Google スプレッドシートとChatGPTの連携イメージ
【ノーコードで実現】Google スプレッドシートのデータをChatGPTに自動的に連携する方法
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Google スプレッドシートとChatGPTの連携イメージ
フローボット活用術

2025-10-23

【ノーコードで実現】Google スプレッドシートのデータをChatGPTに自動的に連携する方法

n.fukuoka
n.fukuoka

「営業リストを管理しているけど、一件ずつ案内メールを作成するのが大変…。」
そんな悩みを抱えていませんか?手作業でのメール作成は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがち。
もっとスムーズに、効率よくメールを送れたらいいのに…と思ったことはありませんか?
そんな課題を解決するのが、Google スプレッドシートとChatGPTの連携です!
Google スプレッドシートに登録したリストをもとに、ChatGPTが自動で案内メールを作成し、そのまま送信まで実行できます。
もう、手作業で一通ずつメールを作る必要はありません。
設定は驚くほど簡単で、プログラミング不要。
ほんの数クリックで連携できるので、すぐに業務の効率化を実現できます。

さあ、Google スプレッドシートとChatGPTを活用して、もっとスマートな業務フローを実現しましょう!

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle スプレッドシートとChatGPTの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogle スプレッドシートとChatGPTを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。


■概要

Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつメールを作成して送信する作業は、時間がかかる上に単純作業で負担に感じていないでしょうか?
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、ChatGPTがリストの情報に基づいた案内メールを自動で生成し、指定のアドレスへ送信します。
定型的なメール送信業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートでリストを管理し、案内メールの送信を手作業で行っている方
  • ChatGPTを活用し、パーソナライズされたメール文面の作成を効率化したいと考えている方
  • イベントの案内や顧客フォローなど、メール送信業務の工数を削減したいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • スプレッドシートへのデータ追加からメール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるメールの宛先間違いや、内容のコピー&ペーストミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。
  3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、追加された行の情報を基にメールの本文を作成するよう指示します。
  4. 最後に、オペレーションでメール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文に設定してメールを自動送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいGoogle スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
  • ChatGPTのテキスト生成アクションでは、プロンプトとなるメッセージ内容や、生成される文章の多様性を決めるtemperature、最大トークン数を任意で設定します。
  • メール送信機能のアクションでは、宛先や件名、本文にChatGPTが生成したテキストをどのように反映させるかなどを任意で設定してください。

■注意事項

  • Google スプレッドシート、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
  • ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約(APIが使用されたときに支払いができる状態)が必要です。
    https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
  • ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Google スプレッドシートとChatGPTを連携してできること

Google スプレッドシートとChatGPTのAPIを連携すれば、Google スプレッドシートのデータをChatGPTに自動的に連携することが可能です!
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。

Google スプレッドシートのリストからChatGPTで案内メールを自動生成し、メール送信する

営業リストや顧客データをGoogle スプレッドシートで管理していて、そこから個別に案内メールを送りたい……そんなときに便利なフローです。


■概要

Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつメールを作成して送信する作業は、時間がかかる上に単純作業で負担に感じていないでしょうか?
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、ChatGPTがリストの情報に基づいた案内メールを自動で生成し、指定のアドレスへ送信します。
定型的なメール送信業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートでリストを管理し、案内メールの送信を手作業で行っている方
  • ChatGPTを活用し、パーソナライズされたメール文面の作成を効率化したいと考えている方
  • イベントの案内や顧客フォローなど、メール送信業務の工数を削減したいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • スプレッドシートへのデータ追加からメール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるメールの宛先間違いや、内容のコピー&ペーストミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。
  3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、追加された行の情報を基にメールの本文を作成するよう指示します。
  4. 最後に、オペレーションでメール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文に設定してメールを自動送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいGoogle スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
  • ChatGPTのテキスト生成アクションでは、プロンプトとなるメッセージ内容や、生成される文章の多様性を決めるtemperature、最大トークン数を任意で設定します。
  • メール送信機能のアクションでは、宛先や件名、本文にChatGPTが生成したテキストをどのように反映させるかなどを任意で設定してください。

■注意事項

  • Google スプレッドシート、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
  • ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約(APIが使用されたときに支払いができる状態)が必要です。
    https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
  • ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Google スプレッドシートで行が追加されたらChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する

アンケートの回答や会議の議事録がGoogle スプレッドシートにどんどん追加されるとき、要点を整理して自動で別にまとめたい場合におすすめのフローです。


■概要

Google スプレッドシートで管理しているアンケートの自由回答や議事録など、長文テキストの内容把握や要約に手間がかかっているのではないでしょうか。
一つずつ内容を確認し要点をまとめる作業は、他の重要な業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを要約します。
その後、Google スプレッドシートの指定のセルに結果を追加するため、情報収集やデータ整理の効率を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートでアンケート結果や議事録などを管理している方
  • ChatGPTを活用して、長文テキストの要約作成業務を効率化したい方
  • 手作業での情報整理や転記に時間がかかり、コア業務に集中できずにいる方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに要約と追記が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮します。
  • 自動で要約テキストが生成されることで、担当者によるまとめ方のばらつきや、転記の際の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
  2. トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のファイルを指定します。
  3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したテキストを要約するよう指示します。
  4. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定して、生成された要約テキストを任意のセルに追記します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 「テキストを生成」では、プロンプトに対してトリガーで取得したテキスト情報を変数として埋め込み、要約の文字数などを指定することが可能です。
  • 「レコードを更新する」では、ChatGPTが生成した要約をどの列に書き込むかを任意で指定します。

■注意事項

  • Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。(APIが使用されたときに支払いができる状態)
    https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
  • ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

Google スプレッドシートとChatGPTの連携フローを作ってみよう!

それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとChatGPTを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle スプレッドシートとChatGPTの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

  • Google スプレッドシートとChatGPTをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピーする
  • Google スプレッドシートのトリガー設定およびChatGPTのアクション設定
  • テストと確認

■概要

Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつメールを作成して送信する作業は、時間がかかる上に単純作業で負担に感じていないでしょうか?
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、ChatGPTがリストの情報に基づいた案内メールを自動で生成し、指定のアドレスへ送信します。
定型的なメール送信業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートでリストを管理し、案内メールの送信を手作業で行っている方
  • ChatGPTを活用し、パーソナライズされたメール文面の作成を効率化したいと考えている方
  • イベントの案内や顧客フォローなど、メール送信業務の工数を削減したいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • スプレッドシートへのデータ追加からメール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるメールの宛先間違いや、内容のコピー&ペーストミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。
  3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、追加された行の情報を基にメールの本文を作成するよう指示します。
  4. 最後に、オペレーションでメール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文に設定してメールを自動送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいGoogle スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
  • ChatGPTのテキスト生成アクションでは、プロンプトとなるメッセージ内容や、生成される文章の多様性を決めるtemperature、最大トークン数を任意で設定します。
  • メール送信機能のアクションでは、宛先や件名、本文にChatGPTが生成したテキストをどのように反映させるかなどを任意で設定してください。

■注意事項

  • Google スプレッドシート、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
  • ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約(APIが使用されたときに支払いができる状態)が必要です。
    https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
  • ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ステップ1:Google スプレッドシートとChatGPTのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

では、Google スプレッドシートをマイアプリ登録していきましょう!
入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、Google スプレッドシートというアイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、Gmailと同じように追加アクセスを求められる場合があります。
内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。

ChatGPTのマイアプリ登録

ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約(APIが使用されたときに支払いができる状態)が必要です。
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

ChatGPT/OpenAIと連携して出来ること | Yoomヘルプセンター

ChatGPTも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名アクセストークンを入力してください。
なお、詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
ChatGPTのマイアプリ登録方法

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle スプレッドシートとChatGPTのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

ステップ2:テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。


■概要

Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつメールを作成して送信する作業は、時間がかかる上に単純作業で負担に感じていないでしょうか?
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、ChatGPTがリストの情報に基づいた案内メールを自動で生成し、指定のアドレスへ送信します。
定型的なメール送信業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートでリストを管理し、案内メールの送信を手作業で行っている方
  • ChatGPTを活用し、パーソナライズされたメール文面の作成を効率化したいと考えている方
  • イベントの案内や顧客フォローなど、メール送信業務の工数を削減したいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • スプレッドシートへのデータ追加からメール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるメールの宛先間違いや、内容のコピー&ペーストミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。
  3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、追加された行の情報を基にメールの本文を作成するよう指示します。
  4. 最後に、オペレーションでメール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文に設定してメールを自動送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいGoogle スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
  • ChatGPTのテキスト生成アクションでは、プロンプトとなるメッセージ内容や、生成される文章の多様性を決めるtemperature、最大トークン数を任意で設定します。
  • メール送信機能のアクションでは、宛先や件名、本文にChatGPTが生成したテキストをどのように反映させるかなどを任意で設定してください。

■注意事項

  • Google スプレッドシート、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
  • ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約(APIが使用されたときに支払いができる状態)が必要です。
    https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
  • ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。

ステップ3:Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「行が追加されたら」のアイコンをクリックします。

2.Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「行が追加されたら」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.トリガーの起動間隔スプレッドシートIDを設定してください。

  • トリガーの起動間隔:プルダウンをクリックすると5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
    プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に確認してくださいね!
  • スプレッドシートID:入力欄をクリックすると以下の画面のように候補が表示されるので、その中から選んでください。


今回は、テーブルの範囲は以下の画像のように設定しています。

  • 一意の値が入った列:メールアドレスやIDなど、データの中で同じ値が存在しない列を選びましょう!(ユニークキーとなる列)

なお、今回は事前にテスト用として以下のようなGoogle スプレッドシートを用意しています。

__wf_reserved_inherit

テストが成功すると、以下のようにGoogle スプレッドシートから取得した情報がアウトプットとして表示されます。
アウトプットについては、詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう!

__wf_reserved_inherit

ステップ4:ChatGPTでテキストを生成する設定

1.フローに戻ります。
次に、「テキストを生成」のアイコンをクリックします。

2.ChatGPTと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「テキストを生成」を選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。


3.各項目を入力していきます。
メッセージ内容は入力欄をクリックすると以下の画像のようにGoogle スプレッドシートから取得した情報が表示されるので、メッセージを作成する際には活用してください。

※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それについて生成されてしまうため、氏名や電話番号などの変動する値はアウトプットから必ず選択してください。

また、temperatureや最大トークン数など、その他の設定は必須項目ではありませんが、変更したい場合は注釈を参考にしながら入力してくださいね。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:メールを送る設定

1.最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。

2.メール内容を設定していきます。
入力欄をクリックすると以下の画面のようにGoogle スプレッドシートから取得した情報を引用できます。


3.今回のフローでは、以下の画像のようにChatGPTが生成した回答をそのまま本文に挿入しています。
「メールを送付する」の設定方法
設定後は「次へ」をクリックしてメールのプレビューを確認しましょう。

これで、【Google スプレッドシートのリストからChatGPTで案内メールを自動生成し、メール送信する】というフローが完成しました。

ステップ6:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、Google スプレッドシートのリストからChatGPTで案内メールを自動生成し、メール送信する方法でした!

ChatGPTのデータをGoogle スプレッドシートに連携したい場合

今回はGoogle スプレッドシートからChatGPTへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にChatGPTからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

メールが届いたらChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに内容を記載する

お問い合わせメールの内容をそのまま放置せずに、サクッとGoogle スプレッドシートに整理したいときに便利なフローです!


■概要

メールが届いたらメール本文を基にChatGPTと会話して、Google スプレッドシートに内容を記載するフローです。


■このテンプレートをおすすめする方

1.問い合わせ対応や情報伝達など、一度に複数のタスクを抱える方

・お客様からの問い合わせ対応を行うカスタマーサービス部門の方

・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者

・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方


2.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方

・ChatGPTを利用して情報検索やデータ分析などの手間を省力したい方

・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者

3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員


■このテンプレートを使うメリット

・ChatGPTとの会話内容を自動でGoogle スプレッドシートを作成するため、手作業の手間を省き業務を効率化することができます。

・ChatGPTを利用し内容を一度Google スプレッドシートに転記することで、その後の回答内容を自身でGoogle スプレッドシート上で編集したり、追記したりすることが可能です。またオペレーションを追加することで、メールの返信内容を作成したり、回答内容を別の場所で共有することができます。

■注意事項

・ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。

・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Googleスプレッドシートに追加する

お問い合わせフォームの内容を「製品についての質問」「価格に関する相談」「サポート依頼」などに分類してGoogle スプレッドシートにまとめたい場合などにおすすめのフローです!


■概要

Yoomのフォームにアンケート回答が行われたら、ChatGPTを使い回答内容の種別を切り分けGoogleスプレッドシートに情報を追加します。

フォームの回答内容に合わせた判別とデータの蓄積を一元化することができます。

事前準備

・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・事前に応募情報を蓄積するスプレッドシートを用意します。

※実際に使用している蓄積用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。)https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bluRKYuqY7oMyXdaQN3HezyanrlLJaYzryrUg-lS4pk/edit#gid=0

作成方法

①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。

・各質問項目:フォーム用に、名前や連絡先、質問内容等、必要な項目を設定します。

・取得した値:次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の+マークを押し、アプリと連携するオペレーションからChatGPTを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・アクション:会話します。

・メッセージ内容:①で取得した問い合わせ内容などのテキストを埋め込み、以下のような判定を指示します。

・ロール:ChatGPTの回答ロールを選択してください。

※基本はユーザーの設定

・temperature:0~2未満の値で指定します。0.8のように高い値はランダム性が増し、0.2のように低い値はより集中的かつ決定論的にします。

・最大トークン数:生成される回答に許可されるトークンの最大数です。デフォルトでは、4096トークンとなります。

・モデル:ChatGPTのAIモデルを選択します。

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※{{問い合わせ内容}}:この文章を確認して、営業に関する内容であれば「営業」、質問に関する内容であれば「質問」スパムのような内容であれば「スパムの可能性」という判断してください。

③+マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・実行アクション:レコードを追加します。

・スプレッドシートID:欄をクリックし、候補から事前に用意したスプレッドシートを選択します。

・スプレッドシートのタブ名:欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。

・テーブル範囲:列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Eと設定しています。

・追加するレコードの値:表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットや②で取得した判定結果を埋め込みます。

※Googleスプレッドシートのテーブル範囲の定義についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465

■注意事項

・ChatGPT/OpenAIのAPI使用は有料です。お使いのOpenAIのプランによっては使用できない可能性があるので、事前にプランをご確認ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8687581

Google スプレッドシートやChatGPTのAPIを使ったその他の自動化例

ChatGPTとの連携以外でも、Google スプレッドシートのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください!

Google スプレッドシートを使った自動化例

他にも、Google スプレッドシートに情報が追加されたら他ツールにも登録したり、レコードの更新をメールで送信できたりします!


■概要

Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、その情報を取得してGoogleカレンダーにも予定を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを利用している方

・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーをGASを使って同期されている方

・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーをうまく連携し、業務効率を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

・Googleスプレッドシートの情報登録とともにGoogleカレンダーにも情報が追加されるので、手動操作を削減することができます。

・カレンダーへの追加漏れを防ぐこともできます。

注意事項

・Googleスプレッドシート、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。


■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方

・同じシートを同時に編集したいチームの責任者

2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業

・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Slackを併せて使用し情報の共有を行うことで、チーム内の情報精度を上げることができます。
しかし行の更新をその都度手動通知するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。

Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
情報更新がGoogle スプレッドシートで行われたら更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。
また更新後すぐに通知を行えるため、チーム内への素早い情報共有を行います。

■注意事項

・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを使ってタスクを整理している方

・プロジェクトのタスクを管理しているプロジェクトリーダー

・Google スプレッドシートで日々のタスクを整理し、共有している方

2.Gmailを業務の連絡手段としている方

・日々の業務連絡をGmailで行っているチーム

・Google スプレッドシートの追加情報の通知を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは共同編集が可能なため、タスク管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに更新があったとしても、チームメンバーが気づかず認識の齟齬が発生する可能性があります。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで行の更新があれば自動でGmailでメールを送付することができます。
Gmailからメールを出すことで、更新内容の把握が容易となり、チーム内の認識を統一して業務を進めることができます。

また、Gmailからのメール送付が自動化されるため、送付漏れや宛先誤りといったヒューマンエラーの発生も防ぐことが可能です。

■注意事項

・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Google スプレッドシートで管理しているタスクや顧客リストを、情報集約のためにNotionへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでNotionのデータベースへ自動でレコードが追加されるため、データ連携に関わる作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートとNotionを併用し、二重入力に手間を感じている方
  • 手作業によるデータ転記での入力ミスや、更新漏れを防ぎたいと考えている方
  • プロジェクトや顧客情報の管理を自動化し、業務効率を改善したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートに行を追加するだけでNotionへレコードが自動で追加され、データ転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業でのコピー&ペーストが不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
  3. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Notionのオペレーション設定で、レコードを追加したいデータベースを任意で指定してください。
  • Notionデータベースの各プロパティ(項目)に、トリガーとなったGoogle スプレッドシートのどの列の情報を反映させるかを任意で設定してください。

■注意事項

  • Google スプレッドシートとNotionをYoomに連携させる必要があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートにコピー&ペーストしていませんか?こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をトリガーに、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加できるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Googleフォームで集めた回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
  • フォームからの問い合わせや申し込み情報をリアルタイムでチームに共有、管理したい方
  • データ入力のミスをなくし、より正確な情報管理の仕組みを構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォームへの回答が送信されると自動でスプレッドシートに記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます
  • 手作業でのコピー&ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください
  • Google スプレッドシートのオペレーション設定では、回答内容を追加したいスプレッドシートや特定のシート、書き込むテーブル範囲などを任意で設定できます

■注意事項

  • Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ChatGPTの自動化例

さらに、他ツールに投稿された内容からテキストを生成したり、要約してデータベースに転記したりできます。


■概要
「Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理する」フローは、メール処理の効率化とデータ管理の自動化を実現する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailのメールから、必要な情報を手動で抜き出すのは時間と労力がかかります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメール内容を自動的にChatGPTで解析・抽出し、必要なデータを管理できます。
これにより、手作業の負担を減らし、データ管理の精度と効率を向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで日常的に多くのメールを処理しているビジネスパーソン
  • メール内容の情報を整理し、管理を効率化したい方
  • ChatGPTを活用してデータ抽出を自動化したいIT担当者
  • 業務効率化を図り、ルーチン作業を減らしたいチームリーダー
  • データ管理の精度を高めたい経営者や管理職の方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理することで、手動入力の手間を省けます。
また、抽出した情報が反映されるため、最新のデータを常に把握できます。
自動化によって、データ入力や情報管理におけるヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性も向上します。


■概要

Google スプレッドシートで管理しているアンケートの自由回答や議事録など、長文テキストの内容把握や要約に手間がかかっているのではないでしょうか。
一つずつ内容を確認し要点をまとめる作業は、他の重要な業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを要約します。
その後、Google スプレッドシートの指定のセルに結果を追加するため、情報収集やデータ整理の効率を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートでアンケート結果や議事録などを管理している方
  • ChatGPTを活用して、長文テキストの要約作成業務を効率化したい方
  • 手作業での情報整理や転記に時間がかかり、コア業務に集中できずにいる方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに要約と追記が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮します。
  • 自動で要約テキストが生成されることで、担当者によるまとめ方のばらつきや、転記の際の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
  2. トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のファイルを指定します。
  3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したテキストを要約するよう指示します。
  4. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定して、生成された要約テキストを任意のセルに追記します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 「テキストを生成」では、プロンプトに対してトリガーで取得したテキスト情報を変数として埋め込み、要約の文字数などを指定することが可能です。
  • 「レコードを更新する」では、ChatGPTが生成した要約をどの列に書き込むかを任意で指定します。

■注意事項

  • Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。(APIが使用されたときに支払いができる状態)
    https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
  • ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

■概要

LINE WORKSに新しく投稿があったら、ChatGPTを使用して回答された結果を再びLINE WORKSに通知するフローです。

新しいメッセージがLINE WORKSのチャネルに投稿されると、ワークフローが起動してChatGPTが投稿の回答を自動生成し再度、LINE WORKSのチャンネルに返答します。

最新情報を常に取得して重要なやりとりを効率的に進めることによって、チーム内のコミュニケーションを効果的に改善することができます。

また、AIによる自動回答を活用することで、人力で行っていた社内質問などの対応も効率化することができます。

■注意事項

・LINE WORKS、ChatGPTそれぞれとYoomを連携してください。

・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


■概要

kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー&ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • kintoneとChatGPTを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
  • kintoneのデータに基づき、ChatGPTでメール文面や報告書を効率的に作成したい方
  • kintoneと生成AIを連携させ、業務プロセスの自動化を具体的に進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • kintoneへのレコード登録を起点にテキスト生成と更新が自動で実行されるため、手作業でのコピー&ペーストや文章作成にかかる時間を短縮します。
  • 人の手による転記作業がなくなるため、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら(Webhook起動)」を設定します。
  3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
  4. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にテキストを生成させます。
  5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当レコードの指定フィールドに反映します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • kintoneのトリガー設定では、フローを起動させたい対象アプリのWebhookイベントを設定してください。
  • kintoneでレコードを取得するアクションでは、情報を取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
  • ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章の指示(プロンプト)をメッセージ内容に設定してください。
  • kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDや更新したいレコードの条件、更新後の値をそれぞれ設定してください。

■注意事項

  • kintone、ChatGPTそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
  • ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
  • AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要

日々大量に届くメールのチェックや、その内容を情報共有のために転記する作業に追われていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけでChatGPTが内容を自動で要約してNotionのデータベースへ記録するため、メール処理の手間を省き、情報の整理と活用を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • 日々大量に届くメールの対応に追われている営業やカスタマーサポート担当
  • ChatGPTとNotionを用いて、情報収集やナレッジ管理を効率化したい方
  • 手作業での情報転記をなくし、重要な情報を漏れなく蓄積したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • メール受信から要約、Notionへの記録までが自動化され、手作業での情報整理にかかっていた時間を短縮できます。
  • 手作業による情報のコピー&ペーストがなくなることで、転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ChatGPTとNotionをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、特定のメールを受信したらフローが起動するように設定します。
  3. 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメールの本文を要約するアクションを設定します。
  4. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、前段で要約した結果などを指定のデータベースに追加するアクションを設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • メールトリガー機能の設定では、Yoomが発行する専用メールアドレスをカスタマイズできるほか、特定の件名や本文を含むメールのみを対象とするような条件指定も可能です。
  • ChatGPTへのオペレーションでは、要約を依頼するプロンプトに固定の指示を追加したり、メールの件名などを変数として埋め込むことができます。
  • Notionへの記録では、対象のデータベースを任意で選択し、各項目にメールの送信元や要約結果といった前段で取得した情報を変数として設定可能です。

注意事項

  • ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
  • ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。(APIが使用されたときに支払いができる状態)
    ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

終わりに

Google スプレッドシートとChatGPTの連携で、メール作成の手間を大幅に削減できそうです!
Google スプレッドシートに登録されたリストをもとに、ChatGPTが自動で案内メールを作成し、送信まで完了できます。
これで、一件ずつメールを作る必要がなくなり、業務のスピードと精度が向上するでしょう。
手作業によるミスも防げるため、安心して運用できるはずです。
設定はノーコードで簡単!
テンプレートを活用すれば、誰でもすぐに連携フローを構築できます。

この機会にGoogle スプレッドシートとChatGPTを組み合わせて、業務をもっとスムーズに進めてみませんか?

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
n.fukuoka
n.fukuoka
ツールがどんどん増えていく今の時代、何を使えばいいのか迷ってしまうことも多いですよね。 そんな皆様の仕事が少しでも楽になるよう、わかりやすく役立つ情報をお届けしていきたいと思っています!
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