Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとAsanaの連携フローの作り方

ここまで、Google スプレッドシートとAsanaの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する」フローボットを作成していきます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• Google スプレッドシートとAsanaをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のAsanaのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとAsanaの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Google スプレッドシートと検索し、Googleアカウントでログインしてください。
ログインを進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてAsanaと検索してください。
以下の画面が出たらお使いの方法でログインしてください。

Google スプレッドシートとAsanaがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

・タスク情報の記載できるGoogle スプレッドシート。
ヘッダーは画像のものを参考にしてください。
(後ほどテストの際に記載します。)

・タスク情報の転記できるAsanaのプロジェクト

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が追加されたら」を選択します。
タイトルは、必要に応じて変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。

• 一意の値が入った列
  ※必ず値が重複しない列を選んでください！
  

ここでタスクの記載されているGoogle スプレッドシートに移動します。
G列のタスクIDは後ほど使うので、空欄にしておいてくださいね。
その他の項目は入力してください。

フローボットに戻り、テストしてください。
アウトプットにAsanaに追加したい情報が反映したら保存します。

続いて「タスクを追加」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。

次に進み、項目の設定を行います。
タイトルは以下のようにアウトプットから選択してください。

他の項目もアウトプットから選択します。

残りの項目も任意で設定しましょう。

こちらもテストし、アウトプットにAsanaの追加したタスクIDが取得できたら保存します。

続いて「レコードを更新する」をクリックしましょう。
データベースの連携を行います。

画像のように、更新したいレコードの条件を設定します。

先ほど取得したタスクIDを更新したいので、以下のようにアウトプットを選択してください。

テストして成功したら保存します。
Asana側を確認してみましょう。

ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Google スプレッドシートやAsanaを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやAsanaのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとAsanaのその他の自動化例

Google スプレッドシートを定期チェックし、特定条件の行からAsanaでタスクを作成できたり、Asanaに新しいタスクが追加されたら追加することも可能です。
さらに、Yoomのスケジュールトリガーを使って、指定のスケジュールになったらタスクを取得してデータを追加するフローも導入できます。

Asanaを活用した自動化例

Asanaでタスクが登録されたら通知する

タスクの登録状況が自動で通知されるため、情報共有のスピード向上が期待できます。

Asanaでタスクが完了したらステータスを更新する

タスク完了時に自動で履歴が記録されるため、手動入力の手間が削減できるかもしれません。

Asanaにタスクが追加されたら課題やタスクを追加する

情報の自動反映によって手動作業を減らせるため、業務プロセスをスムーズに進められるはずです。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Googleスプレッドシートで行が更新されたら通知する

自動的に通知を出すことで更新情報を迅速に把握できるため、情報の透明性を担保しながら作業を進められるでしょう。

Googleスプレッドシートで行が追加されたらレコードを追加する

手動での入力作業を省くことができるため、入力ミスが減少し、データの正確性が保たれるようになるはずです。

Google スプレッドシートとAsanaを連携するメリット

メリット:1 入力ミスの防止

情報の転記作業を自動化することで、入力ミスをなくせるかもしれません。
特に、複数のデータを管理しながらタスクを作成する場合、手作業で入力を繰り返すと、重要な情報が漏れたり誤ったデータが登録されたりするリスクがあります。
この連携を導入すれば、Google スプレッドシートに入力したデータがAsanaに正確に反映されるため、手動の入力作業を削減できるはずです。
例えば、タスクの情報をGoogle スプレッドシートからAsanaに手動で転記していると、誤った担当者がアサインされたり、締切が抜けてしまったりするリスクが高まりますが、この自動化を利用することで、そのようなミスを防ぐことができるでしょう。

メリット:2 アプリ統合による一元管理

Google スプレッドシートは情報の収集や整理に優れ、Asanaはタスクの進行状況を可視化し、管理するのに適したツールです。
この二つを連携することで、それぞれの強みを生かしつつ、複数のツールを行き来する手間を省くことができます。
例えば、Google スプレッドシートを使って要件や仕様をリスト化し、進捗を別ツールで管理するケースが多いですが、これでは更新漏れなどが起きやすくなりますよね。
この連携を利用すれば、Google スプレッドシートに入力したデータがAsanaに自動でタスクとして追加されるため、各メンバーが1つのツールで最新の情報を確認することが可能です。

メリット:3 定型業務の負担軽減

この連携を導入すれば、Google スプレッドシートへの入力を起点としてタスクをAsanaに自動登録できるため、繰り返し業務の手間を削減し、正確性も向上するはずです。
例えば、Google スプレッドシートに候補者の名前や面接日程を入力することで、Asanaに面接スケジュールのタスクが自動的に生成される運用を構築できるでしょう。
手動での入力や確認作業が不要になり、ミスを減らすだけでなく、重要な業務に集中する時間を増やせるかもしれません。
結果として、日常的なタスク管理が効率化され、部門全体の生産性向上が期待できそうです。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Asanaにタスクを追加する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとAsanaを連携することで、業務の効率化と手作業の削減が実現できそうですね！

ノーコードツールYoomを活用することで、技術的な知識がなくても簡単に自動化の導入が可能です。
チーム全体の生産性向上を目指す方は、ぜひ、この機会にYoomを使った自動化を検討してみてください。