Google スプレッドシートとDEXTREを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらDEXTREで注文内容確認書を作成する

ステップ1：Google スプレッドシートとDEXTREをマイアプリ連携

Google スプレッドシートとDEXTREをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

検索窓に「Google スプレッドシート」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。

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Googleアカウントにログインすると、マイアプリにGoogle スプレッドシートが追加されます。これでGoogle スプレッドシートの登録は完了です。
同様に、DEXTREも登録してみましょう。

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検索窓に「DEXTRE」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
クリックすると下記の画面が出てくるので「アカウント名」と「アクセストークン」を入力します。

「アカウント名」は任意のものを入力し、「アクセストークン」はDEXTRE担当者に問い合わせてご確認ください。
この入力ができると、マイアプリは登録完了します。

ステップ2：テンプレートのコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Google スプレッドシートで行が追加されたら、DEXTREで注文内容確認書を作成する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。

クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしコピーができない場合は、Yoomのログインができていないかもしれません。

Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートの準備

次にGoogleスプレッドシートの準備をします。
「注文ID」や「製品ID」といった項目を一覧表にして準備をして、このステップは完了です。

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ステップ4：Google スプレッドシートのトリガー設定

次に、Googleスプレッドシートのトリガー設定を行います。
まずは、下記画面の、Googleスプレッドシートのアイコンが表示される欄をクリックします。

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最初に表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

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次の画面ではいくつか操作していきます。

「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。

「スプレッドシートID」と「シートID」を入力する際は、欄をクリックすると選択肢のタブがでてくるので、該当するものをクリックします。
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次にGoogle スプレッドシートの「テーブル範囲」と「一意の値が入った列」を入力します。
今回は、「テーブル範囲」は下記画像のようにA〜I列、「一意の値が入った列」は注文IDのA列しました。

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その後、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」と出ればGoogleスプレッドシートのトリガー設定は完了です。

ステップ5：DEXTREとの連携を設定

最後に、DEXTREとの連携を設定してみましょう。
下記画面の、「注文内容確認書を作成」をクリックします。

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下記の画面が表示されます。
「アカウント情報」など、記載情報を確認したら「次へ」をクリックしましょう。

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下記の画面が表示されるので、いくつか操作をしていきます。
まずは、「ブランドID」を入力します。

その後、「注文ID」と書いている欄をクリックし、先ほど設定したスプレッドシートからアウトプットされる「注文ID」を選択し、入力します。

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その後、注文項目を選択します。
ここでは、先ほどと同様に、Googleスプレッドシートからのアウトプットを入力していきます。

項目は、任意のものを選んでください。

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青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となればDEXTREとの連携は完了です。
最後に下記画面でトリガーをONにすることで全てのステップが完了となります。

その他のGoogle スプレッドシートやDEXTREを使った自動化の例

他にもGoogle スプレッドシートやDEXTREを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、DEXTREの注文情報を更新するテンプレート

注文コードや請求先・配送先の登録情報の変更があった際、Google スプレッドシートからDEXTREに自動同期できます。この自動化により、担当者の作業負担を軽減できるとともに、データ入力作業の人的ミスを防止できるでしょう。

‍2.Google スプレッドシートで行が更新されたらDEXTREに製品情報を登録する

Google スプレッドシートの行更新をもとに、DEXTREに製品情報を自動登録することができます。Google スプレッドシートとDEXTRE双方を使用して製品管理を行っている場合、それぞれのアプリにアクセスする必要がなくなるため、業務効率化に寄与します。

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3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録するテンプレート

Googleスプレッドシートに情報を追加すると、自動でSansanに名刺データを登録することができます。名刺交換の機会が多い場合でも、Googleスプレッドシートに名刺情報を都度入力することでSansanに自動的に登録する仕組みを実現します。

まとめ

以上、Google スプレッドシートで行が追加されたら、DEXTREで注文内容確認書を作成する方法をご紹介しました。

クラウド発注管理システムを利用して注文内容確認書を作成する場合、複数のアプリで注文データを管理していると、取引先や商品数、単価が変動していくにつれてアプリ間の更新の手間がかかるかもしれません。その結果、業務効率が落ちたり、人的ミスの危険性が高くなると考えられます。

Google スプレッドシートとDEXTREの連携で連携注文内容確認書の作成を自動化することで、こういった課題の解決が期待できます。この自動化には、業務の効率化や品質向上、コスト削減といったメリットが考えられるでしょう。業務プロセスの自動化を進めてみてください。