Google スプレッドシートとeden LMSの間の従業員情報を自動連携する方法

Google スプレッドシートとeden LMSの連携フローの作り方

Yoomを使ってGoogle スプレッドシートとeden LMSを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。

・Google スプレッドシートとeden LMSをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後に続くeden LMSの更新設定
・トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとeden LMSの連携動作を確認

ステップ1：Google スプレッドシートとeden LMSをマイアプリに連携

はじめに、Google スプレッドシートとeden LMSをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、「Google スプレッドシート」「eden LMS」とそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携するアカウントを選択します。

・ログインするアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録完了です。

＜eden LMSの場合＞

・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録完了です。
※アクセストークンの入力に必要なAPIキーの取得方法は、こちらのページを確認してください。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、Google スプレッドシートとeden LMSを連携するテンプレートをコピーします。

1.下記のテンプレートのページを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックします。

ステップ3：トリガーアクションとなるGoogle スプレッドシートの設定

次に、自動化の起点となるGoogle スプレッドシートの設定をします。
このフローは、Google スプレッドシートで従業員情報が更新されると起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択して、「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたらeden LMSの従業員情報を更新する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 行が更新されたら」をクリックします。

3.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔と従業員情報を管理するGoogle スプレッドシートの項目を設定します。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行された場合にフローボットが起動します。従業員情報をすぐに更新したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※スプレッドシートID、シートIDは、枠をクリックすると表示される「候補」からも選択できます。

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5.テストをして成功すると、アウトプットにGoogle スプレッドシートから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4：eden LMSの情報を更新する設定

最後に、Google スプレッドシートから取得した情報をもとに、eden LMSの従業員情報を更新する設定をします。

1.「アプリと連携する ユーザーを更新」をクリックします。

2.eden LMSと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.eden LMSの各項目を設定して、テストをします。
※枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が更新されたら」をクリックすると、Google スプレッドシートから取得した項目が表示されます。対応する項目を設定することで、従業員ごとに異なる情報が動的に反映されます。

4.テストが成功したら保存して、トリガーをONにします。

以降、Google スプレッドシートで従業員情報が更新されると、自動でeden LMSに反映されます。
紹介したフローに不明点がある場合は、こちらのヘルプページを参考にしてください。

Google スプレッドシートとeden LMSを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとeden LMSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたらeden LMSに従業員情報を追加するフローです。

eden LMSに新しい従業員情報を登録する業務を削減できます。
新入社員を大量採用する企業では、この自動化により繰り返し入力の手間や時間を削減でき、大幅な業務効率化が期待できます。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらeden LMSの従業員情報を削除するフローです。

eden LMSをユーザーID数課金プランで契約している場合、退社した従業員情報を残したままだと、無駄な料金が発生します。
しかし、この自動化を活用すれば、削除忘れによる無駄な料金の発生を抑えられます。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたらBambooHRの従業員情報も更新するフローです。

従業員情報をBambooHRでも管理する場合、この自動化により、一元管理が可能になります。
その結果、BambooHRへの情報更新が効率化し、ヒューマンエラーの削減にもつながるため、情報管理の負担軽減が期待できます。

まとめ

Google スプレッドシートとeden LMSを連携することで、従業員情報の一元管理が可能です。
その結果、管理業務の効率化や業務負担の軽減、さらにヒューマンエラーの削減が期待できます。
特に人事情報の更新が頻繁な企業では、この連携により大きなメリットが得られるでしょう。
Yoomを使えば、ノーコードでこれらのツールを連携でき、導入のハードルが低くなります。

この記事を参考に、自社の業務効率化を進めてみてください。