Google スプレッドシートの行が更新されたら引用してDiscordに通知する方法

日々Google スプレッドシートで煩雑な案件を管理する現場では、見落としがないようチェックする努力が行われています。担当者は進捗状況の更新がある度に管理者に報告を行い、また管理者も報告漏れがないか定期的にGoogle スプレッドシートの確認を行い、ミスを未然に防ぐよう配慮しているのではないでしょうか。Yoomではそういった手間を解消するため「Google スプレッドシートの更新があったら、特定のチャットに通知する」フローボットを作成してみました。今回はDiscordへの通知ができるフローです。

本記事では、プログラミング不要で実装する方法をご紹介します。

こんな方におすすめ

プロジェクト管理にGoogle スプレッドシートを活用している部署の方
チャットツールとして日常的にDiscordを使っている方
Google スプレッドシートが更新されたことを、その都度スピーディーに把握したい管理者

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

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GoogleスプレッドシートとDiscordの連携フローの作り方

今回のフローボットは利用シーンが広いため、イメージしやすいように特定のシーンを想定してみました。利用シーンは「Webメディア運用」です。

事前に準備するもの

アプリをYoomへ連携するため、事前にログインを行ってください。

Google スプレッドシート

更新するシートを用意します。今回の作成手順説明用にテスト用のシートを作成しました。複数の記事を管理するメディア編集者がライターの記事の進捗を管理するシートという位置付けです。

D列の進捗状況プルダウンが更新される度に通知が行われるようにしてみたいと思います。

Discord

Yoomからのアクセスを認証するために、下記のご準備をお願いします。

ログイン情報（メールアドレス・パスワード）
通知を行うチャンネルのWebhookURL取得

＞ヘルプ：DiscordのWebhookURLを取得する方法

ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。

コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各プロセスの編集に進みます。

ステップ2 アプリトリガー「行が更新されたら」

1つめのプロセスボタンをクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

アプリトリガーのタイトル：行が更新されたら（デフォルト）
アプリ：Google スプレッドシート
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。連携するGoogle アカウントを選択肢、Yoomとの連携を許可してください。
トリガーアクション：行が更新されたら

→次へ

(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定

事前に作成したGoogle スプレッドシートの表から抽出する情報を設定します。

Yoomの利用プランによって、利用できる表の範囲に上限があります。フリープランでお試しの場合は、500行までのシートでお試しください。

トリガーの起動間隔：トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

スプレッドシートID：編集欄をクリックで、連携したGoogle アカウントが保有するシートが候補としてピックアップされます。今回は事前に作成した「Yoomテスト用シート」を選択します。

シートID：編集欄をクリックで候補のシートIDが表示されます。
テーブルの範囲(始まり)：テーブルの範囲をAからHとしたい場合は、「A」を指定してください。
テーブルの範囲(終わり)：テーブルの範囲をAからHとしたい場合は、「H」を指定してください。

一意の値が入った列：メールアドレスやIDなど、列内で値が重複しない列（ユニークキーとなる列）の列名を選択してください。例）A
更新を検知したい列：更新を検知する列の列名を指定してください。こちらで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動します。例）D

入力後テストし、成功したら保存してください。
アウトプットでは、スプレッドシートに事前に入力しておいた値が抽出されました。

ステップ3 アプリと連携する「Discord テキストチャンネルにメッセージを送信」

2つめのプロセスボタンをクリックします。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

タイトル：テキストチャンネルにメッセージを送信
アプリ：Discord
Discordと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。YoomがDiscordアカウントへのアクセスを要求する画面になります。認証を行ってください。

「シーフードディナーをおごる」の表記、面白いですよね。

アクション：テキストチャンネルにメッセージを送信

→次へ

(2/2)API接続設定

Discordの特定のチャンネルと、送信する内容を設定します。
WebhookURL：送信先のチャンネルの編集ページからWebhookURLを作成し、作成したURLを設定してください。＞ヘルプ：WebhookURLの取得方法
‍メッセージ内容：任意のテキストを設定できますし、Google スプレッドシートからのアウトプットを引用もできます。編集欄をクリックで候補が表示されるので、選択で追加できます。

設定後テストし、成功したら保存してください。Discordにメッセージの内容が送信されました。
進捗がいち早くわかるので、編集者は柔軟に指示ができそうです。

ステップ4 トリガーのスイッチを【ON】にする

フローボットの１つめのプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。これでフローボット作成完成です！テンプレートを使ったので、専門知識がない私でも短時間で実装できました。

Google スプレッドシートとDiscordのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやDiscordのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGmailで送信する
請求書作成とメール送信の手間を減らすことで、迅速な顧客対応につながります。日常的に大量の請求書を扱う方におすすめです。

指定日時にGoogle スプレッドシートの情報をもとにGoogleカレンダーの予定を更新する

Google スプレッドシートのデータをもとに指定したスケジュールでGoogleカレンダーを自動で更新します。Google スプレッドシートとカレンダーの情報が定期的に自動同期されるため、情報のズレを防ぐのに役立つでしょう。

HubSpotのフォームが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する

マーケティングや顧客のデータ管理を効率化する業務ワークフローです。自動更新によってデータの整理・分析がスムーズに行えるため、業務の効率化が期待できます。

Discordを活用した自動化例

Discordに投稿された内容を、Microsoft Excelに転記する

Discord上で行われる会話や情報共有を自動的にExcelに反映させるフローです。この自動化によって手動でのデータ整理の手間を省き、効率的な業務運営をサポートします。

OneDriveでファイルが更新されたらDiscordに通知する

OneDrive上でファイルが変更されるたびに、Discordに自動で最新情報が通知されるため、メンバーは常に最新の更新状況を把握しやすくなります。チームのファイル管理とコミュニケーションをスムーズにする自動化ツールです。

Salesforceで商談フェーズが締結完了になったらDiscordに通知する

締結完了後の必要な手続きや、次の商談への準備をスムーズに促すのに役立つでしょう。営業チームなどにおいて、情報共有の強化が期待できます。

GoogleスプレッドシートとDiscordを連携し通知を自動化するメリット

手動でできる作業ですが、自動化することで得られるメリットがあります。

メリット1 エラーレスな進捗管理の実現につながる

Google スプレッドシートの更新後、Discordに自動通知する設定を行うと、手動での更新報告より確実に迅速な情報共有ができるようになります。Discord上で共同作業者が参加する特定のチャンネルへの通知に設定できるため、社内外の人にも共有が可能です。更新した担当者が手動で報告する手間が省け報告の遅延もなくなり、エラーレスな進捗管理の実現につながります。

メリット2 優先順位付けがスムーズに

通知がスピーディーに行われることで、即時対応が必要なシーンでも活躍するでしょう。イレギュラーな出来事が発生すると、通知に気づいた担当者が優先順位を柔軟に検討しやすくなるのではないでしょうか。

Yoomを使って、Google スプレッドシートとDiscordを連携するメリット

アプリ連携は専門の知識と経験、技術が必要です。これから習得を始めると考えたら、高いハードルを感じてしまいませんか？でも、Yoomではプログラミング不要で実装できるツールを開発していますので、今日から連携して自動化を体感できるんです！

ノーコードで簡単に連携

Yoomは直感的なインターフェースを提供しています。専門的な知識がなくても、順に設定を進めていくとサクッと実装できます。日本語での指示が充実しているので、分からない文言を都度調べる必要がないんです。

柔軟なカスタマイズ

様々な業種のクライアントからいただいた要望と、市場をふまえたフローボットのテンプレートを開発しています。実用的なフローをベースに、さらにカスタマイズできる仕様になっているため、ご自身の業務フローに合わせてカスタマイズできます。

まとめ

Google スプレッドシートとDiscordは無料で利用できるため、多くの企業やフリーランスはもちろん、学生や個人利用も多ツールです。今や様々なポジションの人と垣根を越えたアウトソーシングが活発な時代。シェア率が高いアプリの自動化を活用すると、多くの人とのコミュニケーションの摩擦を減らし、スムーズなプロジェクト進行ができそうですね。

また、元々便利なアプリは、アプリ同士を連携することでもっと便利になることは言うまでもありません。
紹介したテンプレートを使って、ぜひ試してみてください。