Google スプレッドシートに取引先が登録されたらfreee会計に自動登録する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとfreee会計の連携フローの作り方

今回は「Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
テンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は5ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. Google スプレッドシートとfreee会計をマイアプリ登録
2. Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定
3. freee会計で取引先を作成するアクションを設定
4. Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションを設定
5. Google スプレッドシートとfreee会計の自動化の動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1:Google スプレッドシートとfreee会計をマイアプリ登録

YoomにGoogle スプレッドシートとfreee会計を登録するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定が簡単です。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録をしてください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からGoogle スプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から探します。

以下の画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインしましょう。

続いて、freee会計のマイアプリ登録をします。
先ほどと同様にfreee会計を選択してください。
以下の画面が表示されるので、freee会計にログインしましょう。

両方のマイアプリ登録が完了したら、Google スプレッドシートとfreee会計が表示されます。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定を行うために、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
Google スプレッドシートの設定から行うため、「行が追加されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認します。

Google スプレッドシートに移動し、テスト用に取引先情報を設定してください。
例として、以下のように設定しました。

Yoomに戻って、以下の画面の設定をしましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択するか説明を確認して設定
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はB
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にします。値が重複した場合は、正しく動かない可能性があるので、注意してください。今回は取引先名の列のAを指定しました。どの列を指定するかは任意です。

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして設定する際の、テスト時の挙動については、こちらのページも事前に確認しましょう。‍

ステップ3:freee会計で取引先を作成するアクションを設定

続いて、freee会計の設定を行うため、「取引先の作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「freee会計と連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→取引先の作成

以下の画面が表示されるので、「事業所ID」を候補から設定してください。
以下のように表示されたら、該当するIDを選択します。

スクロールし、Google スプレッドシートのアウトプットで「取引先名」を設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、Google スプレッドシートのアウトプットを利用できます。
他にも必要な項目があれば、設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションを設定

次に、Google スプレッドシートにレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

スクロールして、説明を確認し、「データベースの連携」の設定をしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。

以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定します。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として、以下のように設定しました。

スクロールし、説明を確認して、「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
freee会計から取得した取引先IDを更新するので、freee会計のアウトプットを使用して「取引先ID」を設定します。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ5:Google スプレッドシートとfreee会計の自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

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Google スプレッドシートやfreee会計を使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやfreee会計のAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとfreee会計のその他の自動化例

Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で取引先情報も更新したり、請求書を作成することができます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシート上の顧客情報を元に請求書を発行して送付する

Google スプレッドシートの特定の行が更新されることで請求書の発行と送付を自動化できるため、手動作業を効率化できるでしょう。

Google スプレッドシートに行が追加されたら顧客や請求先を登録する

Google スプレッドシートで顧客情報が追加されるともう一方のツールに自動追加できるので、ツールを行き来する動作をなくせるか可能性があります。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、顧客情報を更新する

Google スプレッドシートの顧客情報のデータが更新されると異なるツールの顧客情報も更新できるので、顧客情報の整合性を保つことが可能です。

freee会計を活用した自動化例

申請された取引先をfreee会計に登録する

手作業によるデータの移行が不要になり、業務のスピードと情報の正確性が向上するはずです。

情報が登録されたらfreee会計に取引先を登録する

情報が登録されるとfreee会計に取引先が作成されるため、常に最新の情報を保持することができます。

Google スプレッドシートとfreee会計を連携するメリット

メリット1:取引先の登録を効率化できる

取引先の登録を自動化することで、担当者は手作業でデータを転記する作業をなくせるかもしれません。
たとえば、Google スプレッドシートに取引先情報を登録すると、自動的にfreee会計にも反映されます。
取引先の登録が少ない場合は手入力でも問題ありませんが、複数の登録が必要な場合にはこの自動化が役立つでしょう。
<span class="mark-yellow">特に新規取引先登録が頻繁に発生する部署では、労力と時間を他の業務に充てることができそうです。</span>

メリット2:取引先の登録ミスを防ぐ

自動で取引先の登録をすることで、正確なデータ管理にもつながる可能性があります。
これにより、手作業による入力ミスや重複登録を回避できるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">経理部門では正確な会計処理が求められるため、データの整合性を保てるメリットは大きいものとなる可能性があります！</span>
特に取引先情報の誤登録はトラブルになりかねないため、登録ミス防止には自動化がおすすめです。

まとめ

取引先情報の登録を自動化すると、担当者の作業負担の軽減が見込めます。
Google スプレッドシートとfreee会計の連携により、手入力のミスを減らし、データを正確に保てるはずです。
さらに、毎日膨大なデータを処理している担当者にとって、この自動化は大いに役立つことでしょう！

Yoomの魅力は、プログラミングスキル不要で、誰でも簡単にアプリ連携ができる点です。
ぜひ、この自動化を活用して、日々の業務を効率化しましょう。
実際に体験してみたい方は、こちらから無料登録できます。