Google スプレッドシートとCanvaを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらCanvaにフォルダを作成する方法

Canvaはクリエイティブな業務に携わるチームにとって便利なツールです。アイデアやタスクの管理をリアルタイムで共有できるため、プロジェクトの進行状況を効率よく把握することができます。
しかし、Canvaを使って多くのデザインやプロジェクトを管理していると、Google スプレッドシートに新しい情報が追加されるたびにCanvaでフォルダを作成する作業が負担になることがあります。
本記事では、Google スプレッドシートとCanvaを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

Google スプレッドシートとCanvaを日常的に活用している方
マーケティングなどで定型的な作業が多く、業務負担軽減を図りたい方
Google スプレッドシートとCanvaを連携させて、業務効率化を目指している方

Google スプレッドシートとCanvaの連携のメリットと具体例

メリット1:ヒューマンエラーのリスクを軽減

手作業で複数のアプリケーションを行き来し、データを転記するプロセスには、どうしても人為的なミスがつきものです。
例えば、マーケティングチームがGoogle スプレッドシートに新しいキャンペーン情報を入力するたびに、手動でフォルダを作成する必要がある場合、フォルダを誤った場所に作成してしまう、あるいはフォルダ作成自体を忘れてしまうなどの問題が起こりがちです。
特に、繁忙期や複数のプロジェクトが同時に進行している場合は、ヒューマンエラーが増加する可能性が高まります。
アプリ連携により、データの一貫性を保ち、修正作業にかかる時間を削減できます。
特に、フォルダ名を手入力する場合、スペルミスや表記の揺れが発生しやすいですが、自動化によってGoogle スプレッドシートの情報をそのまま反映させることができるようになるため、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
結果として、フォルダ名や作成場所に関するエラーが減り、修正や確認作業の時間を削減できます。

メリット2:担当者の負担を軽減

定型的な作業に多くの時間を費やすことは、担当者のモチベーション低下や業務効率の低下につながる可能性があります。
例えば、営業企画部がGoogle スプレッドシートの情報を参照しながら、手作業でCanvaにフォルダを作成する場合、新商品の点数が多いほど作業量が増え、時間がかかってしまいます。
自動化によってフォルダ作成作業が自動化されれば、担当者は新たなアイデアを考える時間や、戦略的な計画を練る余裕を持つことができるようになるでしょう。
例えば、新商品発売日の前日に最終の商品情報がGoogle スプレッドシートに追記された場合でも、自動的にCanvaにフォルダが作成されるため、担当者は時間をかけて手作業でフォルダを作成する必要がなくなります。

結果として、フォルダ作成のような定型作業から解放され、チーム全体の業務効率の向上が期待できます。

メリット3:情報アクセスの迅速化

情報への迅速なアクセスは、業務効率を大きく左右します。手作業でのフォルダ作成と共有では、情報へのアクセスにタイムラグが生じ、必要な情報を見つけるのに時間がかかる場合があります。
例えば、広報チームがイベント終了後に報告書やデザイン資料を整理するためにCanva上でフォルダを作成する場合、関係者に共有するまでに時間を要することがあります。
また、フォルダの命名規則が統一されていない場合、どのフォルダにどの情報が含まれているのかが分かりにくくなり、関係者が資料を探す際に混乱を招く恐れがあります。
自動化によってフォルダが自動で作成されるようになることで、関係者は常に最新の情報に、整理された状態でアクセスできるようになります。
これにより、担当者は迅速に必要な資料にアクセスし、素早く作業に取り掛かれるようになるでしょう。
結果として、チームメンバーが資料を探す時間を削減できるようになり、タスクにすぐ着手できるようになります。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、【Google スプレッドシートで行が追加されたら、Canvaにフォルダを作成する】方法を説明します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとCanvaの連携フローの作り方

Google スプレッドシートで行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Canvaの提供するAPIを用いてCanvaにフォルダを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとCanvaをマイアプリ登録
Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定
Canvaでフォルダを作成する設定
テストと確認

ステップ1:Google スプレッドシートとCanvaとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGoogle スプレッドシートとCanvaをそれぞれ検索して、登録していきます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

まず、Google スプレッドシートから登録していきましょう。入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。

3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。

4.内容を確認し、「続行」をクリックしてください。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録は完了です。

Canvaのマイアプリ登録

Canvaも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Canvaのログイン画面が表示されます。連携したいアカウントでログインしてください。
この記事ではメールアドレスでログインします。

2.以下の画面が表示されます。内容を確認し、「許可」をクリックしてください。

以上で、Google スプレッドシートとCanvaのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle スプレッドシートとCanvaのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定

今回は、Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用するので、以下のリンク先を参照してください。

Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項

1.まず、一番上の「行が追加されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「行が追加されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
トリガーの起動時間は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご確認ください。
スプレッドシートID、シートIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Canvaでフォルダを作成する設定

1.フローに戻ります。次に、「フォルダの作成」のアイコンをクリックしてください。

2.Canvaと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「フォルダの作成」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。必須項目は必ず入力してください。
入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットや候補が表示されるので、適宜活用してください。
例えば、以下の画面だとGoogle スプレッドシートの情報を引用してフォルダ名を取引先の名前にすることができます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.最後に、「レコードを更新する」のアイコンをクリックしてください。

5.Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「レコードを更新する」を選択します。

6.データベースの連携を設定してください。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名の入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

7.更新したいレコードの値を設定してください。
入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
以下の場合だと、Google スプレッドシートから取得しているNo.を挿入しています。

8.更新後のレコードの値を設定してください。
以下の場合だと、Canvaから取得したフォルダIDをGoogle スプレッドシートに挿入する形となります。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

9.これで、【Google スプレッドシートで行が追加されたら、Canvaにフォルダを作成する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならプログラミング不要で設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.WordPressで投稿が公開されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
WordPressで公開した投稿の情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは、業務の効率化を阻む原因となることがあります。このテンプレートを活用することで、WordPressの投稿が公開された際に、自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されます。
投稿内容を分析したり、チームで共有したりする際に便利です。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
Google スプレッドシートに新たな情報を記録した後、そのデータをNotionに手入力するのは手間がかかるだけでなく記録漏れや入力ミスが生じる可能性もあります。
このテンプレートを活用することで、Google スプレッドシートに情報を記載したタイミングでNotionに自動でページが生成されるため、効率的にデータを管理することができるようになるでしょう。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
Google スプレッドシートの更新内容をSlackに通知したい場合、このテンプレートが役立ちます。
このテンプレートを活用することで、チームメンバーが常に最新の情報にアクセスできる環境を整えられます。

まとめ

Google スプレッドシートとCanvaを連携することで、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、Canvaで自動でフォルダを作成できるようになりました。
これにより、フォルダの名前や内容が自動で反映されるため、従来の手動作業で発生しがちなミスや確認作業の負担を軽減できます。
Yoomなら、技術的な知識がなくても、自分の業務に合った自動化を始められます。
Yoomは、多彩なテンプレートが用意されているため、手間をかけずに業務にあった自動化を導入することが可能です。
Yoomを活用して、スマートな働き方を目指してみませんか？