Google スプレッドシートとAirtableを連携して、行更新で情報管理を効率化する方法

Google スプレッドシートとAirtableを使って情報管理を行っている方、複数のツールを同時に更新する手間や、情報更新が遅れてしまうことに困ったことはありませんか？
営業チームやマーケティングチームでは、Google スプレッドシートで管理しているデータをAirtableに反映させる作業に時間がかかり、重要なデータが正確に同期されていないと、業務の効率が低下してしまうかもしれません。

そんな悩みを解決するのが、Yoomを使ったGoogle スプレッドシートとAirtableの連携です。
この自動化により、Google スプレッドシートで行った変更がAirtableに即座に反映され、手動でデータを入力する手間が省け、両方のツールで常に一致した情報を管理できます。

これにより、データの重複や誤入力を減らし、作業効率を大幅に改善できるため、業務にかかる時間やコストを削減できるでしょう。

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとAirtableを使ってデータ管理をしているが、手動でのデータ入力に時間がかかっている方
営業チームやマーケティングチームでGoogle スプレッドシートとAirtableを使い、データ更新の手間を省きたいと考えている方
チーム間でデータの共有を行う必要があり、手動更新の遅延を解消したいと考えている方
プロジェクト管理でGoogle スプレッドシートとAirtableを利用しており、情報の同期や更新ミスを減らしたい方
顧客データや進捗状況の管理にGoogle スプレッドシートとAirtableを利用し、ミスを減らし業務の効率化を図りたい方

Google スプレッドシートとAirtableの連携メリットと具体例

メリット1: 手作業による更新の手間を省く

Google スプレッドシートとAirtableを連携させることで、手動でデータを更新する必要がなくなります。たとえば、営業チームが顧客情報をGoogle スプレッドシートに更新した際、そのデータはAirtableにも自動的に反映されます。
この自動化により、スプレッドシートとAirtableの両方でデータを重複して更新する手間が省け、業務時間を大幅に削減できます。
手動作業を省くことで、従業員は他の重要な業務に集中でき、全体の生産性の向上が期待できるでしょう。

また、情報の更新がスムーズになるため、迅速な意思決定が可能となり、営業活動やプロジェクト管理などの素早い進行も期待できます。
データの一貫性が確保されるため、業務の効率の向上が図れるでしょう。

メリット2: ヒューマンエラーを減らす

Google スプレッドシートとAirtableを連携する最大のメリットの一つは、ヒューマンエラーのリスクを大幅に減らせる点です。
手動でデータを更新する際には、どうしてもタイプミスや入力漏れ、データの重複が発生する可能性がありますが、自動化された連携を利用することで、そのリスクを最小限に抑えることができます。

例えば、営業チームが顧客情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、誤ったデータが入力されると、それがプロジェクトや営業戦略に影響を与える可能性があります。しかし、AirtableとGoogle スプレッドシートが連携していれば、情報は一貫して正確に管理され、どちらのツールにも同じ情報が反映されます。
これにより、更新漏れや重複のリスクがなくなり、最終的な意思決定の信頼性が高まるでしょう。
また、従業員が手作業で更新作業を行う必要がなくなり、モチベーションの低下や作業負担の軽減も期待できます。
ヒューマンエラーのリスクが減少することで、業務が安定し、チーム全体のパフォーマンス向上も図れるでしょう。

メリット3: スピーディーな情報共有を実現

Google スプレッドシートとAirtableを連携することで、情報更新が迅速に反映され、チーム全体でスムーズに情報を共有することが可能になります。
例えば、マーケティングチームがキャンペーンデータをGoogle スプレッドシートで集計・更新し、そのデータがAirtableに自動的に反映されることで、営業チームや経営層が素早くその情報を把握できます。

このように、手作業によるデータ入力を省くことで、情報更新のタイムラグが減り、スムーズな情報共有が実現します。
さらに、手動更新では一度作業が完了するまで他のメンバーが新しい情報にアクセスできない場合がありますが、自動化によって作業が終わった時点で全員が最新の情報を確認できるため、意思決定が迅速になるでしょう。
この連携により、情報共有のフローが改善され、全員が常に最新のデータに基づいて行動できるため、業務の効率性向上が期待できます。

Google スプレッドシートとAirtableの連携フローの作り方

ここからは、実際にYoomでGoogle スプレッドシートとAirtableを使用したフローの設定を行います。
今回のフローは「Google スプレッドシートで行が更新されたらAirtableのレコード情報も更新する」です。

設定のおおまかな流れは以下の通りです。

YoomとGoogle スプレッドシートとAirtableをマイアプリ連携する
テンプレートをコピーする
フローの詳細設定
トリガーをONにする

プログラミングの知識がなくても、最後まで設定ができるので一緒に進めていきましょう。
まずは、設定の準備から始めます。

[Yoomとは]

ステップ1：Google スプレッドシートとAirtableをマイアプリ連携

まずは、Yoomと今回使用するアプリを連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが開いたら、それぞれのアプリを検索してください。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

Google スプレッドシートを検索したら、Google アカウントでログインをしてください。

アカウント連携すると、Google アカウントの選択画面に映るので連携したいアカウントを選択してください。

「Yoomにログイン」の画面が出てきたら「次へ」をクリックして、「YoomがGoogleアカウントへのアクセスを…」を続行してください。

これでYoomとGoogle スプレッドシートの連携は完了です。
初めてYoomとGoogleアカウントを連携する方は、権限を付与することを忘れないでください。

Airtable(OAuth)のマイアプリ連携

Airtableを検索したら、連携するbaseを選択して「Grant access」をクリックしてください。
これだけマイアプリ連携ができます。

マイアプリ連携が完了すると、一覧に表示されます。

これで準備は完了です。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーし、設定を始めましょう。

ステップ2：Google スプレッドシートでアプリトリガー設定

最初の設定は「行が追加されたら」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。

必要に応じてタイトルを修正し、アカウント情報を確認したら次に進んでください。
Googleアカウントを複数連携している場合は、今回連携したものと違うものが設定されている場合があるので、気を付けてください。

次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は、5分から60分までの間で選択できます。
トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

スプレッドシートIDとシートIDは候補から選択できます。

テーブルの範囲指定と「一意の値が入った列」「更新を検知したい列」をそれぞれ設定します。

一意の値が入った列：ほかの行とかぶらない値が入った列(通し番号・メールアドレス・電話番号など)
更新を検知したい列：フローを動かすための列

今回使用するシートは以下のものなので、併せて確認してください。

A列が一意の値が入った列(通し番号)で、F列の更新でフローが起動するように設定されています。

設定ができたら、指定した列を更新してから「テスト」をクリックしてください。(予定日を22日から27日に変更しました。)
テストが成功すると、アウトプットが取得できます。

上記画像のように、更新された情報がアウトプットとして取得できました。

ここまで確認したら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。

ステップ3：Airtableでレコードを作成する設定

続いて「レコードを作成」です。
1ページ目はGoogle スプレッドシートと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。

次のページでは、Airtableに反映させる情報を設定します。

ベースIDとテーブルIDはURLから取得できます。

Airtableのフィールド情報と、入力したい内容をアウトプットから選択して設定しましょう。
すべて設定ができたら「テスト」をクリックし、指定したテーブルにGoogle スプレッドシートの情報が反映されるか確認しましょう。

テストが成功すると、アウトプットとしてレコードIDが取得できます。

そこまで確認出来たら「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでGoogle スプレッドシートの更新で、Airtableの情報も更新されるようになりました。

今回設定したフローは以下のものです。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

Sansanの名刺情報をGoogle スプレッドシートに自動登録・更新

Sansanで管理されている名刺情報がGoogle スプレッドシートに自動的に登録され、さらに更新も反映される仕組みです。これにより、手動での入力作業が減り、常に最新の名刺情報を一元管理できます。情報更新の漏れを防ぎ、業務の効率化が期待できるため、営業活動や連絡先管理にかかる手間が大幅に軽減されます。

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kintoneからGoogle スプレッドシート経由で見積書を発行し、Gmailで送信

kintoneに登録されたデータをGoogle スプレッドシートを使って簡単に見積書としてまとめ、Gmailで即座に送信できる自動化が実現します。これにより、手動での見積書作成を削減され、業務の効率化が期待できます。Google スプレッドシートを活用することで、データの整合性が保たれ、スピーディーかつ正確な見積書の作成と送信が可能になります。

まとめ

Google スプレッドシートとAirtableの手動更新にかかる手間を減らし、仕事の効率を上げるために、Yoomをぜひ活用してみてください。プログラミングの知識がなくても、簡単に自動化が設定でき、データ更新をスムーズに行うことができます。これにより、時間や労力を節約でき、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。

Yoomに無料登録して連携を活用すれば、手間のかかる作業を自動化できるので、今日から仕事をもっと効率的に進めましょう！

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