【Google スプレッドシート×freee会計】取引先情報の更新を自動化

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• Google スプレッドシートとfreee会計をマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のfreee会計のオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとfreee会計の連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携‍

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Google スプレッドシートと検索し、Googleアカウントでログインしてください。
ログインを進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてfreee会計と連携します。
先ほどと同じくfreee会計を検索してください。
こちらもメールアドレスとパスワードでログインしましょう。

Google スプレッドシートとfreee会計がマイアプリに連携されていればOKです。

‍ステップ2:トリガーやアクションを設定‍

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

取引先情報の記載されているスプレッドシート。
N列の更新判定は後ほど使うので、空欄にしておきます。
取引先IDはこちらのフローを利用して取引先作成を行うと、簡単に取得できます。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が更新されたら」を選択します。
タイトルは、必要に応じて変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。

• 一意の値が入った列
  ※必ず値が重複しない列を選んでください！
  

ここで先ほどのスプレッドシートを使用します。
更新したい項目の内容を変更し終わったら、N列に更新と入力します。
フローボットの設定に戻り、テストします。
スプレッドシートのレコード内容が、アウトプットに反映していたら保存します。

続いて「取引先の更新（基本情報）」をクリックしましょう。
こちらも連携するアカウント情報の確認をお願いします。
次に進み、項目の設定を行います。

取引先IDと取引先名は、以下のようにアウトプットから選択します。

更新内容は以下の項目から選べます。

こちらもアウトプットから選択しましょう。

今回は担当者氏名も更新します。

更新したい項目の追加が完了したら、テストをします。
成功したら保存しましょう。

続いて「取引先の更新（口座情報）」をクリックします。
事業所ID以外はすべて、アウトプットから設定していきます。

注意内容を確認しながら、残りの項目も設定してください。

口座種別は以下から選べます。

項目の設定が終わったらこちらもテストして保存します。
freee会計側を確認してみましょう。

基本情報が更新されていますね。
口座情報も確認しましょう。

こちらも無事に反映されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。

ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Google スプレッドシート・freee会計を使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。

こちらは、フロー説明時に紹介したものです。
スプレッドシートのレコード情報を用いて、自動で取引先作成ができます。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらfreee人事労務の従業員情報も更新するフローです。

従業員情報をスプレッドシートとfreee人事労務の両方で管理している場合、このフローを利用すれば従業員登録が自動化できます。
接客業など、社員が頻繁に入社する企業におすすめです。

3.freeeサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。

チームでの情報共有にスプレッドシートを利用している場合、契約締結の情報も同じシートで確認できたら便利ですよね。
このフローを利用すれば、freeeサインを確認する必要なく契約締結の状況や日時が確認できるようになります。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとfreee会計を連携することで、手間だった取引先情報の更新が自動化できます。
ルーティン業務を自動化することで、業務の効率化とミスの削減が見込めます。
特に、ノーコードツールYoomを活用することで、手間のかかる手動作業を自動化し、最新情報の共有が可能になります。
これにより、各部署が正確な情報を基に対応できるためなり、業務全体の品質向上が期待できます。

ぜひこの機会に、Yoomの導入を検討してみてください。