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「他サービスのデータをGoogle スプレッドシートに手作業で転記していて、時間がかかっている…」
「Google スプレッドシートを更新するたびに、関連部署に通知したり、別のツールに反映させたりするのが面倒で…」
このように、Google スプレッドシートを中心としたデータ連携業務において、APIの知識がないことによる限界や、手作業による非効率さに悩んでいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々なアプリケーションのデータをGoogle スプレッドシートに自動で集約したり、逆にGoogle スプレッドシートの更新情報をトリガーにして他のツールへ自動で通知・連携したりできる仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されます。データの分析や戦略立案といった、より付加価値の高いコア業務に専念できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定可能です！手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なアプリの情報をGoogle スプレッドシートに自動で集約する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、Google スプレッドシートと様々なアプリケーションを連携し、データ転記や情報集約といった定型業務を自動化する具体的なテンプレートを紹介します。
APIの知識がなくても、クリック操作だけで簡単に設定できるものばかりなので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで受信した特定の内容をトリガーとして、Google スプレッドシートの行を自動で追加・更新する</span>ことが可能です！
問い合わせ管理やリード情報の蓄積などを効率化し、手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加し、さらにSlackへ通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
3．Slackのマイアプリ連携
事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてくださいね！
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
「キーワード」を設定しましょう。
今回は例として、「テスト」を含むメールを受信したら、フローボットが起動するように設定しました！
キーワードには、演算子の利用も可能です。
キーワードを含むテスト用のメールをGmailに送信しましょう。
製品についての問い合わせを想定したメールを送信しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここでは、Gmailで受信したメールの情報が反映されています。
「保存する」を選択しましょう。
「テキストからデータを抽出する」を選択します。
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでももちろんOKです！
「変換タイプ」は、デフォルトで「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が設定されていますが、「変更する」から任意のものを選択可能です。
設定できたら次に進んでくださいね。
抽出したい「対象のテキスト」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「抽出したい項目」を設定しましょう。
デフォルトで「姓,名,会社名,メールアドレス」が設定されていますが、目的に合わせて設定してくださいね。
例として「姓,名,メールアドレス,問い合わせ内容」と設定しました！
「指示内容」を任意で設定しましょう。
設定できたら「テスト」を実行。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
「レコードを追加する」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認しましょう。実行アクションはテンプレート通りのままでOKです！
レコードを追加したいGoogle スプレッドシートの準備がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として以下のように作成しました！
「データベースの連携」の設定を行います。
先ほど作成したGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。
「テーブル範囲」を手動で入力してください。
「追加するレコードの値」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を実行。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「保存する」を選択しましょう。
Google スプレッドシートにレコードが追加されました！
「チャンネルにメッセージを送る」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「投稿先のチャンネルID」を候補から選択しましょう。
「メッセージ」を設定しますす。
以下は例として設定しているので、必要に応じてカスタマイズしてくださいね。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Slackにメッセージが送信されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google スプレッドシートで行が追加されるたびに、Google カレンダーで自動的に予定を追加したり、Salesforceに新規レコードを作成することができます。
特に、スケジュール管理や顧客情報の更新に手間をかけたくない方におすすめです。
Google スプレッドシートと他のアプリとの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでAPIの知識が必要だと諦めていたデータ連携や、手作業で行っていた情報集約の手間を削減します。転記ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことが可能です。</span>
これにより、担当者は面倒な定型業務から解放されます。集約されたデータを活用した分析や企画といった、より創造的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もしGoogle スプレッドシートを使った業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：連携できるアプリはGmailやGoogle スプレッドシート、Slack以外に何がありますか？
A：Yoomでは、チャットツールやCRMツールをはじめ、様々なアプリと連携可能です。例えば、ChatworkやDiscord、Salesforceなどが挙げられます。
その他にも連携できる様々なアプリがあります！詳しくは以下をご覧ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処できますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Google スプレッドシートの変更をきっかけに自動化を開始できますか？
A：はい、可能です！フローボットトリガーをGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」もしくは「行が更新されたら」に設定することができます！
Google スプレッドシートで使用できるフローボットトリガーやフローボットオペレーションについては以下をご覧ください。
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