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「Google スプレッドシートに新しい問い合わせリストが追加されるたびに、手動で担当者へメール通知を送るのが面倒…」
「行が増えるたびに内容を確認してメールを作成する作業は時間がかかるし、送信漏れや宛先間違いが心配…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力に伴う手作業での通知業務に、手間やリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに新しい行が追加された際に、担当者へ自動でメールを送信できる仕組み</span>があればいいのにと思いますよね。
こうした仕組みがあれば、日々の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の通知業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに新しい行が追加された際に自動でメールを送信する自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからGoogle スプレッドシートに新しい行が追加された際に自動でメールを送信する方法を解説します。
今回はより具体的な例として、Google スプレッドシートに行が追加された際に、その内容をGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
以上で今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「行が追加されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意の起動間隔を選んでください。
トリガーの起動は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
トリガーで使用するGoogle スプレッドシートを用意します。今回は以下のようなシートを作成しました。
マイアプリ登録が行えていればスプレッドシートIDの候補が表示されますので、候補より当該のスプレッドシートを選択してください。
シートIDも候補より選択してください。
「テーブルの範囲（始まり）」、「テーブルの範囲（終わり）」は、シートの値が入っている範囲を選択してください。
「一意の値が入った列」は注釈の通り、ユニークキーとなる列（メールアドレスなど他のデータと被ることがないオリジナルの値）を指定します。今回の場合はD列のメールアドレスとしました。
上記の設定をしたら連携テストを行います。テストが成功し、取得した値が表示され、Google スプレッドシートのデータが確認できれば成功です。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら、画面一番下の「完了」ボタンをクリックしてください。
次にGmailでメール送信を行っていきます。「メールを送る」をクリックしてください。
連携アカウントを確認していきます。
アカウント情報は、Gmailと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アプリはデフォルト設定のままでOKです。
メール送信に関わる情報を細かく設定していきます。
今回のフローはGoogle スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されたら、関係者へメールを送るというフローです。
そのためToには、「Google スプレッドシートが更新されたら通知したい方」のメールアドレスを入力してください。CC、BCC、差出人の名前なども適宜入力しましょう。
件名、本文は例に倣って今回以下のように入力しました。
取得した値も使えますので、わかりやすいように記載してください。
※取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
入力し終わったら「次へ」で進みます。
送信プレビューのページが表示されます。内容に問題がなければ「テスト」ボタンを押してください。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
メールを配信したメーラーも見に行ってみましょう。作成したメールが届いていれば成功です。
ここまで終わったらYoom設定画面一番下の「完了」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、データ整理やレポート作成、通知連携などの業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにしたメール送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた関係者への通知連絡の手間を削減し、送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、素早い情報共有が実現し、担当者は素早く対応を開始できるため、業務全体のスピード向上が可能です。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：「一意の値が入った列」がない場合はどうしますか？
A：メールアドレスなどの一意の値の列がない場合は、列を追加しナンバリングを行うことをおすすめします。
Q：行が「追加」された時だけでなく「更新」された時も自動化できますか？
A：はい、可能です。
トリガーの部分で「行が更新されたら」に変更することで更新された場合も自動化できますので、お試しください。
Q：メール送信が失敗したらどうなりますか？
A：連携（メール送信）が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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