2024/09/09
アプリ同士の連携方法

Googleスプレッドシートとコラボフローをノーコード連携してユーザー情報の登録を自動化!

m.wadazumi

目次

複数のツールに手作業でユーザー情報の登録を行う場合、入力間違いが起こるリスクがありますよね。
今回は「Googleスプレッドシートでユーザー情報が追加されたら、自動的にコラボフローに登録する」というフローの設定方法をご紹介します。
この自動化を導入することで、ヒューマンエラーを減らすことができ、ユーザー情報の正確な管理に一役買います。

Googleスプレッドシートとコラボフローを連携するメリット

Googleスプレッドシートとコラボフローを連携することのメリットを2つご紹介します。

メリット1:ユーザー情報を効率よく登録できる

Googleスプレッドシートとコラボフローの連携で、ユーザー情報の自動登録が可能です。
たとえば、新しく入社した従業員情報をGoogleスプレッドシートに入力したら、そのデータが自動でコラボフローに登録されます。
ユーザー情報の入力が自動化されるため、入力の手間を省くことができ、複数アプリ間での管理効率アップが期待できます。

メリット2:データを正確に転記できる

ユーザー情報の自動入力により、Googleスプレッドシートのデータを維持したままコラボフローに転記できるため、正確なデータ登録が可能になるでしょう。
手動で転記作業を行っていると、入力ミスが起こる可能性が高まります。
たとえば、メールアドレスの登録に誤りがあった場合、エラーメールが戻り、情報伝達に支障をきたす恐れもあります。
自動化を取り入れれば、ヒューマンエラーを避けられるため、正しい情報を受け取ることができるでしょう。

[Yoomとは]

Googleスプレッドシートとコラボフローの連携フローの作り方

今回は「Googleスプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行わずに済むため、作業が効率化されます。

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定ができます。

  1. 行が追加されたら起動するフローボットの設定
  2. ユーザー情報を登録するアクションの設定

Yoomをまだ利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

GoogleスプレッドシートとコラボフローをYoomと接続する方法

GoogleスプレッドシートとコラボフローをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
初めにマイアプリ登録をしておけば、後の自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録から行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleスプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、Googleスプレッドシートにログインします。

次にコラボフローのマイアプリ登録から行うので、先ほどと同様にコラボフローを選択してください。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定しましょう。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」をクリックします。
Yoomの画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力し、BASE64でエンコードしてアクセストークンを設定しましょう。

両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとコラボフローが表示されます。

Googleスプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
まずは、Googleスプレッドシートの設定から行うので、「行が追加されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
  • 「トリガーアクション」→行が追加されたら

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。

Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用にユーザー情報を入力しましょう。
例として以下のように設定しました。

Yoomの画面に戻り、スクロールして、以下の設定をしてください。

  • 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  • 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を読んで入力
  • 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
  • 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならE
    ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
  • 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
    ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。今回は氏名の列のBを指定しました。

どの列を指定するかは任意で設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いてコラボフローの設定を行うので、「ユーザー情報の登録」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「コラボフローと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
  • 「アクション」→ユーザー情報の登録

以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。
Googleスプレッドシートのアウトプットを利用して項目の設定を行ってください。
※赤枠をクリックしたら、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用できます。
{{ユーザーID}}←アウトプットはこのように表示されます。

コラボフローの画面に移動し、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「組織管理」→「グループ編集」の順でクリックし、グループコードを確認しましょう。

Yoom画面に戻ってスクロールし、「グループコード」にコラボフローで確認したコードを入力し、説明文を読んで「インスタンス名」を設定しましょう。

他にも必要な項目があれば入力します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のGoogleスプレッドシートとコラボフローを使った自動化の例

1.コラボフローで承認が完了したら、Googleスプレッドシートのレコードを自動で更新するフローです。
承認情報をGoogleスプレッドシートに自動で更新できるので、情報の把握ができます。

2.特定のスケジュールになったら、GoogleスプレッドシートのURLを添付し、自動的にメールで通知するフローです。
定期業務を自動化できるので、送信忘れや漏れを防いでくれます。

3.コラボフローで申請が完了したら、Slackに自動通知するフローです。
申請確認の手間が省けるので、他の業務に集中できます。

まとめ

今回は「Googleスプレッドシートでユーザー情報が追加されたら、自動的にコラボフローに登録する」というフローの設定方法をご紹介しました。
この自動化を活用すれば、複数アプリ間でのユーザー情報の転記作業が削減され、作業効率の向上が期待できます。
ユーザー登録の増える時期に有効な自動化になるでしょう。

Yoomの無料登録はこちらからできるので、ぜひ体験してみてくださいね。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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