フォームに回答された内容をGoogle スプレッドシートに追加後、Google Chatに通知する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとGoogle Chatの連携フローの作り方

早速Yoomを活用してGoogle スプレッドシートと Google chatを連携させてフローボットを作成していきましょう！
今回は「フォームに回答された内容をGoogle スプレッドシートに追加し、その後Google Chatに通知する」というテンプレートについて解説します。

ステップ1:マイアプリ登録

1.Google スプレッドシートを連携

・Yoomのワークスペースへログインできたら、画面左に表示されたマイアプリをクリックしましょう。
・次に新規接続→Google スプレッドシートを選択します。
・YoomとGoogle スプレッドシートを連携しますという画面で「sign in with Google」を選びます。
・アカウントの選択では接続したいアカウントをクリックしましょう。
・Yoomにログインする際に「次へ」を選択してください。
・Yoom が Google アカウントへの追加アクセスを求めていますという画面で「続行」選びます。

以上でYoomとGoogle スプレッドシートの連携が完了しました。

2.Google Chatを連携

・先程と同様に画面左上に表示されているマイアプリをクリックしましょう。
・次に新規接続→Google Chatを選択します。
・Client IDとClient secretを入力してください。
・詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

以上でYoomとGoogle Chatの連携が完了しました！

マイアプリの登録が完了したら下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーしましょう！

マイプロジェクトへテンプレートがコピーされました！

ステップ2:フォームトリガーの設定

1.フォームを作成

・フォームの内容は任意で大丈夫です。設定したい内容で入力しましょう。

2.フォームの表示確認と詳細設定

・先程のフォーム設定で取得してきた内容が表示されました。
・取得した値に、入力フォームの回答のサンプル値を設定して保存しましょう。

ステップ3:Google スプレッドシートのアクション設定

1.データベースの連携

・タイトルは任意で大丈夫です。変更したい場合は各自設定をお願いします。
・実行アクションは「レコードを追加する」を選択しましょう。

・データベースの連携では、スプレッドシートIDやスプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力してください。

・追加するレコードの値に先程、フォーム入力で設定したテストサンプル値をアウトプットとして入力しましょう。

ステップ4:Google Chatのアクション設定

1.連携アカウントとアクションを選択

・こちらのタイトルも任意で大丈夫です。
・アクションには「スペースにメッセージを送信」を選択してください。

2.API接続設定

・スペースID、キー、トークン、メッセージ内容など、必須項目を入力しましょう。
・メッセージ内容には先程のフォームで取得してきた値をアウトプットとして埋め込みメッセージを作成します。
・入力完了したらテストして保存しましょう。

以上でフローボットの設定が完了しました！

Google スプレッドシートやGoogle Chatを使ったその他の自動化の例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやGoogle ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとGoogle Chatのその他の自動化例

Google Chatで投稿されたら、Google スプレッドシートを更新できたり、Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知することが可能です。
さらに、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知することもできます。

Google Chatを活用した自動化例

問い合わせがあったらGoogle Chatに通知する

問い合わせがあったことを通知するフローボットです。

OCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知する

AIを使用して読み取った情報を自動的にkintoneのデータベースへ格納とGoogle Chatに通知するフローボットです。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

予定が登録されると自動でGoogle スプレッドシートに登録情報を自動で追加できるため、手動作業を効率化できるはずです。

指定のスケジュールになったら、情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する

指定のスケジュールになると情報を取得して、Google スプレッドシートに自動で追加するフローボットです。
Google スプレッドシートへの追加作業が自動化されることで、手動による転記ミスや転記漏れを防止できるはずです。

Google スプレッドシートに行が追加されたら顧客や請求先を登録する

Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動追加できるフローボットです。

Google スプレッドシートとGoogle Chatを連携するメリット

1. リアルタイムな情報共有と迅速な意思決定の支援

‍このフローでは、フォームに入力された情報が自動でGoogle スプレッドシートに追加され、Google Chatに通知されるため、確認作業の手間を省けます。
たとえば、問い合わせフォームの回答がGoogle スプレッドシートに反映されると同時に通知が行われることで、カスタマーサポートチームは迅速に対応が可能になります。

こうした素早い情報共有により、業務の遅れを防ぎ、迅速な意思決定を促進します。
業務全体のスピードアップが図れ、顧客満足度の向上にも期待できます。

2. 作業ミス削減と一元管理による業務効率化‍

このフローの導入により、手作業での入力や通知を自動化することができ、ヒューマンエラーの発生を大幅に減少させます。
たとえば、営業チームが顧客情報を一元的に管理する際、フォームから自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されます。
その後すぐにGoogle Chatで通知が届くため、手作業のデータ転記によるミスや遅延が防止されます。

データの一元管理が可能になることで、他の業務への集中が可能になり、全体の業務効率が高まるかもしれません。

3. チーム内のコミュニケーションと協力体制の強化‍

Google スプレッドシートとGoogle Chatの連携により、情報共有がスムーズになり、チーム内の協力体制が強化されます。
たとえば、Google スプレッドシートに新しい情報が追加された際にGoogle Chatで即座に通知が届くため、チームメンバーはその場で議論や修正を行うことが可能です。

これにより、迅速なフィードバックやタスクの進捗管理が実現し、チーム全体のパフォーマンスが向上が期待できます。
さらに、コミュニケーションの活発化により、業務の円滑な進行も期待できますね。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
Google スプレッドシートとGoogle Chatの連携により手作業で行なっていた入力を自動化でき、入力のミスや漏れを防ぐことができるはずです。
またフレッシュな情報がGoogle Chatへ届くのでいつでも新しい情報をすぐに確認することができるようになりました！
これで業務の生産性をアップさせることができて、本来の仕事に集中できる環境が整いました。
この機会にノーコードで簡単に連携できるYoomを使って、業務の効率化を図ってみませんか？

是非お試しください。