Google スプレッドシートとChatworkを連携して、Google スプレッドシート上の顧客情報を元に請求書を発行してChatworkに送付する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとChatworkをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

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4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

5.Google スプレッドシートの用意

Chatworkと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。

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この際に、<span class="mark-yellow">必ず「一意の値（他の項目と重複しないデータ）」「更新日」の項目を作成しておきましょう</span>

今回は「メールアドレス＝一意の値」として設定しています。

更新日は画像のように設定しました。

<span class="mark-yellow">尚、その他の項目に関しては画像の通りである必要はありません。普段使用しているGoogle スプレッドシートに「一意の値（他の項目と重複しないデータ）」「更新日」を付け加える形でも連携可能です。</span>

また、今回のフローではGoogle スプレッドシートにあらかじめ作成しておいた請求書の雛形を使用します。

Google スプレッドシートの雛形につきましてはこちらをご確認ください。

ChatworkとYoomの連携

1.検索する

Chatworkを検索します。

2.Chatworkにログイン

ログイン画面が表示されます。
今回のフローで連携したいアカウントでログインを行いましょう。‍

3.許可を押す

内容を確認し、許可を押してください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Google スプレッドシート上の顧客情報を元に請求書を発行してChatworkに送付する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。

Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。‍

6.テーブル範囲などの入力

テーブル範囲などを指定します。

今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Lとなります。

他と重複しない列はBのメールアドレスとしました。

更新を検知したい列はLの請求書作成日です。

<span class="mark-yellow">この設定により、請求書を作成したい場合「請求書作成日に日付を入力」することでフローが起動します。</span>

そのため、設定は画像のようになります。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

1.アプリを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「書類を発行する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。

2.必須項目の設定

使用する雛形のファイルIDを入力します。

ボックスをクリックし、用意した請求書の雛形を選択してください。

続けて、発行した請求書を格納するフォルダIDも同様の手順で設定しましょう。
次へを押します。‍

3.文字列を置換する

Google スプレッドシートの請求先データと請求書の雛形のデータを結びつけます。

画面左側が雛形の項目です。

右側は請求先データの項目となります。

Google スプレッドシートの請求先データから「置換後の文字列のボックス」にデータを挿入することで、雛形に項目が書き込まれます。
詳細な設定方法に関しては、詳しくは「書類を発行する」の設定方法のページをご確認ください。‍

4.テストの実行

設定が完了したら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。保存をしましょう。

ステップ4：Chatworkにメッセージを送信する設定

1.アプリと連携する

Chatworkのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。

2.投稿先のチャンネルIDを設定する

どのルームにメッセージを送信するのか設定します。

ボックスをクリックするとルームが一覧表示されるので、請求書ファイルを受け取りたいルームを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。

3.メッセージの設定

次はChatworkに投稿するメッセージを設定します。

ボックスをクリックし、赤枠を選択してください。

請求先データが表示されます。クリックで挿入してください。

挿入できると画像のようになります。

その他に必要なデータを挿入したり、記号などを用いることで読みやすくなるため、任意でデザインを変更するのがおすすめです。

赤枠の項目に関しては設定が完了しています。
画像と同じ状態になっているか確認をしてください。‍

4.テストの実行

メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Google スプレッドシート上の顧客情報を元に請求書を発行してChatworkに送付する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：データベースツールからクリックだけで請求書を送付する

特定のデータベース上からChrome拡張機能を使用すれば、請求書の自動作成及び送付が可能です。
更新などのアクションを挟まずにフローを起動することができるため、任意のタイミングで業務を進行しやすくなるかもしれません。

アレンジ2：メールツールから送付する

今回のフローは「Chatworkに通知する」というアクションでしたが、メールツールから請求書を送付することもできます。
また、送付先の指定はGoogle スプレッドシートで請求データと共に管理すれば、そのデータを流用可能です。

Google スプレッドシートとChatworkを使ったその他の自動化例

他にも、Google スプレッドシートとChatworkを使った自動化の例をいくつか紹介します。

1.Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でChatworkに通知する

Google スプレッドシートでタスク管理などを行っている場合に活用可能です。また、取引先企業別に締め日などがある場合にもご活用いただけます。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらChatworkに通知する

格納済みのデータに更新があったことを素早く把握しやすくなる可能性があります。また、メンバーとの共有がスムーズになるかもしれません。

3.フォームに回答があったらGoogle スプレッドシートにレコードを追加して、Chatworkに通知する

問い合わせをGoogle スプレッドシートに集約可能です。また、その旨をChatworkに通知できるため、新規顧客の問い合わせ対応スピード向上となる可能性があります。

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Google スプレッドシートとChatworkを連携するメリットと具体例

メリット1：請求書の自動作成による業務負担の軽減

この連携により、Google スプレッドシートで管理している請求先データのレコードを更新するだけで、請求書が自動作成、及びChatworkへ送信可能になります。請求書の作成から送付までのフローが大幅に短縮される見込みがあるため、業務負担の軽減になるはずです。
例えば、通常であればGoogle スプレッドシートで管理している請求先データを確認した後、手動で請求書を作成する必要があります。決して無駄のないフローではありますが、締め日の後に大量の請求書を手動作成するとなると、かなりの作業負担になってしまうでしょう。
そこで今回の連携を導入すれば、請求書の作成が素早く完了するため、業務フローが短縮でき、負担も軽減する可能性があります。

メリット2：更新時の目視チェックによるエラーの回避

今回のアプリ連携は、Google スプレッドシートで管理している請求先データの一部が更新されることで、請求先が自動作成され、その後Chatworkに送信されます。
送付先のデータを更新するというアクションを挟むため、どの送付先にどのような内訳で請求書を作成するのかという目視チェックを行うことが可能です。また、Chatworkの特定のルームに請求書をアップロードすることで、責任者が最終チェックを行うことも可能です。
つまり、人の目を介してしっかりとした確認を行えば、請求書作成時のミスなどを削減できるかもしれません。

メリット3：請求書作成フローの自動化によるスピードの向上

これまでは請求書の作成に大幅なリソースを割いていませんでしたか？
例えば、締め日の後はもちろん、繁盛期や連休明けなど、請求書の作成や送付量が多くなるタイミングでは、特に多大なる時間を消費することになっているはずです。
しかしGoogle スプレッドシートとChatworkの連携を行えば、一連のフローは全て自動化されます。日頃から請求先データや内訳を管理しておくことで、今までよりも素早く請求書の作成が可能になるでしょう。
これにより、手動で請求書を作成していた頃よりも作業時間が節約できる可能性も高まります。

まとめ

Google スプレッドシートとChatworkを連携することで、請求書の作成と送付という日々の定型業務が自動化されるため、業務フローの改善となるはずです。業務の時間短縮になるだけではなく、入力作業の負担軽減にもなると言えるでしょう。これにより、効率よく請求書の作成、送付をこなしていけるはずです。
アプリ連携による業務改善を考えていたけれども高いハードルを感じていた方は、Yoomを活用することですぐに自動化の導入が実現できる可能性があります。
ぜひこの機会に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomをご活用ください。