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Google スプレッドシートとConfluenceのフッターコメントで同じ情報を管理する場合、更新作業が課題になることがあります。
繰り返し入力による非効率な作業や、情報の反映にタイムラグが生じることや、転記時のヒューマンエラーを解決したい方は多いのではないでしょうか。
Google スプレッドシートとConfluenceを連携し、コメントを自動で反映させることは、これらの課題を解決する選択肢の1つです。
本記事では、2つのツールをノーコードで連携する方法を紹介するので、課題解決の参考にしてみてください。
Confluenceのページの更新状況や、関連する連絡事項をGoogle スプレッドシートで管理している場合、同じ情報を繰り返し入力する作業が発生します。
2つのツールを連携すれば、コメントの記入が一度で済むため、繰り返し入力の工程を削減できます。
例えば、管理業務で忙しいマネージャーの場合、この連携を導入することでGoogle スプレッドシートでコメント管理が完結するため、コメント管理の負担が軽減され、業務の効率化を図れるでしょう。
2つのツールで情報の管理を行う場合、転記するツールへの情報の反映が遅れてしまうことがあります。
Google スプレッドシートとConfluenceを連携して自動でコメントが反映されれば、情報共有が円滑化するでしょう。
例えば、複数の業務を同時に行う必要がある忙しい担当者の場合、Google スプレッドシートにコメントを追加した段階で緊急の業務が入ることもあります。
そうした緊急時でも自動でConfluenceにコメントが反映されることで、円滑に情報を共有できるでしょう。
その結果、チーム内の連携が強化され、業務効率の向上が期待できます。
手動でデータを入力する際には、どうしてもヒューマンエラーが発生する可能性があります。
ツール同士を連携することで、Google スプレッドシートにコメント情報が追加されるたび、設定した通りに自動でConfluenceのフッターにコメントが更新されるため、入力ミスや抜け漏れを防げます。
例えば、マーケティングチームがキャンペーンの進捗をGoogle スプレッドシートに入力した際、Confluenceの報告ページに正確なコメントが追加されることで、正確な情報共有ができるでしょう。
このように自動化によりヒューマンエラーを削減できれば、業務の信頼性向上が期待できます。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたらConfluenceのページにフッターコメントを追加する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Google スプレッドシートで行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Confluenceが提供するAPIを用いてConfluenceのページにコメントを追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まずGoogle スプレッドシートとConfluenceをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Google スプレッドシートとConfluenceをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜Google スプレッドシートの場合＞
・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携するアカウントを選択します。
・アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Confluenceの場合＞
・上記画面で「Accept」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.Google スプレッドシートとConfluenceを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Google スプレッドシートで行が追加されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceのページにフッターコメントを追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックします。
3.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔、コメントを管理するGoogle スプレッドシートの情報を設定します。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。コメントをConfluenceにすぐに反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※スプレッドシートID、シートIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
5.上記の設定が完了後テストを行い、成功したら保存します。
※今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成したため、アウトプットに上記の項目が表示されています。
次に、Confluenceのページにフッターコメントを追加する設定を行います。
1.「アプリと連携する ページにフッターコメントを追加」をクリックします。
2.Confluenceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.コメントを追加するページ情報を設定します。
※クラウドIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※ページIDは、ページのURLの「pages/」以降の数字になります。（下記画像の下に詳細を掲載しています）
※表現形式で「アトラスドキュメントフォーマット」を選択する場合は、Google スプレッドシートにJSON（JavaScript Object Notation）ベースで記述されている必要があります。
※コメント本文には、定型文などを直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が追加されたら」からも選択できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、コメントごとに変わる内容を動的に反映できます。
※ページIDは、ページURLの下記赤枠で囲まれた数字です。
4.必要項目を設定したらテストを行い、成功したら保存します。
※テストが成功するとConfluenceの指定したページにコメントが追加されます。
※Confluenceのページは下書き（ドラフト）状態だとコメントが反映されず、エラーになります。テストする前にページを公開してください。
最後に、Confluenceに追加されたコメントIDをGoogle スプレッドシートに登録する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを更新する」をクリックします。
2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.コメントIDを追加するGoogle スプレッドシートの設定を行います。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
4.更新したいレコードの条件、更新後のレコードの値を設定します。
※更新したいレコードの条件は、左側に一意の値となる項目を選択します。右側の空欄は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が追加されたら」から対応する項目を選択します。（この設定で、コメントIDを追加するレコードを検索します）
※更新後のレコードの値は、コメントIDに枠をクリックして表示されるアウトプットの「ページにフッターコメントを追加」から対応する項目を選択します。他の項目は空欄にしておきます。
5.上記の設定が完了したらテストを行い、成功したら保存します。
※テストが成功すると下記のようにGoogle スプレッドシートにコメントIDが追加されます。
6.トリガーをONにすると、以降はGoogle スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceのページにフッターコメントが自動で追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもGoogle スプレッドシートとConfluenceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が追加されたらConfluenceにページを作成する
2つのツールで同じ情報を管理する際、Google スプレッドシートに登録した内容を基に自動でConfluenceにページを作成できます。
これにより、ページの作成作業が削減され業務の効率化を図れるでしょう。
2.Google スプレッドシートで行が更新されたらConfluenceのページを削除する
Confluenceで不要になったページを、Google スプレッドシートの情報を更新することで自動で削除できます。
この自動化により、Confluenceのページ管理の負担を軽減できるでしょう。
3.Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Chatに通知する
Google スプレッドシートで更新した情報を自動でメンバーに通知できます。
この連携を利用することでスムーズな情報共有が可能になるでしょう。
Google スプレッドシートとConfluenceを連携することで、コメント管理に関わる課題を解決できるでしょう。
この自動化により、手動で繰り返しコメントを登録する作業が削減され、Confluenceへの円滑なコメント反映につながり、繰り返し入力時のヒューマンエラーを防止できます。
この結果、担当者や管理者の負担が軽減されることで業務の効率化が期待できます。
Google スプレッドシートとConfluenceは、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
この記事で紹介した手順を参考に、ぜひ自社の業務に取り入れてみてください。
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