Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約し、更新する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートを更新する方法

アプリを連携するには、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

• Google スプレッドシートとGeminiをマイアプリ連携
• Google スプレッドシートを起動する設定
• Geminiで要約しGoogle スプレッドシートに要約結果を追加する設定
• トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとGeminiの連携動作を確認

まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

ステップ1：Google スプレッドシートとGeminiをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

5.Google スプレッドシートの用意

Geminiと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。

この際に、<span class="mark-yellow">必ず「要約結果を追加する項目」「他と重複しないデータの項目」を作成しておきましょう</span>

今回、他と重複しないデータの項目は「日付」としました。

要約結果を追加する項目はGeminiでの要約後に追加されるデータとなります。そのため、現時点では空欄で構いません。

GeminiとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにGeminiと入力し、Geminiのアイコンをクリックします。

2.アカウント名の入力

アカウント名とアクセストークンを入力します。
まずはアカウント名を入力しましょう。会社名や担当者名などわかりやすい任意のネーミングがおすすめです。

3.APIキーを取得する
‍アクセストークンはGeminiのAPI取得ページから取得可能です。

内容を確認し、承諾したらチェックを入れ、右下の「続行」ボタンを押します。

画面下部にある「APIキーを作成」ボタンを押します。

続けて「新しいプロジェクトでAPIキーを作成」を押します。

APIキーが作成されました。赤枠の部分に表示されているため、コピーをしましょう。

4.入力する

Yoomの画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに入力しましょう。
必須項目が入力出来たら右下の追加を押します。

5.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。

Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、Geminiと連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。‍

6.テーブル範囲などの入力

テーブル範囲などを指定します。

今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Dとなります。

他と重複しない列はDの日付としました。

そのため、設定は画像のようになります。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4: Geminiで要約しGoogle スプレッドシートに要約結果を追加する設定

1.アプリと連携する

Geminiのアイコンの「コンテンツを生成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

2.モデルの設定

まずは使用するGeminiのモデルタイプを入力します。
モデルについては、Geminiのページ左上をクリックすることで確認できます。

画像の場合は1.5 flashを使用しているため、同じものをモデルとして設定しましょう。

Yoomの画面に戻りましょう。
ボックスをクリックすると、Geminiのモデルが一覧表示されます。

スクロールをし、確認したモデルと同じものをクリックして挿入してください。

3.プロンプトと役割の設定

プロンプトと役割の設定を行います。それぞれを任意で設定してください。

4.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けて、要約結果をGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
1.データベースを操作する

Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを更新する」をクリックします。
下へスクロールしましょう。‍

2.必須項目の設定

必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。

ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、先ほどStreakと連携したGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。

テーブル範囲に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。

今回はA～Dまで使用しているため、画像のように設定しました。
入力できたら次へを押します。

3.更新したいレコードの条件

更新したいレコードの条件を設定していきます。

左のボックスをプルダウンから、他と重複しないデータとして設定したタスクナンバーを選択します。次に、右のボックスをクリックします。

Google スプレッドシートのアイコンを選択します。

Google スプレッドシートのデータの中から、他のデータと重複しないものとして設定した一意の値を取得します。
今回は一意の値を日付としたため、日付を挿入しました。
この設定を行うことで、Google スプレッドシートに設定されている一意の値がGeminiで要約されたデータと紐づき、<span class="mark-yellow">Geminiの要約データをGoogle スプレッドシートに追加できるようになります。</span>

4.更新後のレコードの値

次に、Google スプレッドシートの要約列に要約されたデータの追加を行います。
まずはボックスをクリックしましょう。

Geminiのアイコンを選択します

「生成されたコンテンツ」をクリックしましょう。‍

5.テストの実行

データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。‍

6.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。

Google スプレッドシートとGeminiのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやGeminiのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGmailで送信する

請求書作成とメール送信の手間を減らすことで、迅速な顧客対応につながります。日常的に大量の請求書を扱う方におすすめです。

指定日時にGoogle スプレッドシートの情報をもとにGoogleカレンダーの予定を更新する

Google スプレッドシートのデータをもとに指定したスケジュールでGoogleカレンダーを自動で更新します。
Google スプレッドシートとカレンダーの情報が定期的に自動同期されるため、情報のズレを防ぐのに役立つでしょう。

HubSpotのフォームが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する

マーケティングや顧客のデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
自動更新によってデータの整理・分析がスムーズに行えるため、業務の効率化が期待できます。

Geminiを活用した自動化例

Google Chatで投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Google Chatに更新する

基本的な質問対応を自動化することで、担当者は高度な質問にも効率的に対応することができるようになり、チーム全体の生産性向上につながります。
Googleツールのみで自動化できるため、利便性が大幅にアップするかもしれません。

Notionでページが作成されたらGeminiで要約し、Notionに記録する‍

今回はGoogle スプレッドシートの例を解説しましたが、Notionでも同じようなフローを設定することができます。
普段お使いのツールを使って連携してみてください。

Slackの投稿メッセージをGeminiで解析し、不適切発言に警告文を送信する

Geminiの高度な解析機能を活用し、Slack上で問題のある発言を検出した際に自動的に警告文を送信するフローです。
チーム内のコミュニケーションを健全に保つサポートをします。

Google スプレッドシートとGeminiの連携メリットと具体例

メリット1: 要約の簡易化

Google スプレッドシートに行を追加すると、その内容をGeminiで自動要約します。さらに要約結果をGoogle スプレッドシートに追加し、自動で更新します。こうすることでデータ整理がしやすくなりますね。
例えば、これまで大量のデータを手動で要約していた場合かなりの時間短縮となるはずです。また、Geminiを活用して要約していた場合であっても、毎回Geminiにアクセスしたり、プロンプトを入力する手間が省けるため、作業をより効果化できるのではないでしょうか。

メリット2: ヒューマンエラーの回避

ヒューマンエラーを回避できるのも自動要約のメリットといえます。
例えば、頻繁に手動で要約している場合、内容を読み間違えたり、タイピングミスしたりなどのリスクがありますよね。
しかし今回の自動化を導入することで、このようなヒューマンエラーを回避しやすくなり、データを正確に要約するのに役立つでしょう。

メリット3: 情報共有の強化

Google スプレッドシートに追加されたデータはスピーディーに要約・更新されるため、チームメンバーはデータの概要を確認しやすくなります。
例えば、元データを追加しても要約まではすぐに手が回らないこともありますよね？そうするとメンバーは要約前の膨大なデータをチェックしなければなりません。
そこでアプリ連携を行い自動化することで、情報共有がスムーズになるでしょう。

まとめ

データを素早く的確に共有・把握するためにも、内容の要約は欠かせません。しかし、データ量が多ければ多いほど時間がかかってしまうのではないでしょうか。
そんな時こそGeminiを活用したアプリ連携がおすすめです。これまで手間がかかっていた作業を自動化して、作業効率を上げていきましょう！
Yoomならプログラミング不要でアプリ連携が可能です。この機会にぜひご活用ください。