GoogleスプレッドシートとGoogle Chatをノーコード連携してみたらチームのコミュニケーションがアップした！

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携するメリット

リアルタイムで最新情報を入手できる

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携させていれば、Googleスプレッドシートを確認しなくても、新しい情報がGoogleスプレッドシートへ追加されたらGoogle Chatへ自動的に通知が来るようにできるので確認作業の時間や手間を削減できます。新しい情報が追加されていないのに、確認する無駄を削減できるので本来の業務に集中することができますね！

手作業で行なっていた入力業務を削減できる

Googleスプレッドシートへ情報を追加したら、Google Chatへ通知させるという作業を手作業で行なっていると、どうしても抜け漏れが出たり、入力ミスが発生することが考えられます。そういった人的ミスを削減させて、業務の効率をアップさせる環境を整えることができます。手作業で行なっていた時間を他の業務に使えて、データ管理も一元化できるので一石二鳥ですね。

チーム内のコミュニケーションの活発化

Googleスプレッドシートの内容についてGoogle Chatに届いたら、その内容をGoogle Chat上で議論や質問などの会話ができるので、チーム内のコミュニケーションがアップして、作業が効率的に行えるようになります。例えば、届いた内容にミスがあれば、すぐに指摘することもできます。またタスクなどの情報が追加された場合は、進め方についてアドバイスが行えたり、進捗管理なども容易にできるようになります。

Yoomとは？

プログラミングや難しい知識は不要で、アプリを連携させて簡単に業務のフローボットを作成できるサービスです。
Yoomのアカウントは30秒ほど発行でき、無料ではじめられます！Yoomの無料登録はこちらです。
Yoomでご用意しているテンプレ一覧はこちらをご覧ください。テンプレートに関しても日々増産中です！

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携フローの作り方

早速Yoomを活用してGoogleスプレッドシートと Google chatを連携させてフローボットを作成していきましょう！
今回は「フォームに回答された内容をGoogleスプレッドシートに追加し、その後Google Chatに通知する」というテンプレートについて解説します。

まずは下準備からです。

ステップ1:マイアプリ登録

1.Googleスプレッドシートを連携

・Yoomのワークスペースへログインできたら、画面左に表示されたマイアプリをクリックしましょう。
・次に新規接続→Googleスプレッドシートを選択します。
・YoomとGoogleスプレッドシートを連携しますという画面で「sign in with Google」を選びます。
・アカウントの選択では接続したいアカウントをクリックしましょう。
・Yoomにログインする際に「次へ」を選択してください。
・Yoom が Google アカウントへの追加アクセスを求めていますという画面で「続行」選びます。

以上でYoomとGoogleスプレッドシートの連携が完了しました。

2.Google Chatを連携

・先程と同様に画面左上に表示されているマイアプリをクリックしましょう。
・次に新規接続→Google Chatを選択します。
・Client IDとClient secretを入力してください。
・詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

以上でYoomとGoogle Chatの連携が完了しました！

マイアプリの登録が完了したら下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーしましょう！

マイプロジェクトへテンプレートがコピーされました！

ステップ2:フォームトリガーの設定

1.フォームを作成

・フォームの内容は任意で大丈夫です。設定したい内容で入力しましょう。

2.フォームの表示確認と詳細設定

・先程のフォーム設定で取得してきた内容が表示されました。
・取得した値に、入力フォームの回答のサンプル値を設定して保存しましょう。

ステップ3:Googleスプレッドシートのアクション設定

1.データベースの連携

・タイトルは任意で大丈夫です。変更したい場合は各自設定をお願いします。
・実行アクションは「レコードを追加する」を選択しましょう。

・データベースの連携では、スプレッドシートIDやスプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力してください。

・追加するレコードの値に先程、フォーム入力で設定したテストサンプル値をアウトプットとして入力しましょう。

ステップ4:Google Chatのアクション設定

1.連携アカウントとアクションを選択

・こちらのタイトルも任意で大丈夫です。
・アクションには「スペースにメッセージを送信」を選択してください。

2.API接続設定

・スペースID、キー、トークン、メッセージ内容など、必須項目を入力しましょう。
・メッセージ内容には先程のフォームで取得してきた値をアウトプットとして埋め込みメッセージを作成します。
・入力完了したらテストして保存しましょう。

以上でフローボットの設定が完了しました！

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携フロー応用編

Yoomでは多数のテンプレートをご用意しています。今回はテンプレートを使ってフローボットを作成しましたが、「はじめから作成する」方法もありますので、業務にあったフローボットの作成が可能になります。マイアプリ登録が完了できていればノーコードで自在にアレンジができるので誰でも簡単にフローボット作成ができます。
応用編ではありますが、AIオペレーション機能を使って「履歴書を読み取り、Googleスプレッドシートに格納しGoogle Chatに通知する」という複雑な業務の動きもフローボットで自動化できます。

＊AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

その他のGoogleスプレッドシートとGoogle Chatを使った自動化の例

他にもGoogleスプレッドシートとGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Googleスプレッドシート上での行の追加や更新をトリガーとしてGoogle Chatに通知を送ることが可能です。間に他の処理をいれることも可能なので、通知したくない内容はフィルターをかけるといったことも可能です。

2. もちろんGoogle Chat上での投稿をトリガーとして投稿された内容をGoogleスプレッドシートに保存することも可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携により手作業で行なっていた入力を自動化でき、入力のミスや漏れを防ぐことができ、事務作業を削減することができました。またフレッシュな情報がGoogle Chatへ届くのでいつでも新しい情報をすぐに確認することができるようになりました！これで業務の生産性をアップさせることができて、本来の仕事に集中できる環境が整いました。この機会にノーコードで簡単に連携できるYoomを使って、業務の効率化を図ってみませんか？

是非お試しください。

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