Google スプレッドシートで行が更新されたらAirtableにレコード情報を更新する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとAirtableの連携フローの作り方

ここからは、実際にYoomでGoogle スプレッドシートとAirtableを使用したフローの設定を行います。
今回のフローは「Google スプレッドシートで行が更新されたらAirtableのレコード情報も更新する」です。

設定のおおまかな流れは以下の通りです。

• YoomとGoogle スプレッドシートとAirtableをマイアプリ連携する
• テンプレートをコピーする
• フローの詳細設定
• トリガーをONにする

プログラミングの知識がなくても、最後まで設定ができるので一緒に進めていきましょう。
まずは、設定の準備から始めます。

ステップ1：Google スプレッドシートとAirtableをマイアプリ連携

まずは、Yoomと今回使用するアプリを連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが開いたら、それぞれのアプリを検索してください。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

Google スプレッドシートを検索したら、Google アカウントでログインします。

アカウント連携すると、Google アカウントの選択画面に映るので連携したいアカウントを選択しましょう。

「Yoomにログイン」の画面が出てきたら「次へ」をクリックして、「YoomがGoogleアカウントへのアクセスを…」を続行してください。

これでYoomとGoogle スプレッドシートの連携は完了です。
初めてYoomとGoogleアカウントを連携する方は、権限を付与することを忘れないでください。

Airtable(OAuth)のマイアプリ連携

Airtableを検索したら、連携するbaseを選択して「Grant access」をクリックしてください。
これだけマイアプリ連携ができます。

マイアプリ連携が完了すると、一覧に表示されます。

これで準備は完了です。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーし、設定を始めましょう。

ステップ2：Google スプレッドシートでアプリトリガー設定

最初の設定は「行が追加されたら」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。

必要に応じてタイトルを修正し、アカウント情報を確認したら次に進んでください。
Googleアカウントを複数連携している場合は、今回連携したものと違うものが設定されている場合があるので、気を付けてください。

次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は、5分から60分までの間で選択できます。
トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

スプレッドシートIDとシートIDは候補から選択できます。

テーブルの範囲指定と「一意の値が入った列」「更新を検知したい列」をそれぞれ設定します。

• 一意の値が入った列：ほかの行とかぶらない値が入った列(通し番号・メールアドレス・電話番号など)
• 更新を検知したい列：フローを動かすための列

今回使用するシートは以下のものなので、併せて確認してください。

A列が一意の値が入った列(通し番号)で、F列の更新でフローが起動するように設定されています。

設定ができたら、指定した列を更新してから「テスト」をクリックしてください。(予定日を22日から27日に変更しました。)
テストが成功すると、アウトプットが取得できます。

上記画像のように、更新された情報がアウトプットとして取得できました。

ここまで確認したら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。

ステップ3：Airtableでレコードを作成する設定

続いて「レコードを作成」です。
1ページ目はGoogle スプレッドシートと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。

次のページでは、Airtableに反映させる情報を設定します。

ベースIDとテーブルIDはURLから取得できます。

Airtableのフィールド情報と、入力したい内容をアウトプットから選択して設定しましょう。
すべて設定ができたら「テスト」をクリックし、指定したテーブルにGoogle スプレッドシートの情報が反映されるか確認しましょう。

テストが成功すると、アウトプットとしてレコードIDが取得できます。

そこまで確認出来たら「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでGoogle スプレッドシートの更新で、Airtableの情報も更新されるようになりました。

今回設定したフローは以下のものです。

Google スプレッドシートやAirtableを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやAirtableのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとAirtableのその他の自動化例

‍Airtable でレコードが登録・更新されたらGoogle スプレッドシートへ反映するフローボットもあります。
自動化フローにより、情報の一貫性を保ち、ヒューマンエラーを防止できるようになるはずです。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

課題や案件が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する

Google スプレッドシートへの情報追加を自動化することで、共有資料の作成の手間が省かれ、業務の効率化を図ることができます。

Google スプレッドシートで行が更新されたら通知する

自動的に通知を出すことで更新情報を迅速に把握できるため、情報の透明性を担保しながら作業を進められるでしょう。

Google スプレッドシートで行が追加されたらフォルダを作成する

手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名のタイプミスや作成忘れといった人的ミスを防止できるようになるかもしれません。

Airtableを活用した自動化例

Airtableでレコードが登録されたらコンタクトやチケットを作成する

データが自動反映されるため、転記作業の時間を短縮し、入力ミスを防ぐことが可能です。

Airtableに情報が登録されたら通知する

手動による共有作業を削減できるため、他のタスクに集中できる時間を増やせるかもしれません。

Google スプレッドシートとAirtableを連携するメリット

メリット1: 手作業による更新の手間を省く

Google スプレッドシートとAirtableを連携させることで、手動でデータを更新する必要がなくなると予想されます。
例えば、営業チームが顧客情報をGoogle スプレッドシートに更新した際、そのデータはAirtableにも自動的に反映されるので、両方のツールでデータを重複して更新する手間が省け、その分の業務時間が削減されるかもしれません。
手動作業を省くことで、他の業務に集中する時間を増やせるでしょう。

また、情報の更新がスムーズになるため、迅速な意思決定が可能となり、営業活動やプロジェクト管理などの素早い進行も期待できます。
<span class="mark-yellow">データの一貫性が確保されるため、業務の効率の向上が図れそうです。</span>

メリット2: ヒューマンエラーを減らす

Google スプレッドシートとAirtableを連携する最大のメリットの一つは、ヒューマンエラーのリスクを大幅に減らせる点です。
手動でデータを更新する際には、どうしてもタイプミスや入力漏れ、データの重複が発生する可能性があります。
自動化された連携を利用することで、そのリスクを最小限に抑えることができるようになるはずです。

例えば、営業チームが顧客情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、誤ったデータが入力されると、それがプロジェクトや営業戦略に影響を与える可能性があります。しかし、AirtableとGoogle スプレッドシートが連携していれば、情報は一貫して正確に管理され、どちらのツールにも同じ情報が反映されます。
<span class="mark-yellow">これにより、更新漏れや重複のリスクがなくなり、最終的な意思決定の信頼性が高まりそうです。</span>
また、従業員が手作業で更新作業を行う必要がなくなり、モチベーションの低下や作業負担の軽減も期待できます。
ヒューマンエラーのリスクが減少することで、業務が安定し、チーム全体のパフォーマンス向上も図れるでしょう。

メリット3: スピーディーな情報共有を実現

Google スプレッドシートとAirtableを連携することで、情報更新が迅速に反映され、チーム全体でスムーズに情報を共有することが可能になります。
例えば、マーケティングチームがキャンペーンデータをGoogle スプレッドシートで集計・更新し、そのデータがAirtableに自動的に反映されることで、営業チームや経営層が素早くその情報を把握できるようになるでしょう。

このように、手作業によるデータ入力を省くことで、情報更新のタイムラグが減り、スムーズな情報共有が実現します。
さらに、手動更新では一度作業が完了するまで他のメンバーが新しい情報にアクセスできない場合がありますが、自動化によって作業が終わった時点で全員が最新の情報を確認できるため、意思決定が迅速になるでしょう。
<span class="mark-yellow">この連携により、情報共有のフローが改善され、全員が常に最新のデータに基づいて行動できるため、業務の効率性向上が期待できそうですね。</span>

まとめ

Google スプレッドシートとAirtableの手動更新にかかる手間を減らし、仕事の効率を上げるために、Yoomをぜひ活用してみてください。
プログラミングの知識がなくても、簡単に自動化が設定でき、データ更新をスムーズに行うことができます。
これにより、時間や労力を節約でき、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。

Yoomに無料登録して連携を活用すれば、手間のかかる作業を自動化できるので、今日から仕事をもっと効率的に進めましょう！