Google スプレッドシートとBizer Teamを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらBizer Teamにタスクを作成する方法

Google スプレッドシートは、タスク管理に便利なツールです。チームメンバーとリアルタイムで情報を共有できるため、進捗状況をスムーズに把握し、効率的にタスクを進められます。
しかし、Google スプレッドシートに入力された情報を基にBizer Teamにタスクを手動で反映する作業は、転記ミスや情報の抜け漏れが発生するリスクがあります。
本記事では、Google スプレッドシートとBizer Teamを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

Google スプレッドシートとBizer Teamを業務で使用しているが、手動のデータ転記に手間を感じている方
データの正確性を向上させたいが、現状はヒューマンエラーが発生しやすい状況に悩んでいる方
Google スプレッドシートとBizer Teamを連携して、業務効率化できないか検討している方

Google スプレッドシートとBizer Teamの連携のメリットと具体例

メリット1:ヒューマンエラーの削減

手作業でデータ転記を行う場合、人的ミスが発生するリスクがあります。
特に、複数のプロジェクトが同時進行しており、データ量が多い場合や、複数の担当者が関与する場合には、そのリスクは高まります。
自動化によって、このような人的ミスを削減できます。
例えば、営業担当者が顧客との商談内容をGoogle スプレッドシートに入力し、新しい行が追加されると、その情報が自動的にBizer Teamにタスクとして作成されます。
これにより、顧客名、訪問日、商談内容、次回アクションなどの情報が自動でBizer Teamに反映されるため、入力ミスや転記漏れといった人為的なミスを防ぎ、正確なタスク管理を実現できます。
結果として、顧客名や日付、数値などの入力間違いが減り、データの正確性が向上します。これにより、誤った情報に基づく判断や業務のやり直しを防ぐことができるでしょう。

メリット2:担当者の負担軽減

手作業によるデータ転記は、担当者にとって大きな負担となりがちです。
例えば、日々の進捗状況をGoogle スプレッドシートで管理している場合、新しいタスクが発生するたびに、その情報を手動でBizer Teamに転記しなければならず、担当者の負担が増える恐れがあります。
特に、日々複数のタスクが追加されるような状況では、この手作業による転記作業は、担当者にとって大きな負担となり、本来注力すべき業務時間を圧迫する可能性があります。
アプリ連携により、Google スプレッドシートに情報を記載するだけで、タスクが自動的にBizer Teamに反映されます。
これにより、担当者は単純作業に時間を取られることなく、顧客対応や案件の進捗管理といった重要な業務に集中することが可能です。
結果として、担当者が本来の役割に集中できるようになり、仕事へのモチベーションも向上するでしょう。

メリット3:迅速な情報共有が実現

手作業による情報共有では、入力や確認に手間がかかり、情報が関係部署に届くまで時間を要するケースがあります。
例えば、営業担当が顧客との商談内容をGoogle スプレッドシートへ入力した後、Bizer Teamでタスクを作成する必要がある場合、情報の転記やタスクの割り当てなど、複数のステップが含まれ、手間や時間がかかります。
また、情報伝達の不備により、商品開発部門が顧客のニーズを把握するまでに時間がかかる可能性があります。
自動化によって、情報が迅速に伝達されるため、迅速な対応が可能になります。
Google スプレッドシートに情報を追加すると、Bizer Teamにタスクとして自動反映されるようになるため、例えば商品開発部門は顧客の要望と関連情報を迅速かつ正確に把握できるようになるでしょう。
結果として、部門間の情報共有がスムーズになることで、全体的な業務スピードが向上し、市場の変化にも柔軟に対応できるようになるでしょう。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、【Google スプレッドシートで行が追加されたら、Bizer Teamにタスクを作成する】方法を説明します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとBizer Teamの連携フローの作り方

Google スプレッドシートで行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Bizer Teamの提供するAPIを用いてBizer Teamにタスクを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとBizer Teamをマイアプリ登録
Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定
Bizer Teamでタスクを作成する設定
テストと確認

ステップ1:Google スプレッドシートとBizer Teamとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGoogle スプレッドシートとBizer Teamをそれぞれ検索して、登録していきます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

まず、Google スプレッドシートから登録していきましょう。入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。

3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。

4.内容を確認し、「続行」をクリックしてください。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録は完了です。

Bizer Teamのマイアプリ登録

Bizer Teamも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が表示されます。
アカウント名、アクセスキー、シークレットキーを入力してください。
アクセスキーとシークレットキーについては、こちらの記事を参照してください。

以上で、Google スプレッドシートとBizer Teamのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle スプレッドシートとBizer Teamのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定

今回は、Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用するので、以下のリンク先を参照してください。

Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項

1.まず、一番上の「行が追加されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「行が追加されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
トリガーの起動時間は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご確認ください。
スプレッドシートID、シートIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Bizer Teamでタスクを作成する設定

1.フローに戻ります。次に、「新しいタスクを作成」のアイコンをクリックしてください。

2.Bizer Teamと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「新しいタスクを作成」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。必須項目は必ず入力してください。
入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットや候補が表示されるので、適宜活用してください。
例えば、以下の画面だとGoogle スプレッドシートの情報を引用してBizer Teamのタスクタイトルにすることができます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.最後に、「レコードを更新する」のアイコンをクリックしてください。

5.Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「レコードを更新する」を選択します。

6.データベースの連携を設定してください。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名の入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

7.更新したいレコードの値を設定してください。
入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
以下の場合だと、Google スプレッドシートから取得しているNo.を挿入しています。

8.更新後のレコードの値を設定してください。
以下の場合だと、Bizer Teamから取得したタスクIDをGoogle スプレッドシートに引用する形となります。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

9.これで、【Google スプレッドシートで行が追加されたら、Bizer Teamにタスクを作成する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならノーコードで設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新するフローです。
Google スプレッドシートでデータの更新があった際に、その内容をkintoneに迅速に反映させたいと考える方におすすめです。
このテンプレートを活用することで、手動によるデータ移行や更新作業の手間を省き、業務効率の向上が期待できます。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
‍Google スプレッドシートのデータが更新されるたびに、自動的にSlackで通知を受け取ることができるフローです。
複数のメンバーが関わるプロジェクトでも、素早く正確な情報共有が可能になるでしょう。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
このテンプレートを活用することで、チームメンバーが常に最新の情報にアクセスできる環境を整えられます。
これにより、フォルダを手作業で作成する手間を省き、ファイル管理の効率化が期待できます。

まとめ

Google スプレッドシートとBizer Teamを連携することで、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、Bizer Teamでタスクが自動作成されるようになりました。
これにより、タスクが自動で作成されるため、担当者がすぐに次の行動を取ることができ、チーム全体の作業効率が向上する効果が期待できます。
日々の業務の中で「この作業をもっと簡単に進められたらいいのに」と思ったことはありませんか？Yoomなら、そのような希望を実現できます。
Yoomなら、プログラミングのスキルがなくても誰でも簡単に業務の自動化を始められます。
テンプレートを活用すれば、日常的なタスクやルーティン作業を効率的に進めることが可能です。
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