Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約し、Google スプレッドシートに更新する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとGeminiをマイアプリ連携

まずは、使用するアプリとYoomを連携させます。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」というウィンドウが出たらGoogle スプレッドシートとGeminiをそれぞれ検索し、マイアプリに登録しましょう。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・「Sing in with Google」をクリックします。

・連携するアカウントを選択します。

・ログインするアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録完了です。

＜Geminiの場合＞

・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

※アクセストークンを取得するために必要なAPIキーは、こちらから発行してください。

それぞれ連携ができると、マイアプリ一覧に表示されます。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「行が追加されたら」です。
まずは、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報の確認をしましょう。

複数のGoogleアカウントと連携している場合、意図したアカウントと違うものが表示されていることもあります。その場合は候補から正しいものを選択してください。

タイトルは修正可能です。必要に応じて修正をしたら、トリガーアクションは変更せず次に進みましょう。

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次に、情報を確認するGoogle スプレッドシートとトリガーの起動間隔を指定します。

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。

各必須項目を選択・入力していきましょう。

「一意の値が入った列」は同列内で同じ値になるものがないように設定されるものを選択しましょう。
今回の場合、Google スプレッドシートは下記のように設定しているので「議題」を一意の値としています。

それぞれの項目を入力したら「テスト」をクリックして、アウトプットを取得しましょう。
上記シートの内容が取得できます。

確認をしたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：Geminiで要約の設定

次の設定は「コンテンツを生成」です。
最初のページでは、Google スプレッドシート同様にアカウント情報の確認と必要であればタイトルの修正をして次に進みます。

次に、Geminiのモデルを選択し、文章を要約するための指示を設定します。

アウトプットを活用して、プロンプトを作成してください。
要約の形式に指定がある場合は、ここで指示しておきましょう。「systemInstruction」まで入力ができたら「テスト」をクリックしてください。

アウトプットが取得できたら、要約の設定は完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートで情報更新のための設定

最後の設定は「レコードを更新する」です。
1ページ目では、これまで同様にアカウント情報とタイトルの修正を行います。

下にスクロールすると、レコードの更新をするシートを指定する欄が出てきます。

最初の設定と同じシート内で情報を更新したい場合は同じものを、要約だけ別のシートにまとめたい場合は別のシートを指定できます。

入力ができたら「次へ」をクリックして、接続の確認をします。
次に、レコードを更新する条件を設定しましょう。

①の条件に合致する行で②の内容に沿って更新します。
上記画像の場合は<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの「議題」がアウトプットの「議題」と一致する(一意の値)行の「要約」の項目に「生成されたコンテンツ」を入れる</span>ように指示しています。

設定ができたら「テスト」をクリックして、Geminiが要約した文章がGoogle スプレッドシートに反映されるか確認しましょう。

無事反映されたら、すべての設定が完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これで、Google スプレッドシート上で情報が更新されたら、予約した文章が自動で反映されるようになります。

Google スプレッドシートやGeminiを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやGeminiのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google スプレッドシートとGeminiを連携した自動化例

‍メールやフォーム、そしてチャットーツールに送信された内容をGeminiで要約してGoogle スプレッドシートに追加する連携も可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

Web会議終了後に音声を文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、音声を文字起こししてGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら顧客管理アプリにリード情報を追加する

Google スプレッドシートにリード情報が追加されたら、SalesforceやHubSpotなどに自動で追加します。

Geminiを活用した自動化例

クラウドストレージにアップロードされた書類をGeminiで読み取る

Google Driveなどにファイルがアップロードされたら、Geminiで自動で読み取ります。

チャットツールで問い合わせを受信したらGeminiで文章を生成して返信する

SlackやDiscordなどで問い合わせを受信したら、Geminiで文章を自動生成して返信します。

メールを受信したらGeminiで内容を要約してチャットツールに通知する

GmailやOutlookでメールを受信したら、Geminiで内容を自動で要約してチャットツールに通知します。

Google スプレッドシートとGeminiを連携するメリット

メリット1: 要点の確認が楽になる

Google スプレッドシートに追加した内容をGeminiが自動で要約し、追記されます。これにより、会議内容や報告書などの長文を素早く理解できるため、チームメンバーが情報を把握するのが楽になるはずです。

例えば、営業会議後の記録をGoogle スプレッドシートに記録すると、Geminiが主要な議題や決定事項を要約して反映してくれるので、他のメンバーは内容の確認に多くの時間を割く必要がなくなりますよね。これにより、プロジェクト進行や次の業務へ円滑に移行できるようになり、チーム全体の業務効率が向上するのではないでしょうか。
さらに、要約された情報が継続的にスプレッドシートに残るため、過去の会議内容を後から見返す際にも要点のみがまとめられていて、必要な情報へ迅速にアクセスできて便利ですよ。

メリット2: チーム間の情報共有を円滑に

Google スプレッドシートとGeminiを連携することで、異なる部署のデータを自動的に集約し、業務データを一元管理できます。

例えば、営業担当が管理する取引先データや、マーケティングチームが収集するアンケート結果を1つのスプレッドシートに統合することで、関係者全員がアクセス可能な最新の情報源を作ることもできます。
これにより、チーム間のデータ共有がスムーズになり、管理職やリーダーも各チームの進捗や状況を簡単に確認できるはずです。そのため、適切な意思決定がしやすくなるのではないでしょうか。

まとめ

Yoomを活用したGoogle スプレッドシートとGeminiの連携で、情報の要点を自動でまとめて管理することができ、業務の効率化を目指せます。
特に、プログラミングの知識が不要で簡単に設定ができる点が魅力ではないでしょうか。

また、Google スプレッドシートとGeminiの連携フローを活用すれば、長文の記録や会議内容の整理が手軽になり、チーム全体の生産性向上にもつながります。
ぜひYoomを使った自動化を試してみてくださいね！