【プログラミング不要】GoogleスプレッドシートとGaroonを連携して予定登録を自動化しよう！

工程は3ステップだけなので、10~15分ほどで設定可能です。

1. 行が追加されたら起動するフローボットの設定
2. 【スケジュール】予定を登録するアクションの設定
3. レコードを更新するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

GoogleスプレッドシートとGaroonをYoomと接続する方法

GoogleスプレッドシートとGaroonをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
初めにマイアプリ登録を済ませておけば、後の自動化設定が簡単です。

まずは、Googleスプレッドシートのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogleスプレッドシートを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。

以下の画面が表示されたら、Googleスプレッドシートにログインします。

次にGaroonのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にGaroonを選択してください。
以下の説明文を参照して「アカウント名」、「アクセストークン」を入力してください。

両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとGaroonが表示されます。

Googleスプレッドシートで行が追加されたらGaroonで予定を登録する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」、「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下の画面より変更可能です。
最初にGoogleスプレッドシートの設定から行うので、「行が追加されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「アプリトリガーのタイトル」→自由に変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。

Googleスプレッドシートの画面に移動し、テスト用に予定情報を入力しましょう。
※開始日時、終了日時についてですが、Garoonでは赤枠のような形式で入力する必要があります。
入力時は書式を「表示形式」→「数字」→「書式なしテキスト」か「プレーンテキスト」に設定してください。
例として以下のように設定しました。

Yoom画面に戻って、画面をスクロールして以下の設定をしてください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を読んで入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合ならA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合ならE
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にしてください。値が重複した場合正しく動かない場合があります。今回は参加者の列のBを指定しました。
  どの列を指定するかは任意で設定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

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続いてGaroonの設定を行うので、「【スケジュール】予定を登録」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Garoonと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「アクション」→【スケジュール】予定を登録
  

以下の画面が表示されるので、「サブドメイン」、「予定のタイプ」を設定しましょう。
今回はGoogleスプレッドシートに予定メニューを入力していたので、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用して設定します。
※赤枠をクリックしたら、Googleスプレッドシートのアウトプットを利用できます。
{{予定メニュー}}←アウトプットはこのように表示されます。

スクロールして、「開始日時」、「終了日時」、「参加者」の設定をしましょう。
「開始日時」、「終了日時」も先ほどと同様にGoogleスプレッドシートのアウトプットを利用します。
他にも必要な項目があれば入力してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いてGoogleスプレッドシートの行を更新する設定を行うので、「レコードを更新する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を行います。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Googleスプレッドシートと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

スクロールし、「データベースの連携」をクリックしてください。
説明文を読んで設定を行いましょう。

以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として以下のように入力しました。

スクロールし、説明文を読んで「更新後のレコードの値」を設定してください。
Garoonから取得した予定IDを更新するので、「予定ID」にGaroonのアウトプットを使用します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のGoogleスプレッドシートとGaroonを使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、自動的にGaroonの予定も更新するフローです。
こちらは予定情報が更新された際にGaroonに同期できる自動化なので、予定を頻繁に更新する方にオススメです。

2.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Outlookでメールを自動送信するフローです。
この自動化はGoogleスプレッドシートにデータが入力された際にメールが送信されるため、データの確認がスピーディーに行えます。

3.Garoonでワークフローが承認されたら、自動的にGmailに通知するフローです。
ワークフローの承認に素早く気づくことができます。

まとめ

今回は「Googleスプレッドシートで予定が登録されたらGaroonにも自動で予定を登録する」フローの設定方法をご紹介しました。
この自動化により、チーム全体が最新のスケジュールを共有でき、効率的な予定管理が実現します。
ぜひこちらの自動化を利用して、予定管理や予定調整に活用してください。

Yoomを実際に操作してみたいと思った方は、こちらから無料登録をしてみてくださいね。