Google スプレッドシートとfreee会計の連携で、自動的に取引先を登録する方法

工程は5ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. Google スプレッドシートとfreee会計をマイアプリ登録
2. Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定
3. freee会計で取引先を作成するアクションを設定
4. Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションを設定
5. Google スプレッドシートとfreee会計の自動化の動作確認

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すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1:Google スプレッドシートとfreee会計をマイアプリ登録

YoomにGoogle スプレッドシートとfreee会計を登録するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすると、自動化設定が簡単です。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録をしてください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からGoogle スプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から探します。

以下の画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインしましょう。

続いて、freee会計のマイアプリ登録をします。
先ほどと同様にfreee会計を選択してください。
以下の画面が表示されるので、freee会計にログインしましょう。

両方のマイアプリ登録が完了したら、Google スプレッドシートとfreee会計が表示されます。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定を行うために、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
Google スプレッドシートの設定から行うため、「行が追加されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認します。

Google スプレッドシートに移動し、テスト用に取引先情報を設定してください。
例として、以下のように設定しました。

Yoomに戻って、以下の画面の設定をしましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択するか説明を確認して設定
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はB
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にします。値が重複した場合は、正しく動かない可能性があるので、注意してください。今回は取引先名の列のAを指定しました。どの列を指定するかは任意です。

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

‍ステップ3:freee会計で取引先を作成するアクションを設定

続いて、freee会計の設定を行うため、「取引先の作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「freee会計と連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→取引先の作成

以下の画面が表示されるので、「事業所ID」を候補から設定してください。
以下のように表示されたら、該当するIDを選択します。

スクロールし、Google スプレッドシートのアウトプットで「取引先名」を設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、Google スプレッドシートのアウトプットを利用できます。
他にも必要な項目があれば、設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションを設定

次に、Google スプレッドシートにレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

スクロールして、説明を確認し、「データベースの連携」の設定をしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。

以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定します。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として、以下のように設定しました。

スクロールし、説明を確認して、「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
freee会計から取得した取引先IDを更新するので、freee会計のアウトプットを使用して「取引先ID」を設定します。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ5:Google スプレッドシートとfreee会計の自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

その他のGoogle スプレッドシートとfreee会計を使った自動化の例

1.freee人事労務で従業員登録があったら、Googleスプレッドシートに自動追加するフローです。
従業員登録が自動化されるため、手作業で登録する手間が省けます。
Google スプレッドシートに自動的に従業員情報が登録されることで、チーム内への情報共有がしやすくなります。

2.kintoneでレコード登録後、レコード詳細を取得し、Google スプレッドシートに自動登録するフローです。
kintoneに登録したデータの一部を取得し、自動的にGoogle スプレッドシートに登録できます。
必要なデータだけを抽出できるため、データ管理が容易になります。

3.freee会計に各種申請などが作成されたら、Notionのページを自動作成するフローです。
申請内容に応じてNotionのページが作成されるので、スムーズに申請内容の確認ができます。
freee会計の申請内容がNotionにも自動的に反映されるため、一元管理が可能になります。

まとめ

取引先情報の登録を自動化すると、担当者の作業負担を軽減できるでしょう。
Google スプレッドシートとfreee会計の連携により、手入力のミスを減らし、データを正確に保つことができます。
さらに、毎日膨大なデータを処理している担当者にとって、この自動化は大いに役立ちそうです。

Yoomの魅力は、プログラミングスキル不要で、誰でも簡単にアプリ連携ができる点です。
ぜひ、この自動化を活用して、日々の業務を効率化しましょう。
実際に体験してみたい方は、こちらから無料登録できます。