Google スプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知する

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとChatworkの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

まず、Yoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
Yoomのアカウント発行ページ

‍Yoomのアカウントにログインができたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、2つ目のアプリを登録をします。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認をしてください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Google スプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知する】というフローを作成します。
このフローは、Google スプレッドシートの編集が行われたら自動でChatworkに通知を行います。

ステップ3: Google スプレッドシートとLINE WORKSの連携設定

1)テンプレートのアイコンをクリックして、マイプロジェクトへコピーします。

2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルと詳細は、自由に変更可能です。

3)「アプリトリガー　行が追加されたら」をクリックします。

4)トリガーアクションは「行が追加されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5)トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
「スプレッドシートID」、「シートID」はアプリ登録ができていれば、候補から選択することができます。
‍

‍

入力できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」します。

6)フローに戻ったら、「アプリと連携する　メッセージを送る」のアイコンをクリックします。

7)アクションは「メッセージを送る」を選択し、「次へ」をクリックします。

8)項目を入力します。
ルームIDはURL内の「#!rid」以降の数字部分がルームIDです。
メッセージは先に連携したGoogle スプレッドシートのアウトプット情報を選択することが可能です。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

9)これで【Google スプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知する】というフローの完成です。

10)最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

‍

‍

‍

‍

‍

Google スプレッドシートやChatworkを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやChatworkのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとChatworkのその他の自動化例

Google スプレッドシート上の顧客情報を元に請求書を発行してChatworkに送付したり、Chatworkで特定のルームに投稿した内容を追加することができます。
Yoomのフォーム機能を活用して、回答があったらレコードを追加しChatworkに通知することも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する

受信した内容を抽出し、Google スプレッドシートに追加することで、メールの重要情報を一元管理することが可能となります。

Google スプレッドシートで行が追加されたら商品情報を登録する

商品登録の作業が迅速かつ効率的に行えるでしょう。また、手動での入力ミスがなくなるため、データの正確性向上が図れます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらフォルダを作成する

手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名のタイプミスや作成忘れといった人的ミスを防ぐことが可能です。

Chatworkを活用した自動化例

情報が登録されたらChatworkに通知する

新しい情報が登録されるとChatworkの任意のチャットルームに通知するため、情報登録後の作業に素早く取り掛かれるようになるでしょう。

内容を文字起こしし、Chatworkに通知する

アップロードされた内容から音声を文字起こししてChatworkに通知するため、手動での文字起こしや情報共有作業を最小限に抑えられるようになるかもしれません。

Google スプレッドシートとChatworkを連携するメリット

メリット1: 素早い情報共有

Google スプレッドシートに新しいデータが追加されると、Chatworkで通知を受け取れるようになります。
更新操作後にメッセージ通知が行われることで、最新の情報をメンバーが素早く把握でき、後続作業へのスムーズな移行が可能となるはずです！
例えば、営業チームが新しく顧客情報をGoogle スプレッドシートに入力するとその情報をサポートチームが受け取れるようになるでしょう。
そうすれば、素早く対応を開始することができますよね。
スムーズな情報共有はその後のフローの迅速な対応につながり、業務全体の効率の向上が期待できます。

メリット2: 手動作業の削減

通常、Google スプレッドシートの更新情報を確認するには、定期的にGoogle スプレッドシートを開いて確認する必要がありますよね。
しかし、Chatworkとの連携により、この手動作業を減らせるはずです！
特に、データの更新頻度が高い場合や、複数のGoogle スプレッドシートを管理している場合には、この自動化が大きな効果を発揮するでしょう。
例えば、顧客情報の管理において、新規の顧客情報を営業部門が更新すると素早く経理部門で把握することができるという訳です。
部署間での通知の必要がなくなるので、業務全体の効率向上につながるかもしれません。

まとめ

2つのアプリを連携することで、通知が自動化され、手作業による入力が削減できました。
手作業で発生しがちな重複や漏れなどの入力ミスも軽減され、正確な情報を共有できるだけでなく、業務効率の向上が期待できるでしょう。
Yoomを利用することで、プログラミング不要で連携を実現できるため、初心者でもチャレンジしやすいと思います。

業務の効率化のを目指す方は、ぜひこのブログを参考に、Google スプレッドシートとChatworkの連携を行ってみてください！