毎月の定型業務の中で「月次報告書」の作成は大企業から中小企業、業務委託を受けているフリーランスも発生します。一言で報告書と言っても、集計や分析結果をまとめるなど、いくつかの作業が伴います。この作業の中で部分的でも作業を自動化すると、仕事改善が期待できます。Yoomで比較的シェアの高いGoogle スプレッドシートのタブを毎月初に新規作成するフローを作成しました。毎回新しくタブを作成している人は手動作業が減りますよ。
本記事では自動化のメリットとノーコードで連携する方法をご紹介します。
決まったスケジュールに自動で新しいタブを作成するとどんなメリットがあるんでしょうか。
毎月初めに新しいタブを自動で追加されると、作業すべきシートがどれか一目瞭然になり作業導線がわかりやすくなります。<span class="mark-yellow">データを誤って上書きしてしまうという、ミスが発生しにくい環境が整えられます。</span>また、視覚的に新しい月が始まったとわかるので、心理的にもリセットできそうです。
並行していくつも報告書を作成する担当者は、<span class="mark-yellow">ルーチンワークの自動化で時間の節約が可能になります。</span>Google スプレッドシートのタブを作る作業は非常に簡単な作業ではありますが、シートを大量に管理していると効率化が顕著に現れます。
アプリ同士の連携は、通常プログラミングの知識と経験が求められることが多いですが、Yoomではその負担を軽減できます。Yoomでは、ノーコードでアプリ連携ができるツールを提供しています。
Yoomでは直感的に操作方法を理解しやすいインタフェースを提供しています。プログラミングの知識や経験がなくても、画面の指示にしたがって操作を進めると実装できます。わからない言語を調べる手間もいりません。
これまでエンジニアに依頼していた作業を、誰でも簡単に作業できるようになります。制作費用やリソースの削減につながり、費用だけでなく時間の節約にもなります。
Yoomは多くのアプリケーションと連携ができます。業務フローに合わせて細かく設定できるため、ルーチンワークは完全自動化も視野に入れることができます。
次のセクションから、「毎月月初にGoogleスプレッドシートに新しいタブを追加する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
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アプリをYoomへ連携するため、事前にログイン情報をご準備ください。
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
テンプレートの1つめのプロセスをクリックします。
スケジュールトリガーのタイトル：毎月月初になったら（デフォルト）
スケジュールの設定：Cronの記述で毎月初を指定します。今回は毎月初の指定にしていますが、記述方法を変更すると、毎週でも指定の曜日でも指定の日時でも設定できます。
＞ヘルプ：もっと詳しく！Cron設定設定方法
→保存する
テンプレートのふたつめのプロセスをクリックします。
タイトル：新しいシート（タブ）を追加する（デフォルト）
アプリ：Google スプレッドシート
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック！
連携するGoogle アカウントのログイン情報を入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。
アクション：新しいシート（タブ）を追加する（デフォルト）
→次へ
スプレッドシートID：URL内の「/spreadsheets/d/●●●/」の部分がスプレッドシートIDとなります。または編集欄をクリックすると、連携したアカウントが保有するシート候補が表示されます。候補からシートを選択すると、自動でスプレッドシートIDが入力されます。
シート名：追加するタブの名前を入力してください。同じタブ名は重複するため作成できずエラーになります。日付や日時など作成タイミングで変更になる要素を名前に盛り込むとユニークキー（重複しない値）となります。今回は月初にタブを作る想定のため、日付の中から「今月」を引用するように設定しました。
→テスト →成功 シートに新しいタブが作成されました。
フローボットの１つめのプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。
こちらで連携作業は完了です！<span class="mark-yellow">プログラミング言語を習得していない私でも、テンプレートを使ったら簡単に連携できました。</span>今回使用したテンプレートはこちらです。
Yoomでは、ユーザーのニーズに基づいて新しいテンプレートを継続的に追加しています。Google スプレッドシートと連携できるテンプレートはたくさんご用意がありますよ！ご自身のチームに合った自動化の仕組みを探してみてくださいね。様々なテンプレートやプロセスを組み合わせると、さらに高度な自動化の実現も可能です！
いかがでしたか。今回はGoogle スプレッドシートの新しいタブをスケジュール指定して追加するフローをご紹介しました。真っ白なタブではなくて、指定のタブをコピーする操作もあります。経費精算のリストのようなテンプレートをご準備いただき、毎月決まったスケジュールでコピーをつくることもできます。お試しくださいね♪
↑アプリと連携するプロセスのアクションは色々と選べます
<span class="mark-yellow">Yoomを使うと煩わしかった手作業を自動化でき、あなたとチームの時間をもっと豊かにできます！</span>今日から実現できる連携ばかりです！ぜひ使ってみてくださいね♪
では、また〜！
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