Google スプレッドシートとdirectを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらdirectにメッセージを投稿する方法

ビジネスの現場では、情報の迅速な共有と効率的なタスク管理が求められます。
しかし、Google スプレッドシートに追加した情報をdirectに手動で投稿するプロセスは非効率であり、ヒューマンエラーやタイムラグが生じるリスクがあります。
2つのツールを連携すれば、自動投稿によりタイムラグの発生や投稿漏れの防止につながり、手動でメッセージを投稿する作業時間を削減できます。
本記事では、Google スプレッドシートとdirectをノーコードで連携し、情報を追加すると自動でdirectに投稿される方法を紹介します。
業務の効率化やヒューマンエラーの削減を図りたいときに、参考にしてみてください。

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとdirectを利用している方
Google スプレッドシートとdirectを利用しているが情報共有や進捗管理に課題を感じている方
Google スプレッドシートとdirectを連携し情報漏れを防ぎたいと考えている方
Google スプレッドシートとdirectを利用しているが手動での投稿作業が多く、効率化を検討している方

Google スプレッドシートとdirectを連携するメリットと具体例

メリット1: スムーズな情報の共有

Google スプレッドシートで情報を管理する場合、メンバーへの情報共有が課題になります。
情報を追加しても、周知するまでにタイムラグが生じれば、関係者はスムーズな業務進行ができません。
Google スプレッドシートとdirectを連携すれば、情報を追加すると自動でメッセージが投稿されるため、情報共有の円滑化が期待できます。
例えば、営業チームが見込み客情報をGoogle スプレッドシートに入力すると、自動でdirectに投稿され、フォローアップを担当するメンバーがスムーズに行動できるでしょう。
このように連携を導入することで情報共有が円滑化し、メンバー間の連携強化が期待できます。

メリット2: 情報の伝達漏れ防止

Google スプレッドシートで情報を更新してもメンバーに通知しなければ情報が共有されません。
手動でメッセージを送る場合は、伝達漏れが発生するリスクがあります。
Google スプレッドシートとdirectを連携すると、確実にメッセージが投稿されるため、情報の伝達漏れを防止できます。
例えば、管理職の場合、複数の業務を同時進行することが多く、Google スプレッドシートに情報を反映した段階で他の業務の対応に追われ、メンバーへの通知が漏れてしまうことがあります。
しかし、投稿を自動化すればメンバーへの通知が確実に行われるため、管理職の負担も軽減されるでしょう。

メリット3: 手動投稿の削減による効率化

Google スプレッドシートに情報を頻繁に追加する場合、手動での投稿は非効率です。
Google スプレッドシートとdirectを連携することで自動でメッセージが投稿されれば、手動でのメッセージ作成と投稿作業を削減できます。
例えば、複数のプロジェクトを同時進行している場合、タスクの進捗状況や重要な更新を関係者に通知するだけでも、かなりの工数がかかるでしょう。
投稿作業を自動化できれば、担当者は他の業務に集中でき、業務効率の向上が期待できます。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、directにメッセージを投稿する」方法を紹介します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートで行が追加されたらdirectにメッセージを投稿する方法

この方法は、Google スプレッドシートで行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、directが提供するAPIを用いてdirectのトークにメッセージを投稿することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとdirectをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定、その後に続くdirectの設定
トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとdirectの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1：Google スプレッドシートとdirectをマイアプリ連携

まずGoogle スプレッドシートとdirectをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Google スプレッドシートとdirectをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜directの場合＞

・上記画面でClient IDとClient Secretを説明に沿って設定して「追加」をクリックし、下記画面で「承認する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Client IDとClient Secretはこちらのページで取得できます。

ステップ2：テンプレートのコピー

Google スプレッドシートとdirectを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了します。

ステップ3：トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローはGoogle スプレッドシートで行が追加されると、トリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、directにメッセージを投稿する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー行が追加されたら」をクリックします。

3.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とGoogle スプレッドシートの設定を行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。directにメッセージをすぐ投稿したい場合は、短い間隔の設定がおすすめです。
※スプレッドシートIDとシートIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

※今回は下記のようにGoogle スプレッドシートを作成し、テストを行っています。

5.テストを行い、成功したらアウトプットにGoogle スプレッドシートから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4：directに投稿する設定

最後に、Google スプレッドシートに追加した内容をdirectにメッセージを投稿する設定を行います。

1.「アプリと連携するメッセージを投稿」をクリックします。

2.directと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.トークID、メッセージの内容を設定し、テストを行います。
※トークIDをGoogle スプレッドシートで管理する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が追加されたら」から選択できます。（値は二重括弧で表示されます）手動で入力する場合は、下記画像の下でトークIDの取得場所を解説しています。
※メッセージの内容には、定型文などを直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が追加されたら」からも選択できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、行ごとに変わる内容を動的に反映できます。

※トークIDを手動で設定する場合は、下記を参考にしてください。

4.テストが成功すると、設定したトークにメッセージが投稿されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はGoogle スプレッドシートで行が追加されたら、directに自動でメッセージが投稿されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Google スプレッドシートとdirectを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとdirectを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたらdirectにメッセージを投稿する

Google スプレッドシートで管理する情報に更新があったとき、directに自動でメッセージを投稿できます。
本記事で紹介した連携と同時に導入することで、タスク管理の負担が軽減されるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらdirectのトークから退出する

完了したタスクのトークに残ると、通知が増え、業務への集中が妨げられる恐れがあります。
この連携を利用すれば、Google スプレッドシートでトークに関係ないメンバーの退出管理ができるため、不要な通知で業務を妨げることを防止できます。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加する

顧客情報などをGoogle スプレッドシートとkintoneで管理する場合、転記作業や情報の整合性が課題になります。
この連携を利用すれば、情報を一元管理できるため、整合性が取れたデータ管理が可能になるでしょう。

まとめ

Google スプレッドシートとdirectの連携により、業務効率の向上が期待できます。
この自動化は、手動でメッセージを投稿するプロセスを削減し、情報共有のタイムラグ防止につながり、投稿漏れなどの人為的エラーを削減できます。
これにより、タスク管理の負担も軽減するでしょう。
Google スプレッドシートとdirectの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で紹介した手順に沿って設定するだけで簡単に導入できるため、Google スプレッドシートに追加した情報の共有に課題を感じている方は、ぜひ業務に自動化を取り入れてみてください。