Google スプレッドシートとeden LMSを連携して、Googleスプレッドシートで行が追加されたらeden LMSに従業員情報を追加する方法

Google スプレッドシートとeden LMSを連携し、手間だった従業員登録のプロセスを自動化しましょう。
この自動化により、手動でのデータ入力ミスを防ぎ、効率的な人事業務の実現が期待できます。
本記事では、ノーコードツールYoomを活用して、Google スプレッドシートで行が追加されたら自動でeden LMSに従業員情報を追加する方法とそのメリットを詳しく解説します。
特に急成長中の企業にとって、従業員情報の管理がスムーズになることは大きなメリットになるでしょう。

こんな方におすすめ

・従業員情報の管理を効率化したいと考えている人事部門の担当者
・新しい従業員のオンボーディングプロセスを効率化したい企業のHRチーム
・急成長中の企業で従業員データ管理の負担を減らしたい方
・手動でのデータ入力ミスを減らしたい企業のIT担当者
・Googleスプレッドシートとeden LMSの連携を検討している人事部門のリーダー

Google スプレッドシートとeden LMSの連携メリットと具体例

メリット1: ヒューマンエラーの削減

従業員情報の手動入力は、どうしても手作業によるミスを引き起こすリスクがあります。
例えば、名前や部署名、メールアドレスの入力ミスです。
ミスがあると、後続の業務に影響を与え、修正作業が必要になり、結果的に時間とリソースを消費することになります。
しかし、Google スプレッドシートとeden LMSを連携することで、Google スプレッドシートに新たに情報が追加されるたびに自動でeden LMSにユーザー登録されます。
これにより、入力ミスがなくなり、正確なデータがeden LMSに登録されるため、従業員情報の管理がスムーズになるでしょう。

メリット2: オンボーディングプロセスの効率化

従業員が新たに入社した際、すぐにトレーニングやオンボーディングプログラムを開始したいですよね。
そんな時、この自動化を利用することで、新しい従業員はすぐにトレーニング資料や学習リソースにアクセスできるようになります。
このプロセスは、新入社員が最初の業務に入る前に必要なスキルや知識を習得するサポートをスムーズにするでしょう。
例えば、Google スプレッドシートで新しい従業員の情報を登録すると、eden LMSにユーザー登録されるので、入社初日から教育を開始することが期待できます。
結果として、トレーニングの遅延を防ぎ、従業員が早期に戦力として活躍できるサポートが可能になるでしょう。

メリット3: 従業員登録の手間を改善

企業が成長するにつれて、従業員数が増加し、それに伴い従業員情報の管理がますます煩雑になります。
特に急成長する企業では、新たな従業員の追加や異動が頻繁に発生するため、人事部門の負担が大きくなります。
その際、このフローを利用していれば従業員情報が自動的にeden LMSへ登録されるため、一度に多くの社員が入社しても対応できるでしょう。
例えば、新たな従業員が数百名増加しても、Google スプレッドシートに従業員情報を登録すれば自動でeden LMSに登録されるので、アカウント登録にかかっていた時間を削減することができるでしょう。
結果として、企業が急拡大しても、業務負担を増やすことなく、安定した運営が期待できます。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとeden LMSの連携フローの作り方

ここまで、Google スプレッドシートとeden LMSの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Google スプレッドシートで行が追加されたらeden LMSに従業員情報を追加する」フローボットを作成していきます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

Google スプレッドシートとeden LMSをマイアプリ連携する。
テンプレートをコピーする。
フロー起点のGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のeden LMSのオペレーション設定を行う。
トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとeden LMSの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Google スプレッドシートと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてeden LMSと連携します。
こちらを参考に、アクセストークンの設定をお願いします。

Google スプレッドシートとeden LMSがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

・従業員情報の登録できるGoogle スプレッドシート。
ヘッダーは画像を参考にしてください。
(情報はテストの際に記載します。)

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が追加されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
必須項目を入力してください。

トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。

一意の値が入った列
※必ず値が重複しない列を選んでください！

ここで、従業員情報のGoogle スプレッドシートに移動してください。
G列の登録状況は空欄にしておきます。
その他の項目を入力しましょう。

フローボットに戻り、テストします。
アウトプットに、Google スプレッドシートのレコード情報が反映したら保存します。

続いて「ユーザーを追加」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。
以下のように、アウトプットから選択してください。

残りの項目も設定します。

今回は期限も設定します。

その他の項目は必要に応じて設定してください。
選択が終わったらテストし、成功したら保存します。

続いて「レコードを更新する」をクリックしましょう。
データベースの連携を行います。

以下のように、更新したいレコードの条件を設定します。

登録状況を入力するので、「登録済」と設定します。

こちらもテストし、成功したら保存します。

Google スプレッドシートを確認してみましょう。

登録状況が無事に反映しましたね。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Google スプレッドシート・eden LMSを使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートで行が更新されたらeden LMSの従業員情報を更新するフローです。

こちらは今回のフローボットの更新版です。
ユーザーIDや氏名など、更新漏れが防げますね。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらeden LMSの従業員情報を削除するフローです。

こちらは削除版になります。
従業員が退社した後、手作業でさまざまなアカウントを削除するのは手間ですよね。
この自動化を利用すれば削除漏れが防げそうです。

3.Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらcybozu.com共通管理に追加するフローです。

入社時には複数のアプリでアカウントを作成しますよね。
この自動化を使ってアカウントを作成し、ユーザーの利用サービスを設定すれば、kintoneやGaroonなどを利用できるようになるので便利です。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、eden LMSにタスクを追加する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとeden LMSの連携により、ヒューマンエラーの削減やオンボーディングプロセスの効率化が期待できます。
急成長中の企業にとって、この自動化は業務負担を軽減し、安定した運営をサポートするでしょう。
特に、ノーコードツールYoomを活用することで、専門知識がなくても簡単に連携を設定できます。

ぜひ、Yoomを使ったGoogle スプレッドシートとeden LMSの連携を試してみてください。