GoogleスプレッドシートとConfluenceを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成する方法

ステップ1：GoogleスプレッドシートとConfluenceをマイアプリ連携

‍GoogleスプレッドシートとConfluenceをYoomに接続する方法を説明します。マイアプリ登録を先にしておくと自動化設定がスムーズに進みます。

ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。

‍YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています 続行を押しましょう。
認証画面に移行したら権限を全て許可するを選択してください。

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

‍■Googleスプレッドシートの用意

‍追加したいタスク管理を行っているGoogleスプレッドシートを用意しましょう。
例として以下のように設定していますが、項目内容はお好みで設定してください。

‍■Confluenceの設定

左欄の「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」からConfluenceを検索してください。

メールアドレスとパスワードを入力して続けます。
以上でマイアプリ連携は完了です。

次に、マイプロジェクトにテンプレートをコピーし、その後フローボットを作成します。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合は、ログイン画面が表示されるのでログインしましょう。

ステップ2：Googleスプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定

‍ここからは、フローボットの編集を行っていきます。

プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

‍

Googleスプレッドシートアイコンの「行が追加されたら」をクリックします。

連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、必要項目を入力したら「次へ」をクリックします。

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なるため注意してください。

Google スプレッドシートのデータが表示されるので、連携するシートをクリックしてください。シートIDも同様に設定しましょう。

テーブル範囲を指定します。

今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A~Fとなります。

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テストが成功したら完了です。保存をクリックします。

ステップ3：Confluenceと連携されたらページを作成するアクションを設定

Confluenceアイコンの「ページを作成」をクリックします。

連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、必要項目を入力したら「次へ」をクリックします。

APIの接続設定を行います。
画面ボックス内から、各項目のIDを候補から選択していきます。
※ここでは仮に「test-yoom」をクラウドIDに設定します。

同様に画面ボックス内から、各項目のIDを候補から選択していきます。
※ここでは仮に「My first space」をスペースIDに設定します。

次にページのステータスを設定します。ボックス内をクリックすると候補が表示されるので、選択してください。
※ここでは「下書き」を選択します。

次にコンテンツの表現形式を設定します。ボックス内をクリックすると候補が表示されるので、選択してください。
※ここでは「ストレージ形式」を選択します。

ページの内容を設定します。
※ここでは仮に上記内容で設定します。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4：Googleスプレッドシートのレコードを更新する

Googleスプレッドシートに自動で更新するアクションを設定します。

はじめに、これまでと同様アカウントとスプレッドシートIDの確認を行います。
なお、同ページの下部にてレコードの更新をするシートタブを指定することができます。

各設定が完了したら「次へ」をクリックして、接続の確認をします。
無事に接続が確認できたら、レコードを更新する条件を設定しましょう。

今回の機能は「更新したいレコードの条件」に合致する行で「更新後のレコードの値」にレコードが更新されます。
上記画像の場合は、Google スプレッドシートの「ステータス」の行にConfluenceの「ステータス」を作成するよう指示しています。

設定ができたら「テスト」をクリックして、Googleスプレッドシートに反映されるか確認しましょう。無事反映されたら、すべての設定が完了です。

‍ステップ5：トリガーボタンをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したテンプレート
‍Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成する方法

Googleスプレッドシートを使ったその他の自動化例

Googleスプレッドシートを使った自動化例をいくつかご紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
情報更新されるとすぐに通知を送信し、情報共有のタイムラグがなくなります。また、更新内容を引用して通知を行えるため、情報の精度を保ちます。

2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新する
更新内容を自動でKintoneに登録されるため、手入力の手間を省けます。また、更新内容を引用して登録することで、データの正確性を保てます。

3.Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
情報更新がGoogleスプレッドシートで行われたら、更新内容を自動でSlackに通知し、手入力のミスを防ぎます。

まとめ

Googleスプレッドシートで入力した情報を、Confluenceに自動で反映させることで、チームでの情報共有がスムーズになります。これにより、最新の情報が常に共有され、作業ミスや情報漏れの防止につながります。また、手作業でのデータ入力の手間が省け、より重要な業務に集中できるようになります。さらに、ドキュメントが一つにまとまるため、必要な情報にすばやくアクセスでき、意思決定もスムーズに行えます。プログラミングの知識がなくても、簡単に設定できるため、ぜひあなたのチームでも導入を検討してみてください。