Googleスプレッドシートとコラボフローをノーコード連携してユーザー情報の登録を自動化！

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定ができます。

1. 行が追加されたら起動するフローボットの設定
2. ユーザー情報を登録するアクションの設定

Yoomをまだ利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

GoogleスプレッドシートとコラボフローをYoomと接続する方法

GoogleスプレッドシートとコラボフローをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
初めにマイアプリ登録をしておけば、後の自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録から行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleスプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、Googleスプレッドシートにログインします。

次にコラボフローのマイアプリ登録から行うので、先ほどと同様にコラボフローを選択してください。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定しましょう。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」をクリックします。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力し、BASE64でエンコードしてアクセストークンを設定しましょう。

両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとコラボフローが表示されます。

Googleスプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
まずは、Googleスプレッドシートの設定から行うので、「行が追加されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。

Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用にユーザー情報を入力しましょう。
例として以下のように設定しました。

Yoomの画面に戻り、スクロールして、以下の設定をしてください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を読んで入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならE
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。今回は氏名の列のBを指定しました。

どの列を指定するかは任意で設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

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続いてコラボフローの設定を行うので、「ユーザー情報の登録」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「コラボフローと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→ユーザー情報の登録

以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
Googleスプレッドシートのアウトプットを利用して項目の設定を行ってください。
※赤枠をクリックしたら、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用できます。
{{ユーザーID}}←アウトプットはこのように表示されます。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「組織管理」→「グループ編集」の順でクリックし、グループコードを確認しましょう。

Yoom画面に戻ってスクロールし、「グループコード」にコラボフローで確認したコードを入力し、説明文を読んで「インスタンス名」を設定しましょう。

他にも必要な項目があれば入力します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のGoogleスプレッドシートとコラボフローを使った自動化の例

1.コラボフローで承認が完了したら、Googleスプレッドシートのレコードを自動で更新するフローです。
承認情報をGoogleスプレッドシートに自動で更新できるので、情報の把握ができます。

2.特定のスケジュールになったら、GoogleスプレッドシートのURLを添付し、自動的にメールで通知するフローです。
定期業務を自動化できるので、送信忘れや漏れを防いでくれます。

3.コラボフローで申請が完了したら、Slackに自動通知するフローです。
申請確認の手間が省けるので、他の業務に集中できます。

まとめ

今回は「Googleスプレッドシートでユーザー情報が追加されたら、自動的にコラボフローに登録する」というフローの設定方法をご紹介しました。
この自動化を活用すれば、複数アプリ間でのユーザー情報の転記作業が削減され、作業効率の向上が期待できます。
ユーザー登録の増える時期に有効な自動化になるでしょう。

Yoomの無料登録はこちらからできるので、ぜひ体験してみてくださいね。