AsanaとGoogle スプレッドシートを業務で使っている方は多いのではないでしょうか。便利なアプリですが、2つを行ったり来たりするのは面倒ですよね。
ノーコードツールを使って連携することで、業務を自動化してみませんか?
今回は、AsanaとGoogle スプレッドシートを連携するメリットや具体的なフローについてもご紹介していきます!
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
・タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AsanaとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
今回は「Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートにもタスクを追加」するフローを使ってみましょう。
Yoomではテンプレートをご用意してますので、初心者でも大丈夫ですよ。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
ステップ1：マイアプリ連携
AsanaとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
・タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Asanaのトリガー設定
フローが動き出すきっかけとなるAsanaのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
- タイトル：任意の値に変更可能です。
- アプリ：マイアプリ連携をした「Asana」が反映されていることを確認しましょう。
- Asanaと連携するアカウント情報：フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- トリガーアクション：プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」では以下の項目を設定していきます。
- トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
- ワークスペースID：プルダウンよりトリガーとなる対象のワークスペースを選択してください。
- プロジェクトID：プルダウンよりトリガーとなる対象のプロジェクトを選択してください。
設定のテストで使用するため選択したプロジェクト内に新規タスクを作成しておきましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Asanaのトリガー設定を完了させてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
Google スプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。画面赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
「データベースの連携」では以下を設定していきます。
- タイトル：任意の値に変更可能です。
- アプリ：マイアプリ連携をした「Google スプレッドシート」が反映されていることを確認しましょう。
- Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- 実行アクション：プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(レコードを追加する)のまま進みましょう。
また、レコードを追加する対象となる下記のようなGoogle スプレッドシートも用意しておいてください。
作成したGoogle スプレッドシートをもとに、以下の項目も設定していきます。
- スプレッドシートID：Google スプレッドシートのURLより取得してください。
- スプレッドシートのタブ名：スプレッドシートIDをもとに、プルダウンにタブの一覧が表示されますので選択してください。
- テーブル範囲：Google スプレッドシートに作成したテーブルの見出しも含まれるように範囲を選択してください。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「データベース操作の詳細設定」にてGoogle スプレッドシートの指定したテーブルにレコードを追加する設定を行います。
Google スプレッドシートのテーブルの見出しが表示されるため、プルダウンの取得した値よりそれぞれ選択してください。取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
例）タスク名の設定
例）タスク説明の設定
上記の例を参考に、各項目の設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(※実際にGoogle スプレッドシートにレコードが追加されます。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。画面下の保存するボタンをクリックし、Google スプレッドシートのアクション設定を完了させてください。
Google スプレッドシートを参照するとレコードが追加されていることも確認できます。
ステップ5：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Google スプレッドシートの情報をAsanaに連携したい場合
今回はAsanaの情報をGoogle スプレッドシートに連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートの情報をAsanaに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新するフローです。
ステップ1：Google スプレッドシートのトリガー設定
最初にGoogle スプレッドシートの設定を行うため、「行が更新されたら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→行が更新されたら
使用するGoogle スプレッドシートの設定も行いましょう。
今回は以下のように項目を設定しました。
この時にAsana側のタスクIDが登録されていることが重要です！
Yoomに戻って設定をしていきます。
以下の設定方法を読んで下へスクロールしていきます。
起動するためのGoogle スプレッドシートの設定です。
- トリガーの起動時間：設定してください。
- スプレッドレッドシートID：候補から先ほど設定したGoogle スプレッドシートを選択してください。
- シートID：候補から先ほど設定したGoogle スプレッドシートを選択してください。
※「スプレッドレッドシートID」と「シートID」は注意書きのようにURLから設定もできます。
- テーブルの範囲（始まり）：今回はAと設定
- テーブルの範囲（終わり）：今回はGと設定
- 一意の値が入った列：他の列と被ることのない値の入った列を設定してください。
※あらかじめ「ユニークキー」をGoogle スプレッドシートに設定するとわかりやすいです。
全ての設定が完了したらテストを実行して保存をして、トリガーの設定は完了です！
ステップ2：Asanaのアクションを設定
続いては「タスクを更新する」というAsanaのアクションの設定をしていきましょう。
アクションをクリックすると以下のような画面が表示されるので、設定を確認してくださいね。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Asanaと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→タスクが更新されたら
画面を進めると詳細の設定画面になります。
スクロールして、まずは「更新対象のタスクID」を設定します。
Google スプレッドシートの行にあらかじめ追加していた「タスク ID」の値を入力してください。
次に更新したい内容の設定です。
今回トリガーで更新を感知しているのは「期日」なので、以下のように期日の項目欄に取得した値を追加します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ3：アクションを設定
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動するのか、確認してみましょう。
設定お疲れ様でした！！
AsanaやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもAsanaやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Asanaを活用した自動化例
Asanaで登録されたタスクの期日をカレンダーに登録したり、フォームで送信された内容をAsanaに登録したりといった連携が可能です。
Asanaで新しいタスクが作成されたらGitHubのIssueを自動作成する
試してみる
■概要
「Asanaで新しいタスクが作成されたらGitHubのIssueを自動作成する」フローは、プロジェクト管理と開発作業の連携をスムーズにする業務ワークフローです。
Asanaでタスクが追加されるたびに、自動的にGitHubに対応するIssueが生成されるため、チーム間の情報共有や作業効率が向上します。
これにより、手動でのデータ入力や更新作業を減らし、開発プロセスをより一貫性のあるものにすることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGitHubを併用しているプロジェクトマネージャーの方
・タスク管理と開発環境の連携を自動化したいチームリーダー
・手動でのIssue作成に時間を取られている開発者の方
・業務フローの効率化を図りたいIT企業の経営者
・情報の一貫性を保ちつつ、作業負荷を軽減したい方
■注意事項
・Asana、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで期日が今日までのタスクをLINE WORKSに通知する
試してみる
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得して、LINE WORKSに通知するフローです。
Asanaで期日が今日までのタスクをSlackに通知する
試してみる
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得して、Slackに通知するフローです。
Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する
試してみる
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をChatworkに通知するフローです。
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
■概要
Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスクをAsanaで管理しているリーダー層の方
・AsanaとGoogleカレンダーの連携を効率化したい方
2.業務でGoogleカレンダーを活用している方
・Googleカレンダーでプロジェクトのスケジュールを管理している方
・Asanaで追加されたタスクを自動でGoogleカレンダーに連携したい方
■注意事項
・Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
試してみる
Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加する
試してみる
Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加するフローボットです。Gmailの転送設定でYoomのメールアドレスにメールを通知してご利用ください。
Yoomデータベースのレコードを指定してAsanaにタスクを追加する
試してみる
特定のレコードを選択して、Asanaにタスクを追加します。
フォームで依頼が来たらAsanaでプロジェクトを作成し、Gmailでメールを送る
試してみる
フォームで依頼が来たら内容を基にAsanaで新規プロジェクトを作成し、Gmailに連携して詳細設定を依頼するメールを送るフローです。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
メールで受け取った内容や承認されたワークフローなどをGoogle スプレッドシートに登録したり、Google スプレッドシートの内容を他のデータベースに登録したりといった連携が可能です。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらスマレジに会員情報を登録する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらスマレジに会員情報を登録するフローです。
コラボフローで承認が完了したら、Googleスプレッドシートのレコードを更新する
試してみる
コラボフローで承認が完了したら、Googleスプレッドシートのレコードを更新するフローです。
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらGoogleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加する
試してみる
ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
Google スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
このワークフローでは、会議後にGoogle スプレッドシートに入力された議事録を、ChatGPTが自動的に整理・要約して更新します。この自動化により、手間を減らし、質の高い議事録管理を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで議事録を管理しているビジネスパーソン
・会議後の議事録整理に時間を取られているチームメンバー
・ChatGPTを活用して業務の効率化を図りたい管理者
・議事録の一貫性と精度を高めたい企業の担当者
■注意事項
・Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録する
試してみる
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してGmailで送信することが可能です。これにより、手動での見積書作成や送信作業を省略し、業務のスピードアップと精度向上を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して見積もり管理を行っている営業担当者の方
・見積書の作成やメール送信作業を自動化して業務効率を上げたい事務スタッフの方
・業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者の方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGmailをそれぞれYoomと連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する
試してみる
Outlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納するフローです。
■注意事項
・OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
AsanaとGoogle スプレッドシートを連携することで、プロジェクト管理とデータ分析が一元化され、効率的に業務を進めることができます。
手間のかかっていたタスクの進捗管理やレポート作成の自動化だけでなく、リソースの管理と配分など、さまざまな業務がスムーズに行えるようになるのは嬉しいですよね。
さらに、手動入力の手間やミスを省き、データの正確性を向上させることで、重要な業務に集中できる時間を作ることができます。
AsanaとGoogle スプレッドシートの連携を活用して、プロジェクト管理を効率化してみませんか?
Yoomはそんなあなたをサポートします!
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