Google スプレッドシートに追加された人物情報をApolloで取得しGoogle スプレッドシートに自動追加する方法

ステップ1:Google スプレッドシートとApolloをマイアプリ登録

Google スプレッドシートとApolloをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が簡単に進められます。

まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、検索欄からGoogle スプレッドシートを探すか、一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートにログインします。

続いて、Apolloのマイアプリ登録を行いましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定します。

こちらの画面に移動し、「APIキー」→「新しいキーを作成」の順でクリックしてAPIキーを作成しましょう。
作成できたら、Yoom画面に戻って「アクセストークン」を設定してください。

Google スプレッドシートとApolloがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初に、Google スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定とその後に続くApolloのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

以下の設定方法を確認しましょう。

Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用に人物情報を設定します。

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。

続いて、「スプレッドシートID」を候補から設定しましょう。
枠内をクリックし、候補から該当するスプレッドシートIDを選択しましょう。

次に、「シートID」も先ほどと同じように、候補から選択します。

スクロールし、以下の設定を行ってください。

• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はG
  ※項目の最終列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列を指定しましょう。
  値が重複した場合は、正しく動かない可能性があるので注意してください。
  今回は会社のドメインの列のAを指定しましたが、どの列を指定するかは任意です。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、Apolloの設定を行うため、「人物情報を検索」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→変更可能
• 「Apolloと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「アクション」→人物情報を検索
  

以下の注意事項を確認してください。

以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
「行が追加されたら」のアウトプットを活用して設定してください。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
アウトプットには、先ほどGoogle スプレッドシートで設定した項目が表示されます。
他の項目も同様に設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、Apolloで取得した「名前の一覧」と「役職の一覧」をGoogle スプレッドシートに更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

次に、「データベースの連携」を設定してください。

• 「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択するか、説明の通りに設定
• 「テーブル範囲」→任意で設定
  

以下の設定方法を確認しましょう。

次に、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
こちらでは、トリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
今回は以下のように設定しました。

スクロールし、「更新後のレコードの値」を設定してください。
Apolloから取得した「名前の一覧」、「役職の一覧」を更新するので、Apolloのアウトプットを使用して以下のように設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとApolloの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGoogle スプレッドシートやApolloを使った自動化の例

他にもGoogle スプレッドシートやApolloを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに自動追加するフローです。
手動でコンタクト情報を転記する必要がなくなり、作業負担を軽減できます。
コンタクト情報を一元管理したい方におすすめです。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、自動的にGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
‍手作業でのフォルダ作成が不要になり、業務の効率化が期待できます。
フォルダ名を誤って作成するリスクを防ぐことができます。

3.Google Chatで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに自動追加するフローです。
Google Chatで進捗報告をしていて、Google スプレッドシートで管理している方におすすめです。
チャット内容を手作業でGoogle スプレッドシートに追加する手間が省けます。

まとめ

Google スプレッドシートとApolloの連携により、ヒューマンエラーを防ぎつつ、正確にデータを取得できます。
これにより、正確な人物情報を取得し、Google スプレッドシートに記録することが可能です。
この自動化は、営業やマーケティングチームにとって大きな効果をもたらすでしょう。
さらに、Google スプレッドシートに検索結果を記録できるため、情報共有も容易になります。

Yoomの自動化を活用して、人物情報の検索と記録をスムーズに行いましょう。