Google スプレッドシートが更新されたらAsanaのタスクも更新する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとAsanaの連携フローの作り方

今回使用するのは「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新する」というテンプレートです！

連携の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Google スプレッドシートとAsanaをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後に続くAsanaのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとAsanaの連携動作を確認

ステップ1：Google スプレッドシートとAsanaをマイアプリ連携

まず最初に使用するアプリの連携を行いましょう。
フローの設定よりも前にマイアプリ連携を済ませておくと、スムーズにトリガーやアクションの設定ができます。

ではGoogle スプレッドシートの連携から始めましょう！
はじめに、Yoomの外面左側にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
選択後「Sign in with Google」をクリックし、使用するGoogleアカウントを選択します。

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アカウントを選択したらYoomにログインし、アカウントへのアクセスを続行します。

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これでGoogle スプレッドシートの連携は完了です。

続いてAsanaのマイアプリ連携を行います。
先ほど同様に検索窓にAsanaと入力し、表示された候補から「Asana」を選択します。
AsanaはAsanaにログインしている場合、新規接続を押すとログインしているAsanaのアカウントと自動連携します。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとAsanaが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Google スプレッドシートで行が更新されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

クリックすると以下のような画像が出てくるので、「OK」を押してください。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にGoogle スプレッドシートの設定を行うため、「行が更新されたら」をクリックしましょう。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

・「タイトル」→必要に応じて変更可能

・「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

・「トリガーアクション」→行が更新されたら

使用するGoogle スプレッドシートの設定も行いましょう。
今回は以下のように項目を設定しました。
この時にAsana側のタスクIDが登録されていることが重要です！

Yoomに戻って設定をしていきます。
以下の設定方法を読んで下へスクロールしていきます。

起動するためのGoogle スプレッドシートの設定です。

・トリガーの起動時間：設定してください。
・スプレッドレッドシートID：候補から先ほど設定したGoogle スプレッドシートを選択してください。
・シートID：候補から先ほど設定したGoogle スプレッドシートを選択してください。
※「スプレッドレッドシートID」と「シートID」は注意書きのようにURLから設定もできます。
・テーブルの範囲（始まり）：今回はAと設定
・テーブルの範囲（終わり）：今回はGと設定
・一意の値が入った列：他の列と被ることのない値の入った列を設定してください。
※あらかじめ「ユニークキー」をGoogle スプレッドシートに設定するとわかりやすいです。
・更新を検知したい列：今回はタスクの「期限」を設定

全ての設定が完了したらテストを実行して保存をして、トリガーの設定は完了です！

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ステップ3：Asanaでタスクを更新するアクションを設定

続いては「タスクを更新する」というAsanaのアクションの設定をしていきましょう。
アクションをクリックすると以下のような画面が表示されるので、設定を確認してくださいね。

・「タイトル」→必要に応じて変更可能
・「Asanaと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
・「トリガーアクション」→タスクが更新されたら

画面を進めると詳細の設定画面になります。

スクロールして、まずは「更新対象のタスクID」を設定します。
Google スプレッドシートの行にあらかじめ追加せしていた「タスク ID」のアウトプットを入力してください。

※アウトプットについてはこちらをご覧ください。

次に更新したい内容の設定です。
今回トリガーで更新を感知しているのは「期日」なので、以下のように期日の項目欄に取得したアウトプットを追加します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4：アクションを設定

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動するのか、確認してみましょう。

設定お疲れ様でした！！

Google スプレッドシートやAsanaを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやAsanaのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとAsanaのその他の自動化例

Google スプレッドシートを定期チェックし、特定条件の行からAsanaでタスクを作成することができます。
また、指定のスケジュールになったら、Asanaでタスクを取得しGoogle スプレッドシートに追加することも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が更新されたら登録情報を削除する

Google スプレッドシートで行が更新後に登録していた情報を削除できるため、古い情報の残存を防止できるようになるでしょう。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、コンテンツを作成する

コンテンツが自動作成されるため、入力業務の時間が節約され、効率的にデータを管理できるはずです。

Google スプレッドシートでステータスが更新されたらメールを送信する

宛先やメールの文面を手入力する必要がなくなるため、転記ミスや送信漏れなどのリスクが低減するかもしれません。

Asanaを活用した自動化例

Asanaにタスクが追加されたら課題やタスクを追加する

情報の自動反映によって手動作業を減らせるため、業務プロセスをスムーズに進められるでしょう。

Asanaでタスクが登録されたら通知する

タスクの登録状況が自動で通知されるため、情報共有のスピード向上が期待できます。

Google スプレッドシートとAsanaを連携するメリット

メリット1: 手作業が軽減されることによる効率化

Google スプレッドシートとAsanaを連携することで、情報の手入力が不要になり、業務効率の向上が期待できます。
例えば、情報が更新されるごとにどちらのツールにも情報共有がスムーズに行われ、手入力の完了を待つことがなくなり時間のロスを防ぎます。
手入力による作業負担が軽減されることで、タスク解決そのものに関する業務に集中できるようになるでしょう。

メリット2: 素早い情報共有

Google スプレッドシートでデータが更新されるたびに、Asana側のタスクにも自動で反映されるため、情報の整合性が保たれると予想されます。
例えば、Google スプレッドシートとAsanaの両方を情報管理に使用しているけれど主にプロジェクト進行の管理はAsanaで行っている場合。
Google スプレッドシートで更新された情報が素早く正確にAsanaのタスクにも反映されるので、チームメンバーはAsanaを確認するだけで正しい情報を取得することが可能になるでしょう。

メリット3: エラーの防止

アプリの連携によって、手作業による入力や転記に伴うヒューマンエラーを防止できる可能性があります。
例えば、情報の入力作業を手作業で行なっている場合、手入力によるミスが発生して修正作業などに時間を取られることはありませんか？
このような修正にかかっていた時間を、フローボットを使用することで削減できるかもしれません。
入力作業や修正作業を省くことで、業務進行の円滑化へとつなげられるでしょう。

まとめ

Google スプレッドシートとAsanaの連携は、業務効率を向上させるだけでなく、情報の整合性を保つための強力な手段となるはずです。
自動化フローの導入によって手作業を減らすことができ、タイムリーな情報共有プロセスが実現する可能性があります。
他にも、プロジェクトの進行をスムーズにし、チーム全体の生産性を向上させることができそうです。

これを機に、ぜひ自動化を導入して実務での効果を実感してみてくださいね。