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業務効率を向上させるために、さまざまなツールを連携させることは重要です。
今回は、Google スプレッドシートで行が追加されたらDropboxにフォルダを作成する方法をご紹介します。
この自動化により手動でのフォルダ作成や命名の手間を省き、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。
定型的な業務プロセスを改善したい方や、チームでのファイル共有をスムーズにしたい方はぜひ参考にしてみてください。
このフローを活用すれば、フォルダ作成や名前付けの手間を省き、業務全体の時間を短縮できるでしょう。
例えば、新規クライアントの情報をGoogle スプレッドシートに記入するだけで、そのクライアント専用のフォルダが自動で作成されるため、時間を作って行っていた作業を省略できます。
特に、多数のクライアントを扱う業務では、大幅な効率化が期待できます。
手動作業に伴うミスが減り、フォルダが整理されることで、必要な資料に迅速にアクセスできる環境が整うでしょう。
Dropboxのフォルダ作成が自動化されることで、チーム間の情報共有がスムーズになります。
新しい行がGoogle スプレッドシートに追加されると同時に関連フォルダが作成され、そのフォルダをチーム全体で共有できるため、共有の手間を省けます。
例えば、新規プロジェクトの情報がGoogle スプレッドシートに登録された際、プロジェクト専用のフォルダが自動生成されるため、そこに必要な資料をアップロードするだけで、全メンバーがすぐにアクセス可能となります。
これにより、手動でフォルダを作成してリンクを共有する工程が不要になり、ファイル共有のスピードが向上するでしょう。
Google スプレッドシートとDropboxの連携は、業務プロセスを統一的かつ標準化された形で運用できるようになります。
例えば、新規クライアントの情報をGoogle スプレッドシートに追加するたびに「クライアント名/案件名」のようなフォルダ構造が自動的に作成されることで、命名規則やフォルダ構成のばらつきを防げます。
手動で行う場合にありがちなスペルミスやフォルダ作成漏れなどのエラーがなくなり、作業の精度も向上します。
また、この標準化により、どのプロジェクトやクライアントにも一貫した構造で対応できるため、チーム全体での運用がしやすくなるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Google スプレッドシートで行が追加されたらDropboxにフォルダを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートのAPIを利用して追加された取引先情報を受け取り、
Dropboxの提供するAPIを用いて、その取引先情報を用いてフォルダを作成することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
■概要
Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、新しい行が追加されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、関連するフォルダをDropboxに自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Google スプレッドシートを検索してログインしましょう。
その後、表示された画面で問題がなければ、続行をクリックします。
続いてDropboxと連携します。
以下の画面になったら、ご利用のアカウントでログインしてください。
Google スプレッドシートとDropboxがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、新しい行が追加されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、関連するフォルダをDropboxに自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が追加されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
必須項目を入力してください。
テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。
ここでGoogle スプレッドシートに移動し、テストレコードを追加します。
Dropboxに作成されたフォルダIDを入力するので、E列は空欄にします。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットに取引先情報が反映したら保存しましょう。
続いて「フォルダを作成」をクリックします。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、フォルダのパス設定を行います。
「テストチームフォルダ」の部分は営業フォルダなど、任意で変更してください。
取引先ごとにフォルダを作成するため、取引先名をアウトプットから選択してサブフォルダ名とします。
設定が終わったらテストをし、アウトプットにフォルダIDが反映したら保存します。
続いて「レコードを更新する」をクリック。
データベースの連携をお願いします。
以下のように、更新したいレコードの条件を設定します。
今回は先ほど取得したフォルダIDを入力するので、画像のようにアウトプットから選択しましょう。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Dropbox側で確認してみましょう。
テストチームフォルダ内に株式会社testのフォルダが作成されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、新しい行が追加されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、関連するフォルダをDropboxに自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
その他にも、YoomにはGoogle スプレッドシート・Dropboxを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
アップされた書類から必要項目を手動で探し、Google スプレッドシートに入力していると時間と手間がかかります。
このフローを使えば設定した項目を画像から自動で読み取り、Google スプレッドシートに入力できます。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
2.Google DriveにGoogle スプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードするフローです。
Google スプレッドシートを作成してDropboxに格納している場合、自動で格納できたら便利ですよね。
このフローを利用すればGoogle スプレッドシート作成後のプロセスが自動で行えるので、ファイル格納漏れが防げます。
■概要
Google DriveにGoogle スプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Google DriveにGoogle スプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードできるため、業務効率を向上させます。
・Google スプレッドシートを自動的にPDF形式に変換できるため、手作業による入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
freee人事労務に登録された情報を用いた従業員フォルダがDropboxに自動作成されるため、忙しい時期でも時間をかけずに他の重要な業務に取り掛かれます。
特に従業員フォルダにオンボーディング資料を格納している場合、このフローが役立つでしょう。
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員管理を行う企業
・従業員情報の一元管理に活用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連するファイルの保管に活用している方
・チーム内のメンバーごとにフォルダを作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に必要なファイルの保管を行うために有効的なツールです。
従業員ごとにフォルダを作成することでファイルの保管場所が定められ、ファイルへのアクセス性をスムーズにします。
しかし従業員が入社するごとに手作業で個人フォルダを作成するのは、手間も時間もかかり業務効率の低下につながるかもしれません。
業務にかかる手間を省いて作業効率を上げたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、従業員の登録後Dropboxへのフォルダ作成を自動で行うことができます。
フォルダの作成作業を省き自動化することで、作成漏れやミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
また従業員が入社後すぐにフォルダの使用が可能なため、スムーズに業務に着手することができ業務効率化につなげます。
■注意事項
・freee人事労務、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたらDropboxにフォルダを作成する」フローボットを紹介しました。
この自動化により、業務効率の向上やチーム間の情報共有がスムーズになり、プロセスの標準化の実現が期待できます。
特に営業の方など、さまざまな取引先に資料を格納する頻度が高い方にとって便利なフローではないでしょうか。
ぜひ本記事を参考に、Google スプレッドシートとDropboxを連携し、業務を効率化してみてください。
