Google スプレッドシートとdirectを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらdirectのトークから退出する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとdirectをマイアプリ連携

Google スプレッドシートとdirectをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まずは、Google スプレッドシートのマイアプリ登録をしましょう。
Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。

‍

↓

検索窓に「Google スプレッドシート」と入力すると、そのアイコンが表示されるのでクリックします。

↓

Googleアカウントにログインすると、マイアプリにGoogle スプレッドシートが追加されます。これでGoogle スプレッドシートの登録は完了です。
同様に、「新規接続」ボタンからdirectも登録してみましょう。

↓

directを登録する際に、下記の画面が表示され、ID入力を求められます。
IDを取得するため、「アプリケーション登録ページ」という部分をクリックし、directの画面に移動します。

↓

directの画面に移り、下記画像の赤枠部分のIDをコピーします。
その後、先ほどの欄に入力するとdirectがマイアプリに登録されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Google スプレッドシートで行が更新されたらdirectのレコードを削除する」と書かれているバーの右側に表示されている「試してみる」をクリックします。

↓

下記の画面が表示されれば、テンプレートのコピーは完了です。
もし表示されない場合は、Yoomにログインできていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートを準備する

次にGoogle スプレッドシートを準備します。
下記のような表をご自身のGoogleアカウントで用意しましょう。

Googleスプレッドシートの作成にはトークIDの記載が必要です。
トークIDはdirectのトーク画面の上部に記載されています。

ステップ4：Google スプレッドシートのトリガー設定

表の準備ができた後は、Google スプレッドシートのトリガー設定を行います。
まずは、下記画像の「行が更新されたら」をクリックします。

↓

下記の画面が表示されますが、ここでは基本的に操作しません。
記載内容を確認して「次へ」をクリックしましょう。

↓

次の画面では、いくつか入力操作をしていきます。
まず、「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「スプレッドシートID」はステップ3で準備したシートを選択しましょう。
欄をクリックすると候補が自動で出てくるので該当するものをクリックします。

↓

次に、「シートの範囲」を入力します。
今回は下記画像のようにA〜C列に記載があるのでそのように入力します。

↓

次に「一意の値が入った列」と「更新を検知したい列」を入力します。

「一意の値が入った列」は列内で値が重複しない列を入力します。今回はトークIDのB列にします。
「更新を検知したい列」は更新情報を取得したい列を入力します。今回はステータスのC列にします。

↓

最後に「テスト」の青ボタンをクリックし、テスト成功と出たら完了です。
「保存する」を選択して次に進みましょう。

‍

ステップ5：directとの連携を設定する

最後にdirectとの連携を設定します。
下記画面の「トークから退出」をクリックします。

↓

下記の画面が表示されますが、ここでは基本的に操作しません。
記載内容を確認して「次へ」をクリックしましょう。

↓

次に表示される画面では、いくつか操作をしていきます。_‍‍

まずはトークIDの記載です。
欄をクリックすると、下記のようにGoogle スプレッドシート上に該当する項目が出てくるので、「トークID」に該当するものをクリックします。

↓

最後に「テスト」の青ボタンをクリックし、テスト成功と出たら完了です。
「保存する」を選択して次に進みましょう。

↓

最後にトリガーをオンにすると、すべてのステップが完了します。

その他のGoogle スプレッドシートやdirectを使った自動化の例

他にもGoogle スプレッドシートやdirectを使った自動化の例がYoomには多くあるので、いくつかご紹介します。

1.Google スプレッドシートに行が追加されると、directにメッセージを投稿できるテンプレートです。

チーム内のコミュニケーションを円滑にし、ツール間での連携の手間を軽減する点がメリットです。例えば、Google スプレッドシートでタスクや共有事項を管理している場合、行の追加が自動検知されることで、チーム内での共有漏れを防止できます。

2.Google スプレッドシートで行が追加されると、Google Meetに会議スペースを自動で作成するテンプレートです。

会議スペースを作成するために、他の業務の手を止める必要がなくなるため、業務効率を上げることができます。また、重要な会議スペースの作成の漏れをなくすことも期待できるでしょう。

3.Google スプレッドシートで更新された情報を、自動でWrikeに反映するテンプレートです。

Google スプレッドシートで更新された情報を自動で反映するため、情報の正確性と最新性を保てます。また、手入力していた時間を他業務に充てることができ、業務を効率化できるのもメリットです。

まとめ

Google スプレッドシートとdirectの連携により、業務の効率化と自動化が実現できます。

日々の仕事の中では、多くのメッセージのやりとりが必要です。業務パフォーマンスの向上のために、不要なトークからの通知や日々の繰り返し作業はなくしたいですよね。今回紹介した、「行の更新に応じてトークから退出する仕組み」を自動化できると、PCやスマホへの不要な通知が入ることが減って、作業効率の向上が期待できます。また、トークの退出作業などの日々の繰り返し作業を減らし、社員が本来の業務に集中できる環境を整えることも可能です。

ぜひGoogle スプレッドシートとdirectを連携させて、業務の自動化を進めてみてください。