Google スプレッドシートとAsanaを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する方法

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• Google スプレッドシートとAsanaをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のAsanaのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとAsanaの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Google スプレッドシートと検索し、Googleアカウントでログインしてください。
ログインを進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてAsanaと検索してください。
以下の画面が出たらお使いの方法でログインしてください。

Google スプレッドシートとAsanaがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

・タスク情報の記載できるGoogle スプレッドシート。
ヘッダーは画像のものを参考にしてください。
(後ほどテストの際に記載します。)

・タスク情報の転記できるAsanaのプロジェクト

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が追加されたら」を選択します。
タイトルは、必要に応じて変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。

• 一意の値が入った列
  ※必ず値が重複しない列を選んでください！
  

ここでタスクの記載されているGoogle スプレッドシートに移動します。
G列のタスクIDは後ほど使うので、空欄にしておきます。
その他の項目は入力してください。

フローボットに戻り、テストします。
アウトプットにAsanaに追加したい情報が反映したら保存します。

続いて「タスクを追加」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
タイトルは以下のようにアウトプットから選択します。

他の項目もアウトプットから選択します。

残りの項目も任意で設定しましょう。

こちらもテストし、アウトプットにAsanaの追加したタスクIDが取得できたら保存します。

続いて「レコードを更新する」をクリックしましょう。
データベースの連携を行います。

画像のように、更新したいレコードの条件を設定します。

先ほど取得したタスクIDを更新したいので、以下のようにアウトプットを選択します。

テストして成功したら保存します。
Asana側を確認してみましょう。

ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Google スプレッドシート・Asanaを使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新するフローです。

今回のフローの更新版です。
こちらを利用すれば、タスクの追加から更新まで自動化できます。

2.Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期するフローです。

Google スプレッドシートに登録されているタスクを検索し、該当しない場合は新規追加、既存の場合は更新をしてくれます。
手動作業の手間を省けますね。

3.Zendeskでチケットが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

こちらはZendeskのチケット情報を、Google スプレッドシートに追加してくれます。
問い合わせの分析をGoogle スプレッドシートで行っている方におすすめです。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとAsanaを連携することで、業務の効率化と手作業の削減が実現できそうです。
特にノーコードツールYoomを活用することで、技術的な知識がなくても簡単に自動化の導入が可能です。
結果として、チーム全体の生産性が向上し、より重要な業務に集中できる環境が整うでしょう。

ぜひ、この機会にYoomを使った自動化を検討してみてください。