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「Google スプレッドシートで管理しているタスクのステータスが変わったら関係者にメールで連絡しているけど、毎回手作業で面倒…」
「在庫管理シートの数値が更新されたら担当者に通知したいけど、手動でのチェックは時間がかかるし、重要な変更を見落としてしまうリスクも伴う…」
このように、Google スプレッドシートの重要な変更を確認し、手作業で通知することに限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの特定のセルの値が変更されたことをきっかけに、設定した宛先へ自動でメールを送信できる仕組み</span>があれば、こうした日々の確認作業や連絡業務から解放され、変更への迅速な対応とヒューマンエラーの防止を実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのセルの値が変更された際にメールを送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの特定の行が更新された際に、その内容をGmailで自動的にメール送信するフローを解説していきます！
このフローを使えば、タスクの進捗状況や在庫数の変更などを関係者に通知でき、手動での連絡ミスや遅延を防ぐことができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「行が更新されたら」をクリックします。
Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記をご覧ください。
連携アカウントとアクションを選択します。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に料金プランを確認しておきましょう。
どれにするか迷っている場合は、まず一番短い時間で試してみるのがおすすめです。
この後に行う連携テストで使用するGoogle スプレッドシートを用意しておきましょう。
今回は以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
スプレッドシートIDを入力します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されるので、候補の中から先ほど用意したテスト用のGoogle スプレッドシートを選びましょう。
シートIDも同様に入力します。
テーブルの範囲の始まりと終わり、一意の値が入った列、更新を検知したい列をそれぞれ入力します。
準備ができたら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存」をクリックし、アプリトリガーの設定完了です！
次に、Gmailでメールを送信するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「メールを送る」をクリックします。
連携アカウントを確認します。
メールを送信する宛先をTo欄に入力します。
件名には任意の内容を入力しましょう。
本文を入力します。
先ほどのトリガー設定で取得した値から選択したり、手動で入力したりとカスタマイズが可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力できたら次に進みましょう。
メール送信のテストを行う前に、送信する宛先や送信内容などを確認します。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、Gmailでメールが送信されていますので、確認してみてください。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックします。
次に、Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「レコードを更新する」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
更新したいレコードの条件を指定します。
詳しい設定方法は、下記リンクをご確認ください。
更新後のレコードの値を指定します。
取得した値を引用して設定したり、固定値であるテキストを入力するなど運用内容に合わせてカスタマイズ可能です。
今回は、一番下の入力欄に「テスト」と入力しました。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、Google スプレッドシートに指定した値が追加されていますので、確認してみてください。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックします。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google スプレッドシートで行が追加された際に、SlackやSalesforce、SPIRALに通知を自動で送ることができます。
これにより、チーム内でスピーディーな情報共有が可能になり、進捗の遅れや重要なデータの見落としを防ぐことができるでしょう。
通知先や連携ツールを自由にカスタマイズすることで、業務の効率化と正確性を向上させられます。
Google スプレッドシートとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたシートの変更確認とメールでの通知作業をまるごと効率化し、重要な情報の伝達漏れや遅延を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は素早く状況を把握し、迅速な意思決定や次のアクションに移ることが可能になり、ビジネスのスピードを加速させるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：CCやBCCを含めた複数宛先に送信できますか？
A：メール内容の設定の際に、CCやBCCを設定できます。
運用内容にあわせてお好みでこちらもカスタマイズしてください。
Q：連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
それでも解決しない場合は、下記よりお問い合わせください。
Q：設定に必要な「一意の値が入った列」とは何ですか？
A：既存行の更新や特定行への書き込みを行う場合、行を一意に特定できる値（例：ID列や日付）が必要になります。
YoomではGoogle スプレッドシートとの連携を通じて、行の追加・更新・削除、特定列の参照や条件付き更新などが柔軟に行えます。
詳細はGoogle スプレッドシートと連携すると出来ることをご覧ください。
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