Google スプレッドシートとfreee請求書を連携し請求書発行を自動化する方法とメリット

Google スプレッドシートとfreee請求書の連携フローの作り方

ここからはアプリ連携の手順を解説していきます。大まかな流れは以下となります。

・Google スプレッドシートとfreee請求書をマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・Google スプレッドシートでトリガーを設定し、freee請求書でアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoom登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録して設定を進めましょう。

ステップ1：Google スプレッドシートとfreee請求書をマイアプリ連携

まずはGoogle スプレッドシートとfreee請求書をマイアプリに連携していきます。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」から設定を進めていきましょう。
次にGoogle スプレッドシートを検索しクリックしてください。

その後「Sign in with Google」をクリックし、利用したいGoogleアカウントでログインしてください。認証時にアクセス許可をしてマイアプリ連携完了です。
次に、freee請求書を検索しクリックしてください。

freeeアカウントでログイン後にアプリ連携の開始画面にて「許可する」をクリックしてマイアプリ連携完了です。

次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。

ステップ2：トリガーを設定

次にGoogle スプレッドシートのアクション設定を行います。
「行が更新されたら」をクリックしてください。

次はタイトルの任意編集とアカウント情報の確認します。
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
「タイトル」は任意で編集可能です。一方「トリガーアクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。

次にトリガーの間隔時間とスプレッドシートの詳細設定を行います。
「トリガーの間隔時間」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「スプレッドシートID」と「シートID」は、欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「テーブルの範囲」、「一意の入った列」、「更新を検知したい列」はスプレッドシートを確認しながら入力してください。
今回は画像のスプレッドシートと照らし合わせて設定を行いました。
設定を完了したら、「テスト」をクリックしてください。

テストが完了し、スプレッドシートから取得した情報がアウトプットに表示されているか確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：取引先データの取得設定

次にfreee請求書から取引先データを取得する設定をします。
「取引先の検索」をクリックしてください。

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先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウントの確認を行い、アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みます。

次にfreee請求書の接続設定を行います。
「事業所ID」は、欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「検索キーワード」には、取引先の一部キーワードに一致する項目を追加します。先ほどと同じく欄をクリックすると候補が表示されます。今回は「取引先」を選択しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

テストに成功すると、freee請求書から取得した情報がアウトプットに表示されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ４. アクションを設定

次にfreee請求書のアクション設定を行います。
「請求書の作成」をクリックしてください。

こちらも先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウントの確認を行います。
アクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

次に請求書の詳細設定を行います。注釈に従って、設定しましょう。
「事業所ID」「件名」「取引先ID」は、欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「帳票テンプレートID」は、欄をクリックすると候補が表示されますが、選択しない場合は事業所指定のテンプレートが自動選択されます。
「枝番」および「入金期日」は、任意で設定してください。
「請求日」は、注釈に従って「2021-08-01」という形式で入力してください。
「請求書ID」を設定した場合、取引先IDより優先して情報取得されます。
「敬称」は、「なし」「御中」「様」から選択できます。

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「備考」および「社内メモ」は、任意で設定してください。
「消費税の内税・外税区分」は、税別または税込を選択します。
「消費税端数の計算方法」は、四捨五入または切り捨て、切り上げを選択します。
「源泉徴収の計算方法」は、税別計算または税込計算を選択します。

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次に請求書の明細行を設定します。
「明細の種類」は、品目行またはテキスト行を選択します。入力がない場合、品目行となり、税率と数量の入力が必須となります。
「摘要（品名）」は、欄をクリックし表示された項目から選択します。今回はスプレッドシートから取得した「品名」を選択しました。
「取引日」は先ほどと同様、注釈に従って「2021-08-01」という形式で入力してください。
「単位」「単価」は任意で設定をしてください。
「軽減税率対象」と「源泉徴収対象」は、「対象外」または「対象」を選択できます。
「勘定科目ID」は、欄をクリックし候補を選択してください。
設定を完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示された情報を確認し、問題なければ「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。

これでGoogle スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書が自動作成されます。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートに予定が追加されたら、Googleカレンダーにも登録する

こちらは、スケジュール管理を効率化し、データの透明性を向上させるフローです。
Google スプレッドシートの操作のみでスケジュールを組むことができ、素早い情報共有が期待できます。

2.メールで受け取ったCSVをスプレッドシートに変換して、別のスプレッドシートに追加する

こちらは、手作業による変換やデータ追加作業を削減することができるフローです。
事務作業の大半を自動化し、他の業務に集中できる環境づくりが期待できます。

3.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらHRMOSに登録する

こちらは、従業員の情報管理が効率化されるフローです。
Google スプレッドシートの作業が同期されることで、HRMOSに同じ情報が追加され、作業効率と正確性の向上が期待できます。

まとめ

Google スプレッドシートとfreee請求書の連携は、請求業務の効率化に貢献します。
プログラミング不要で実現できるこの自動化は、特に多くの取引先を持つ企業やリモートワークが多い環境での業務効率向上が期待できます。
手作業の削減やスピードアップ、場所を選ばない業務遂行を可能にし、煩雑な作業から解放されましょう。

ぜひこの機会にYoomのアプリ連携を活用し、業務の自動化を体験してください。