Google スプレッドシートとGemini連携で資料整理や情報共有の負担を軽減！

会議や打ち合わせの内容が長文で記録されると、重要な要点を把握するのが手間に感じる方も多いのではないでしょうか。特に忙しい中で効率よく情報を整理したい方には、情報を簡潔にまとめて共有できる手段が求められています。こうした課題に対して、Yoomを活用した「Google スプレッドシートとGeminiの連携」がおすすめです。

この連携により、Google スプレッドシートに追加された内容がGeminiの要約機能を通じて整理され、簡潔な形でスプレッドシートに反映されます。これにより、会議記録や報告書の要点が短時間で確認でき、チーム間のスムーズな情報共有につながるでしょう。この記事では、Google スプレッドシートとGeminiの連携方法とそのメリットについて詳しくご紹介します。

Google スプレッドシートとGeminiを連携するメリット

メリット1: 要点の確認が楽になる

Google スプレッドシートに追加された内容がGeminiの要約機能で要点が追記され、簡潔に整理されます。これにより、会議内容や報告書などの長文を素早く理解できるため、チームメンバーが必要な情報を把握する手間が省けます。

例えば、営業会議後の記録をGoogle スプレッドシートで整理し、Geminiが主要な議題や決定事項を要約して反映することで、他のメンバーは内容の確認に多くの時間を割く必要がなくなります。これにより、プロジェクト進行や次の業務へ円滑に移行できるようになり、チーム全体の業務効率が大幅に向上が期待できます。
さらに、要約された情報が継続的にスプレッドシートに残るため、過去の会議内容を後から見返す際にも要点のみがまとめられていて、必要な情報へ迅速にアクセス可能になるでしょう。

メリット2: チーム間の情報共有を円滑に

Google スプレッドシートとGeminiを連携することで、異なる部署のデータを自動的に集約し、業務データの一元管理が可能です。

例えば、営業担当が管理する取引先データや、マーケティングチームが収集するアンケート結果をスプレッドシート上で統合することで、関係者全員がアクセス可能な最新の情報源となります。
これにより、チーム間のデータ共有がスムーズになり、管理職やリーダーも各チームの進捗や状況を簡単に確認できるため、適切な意思決定がしやすくなるでしょう。過去の会議記録も要約されて残るため、プロジェクトの振り返りや改善に役立ち、全体の業務フローが円滑に進むことが期待できます。

Google スプレッドシートとGeminiを連携するフローの作り方

ここからは、Yoomを使ってGoogle スプレッドシートとGeminiの連携を設定していきましょう。
今回のフローは「Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新する」というものです。

Yoomと各アプリをマイアプリ連携
アプリトリガー設定(Google スプレッドシート)
要約をする(Gemini)
情報の更新(Google スプレッドシート)

以上4ステップの設定でフローが完成します。もちろん、難しいプログラミングの知識は不要です。

下のバナーから「試してみる」をクリックして、設定を進めていきましょう。

[Yoomとは]

ステップ1：Google スプレッドシートとGeminiをマイアプリ連携

まずは、使用するアプリとYoomを連携させます。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

「アプリの新規接続」というウィンドウが出たらGoogle スプレッドシートとGeminiをそれぞれ検索しましょう。
Geminiのマイアプリ連携には、APIキーが必要です。こちらのサイトからAPIキーを取得して入力してください。

それぞれ連携ができると、マイアプリ一覧に表示されます。

Google スプレッドシートも同様に確認出来たら、マイアプリ連携は完了です。
フローの設定に移りましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「行が追加されたら」です。
まずは、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報の確認をしましょう。

複数のGoogleアカウントと連携している場合、意図したアカウントと違うものが表示されていることもあります。その場合は候補から正しいものを選択してください。

タイトルは修正可能です。必要に応じて修正をしたら、トリガーアクションは変更せず次に進みましょう。

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次に、情報を確認するGoogle スプレッドシートとトリガーの起動間隔を指定します。
各必須項目を選択・入力していきましょう。

「一意の値が入った列」は同列内で同じ値になるものがないように設定されるものを選択しましょう。
今回の場合、Google スプレッドシートは下記のように設定しているので「議題」を一意の値としています。

それぞれの項目を入力したら「テスト」をクリックして、アウトプットを取得しましょう。
上記シートの内容が取得できます。

確認をしたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：Geminiで要約の設定

次の設定は「コンテンツを生成」です。
最初のページでは、Google スプレッドシート同様にアカウント情報の確認と必要であればタイトルの修正をして次に進みます。

次に、Geminiのモデルを選択し、文章を要約するための指示を設定します。

アウトプットを活用して、プロンプトを作成してください。
要約の形式に指定がある場合は、ここで指示しておきましょう。「systemInstruction」まで入力ができたら「テスト」をクリックしてください。

アウトプットが取得できたら、要約の設定は完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートで情報更新のための設定

最後の設定は「レコードを更新する」です。
1ページ目では、これまで同様にアカウント情報とタイトルの修正を行います。

下にスクロールすると、レコードの更新をするシートを指定する欄が出てきます。

最初の設定と同じシート内で情報を更新したい場合は同じものを、要約だけ別のシートにまとめたい場合は別のシートを指定できます。

入力ができたら「次へ」をクリックして、接続の確認をします。
次に、レコードを更新する条件を設定しましょう。

①の条件に合致する行で②の内容に沿って更新します。
上記画像の場合は<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの「議題」がアウトプットの「議題」と一致する(一意の値)行の「要約」の項目に「生成されたコンテンツ」を入れる</span>ように指示しています。

設定ができたら「テスト」をクリックして、Geminiが要約した文章がGoogle スプレッドシートに反映されるか確認しましょう。

無事反映されたら、すべての設定が完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これで、Google スプレッドシート上で情報が更新されたら、予約した文章が自動で反映されるようになります。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシートのアプリ連携を活用して、営業や顧客管理が効率的になるものをご紹介します。

1.取引業法管理を効率化！

Google スプレッドシートに新規情報が追加されると、自動でPipedriveに取引情報を作成します。その結果、Google スプレッドシートからの転記作業が不要になり、営業活動に集中できる環境の構築されるでしょう。

営業担当が顧客情報に素早くアクセスでき、アプリ連携がスムーズな商談をサポートします。

2.リード作成を自動化！

Google スプレッドシートで新しいデータが追加されると、Pipedriveでリードを自動作成し、営業プロセスをスムーズにします。営業活動の効率化に役立ち、データ入力の手間を削減することで、営業担当者が顧客対応に集中できるため、リード管理が効率よく行えるようになるでしょう。

3.顧客管理効率化！

Google スプレッドシートで更新された取引先情報をTOKIUMに自動で反映するテンプレートです。

データの自動連携により、請求管理がより正確かつ効率的に行えます。経理業務のデータ入力の手間を省き、作業の一貫性も保てることが期待できます。

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まとめ

Yoomを活用したGoogle スプレッドシートとGeminiの連携で、情報の要点を簡潔にまとめ、業務効率化を目指せます。特に、プログラミングの知識が不要で簡単に設定ができる点が魅力です。Google スプレッドシートとGeminiの連携フローを活用すれば、長文の記録や会議内容の整理が手軽になり、チーム全体の生産性向上にもつながるでしょう。ぜひYoomに無料登録し、アプリ連携の設定に挑戦して、業務改善の第一歩を踏み出してみてください。

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