Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として宛先や件名、本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として宛先や件名、本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Google スプレッドシートに新しい問い合わせリストが追加されるたびに、手動で担当者へメール通知を送るのが面倒…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力に伴う手作業での通知業務に、手間やリスクを感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートに新しい行が追加された際に、担当者へ自動でメールを送信できる仕組み があればいいのにと思いますよね。
こうした仕組みがあれば、日々の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できる ので、ぜひこの機会に導入して、日々の通知業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートに新しい行が追加された際に自動でメールを送信する自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として宛先や件名、本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに新しい行が追加されたらメールを送信するフローを作ってみよう
それではここからGoogle スプレッドシートに新しい行が追加された際に自動でメールを送信する方法を解説します。Google スプレッドシートに行が追加された際に、その内容をGmailで自動送信するフローを解説 していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google スプレッドシートのトリガー設定とGmailの設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として宛先や件名、本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Google スプレッドシートのマイアプリ連携
2.Gmailのマイアプリ連携
以上で今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として宛先や件名、本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意の起動間隔を選んでください。
トリガーの起動は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
トリガーで使用するGoogle スプレッドシートを用意します。今回は以下のようなシートを作成しました。
マイアプリ登録が行えていればスプレッドシートIDの候補が表示されますので、候補より当該のスプレッドシートを選択してください。
シートIDも候補より選択してください。
「テーブルの範囲（始まり）」、「テーブルの範囲（終わり）」は、シートの値が入っている範囲を選択してください。ユニークキーとなる列（メールアドレスなど他のデータと被ることがないオリジナルの値） を指定します。今回の場合はD列のメールアドレスとしました。
上記の設定をしたら連携テストを行います。テストが成功し、取得した値が表示され、Google スプレッドシートのデータが確認できれば成功です。
※取得した値とは？ 取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。こちら
ここまで終わったら、画面一番下の「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ4：Gmailでメール送信を行う
次にGmailでメール送信を行っていきます。「メールを送る」をクリックしてください。
連携アカウントを確認していきます。
アカウント情報は、Gmailと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
メール送信に関わる情報を細かく設定していきます。今回のフローはGoogle スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されたら、関係者へメールを送るというフローです。 CC、BCC、差出人の名前なども適宜入力しましょう。
件名、本文は例に倣って今回以下のように入力しました。取得した値も使えますので、わかりやすいように記載してください。
※取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
件名：Google スプレッドシートに行が追加されました
本文：Google スプレッドシートに行が追加されました
入力し終わったら「次へ」で進みます。
送信プレビューのページが表示されます。内容に問題がなければ「テスト」ボタンを押してください。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
メールを配信したメーラーも見に行ってみましょう。作成したメールが届いていれば成功です。
ここまで終わったらYoom設定画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
Google スプレッドシートのAPIを使ったその他の自動化例 Google スプレッドシートのAPIを活用することで、データ整理やレポート作成、通知連携などの業務をスムーズに効率化できます。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Gmailに届くお問い合わせや資料請求などの重要なメールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール内容の抽出・要約からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとGoogle スプレッドシートで問い合わせやリード情報を手動で管理している方 メールからのデータ転記作業をなくし、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方 手作業による情報入力のミスを防止し、データ管理の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailへのメール受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文から「テキストからデータを抽出する」アクションで必要な情報を抽出します。 さらに、オペレーションでAI機能を設定し、「要約する」アクションで抽出したテキストなどを指定の条件で要約します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出・要約したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルや、メールをチェックする間隔を任意で指定してください。 OCR機能では、メール本文のどのテキストから、どのような項目（例：会社名、氏名など）を抽出するかを自由に設定できます。 AI機能では、要約対象のテキストや文字数を指定できるほか、「箇条書きで」といった要約の条件や言語も設定することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み先のシートやタブ、テーブル範囲を指定し、どの列にどのデータを追加するかを設定します。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方 DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。 OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。 OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。 DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。 Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。 ■注意事項
DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートで特定の行が追加されたらAIで要約する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに議事録や顧客からのフィードバックなどを蓄積しているものの、その内容を都度確認し、要約を作成する作業に時間を要していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで議事録やアンケート結果などを管理し、手作業で要約している方 Google スプレッドシートに蓄積されたテキストデータの活用方法を模索しているチームリーダーの方 AIを活用して、Google スプレッドシート上の定型業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されるとAIが自動で要約・更新するため、これまで手作業での要約作成に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのコピー＆ペーストや要約内容の転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の列にテキストが入力された場合のみ後続の処理が実行されるようにします。 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、追加された行のテキストを要約します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、AIが生成した要約を追加された行の特定のセルに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートでレコードを更新する際、AIの要約結果をどの列に書き込むか、またどの行を更新対象とするかを任意で設定できます。 AIによる要約結果だけでなく、トリガーで取得した他の情報などを組み合わせて、特定のセルを更新するようカスタムすることも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、BASEで商品を検索し商品情報を同期する
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■概要
Google スプレッドシートで管理している商品情報を、ECサイトのBASEに手作業で反映させる業務に手間を感じていませんか？単純な転記作業であっても、件数が多くなると時間がかかり、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、BASEの商品情報を自動で検索し、内容を同期させることが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとBASEで商品管理を行っているEC担当者の方 手作業での情報同期によるタイムラグや、非効率な業務フローに課題を感じている方 商品情報の更新ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートの更新だけでBASEの商品情報が自動で同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとBASEをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBASEの「商品を検索」アクションを設定し、更新された行の情報をもとに商品を特定します。 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報を更新」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとに商品データを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意で設定してください。 BASEで商品を検索するアクションでは、検索キーとなる値を、前のステップで取得したスプレッドシートの列情報から任意に設定できます。 BASEの商品情報を更新するアクションでは、更新したい項目に対して、固定値や前のステップで取得した情報を変数として自由にマッピング可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Slackで通知し指定のセルにメモ追加する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートでタスクや進捗を管理しているものの、更新情報を見逃してしまったり、対応状況の確認に手間がかかったりしていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとSlackを連携させ、手動での通知作業をなくしたい方 通知の仕組みを、コーディングの知識なしで手軽に構築したい方 チームのタスク進捗を共有し、対応漏れや確認作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの更新を自動で検知し通知するため、これまで確認や連絡に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。 手作業による通知漏れやメモの記入忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの対応状況をより正確に管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで通知内容を設定します。 最後に、もう一度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「指定のセルにメモを追加する」アクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートID、シートIDを設定してください。 Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知先として任意のチャンネルIDを設定することが可能です。
■注意事項
Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項はこちら を参照してください。
Google スプレッドシートのリストからChatGPTで案内メールを自動生成し、メール送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつメールを作成して送信する作業は、時間がかかる上に単純作業で負担に感じていないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでリストを管理し、案内メールの送信を手作業で行っている方 ChatGPTを活用し、パーソナライズされたメール文面の作成を効率化したいと考えている方 イベントの案内や顧客フォローなど、メール送信業務の工数を削減したいマーケティング担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへのデータ追加からメール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるメールの宛先間違いや、内容のコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、追加された行の情報を基にメールの本文を作成するよう指示します。 最後に、オペレーションでメール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文に設定してメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいGoogle スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。 ChatGPTのテキスト生成アクションでは、プロンプトとなるメッセージ内容や、生成される文章の多様性を決めるtemperature、最大トークン数を任意で設定します。 メール送信機能のアクションでは、宛先や件名、本文にChatGPTが生成したテキストをどのように反映させるかなどを任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
展示会や商談で交換した名刺を、一枚ずつ手作業でデータ化していませんか？顧客リストへの転記やお礼メールの送信は時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った名刺画像をOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートへの記録とGmailでのお礼メール送信までを一貫して自動化し、こうした名刺管理にまつわる業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った名刺情報を手入力で管理している営業・マーケティング担当の方 名刺交換後のお礼メールの送信忘れや遅延を防ぎ、迅速なフォローアップを実現したい方 展示会などで獲得した多くのリード情報を、効率的にデータ化し活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の読み取りからリストへの追加、お礼メールの送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による入力間違いや、お礼メールの宛先ミス・送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに追加します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、抽出したメールアドレス宛にお礼のメールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、名刺情報を受け付ける対象のフォームを任意で指定してください。 OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を自由にカスタマイズすることが可能です。 Google スプレッドシートに追加する際、どの列にOCRで取得したどの情報を記録するかを自由にマッピングでき、固定値も設定できます。 Gmailで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文内にはOCRで取得した会社名や氏名を変数として差し込めます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
イベントなどで受け取った名刺の情報を手作業で入力し、その後お礼メールを送る作業は時間がかかり、対応が遅れがちになることはありませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRが情報を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに転記し、Outlookからお礼メールまでを自動で送信できます。
■このテンプレートをおすすめする方
展示会などで獲得した名刺のデータ化と、その後のフォローメール送信に手間を感じている方 GoogleフォームやOutlookを活用しており、手作業での連携に非効率を感じている方 名刺情報の管理プロセスを自動化し、見込み顧客への迅速なアプローチを実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の入力からリスト化、お礼メールの送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を顧客対応などのコア業務に充てることができます。 手作業によるデータの転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、名刺情報をもとに作成したお礼メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogleフォームは、Yoomと連携しているアカウント内の任意のフォームを指定できます。 OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意でカスタマイズすることが可能です。 Google スプレッドシートに追加する情報は、OCRで読み取ったどの情報をどの列に割り当てるか、柔軟に設定できます。 Outlookで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCRで取得した相手の会社名や氏名などを変数として差し込むことも可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信する
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■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースにあらゆる情報を一元登録を行うことで情報が可視化され、視覚的に把握することのできるツールです。
このフローを活用することで、見積書の雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成したデータをメールで送付することができるため、手作業を大幅に削減できます。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Zoho Mailで受信する重要なお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ確認してGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？このような定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho Mailで受信した特定メールの内容を、手動でGoogle スプレッドシートへ転記している方 メールからのデータ転記作業における入力ミスや漏れを防ぎ、業務品質を高めたい方 日々の定型業務を自動化し、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoho Mailでメールを受信するだけで自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoho MailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します。 次に、Zoho Mailの「メール内容の取得」アクションを設定し、トリガーで検知したメールから本文などの情報を取得します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したメール情報を指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoho Mailのトリガー設定で、検知対象とするメールのキーワード（「問い合わせ」「注文」など）を任意で指定してください。 Google スプレッドシートに追加する情報は、Zoho Mailから取得したメールの件名や本文、送信元アドレスなど、必要なデータを選択して自由に設定できます。 ■注意事項
Zoho MailとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにしたメール送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた関係者への通知連絡の手間を削減し、送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、素早い情報共有が実現し、担当者は素早く対応を開始できるため、業務全体のスピード向上が可能です。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。ぜひ こちら から無料登録 して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：「一意の値が入った列」がない場合はどうしますか？
A：メールアドレスなどの一意の値の列がない場合は、列を追加しナンバリングを行うことをおすすめします。
Q：行が「追加」された時だけでなく「更新」された時も自動化できますか？
A：はい、可能です。
Q：メール送信が失敗したらどうなりますか？
A：連携（メール送信）が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。Yoomお問い合わせ窓口
