Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
手動でタスクを転記していると、入力ミスや転記漏れなどが発生する可能性がありますよね。
プロジェクトの管理にいくつかのツールを利用することは一般的ですが、タスクの転記が自動化できたらと思いませんか?
本記事では、ノーコードツールYoomを活用して、Google スプレッドシートにレコードが追加された際に、Asanaへタスクを自動作成する方法を詳しく解説します。
手作業の負担を軽減し、業務のスピードアップを実現しましょう。
こんな方におすすめ
- Google スプレッドシートとAsanaを使用しているが、情報連携が手間な方
- Google スプレッドシートでデータ管理を行い、タスク管理をAsanaでしている方
- 業務の効率化や定型業務の負担軽減を検討しているプロジェクトマネージャーの方
- リモートワーク環境でリアルタイムの情報共有を強化したい方
- 手動作業の削減や業務フローの改善を目指している企業の管理者や担当者
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートとAsanaの連携フローの作り方
ここまで、Google スプレッドシートとAsanaの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する」フローボットを作成していきます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
- Google スプレッドシートとAsanaをマイアプリ連携する。
- テンプレートをコピーする。
- フロー起点のGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のAsanaのオペレーション設定を行う。
- トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとAsanaの連携フローの動作確認をする。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Google スプレッドシートと検索し、Googleアカウントでログインしてください。
ログインを進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてAsanaと検索してください。
以下の画面が出たらお使いの方法でログインしてください。
Google スプレッドシートとAsanaがマイアプリに連携されていればOKです。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
・タスク情報の記載できるGoogle スプレッドシート。
ヘッダーは画像のものを参考にしてください。
(後ほどテストの際に記載します。)
・タスク情報の転記できるAsanaのプロジェクト
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が追加されたら」を選択します。
タイトルは、必要に応じて変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
-
トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。
-
一意の値が入った列
※必ず値が重複しない列を選んでください！
ここでタスクの記載されているGoogle スプレッドシートに移動します。
G列のタスクIDは後ほど使うので、空欄にしておいてくださいね。
その他の項目は入力してください。
フローボットに戻り、テストしてください。
アウトプットにAsanaに追加したい情報が反映したら保存します。
続いて「タスクを追加」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
タイトルは以下のようにアウトプットから選択してください。
他の項目もアウトプットから選択します。
残りの項目も任意で設定しましょう。
こちらもテストし、アウトプットにAsanaの追加したタスクIDが取得できたら保存します。
続いて「レコードを更新する」をクリックしましょう。
データベースの連携を行います。
画像のように、更新したいレコードの条件を設定します。
先ほど取得したタスクIDを更新したいので、以下のようにアウトプットを選択してください。
テストして成功したら保存します。
Asana側を確認してみましょう。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
Google スプレッドシートやAsanaを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやAsanaのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Google スプレッドシートとAsanaのその他の自動化例
Google スプレッドシートを定期チェックし、特定条件の行からAsanaでタスクを作成できたり、Asanaに新しいタスクが追加されたら追加することも可能です。
さらに、Yoomのスケジュールトリガーを使って、指定のスケジュールになったらタスクを取得してデータを追加するフローも導入できます。
指定のスケジュールになったら、Asanaでタスクを取得しGoogle スプレッドシートに追加する
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指定のスケジュールになったら、Asanaでタスクを取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートを定期チェックし、特定条件の行からAsanaでタスクを作成する
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■概要
「Google スプレッドシートを定期チェックし、特定条件の行からAsanaでタスクを作成する」ワークフローは、データ管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
日々の業務でGoogle スプレッドシートに蓄積されるデータを手作業でAsanaに入力するのは時間がかかり、ミスの元になりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定の条件に合致する行を自動的に検出しAsanaにタスクとして登録することが可能です。
これにより、データの有効活用とタスク管理の効率化が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとAsanaを日常的に使用しているチームリーダーの方
・データの手動転記による作業負担を軽減したいプロジェクトマネージャーの方
・Asanaでのタスク管理をより自動化し、業務効率を向上させたいビジネスオーナーの方
・定期的なデータチェックとタスク作成のプロセスを標準化したい担当者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
・タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
・手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaを活用した自動化例
Asanaでタスクが登録されたら通知する
タスクの登録状況が自動で通知されるため、情報共有のスピード向上が期待できます。
Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知する
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Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知するフローです。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらSlackにメッセージを送付
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Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらSlackにメッセージを送付します
Asanaにタスクが追加されたらGmailで送信する
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Asanaにタスクが追加されたら、自動的にGmailに送信するフローです。
Asanaでタスクが完了したらステータスを更新する
タスク完了時に自動で履歴が記録されるため、手動入力の手間が削減できるかもしれません。
Asanaでタスクが完了したらkintoneのステータスを更新する
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■概要
「Asanaでタスクが完了したらkintoneのステータスを更新する」フローは、プロジェクト管理と業務データをシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaとkintoneを併用してプロジェクトと業務データを管理している方
・タスク完了時にkintoneのステータスを自動で更新したいチームリーダーやマネージャー
・手動でのステータス更新による時間と労力の削減を目指している業務担当者
・プロジェクト管理と業務データ管理の一貫性を保ちたい企業の運営者
■注意事項
・Asana、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスクが完了したらGitHubのIssueを自動的にクローズする
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■概要
「Asanaのタスクが完了したらGitHubのIssueを自動的にクローズする」ワークフローは、プロジェクト管理と開発管理の連携をスムーズにする業務ワークフローです。
Asanaでタスクを完了すると、手動でGitHubのIssueをクローズする手間が省けます。
これにより、開発チームとプロジェクト管理チームの間で情報が自動的に同期され、一貫性のある管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでプロジェクト管理を行い、GitHubで開発を進めているチームの方
・手動でのIssue管理に時間を取られている開発者やプロジェクトマネージャー
・GitHubとAsanaを連携して業務を自動化し、効率化を図りたい方
・プロジェクトの透明性を高め、チーム間の連携を強化したい経営者やリーダー
■注意事項
・Asana、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Asanaのタスクに、GitHubのIssue番号を記載しておいてください。
Asanaにタスクが追加されたら課題やタスクを追加する
情報の自動反映によって手動作業を減らせるため、業務プロセスをスムーズに進められるはずです。
Asanaにタスクが追加されたらTrelloにもカードを追加する
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Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。
Asanaでタスクが追加されたらJira Softwareに課題を追加する
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Asanaでタスクが追加されたら、自動的にJiraに課題を追加するフローボットです。
Asanaにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する
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Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Googleスプレッドシートで行が更新されたら通知する
自動的に通知を出すことで更新情報を迅速に把握できるため、情報の透明性を担保しながら作業を進められるでしょう。
Google スプレッドシートで行が更新されたらDiscordに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらDiscordに通知するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらレコードを追加する
手動での入力作業を省くことができるため、入力ミスが減少し、データの正確性が保たれるようになるはずです。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、Salesforceにも追加する
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■概要
Googleスプレッドシートで管理している顧客リストなどを、都度Salesforceに手作業で転記していませんか？このような定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleスプレッドシートに行が追加されるだけでSalesforceへのレコード追加が自動化され、データ入力の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleスプレッドシートとSalesforce間のデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
・手作業による入力ミスをなくし、顧客データの一貫性と正確性を高めたいと考えている方
・Salesforceへのデータ登録業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・SalesforceとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する
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■概要
「Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する」フローは、日々のデータ管理作業をスムーズに進める業務ワークフローです。
例えば、営業チームがスプレッドシートに新しい顧客情報を追加すると、自動的にAirtableにそのデータが反映されます。
この連携により、手動でのデータ入力の手間やミスを削減し正確な情報共有が可能になります。
結果としてGoogle スプレッドシートとAirtable間のデータフローを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとAirtableを日常的に使用しているチームや個人
・データ入力の手間を減らし、作業効率を向上させたいビジネスパーソン
・手動でのデータ連携に伴うヒューマンエラーを防ぎたい管理者
・複数のツール間で情報を一元管理し、業務プロセスを自動化したい方
・Yoomを活用して業務ワークフローの自動化に興味がある方
■注意事項
・Google スプレッドシート、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
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Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
Google スプレッドシートとAsanaを連携するメリット
メリット:1 入力ミスの防止
情報の転記作業を自動化することで、入力ミスをなくせるかもしれません。
特に、複数のデータを管理しながらタスクを作成する場合、手作業で入力を繰り返すと、重要な情報が漏れたり誤ったデータが登録されたりするリスクがあります。
この連携を導入すれば、Google スプレッドシートに入力したデータがAsanaに正確に反映されるため、手動の入力作業を削減できるはずです。
例えば、タスクの情報をGoogle スプレッドシートからAsanaに手動で転記していると、誤った担当者がアサインされたり、締切が抜けてしまったりするリスクが高まりますが、この自動化を利用することで、そのようなミスを防ぐことができるでしょう。
メリット:2 アプリ統合による一元管理
Google スプレッドシートは情報の収集や整理に優れ、Asanaはタスクの進行状況を可視化し、管理するのに適したツールです。
この二つを連携することで、それぞれの強みを生かしつつ、複数のツールを行き来する手間を省くことができます。
例えば、Google スプレッドシートを使って要件や仕様をリスト化し、進捗を別ツールで管理するケースが多いですが、これでは更新漏れなどが起きやすくなりますよね。
この連携を利用すれば、Google スプレッドシートに入力したデータがAsanaに自動でタスクとして追加されるため、各メンバーが1つのツールで最新の情報を確認することが可能です。
メリット:3 定型業務の負担軽減
この連携を導入すれば、Google スプレッドシートへの入力を起点としてタスクをAsanaに自動登録できるため、繰り返し業務の手間を削減し、正確性も向上するはずです。
例えば、Google スプレッドシートに候補者の名前や面接日程を入力することで、Asanaに面接スケジュールのタスクが自動的に生成される運用を構築できるでしょう。
手動での入力や確認作業が不要になり、ミスを減らすだけでなく、重要な業務に集中する時間を増やせるかもしれません。
結果として、日常的なタスク管理が効率化され、部門全体の生産性向上が期待できそうです。
まとめ
今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとAsanaを連携することで、業務の効率化と手作業の削減が実現できそうですね！
ノーコードツールYoomを活用することで、技術的な知識がなくても簡単に自動化の導入が可能です。
チーム全体の生産性向上を目指す方は、ぜひ、この機会にYoomを使った自動化を検討してみてください。
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