Google スプレッドシートとAsanaを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する方法

プロジェクトの管理にいくつかのツールを利用することは一般的ですが、タスクの転記が自動化できたらと思いませんか?
手動でタスクを転記していると、入力ミスや転記漏れなどが発生する可能性があります。
そこで本記事では、ノーコードツールYoomを活用して、Google スプレッドシートにレコードが追加された際に、Asanaへタスクを自動作成する方法を詳しく解説します。
手作業の負担を軽減し、業務のスピードアップを実現しましょう。

こんな方におすすめ

・Google スプレッドシートとAsanaを使用しているが、情報連携が手間な方
・Google スプレッドシートでデータ管理を行い、タスク管理をAsanaでしている方
・業務の効率化や定型業務の負担軽減を検討しているプロジェクトマネージャーの方
・リモートワーク環境でリアルタイムの情報共有を強化したい方
・手動作業の削減や業務フローの改善を目指している企業の管理者や担当者

Google スプレッドシートとAsanaの連携メリットと具体例

メリット:1 入力ミスの防止

情報の転記作業を自動化することで、入力ミスを防ぐことができます。
特に、複数のデータを管理しながらタスクを作成する場合、手作業で入力を繰り返すと、重要な情報が漏れたり、誤ったデータが登録されたりするリスクがあります。
この連携を導入すれば、Google スプレッドシートに入力したデータがAsanaに正確に反映されるため、手動の入力作業を削減できます。
例えば、営業チームでタスクの情報をGoogle スプレッドシートからAsanaに手動で転記していると、誤った担当者がアサインされたり、締切が抜けてしまったりするリスクが高まります。
ですが、この自動化を利用することで、そのようなミスを防ぐことができるでしょう。
また、データの正確性を保ちながら、管理作業を効率化する環境が整備にもつながるかもしれません。

メリット:2 アプリ統合による一元管理

Google スプレッドシートは情報の収集や整理に優れ、Asanaはタスクの進行状況を可視化し、管理するのに適したツールです。
この二つを連携することで、それぞれの強みを生かしつつ、複数のツールを行き来する手間を省くことができます。
例えば、製品開発チームではGoogle スプレッドシートを使って要件や仕様をリスト化し、進捗を別ツールで管理するケースが多いですが、これでは更新漏れなどが起きやすくなります。
この連携を利用すれば、Google スプレッドシートに入力したデータがAsanaに自動でタスクとして追加されるため、各メンバーが1つのツールで最新の情報を確認することが可能です。

メリット:3 定型業務の負担軽減

この連携を導入すれば、Google スプレッドシートへの入力を起点としてタスクをAsanaに自動登録できるため、繰り返し業務の手間を削減し、正確性も向上します。
例えば、採用活動では、Google スプレッドシートに候補者の名前や面接日程を入力することで、Asanaに面接スケジュールのタスクが自動的に生成され、面接官や採用チームが確認することができます。
自動化することで、手動での入力や確認作業が不要になり、ミスを減らすだけでなく、重要な業務に集中する時間を増やせるかもしれません。
結果として、日常的なタスク管理が効率化され、部門全体の生産性向上が期待できます。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとAsanaの連携フローの作り方

ここまで、Google スプレッドシートとAsanaの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する」フローボットを作成していきます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

Google スプレッドシートとAsanaをマイアプリ連携する。
テンプレートをコピーする。
フロー起点のGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のAsanaのオペレーション設定を行う。
トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとAsanaの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Google スプレッドシートと検索し、Googleアカウントでログインしてください。
ログインを進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてAsanaと検索してください。
以下の画面が出たらお使いの方法でログインしてください。

Google スプレッドシートとAsanaがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

・タスク情報の記載できるGoogle スプレッドシート。
ヘッダーは画像のものを参考にしてください。
(後ほどテストの際に記載します。)

・タスク情報の転記できるAsanaのプロジェクト

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が追加されたら」を選択します。
タイトルは、必要に応じて変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。

一意の値が入った列
※必ず値が重複しない列を選んでください！

ここでタスクの記載されているGoogle スプレッドシートに移動します。
G列のタスクIDは後ほど使うので、空欄にしておきます。
その他の項目は入力してください。

フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにAsanaに追加したい情報が反映したら保存します。

続いて「タスクを追加」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
タイトルは以下のようにアウトプットから選択します。

他の項目もアウトプットから選択します。

残りの項目も任意で設定しましょう。

こちらもテストし、アウトプットにAsanaの追加したタスクIDが取得できたら保存します。

続いて「レコードを更新する」をクリックしましょう。
データベースの連携を行います。

画像のように、更新したいレコードの条件を設定します。

先ほど取得したタスクIDを更新したいので、以下のようにアウトプットを選択します。

テストして成功したら保存します。
Asana側を確認してみましょう。

ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Google スプレッドシート・Asanaを使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新するフローです。

今回のフローの更新版です。
こちらを利用すれば、タスクの追加から更新まで自動化できます。

2.Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期するフローです。

Google スプレッドシートに登録されているタスクを検索し、該当しない場合は新規追加、既存の場合は更新をしてくれます。
手動作業の手間を省けますね。

3.Zendeskでチケットが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

こちらはZendeskのチケット情報を、Google スプレッドシートに追加してくれます。
問い合わせの分析をGoogle スプレッドシートで行っている方におすすめです。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとAsanaを連携することで、業務の効率化と手作業の削減が実現できそうです。
特にノーコードツールYoomを活用することで、技術的な知識がなくても簡単に自動化の導入が可能です。
結果として、チーム全体の生産性が向上し、より重要な業務に集中できる環境が整うでしょう。

ぜひ、この機会にYoomを使った自動化を検討してみてください。