GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携して、フォームに回答された内容をGoogleスプレッドシートに追加後、Google Chatに通知する方法

このブログをおすすめする方

手動の入力や通知作業に時間がかかる方
複数のアプリでのデータ管理に苦労している方法
チーム内での情報共有や進捗管理に課題を感じている方
Google スプレッドシートを活用してデータ管理をしている方
Google Chatを業務で活用している方法

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携するメリットと利用シーン

1. リアルタイムな情報共有と迅速な意思決定の支援

‍このフローでは、フォームに入力された情報が自動でGoogleスプレッドシートに追加され、Google Chatに通知されるため、確認作業の手間を省けます。たとえば、問い合わせフォームの回答がGoogleスプレッドシートに反映されると同時に通知が行われることで、カスタマーサポートチームは迅速に対応が可能になります。

こうした素早い情報共有により、業務の遅れを防ぎ、迅速な意思決定を促進します。業務全体のスピードアップが図れ、顧客満足度の向上にも期待できます。

2. 作業ミス削減と一元管理による業務効率化‍

このフローの導入により、手作業での入力や通知を自動化することができ、ヒューマンエラーの発生を大幅に減少させます。たとえば、営業チームが顧客情報を一元的に管理する際、フォームから自動でGoogleスプレッドシートに情報が追加され、すぐにGoogle Chatで通知が届くため、手作業のデータ転記によるミスや遅延が防止されます。

データの一元管理が可能になることで、他の業務への集中が可能になり、全体の業務効率が高まるかもしれません。

3. チーム内のコミュニケーションと協力体制の強化‍

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携により、情報共有がスムーズになり、チーム内の協力体制が強化されます。たとえば、Googleスプレッドシートに新しい情報が追加された際にGoogle Chatで即座に通知が届くため、チームメンバーはその場で議論や修正を行うことが可能です。

これにより、迅速なフィードバックやタスクの進捗管理が実現し、チーム全体のパフォーマンスが向上が期待できます。さらに、コミュニケーションの活発化により、業務の円滑な進行も期待できますね。

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携フローの作り方

早速Yoomを活用してGoogleスプレッドシートと Google chatを連携させてフローボットを作成していきましょう！
今回は「フォームに回答された内容をGoogleスプレッドシートに追加し、その後Google Chatに通知する」というテンプレートについて解説します。

まずは下準備からです。

[Yoomとは]

ステップ1:マイアプリ登録

1.Googleスプレッドシートを連携

・Yoomのワークスペースへログインできたら、画面左に表示されたマイアプリをクリックしましょう。
・次に新規接続→Googleスプレッドシートを選択します。
・YoomとGoogleスプレッドシートを連携しますという画面で「sign in with Google」を選びます。
・アカウントの選択では接続したいアカウントをクリックしましょう。
・Yoomにログインする際に「次へ」を選択してください。
・Yoom が Google アカウントへの追加アクセスを求めていますという画面で「続行」選びます。

以上でYoomとGoogleスプレッドシートの連携が完了しました。

2.Google Chatを連携

・先程と同様に画面左上に表示されているマイアプリをクリックしましょう。
・次に新規接続→Google Chatを選択します。
・Client IDとClient secretを入力してください。
・詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

以上でYoomとGoogle Chatの連携が完了しました！

マイアプリの登録が完了したら下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーしましょう！

マイプロジェクトへテンプレートがコピーされました！

ステップ2:フォームトリガーの設定

1.フォームを作成

・フォームの内容は任意で大丈夫です。設定したい内容で入力しましょう。

2.フォームの表示確認と詳細設定

・先程のフォーム設定で取得してきた内容が表示されました。
・取得した値に、入力フォームの回答のサンプル値を設定して保存しましょう。

ステップ3:Googleスプレッドシートのアクション設定

1.データベースの連携

・タイトルは任意で大丈夫です。変更したい場合は各自設定をお願いします。
・実行アクションは「レコードを追加する」を選択しましょう。

・データベースの連携では、スプレッドシートIDやスプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力してください。

・追加するレコードの値に先程、フォーム入力で設定したテストサンプル値をアウトプットとして入力しましょう。

ステップ4:Google Chatのアクション設定

1.連携アカウントとアクションを選択

・こちらのタイトルも任意で大丈夫です。
・アクションには「スペースにメッセージを送信」を選択してください。

2.API接続設定

・スペースID、キー、トークン、メッセージ内容など、必須項目を入力しましょう。
・メッセージ内容には先程のフォームで取得してきた値をアウトプットとして埋め込みメッセージを作成します。
・入力完了したらテストして保存しましょう。

以上でフローボットの設定が完了しました！

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携フロー応用編

Yoomでは多数のテンプレートをご用意しています。今回はテンプレートを使ってフローボットを作成しましたが、「はじめから作成する」方法もありますので、業務にあったフローボットの作成が可能になります。マイアプリ登録が完了できていればノーコードで自在にアレンジができるので誰でも簡単にフローボット作成ができます。
応用編ではありますが、AIオペレーション機能を使って「履歴書を読み取り、Googleスプレッドシートに格納しGoogle Chatに通知する」という複雑な業務の動きもフローボットで自動化できます。

＊AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

その他のGoogleスプレッドシートとGoogle Chatを使った自動化の例

他にもGoogleスプレッドシートとGoogle Chatを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Googleスプレッドシート上での行の追加や更新をトリガーとしてGoogle Chatに通知を送ることが可能です。間に他の処理をいれることも可能なので、通知したくない内容はフィルターをかけるといったことも可能です。

2. もちろんGoogle Chat上での投稿をトリガーとして投稿された内容をGoogleスプレッドシートに保存することも可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携により手作業で行なっていた入力を自動化でき、入力のミスや漏れを防ぐことができ、事務作業を削減することができました。またフレッシュな情報がGoogle Chatへ届くのでいつでも新しい情報をすぐに確認することができるようになりました！これで業務の生産性をアップさせることができて、本来の仕事に集中できる環境が整いました。この機会にノーコードで簡単に連携できるYoomを使って、業務の効率化を図ってみませんか？

是非お試しください。

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