため、手作業によるデータ入力作業などが不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上してヒューマンエラーの軽減にも繋がります。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSalesforceのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートを管理し、情報共有を行う事務職の方
・複数の営業所とシートを共有し、社員情報の共有を行う人事部の担当者
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに進捗状況を管理してチームで共有している方
・社内の案件すべてを確認している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはスムーズに情報を蓄積・共有し業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、情報の更新が行われた際、Google スプレッドシートとSalesforceのどちらも手動で入力することは、非効率的で時間がかかります。
情報の更新を時間をかけないで反映させたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの更新内容を引用してSalesforceの情報も編集することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Meetでオンライン会議をしている方
・チームやプロジェクトの打ち合わせでGoogle Meetを活用している方
・Google Meetで顧客と打ち合わせをしている方
2.チーム作業でTalknoteを活用している方
・チーム内の情報共有や連絡手段としてTalknoteを使用しているメンバー
・Google Meetの会議終了連絡をスピーディーに共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Meetは離れている場所にいる人とも容易にコミュニケーションをとることのできるツールです。
しかし会議が発生ごとにGoogle Meetで会議スペースを手作業で作成するのは、手間がかかり他の業務への集中を阻害します。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Meetに会議スペースを自動で作成します。
会議スペースの作成のために業務の手を止める必要がなくなるため、業務をスムーズに進めることができます。
また、このフローに続けて作成した会議スペースの情報をチャットやメールで送信し、通知を自動化することもできます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・キャンペーン作成やデータを集計・分析に使用しているマーケティング担当者
・リード管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはチームで集めた情報を共有するために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートに入力された情報を手入力でSPIRALに改めて追加することは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
手入力の手間を省き、スムーズに業務を進行したいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用して、自動でSPIRALへレコード追加することで手作業を省き、入力のためにかかっていた時間を節約します。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Talentioで応募があったらGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Talentioを利用する採用担当者
・Talentioで受け付けた応募情報をGoogleスプレッドシートで一覧化・分析したい方
・応募情報をTalentioとGoogleスプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の応募情報をGoogleスプレッドシートで確認したい方
2.Googleスプレッドシートを活用する人事担当者
・Talentioの応募情報をGoogleスプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・応募データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Talentioは採用管理を効率化するツールですが応募があるたびにGoogle スプレッドシートに手動で情報を入力するのは、採用担当者にとって大きな負担となり入力ミスや情報漏洩のリスクも伴います。
このフローを導入することによりTalentioで応募があるとGoogle スプレッドシートのデータベースに必要な情報が自動的に追加され、採用担当者は煩雑な手作業を行う必要がなくなり候補者とのコミュニケーションや面接調整など、より本質的な採用活動に時間を割くことが可能になります。またデータ入力のミスや情報の漏れを防ぎ、正確かつ効率的な採用管理を実現することもできます。
さらに、Google スプレッドシートのデータベースに自動的に情報が追加されることで応募者の情報を一元管理して、採用活動全体の進捗状況を可視化しボトルネックの特定や改善にも役立ち、採用プロセスの最適化を図ることができます。
■注意事項
・Talentio、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートの指定のシートに申請内容を連携するフローボットです。
Google スプレッドシート上で経費申請内容を管理する場合などに便利なフローボットです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド経費それぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートで経費申請情報を管理するテーブル（表）を作成してご利用ください。
・マネーフォワード クラウド経費で申請されてから5~15分後にGoogle スプレッドシートにも情報が連携されます。
■概要
マネーフォワード 掛け払いで与信枠審査が完了したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マネーフォワード 掛け払いを業務に活用している方
・与信枠審査を行いこれから開始する取引のリスクを確認している企業
・取引企業の信用度を確認することで安心して取引を行いたい方
2.Google スプレッドシートで情報管理している企業
・案件ごとに詳細情報を登録してチームで共有している方
■このテンプレートを使うメリット
マネーフォワード 掛け払いは与信枠審査をスムーズに行い、取引を円滑に開始するために活用できるツールです。
同時にGoogle スプレッドシートで関連情報を一元管理し蓄積していくことで、チーム内の情報共有を円滑します。
しかしマネーフォワード 掛け払いの与信枠審査の結果を毎回Google スプレッドシートに手入力するのは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、マネーフォワード 掛け払いで与信枠審査が完了したら自動でGoogle スプレッドシートに情報を追加し、スムーズな情報共有を行います。
手作業による手間や時間を省き、重要度の高い業務に注力できるため生産性の向上に繋げます。
■注意事項
・マネーフォワード 掛け払い、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google Adsの情報をGoogle スプレッドシート上で管理したり、広告レポート作成を自動化する際にご利用ください。
起動タイミングは任意の時間を指定可能です。
■注意事項
・Google Ads、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レポート情報を格納するスプレッドシートを作成してご利用ください。
Google スプレッドシートとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたシートの変更確認とメールでの通知作業をまるごと効率化し、重要な情報の伝達漏れや遅延を防ぐことができます。
これにより、担当者は素早く状況を把握し、迅速な意思決定や次のアクションに移ることが可能になり、ビジネスのスピードを加速させるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：CCやBCCを含めた複数宛先に送信できますか？
A：メール内容の設定の際に、CCやBCCを設定できます。
運用内容にあわせてお好みでこちらもカスタマイズしてください。
Q：連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
それでも解決しない場合は、下記よりお問い合わせください。
Q：設定に必要な「一意の値が入った列」とは何ですか？
A：既存行の更新や特定行への書き込みを行う場合、行を一意に特定できる値（例：ID列や日付）が必要になります。
YoomではGoogle スプレッドシートとの連携を通じて、行の追加・更新・削除、特定列の参照や条件付き更新などが柔軟に行えます。
詳細はGoogle スプレッドシートと連携すると出来ることをご覧ください。
