毎月の定型業務の中で「月次報告書」の作成は大企業から中小企業、業務委託を受けているフリーランスも関係する業務と言えるでしょう。
しかし、一言で報告書と言っても、集計や分析結果をまとめるなど、いくつかの作業が伴います。
この作業の中で部分的でも作業を自動化すると、仕事改善につながる可能性があります！
今回、Yoomで比較的シェアの高いGoogle スプレッドシートのタブを毎月初に新規作成するフローを作成しました。
毎回新しくタブを作成している人は手動作業が減りますよ。
本記事では自動化のメリットとノーコードで連携する方法をご紹介します。
こんな方におすすめ
- Google スプレッドシートを活用している方
- Google スプレッドシートを連携して、業務効率化を考えている方
- Google スプレッドシートを連携して、手動作業を削減したいと考えている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
毎月月初にGoogleスプレッドシートに新しいタブを追加する
試してみる
毎月月初にGoogleスプレッドシートに新しいタブを追加するフローです。
[Yoomとは]
それでは、「毎月月初にGoogleスプレッドシートに新しいタブを追加する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
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毎月月初にGoogleスプレッドシートに新しいタブを追加するフローの作り方
事前に準備するもの
アプリをYoomへ連携するため、事前にログイン情報をご準備ください。
Google スプレッドシート
- 連携するGoogle アカウントのログイン情報
- Google スプレッドシート
→新しいタブを追加するためのシートをご準備ください。
ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
毎月月初にGoogleスプレッドシートに新しいタブを追加する
試してみる
毎月月初にGoogleスプレッドシートに新しいタブを追加するフローです。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
ステップ2 スケジュールトリガー「毎月月初になったら」
テンプレートの1つめのプロセスをクリックします。
(1/1)実行時間の指定
スケジュールトリガーのタイトル：毎月月初になったら（デフォルト）
スケジュールの設定：Cronの記述で毎月初を指定します。今回は毎月初の指定にしていますが、記述方法を変更すると、毎週でも指定の曜日でも指定の日時でも設定できます。
＞ヘルプ：もっと詳しく！Cron設定設定方法
→保存する
ステップ3 アプリと連携する「新しいシート（タブ）を追加する」
テンプレートのふたつめのプロセスをクリックします。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
タイトル：新しいシート（タブ）を追加する（デフォルト）
アプリ：Google スプレッドシート
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック！
連携するGoogle アカウントのログイン情報を入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。
アクション：新しいシート（タブ）を追加する（デフォルト）
→次へ
(2/2)API接続設定
スプレッドシートID：URL内の「/spreadsheets/d/●●●/」の部分がスプレッドシートIDとなります。または編集欄をクリックすると、連携したアカウントが保有するシート候補が表示されます。候補からシートを選択すると、自動でスプレッドシートIDが入力されます。
シート名：追加するタブの名前を入力してください。同じタブ名は重複するため作成できずエラーになります。日付や日時など作成タイミングで変更になる要素を名前に盛り込むとユニークキー（重複しない値）となります。今回は月初にタブを作る想定のため、日付の中から「今月」を引用するように設定しました。
→テスト →成功 シートに新しいタブが作成されました。
ステップ4 アプリトリガーを【ON】にする
フローボットの１つめのプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。
こちらで連携作業は完了です！プログラミング言語を習得していない私でも、テンプレートを使ったら簡単に連携できました。
今回使用したテンプレートはこちらです。
毎月月初にGoogleスプレッドシートに新しいタブを追加する
試してみる
毎月月初にGoogleスプレッドシートに新しいタブを追加するフローです。
Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ユーザーや連絡先を追加する
手動での転記が不要となるため、入力ミスや登録漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを防止し、情報共有がスムーズに進められるようになるでしょう。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにユーザーを追加する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにユーザーを追加するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zendesk Sellに連絡先を作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zendesk Sellに連絡先を作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに個人電話帳フォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、PHONE APPLI PEOPLEに個人電話帳フォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、コンテンツを作成する
コンテンツが自動作成されるため、入力業務の時間が節約され、効率的にデータを管理することが可能となります。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにシートを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにシートを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Keapにメモを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Keapにメモを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zendesk Sellにノートを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zendesk Sellにノートを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、連絡先情報を更新する
Google スプレッドシートで行が更新されたら、連絡先を更新するフローボットです。
自動化により、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーの防止につながります。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Freshsalesの連絡先情報を更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Freshsalesの連絡先情報を更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、ClickSendの連絡先を更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、ClickSendの連絡先を更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Frontの連絡先情報を更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Frontの連絡先情報を更新するフローです。
予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
予定が登録されると自動でGoogle スプレッドシートに登録情報を自動で追加できるため、手動作業を効率化できるはずです。
TimeRexで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
TimeRexで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、予定管理を効率化します。
Googleカレンダーの情報をデータとして管理できるので過去の履歴を検索しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理をしている方
・日々の予定を把握し、スプレッドシートで管理したい方
・チームでスケジュールを共有し、スピーディに対応したいと考えている方
・定期的にGoogleカレンダーの情報をスプレッドシートに反映させたい方
・手動でのデータ転記に手間を感じている方
・予定の見逃しや入力ミスを防ぎ、効率的にスケジュールを管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
Calendlyで予定が登録されたらGoogleスプレッドシートにレコードを追加するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、連絡先を削除する
古い連絡先情報が削除されることで、連絡ミスや情報漏れのリスクが減り、安全性が向上するかもしれません。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Freshsalesの連絡先を削除する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Freshsalesの連絡先を削除するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zendesk Sellの連絡先を削除する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zendesk Sellの連絡先を削除するフローです。
Google スプレッドシートの行が更新されたら、Notionの関連レコードを削除する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートとNotionで情報を管理しているものの、片方のツールで情報が更新された際に、もう一方のツールに手作業で反映させるのは手間がかかり、ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローは、Google スプレッドシートの特定の行が更新されたことをトリガーに、Notion上の関連するデータベースアイテムを自動で削除します。
これにより、手作業による削除漏れを防ぎ、二つのツール間のデータ整合性を保つ業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートをマスタとしてNotionと連携してタスク管理を行っている方
・Google スプレッドシートとNotion間のデータ同期を手作業で行い、非効率を感じている方
・二つのツール間で発生するデータの不整合や、手動での削除漏れを防止したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートのタブを自動で作成するメリット
決まったスケジュールに自動で新しいタブを作成するとどんなメリットがあるんでしょうか。
メリット1:データ整理が容易に
毎月初めに新しいタブを自動で追加されると、作業すべきシートがどれか一目瞭然になり作業導線がわかりやすくなるはずです。
データを誤って上書きしてしまうという、ミスが発生しにくい環境が整えられます。
また、視覚的に新しい月が始まったとわかるので、心理的にもリセットできそうです。
メリット2:時間の節約と効率化
並行していくつも報告書を作成する担当者は、ルーチンワークの自動化で時間の節約ができるようになるかもしれません。
Google スプレッドシートのタブを作る作業は非常に簡単な作業ではありますが、シートを大量に管理していると効率化が顕著に現れると予想されます。
まとめ
いかがでしたか。今回はGoogle スプレッドシートの新しいタブをスケジュール指定して追加するフローをご紹介しました。
真っ白なタブではなくて、指定のタブをコピーする操作もあります。
経費精算のリストのようなテンプレートをご準備いただき、毎月決まったスケジュールでコピーをつくることもできます。お試しくださいね♪
Yoomを使うと煩わしかった手作業を自動化でき、あなたとチームの時間をもっと豊かにできます！
今日から実現できる連携ばかりです！ぜひ使ってみてくださいね♪
では、また〜！
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