Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成する方法

[Yoomとは]

これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成する方法」というフローボットの作成方法を紹介します。

Google スプレッドシートに追加した内容をConfluenceでページ作成する方法

Google スプレッドシートで行が追加されたことをトリガーとして、ConfluenceのAPIを利用してConfluence内にページを作成することが可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回のフローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

• Google スプレッドシートとConfluenceをマイアプリ連携
• Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定
• Confluenceと連携されたらページを作成するアクションを設定
• Google スプレッドシートのレコードを更新する
  
• トリガーボタンをONにする

まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
‍‍Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

ステップ1：Google スプレッドシートとConfluenceをマイアプリ連携

‍Google スプレッドシートとConfluenceをYoomに接続する方法を説明します。マイアプリ登録を先にしておくと自動化設定がスムーズに進みます。

ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

‍YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています 続行を押しましょう。
認証画面に移行したら権限を全て許可するを選択してください。

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

‍■Google スプレッドシートの用意

‍追加したいタスク管理を行っているGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
例として以下のように設定していますが、項目内容はお好みで設定してください。

‍■Confluenceの設定

左欄の「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」からConfluenceを検索してください。

メールアドレスとパスワードを入力して続けます。
以上でマイアプリ連携は完了です。

次に、マイプロジェクトにテンプレートをコピーし、その後フローボットを作成します。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合は、ログイン画面が表示されるのでログインしましょう。

ステップ2：Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定

‍ここからは、フローボットの編集を行っていきます。

プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

‍

Google スプレッドシートアイコンの「行が追加されたら」をクリックします。

連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、必要項目を入力したら「次へ」をクリックします。

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なるため注意してください。

Google スプレッドシートのデータが表示されるので、連携するシートをクリックしてください。シートIDも同様に設定しましょう。

テーブル範囲を指定します。

今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A~Fとなります。

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テストが成功したら完了です。保存をクリックします。

ステップ3：Confluenceと連携されたらページを作成するアクションを設定

Confluenceアイコンの「ページを作成」をクリックします。

連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、必要項目を入力したら「次へ」をクリックします。

APIの接続設定を行います。
画面ボックス内から、各項目のIDを候補から選択していきます。
※ここでは仮に「test-yoom」をクラウドIDに設定します。

同様に画面ボックス内から、各項目のIDを候補から選択していきます。
※ここでは仮に「My first space」をスペースIDに設定します。

次にページのステータスを設定します。ボックス内をクリックすると候補が表示されるので、選択してください。
※ここでは「下書き」を選択します。

次にコンテンツの表現形式を設定します。ボックス内をクリックすると候補が表示されるので、選択してください。
※ここでは「ストレージ形式」を選択します。

ページの内容を設定します。
※ここでは仮に上記内容で設定します。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4：Google スプレッドシートのレコードを更新する

Google スプレッドシートに自動で更新するアクションを設定します。

はじめに、これまでと同様アカウントとスプレッドシートIDの確認を行います。
なお、同ページの下部にてレコードの更新をするシートタブを指定することができます。

各設定が完了したら「次へ」をクリックして、接続の確認をします。
無事に接続が確認できたら、レコードを更新する条件を設定しましょう。

今回の機能は「更新したいレコードの条件」に合致する行で「更新後のレコードの値」にレコードが更新されます。
上記画像の場合は、Google スプレッドシートの「ステータス」の行にConfluenceの「ステータス」を作成するよう指示しています。

設定ができたら「テスト」をクリックして、Google スプレッドシートに反映されるか確認しましょう。無事反映されたら、すべての設定が完了です。

‍ステップ5：トリガーボタンをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

設定、お疲れ様でした！

今回使用したテンプレート

Google スプレッドシートやConfluenceを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやConfluenceのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとConfluenceのその他の自動化例

Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加したり、行が更新されたら、Confluenceのページを削除することもできます。
また、行が追加されたらフッターコメントを追加することも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらレコードを追加する

手動での入力作業を省くことができるため、入力ミスが減少し、データの正確性が保たれるようになるはずです。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ユーザーや連絡先を追加する

手動での転記が不要となるため、入力ミスや登録漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを防止し、情報共有の円滑化も期待できます。

Google スプレッドシートで行が更新されたら通知する

自動的に通知を出すことで更新情報を迅速に把握できるため、情報の透明性を担保しながら作業を進められるでしょう。

Confluenceを活用した自動化例

Confluenceでページが作成されたら通知する

チームメンバー間での連携がスムーズになることで共同作業の効率化を図ることが可能になります。

Confluenceでページが作成されたらコンテンツを作成する

ドキュメントやタスクなどのコンテンツを自動作成することで、チームの作業効率が向上し、他の業務に集中できる時間を確保できるようになるかもしれません。

Google スプレッドシートとConfluenceを連携するメリット

メリット1: 情報共有の効率化

Google スプレッドシートとConfluenceを連携することで、最新の情報がチーム内で常に共有されるため、タイムリーな情報共有が実現するかもしれません。
例えば、プロジェクト管理でGoogle スプレッドシートに新しいタスクを追加すると、Confluenceに自動でそのタスクに関するページが作成されます。
わざわざ他のメンバーに進捗を報告したり、進捗状況を確認するために会議を開いたりする作業をなくせそうです。
各自がConfluenceのページで最新情報を確認できるため、コミュニケーションの円滑化と時間の節約にもつながります。

メリット2: 作業負担の軽減

手作業でのデータ転記作業が自動化されることで、人的ミスが減り、作業時間が短縮され、従業員の負担を軽減できる可能性があります。
本来、プロジェクトの進捗状況をGoogle スプレッドシートで管理し、その情報をConfluenceのプロジェクトページに転記する作業は、非常に手間がかかってしまいますよね。
このプロセスを自動化することで、削減できた時間と労力をその他のリソースに充てられるようになるでしょう。

メリット3: ドキュメント管理の統一

Google スプレッドシートとConfluenceを連携することで、分散していた情報を一元管理し、必要なデータに簡単にアクセスできるようになります。
例えば、営業チームが顧客情報をGoogle スプレッドシートで管理し、同時にConfluenceに顧客ごとのプロジェクトページを作成するシーンを想定してみてください。
自動化の導入によって、Google スプレッドシートの更新と同時にConfluenceのページも更新されるように設定できます。
顧客に関する全ての情報がConfluenceのプロジェクトページに集約され、顧客情報を検索する際に複数のツールを調べる必要がなくなりそうですね。

まとめ

Google スプレッドシートで入力した情報を、Confluenceに自動で反映させることで、チームでの情報共有がスムーズになります。
これにより、最新の情報が常に共有され、作業ミスや情報漏れの防止につながるでしょう。

また、手作業でのデータ入力の手間が省け、その他の業務に集中する時間を増やせるかもしれません。
さらに、ドキュメントが一つにまとまるため、必要な情報にすばやくアクセスでき、意思決定もスムーズに行えそうです。

プログラミングの知識がなくても、簡単に設定できるため、ぜひあなたのチームでも導入を検討してみてください！