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■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストを基に、Googleドキュメントで一件ずつ書類を作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、こうした手作業による非効率を解消するために設計されました。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、その情報を基にしたGoogleドキュメントの書類が自動で作成されます。Google スプレッドシートとGoogleドキュメント間の反復作業をなくし、正確かつ迅速な書類作成業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「各種SaaSからデータを集めてレポートを作成するのが大変…」
「Google スプレッドシートのデータを手作業でドキュメントに転記していて、ミスが起きないか不安…」
このように、日々のレポート作成業務において、データの収集や転記作業に多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、お使いのデータベースやGoogle スプレッドシートの情報を基に、必要なレポートを自動で作成できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、データの分析や次のアクションの検討といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入の手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomにはデータベースの情報を基に書類を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストを基に、Googleドキュメントで一件ずつ書類を作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、こうした手作業による非効率を解消するために設計されました。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、その情報を基にしたGoogleドキュメントの書類が自動で作成されます。Google スプレッドシートとGoogleドキュメント間の反復作業をなくし、正確かつ迅速な書類作成業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段お使いのデータベースやGoogle スプレッドシートの情報を基に、レポートを自動で作成する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートなどの情報を基にして、Google ドキュメントでレポートを自動で作成できるため、これまで手作業で行っていたデータの転記作業が不要になり、ヒューマンエラーの防止にも繋がります！
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストを基に、Googleドキュメントで一件ずつ書類を作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、こうした手作業による非効率を解消するために設計されました。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、その情報を基にしたGoogleドキュメントの書類が自動で作成されます。Google スプレッドシートとGoogleドキュメント間の反復作業をなくし、正確かつ迅速な書類作成業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が追加された際に、その情報を基にGoogle ドキュメントで書類を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Google ドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストを基に、Googleドキュメントで一件ずつ書類を作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、こうした手作業による非効率を解消するために設計されました。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、その情報を基にしたGoogleドキュメントの書類が自動で作成されます。Google スプレッドシートとGoogleドキュメント間の反復作業をなくし、正確かつ迅速な書類作成業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートは下記ナビで登録方法を紹介していますので、こちらを参考にしましょう。
【Google ドキュメントのマイアプリ連携】
次に、Google ドキュメントをマイアプリに登録します。
先ほどと同様に、検索窓にGoogle ドキュメントと入力し、選択してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら「次へ」をクリックし、次の画面で「続行」をクリックしましょう。
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていれば、登録完了です。
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストを基に、Googleドキュメントで一件ずつ書類を作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、こうした手作業による非効率を解消するために設計されました。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、その情報を基にしたGoogleドキュメントの書類が自動で作成されます。Google スプレッドシートとGoogleドキュメント間の反復作業をなくし、正確かつ迅速な書類作成業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」から確認できます。
最初の設定です！
Google スプレッドシートに行が追加されたらフローボットが起動するように、トリガーの設定を行います。
赤枠部分の「行が追加されたら」をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が使用するアカウントで間違いがないか確認しましょう。
トリガーアクションは「行が追加されたら」のままでOKです！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
ここで、Google スプレッドシートに行を追加しておきましょう。
※以下は、例として作成したものです。
Google スプレッドシートに行を追加したら、Yoom画面に戻って各項目を設定していきます。
※今回は先ほどのシートを使用するため、以下の設定になります。
「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると取得した値に、先ほどGoogle スプレッドシートに追加した内容が表示されます。
正しくデータが取得されていることを確認して、「保存する」をクリックしてください。
※取得した値について
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得したデータのことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご参照ください。
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
設定を進める前に、書類の雛形を作成しておいてください。
作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
API接続設定の画面が表示されるので、設定していきましょう！
今回はテスト用に以下の雛形書類を準備しました。
次に、「発行書類」の項目を設定していきます。
設定後、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、以下の画面が表示されたら、赤枠の「設定方法」を参照し、置換条件の設定を行います。
置換条件を取得できたら、各項目を設定していきます。
入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので、各項目に該当する値を選択して設定しましょう。
入力完了後、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値とダウンロードボタンが表示されます。
最後に、先ほど指定したフォルダに書類が発行されているか確認してください。
※ダウンロードボタンをクリックすると、Google Driveに格納された書類の確認が可能です。
無事に発行されましたね。
問題がなければ、「保存する」をクリックし、すべての設定は完了です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google Adsから毎日のレポートを自動で取得し、Google スプレッドシートに記載したり、マネーフォワード クラウド経費の経費申請が承認された際に自動で情報をGoogle スプレッドシートに連携することが可能です。
これにより、手動での入力作業を削減し、業務効率が向上します。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらStripeに顧客情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客情報を管理している方
・Googleスプレッドシートに入力した顧客情報をStripeにも自動で反映させたい方
・顧客情報の重複入力を避けて作業効率の改善を図りたい方
・GoogleスプレッドシートとStripeの顧客情報を同期させて常に最新の状態を保ちたい方
2.Stripeを利用して決済やサブスクリプションサービスを提供している方
・Googleスプレッドシートから Stripe に簡単に顧客情報を取り込みたい方
3.チームで顧客情報を共有・活用している方
・Googleスプレッドシートに入力された顧客情報をリアルタイムでStripeに反映してチーム全体で情報を共有したい方
・Stripeの顧客管理機能を活用してGoogleスプレッドシートの顧客データをさらに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは顧客情報管理に便利ですが、その情報を手入力で他の決済システムに転記するのは非効率でミスも起こりやすいです。
このフローを活用すれば、Googleスプレッドシートへの顧客情報入力と同時にStripeへの顧客情報の登録が自動で行われるため手入力による転記作業が不要になり貴重な時間を他の業務に充てることができてビジネスの成長に集中することが可能となります。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、StripeのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらスマレジに会員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客情報を管理している方
・Googleスプレッドシートに入力した顧客情報をスマレジに手動で登録する手間を省きたい方
・顧客情報の入力ミスを減らして正確な顧客管理を行いたい方
・Googleスプレッドシートとスマレジの顧客情報を自動で同期させたい方
2.スマレジを利用している店舗運営者
・スプレッドシートで管理している顧客情報をスマレジの会員情報として活用したい方
・新規顧客獲得キャンペーンなどで大量の顧客情報を効率的にスマレジに登録したい方
・顧客情報を一元管理してマーケティング施策や顧客分析に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは顧客情報管理に便利なツールですが、その情報を手作業で他のアプリなどに転記するのは、労力がかかりミスも発生しやすいです。
このフローを活用すれば、スプレッドシートに入力された顧客情報はリアルタイムでスマレジに反映されて、手作業によるデータ入力の手間が省かれ業務効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたら楽楽販売にレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.楽楽販売を業務で使用している方
・取引のための帳票類の管理を行う管理部門の方
・見積書の発行を担当している営業アシスタントの方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはチームに必要なデータを一箇所にまとめ情報の可視化をするために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートの情報を楽楽販売へ手作業で入力することでミスや漏れが起こり、情報の透明性を低下させる可能性があります。
チーム内で管理する情報の透明性を保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートの登録をトリガーに、楽楽販売へのレコードを自動で追加することができるため、手作業によるミスを防ぎます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceのリードオブジェクトのレコードが条件と一致したら、SMSLINKでSMSを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートで顧客や会員情報を管理している方
・特定の条件を満たすレコードに対して自動でSMSを送信して効率的にアプローチしたい方
・手動でのSMS送信の手間を省いて顧客への対応スピードを向上させたい方
・GoogleスプレッドシートのデータとSMS送信履歴を一元管理したい方
2.顧客とのコミュニケーションを強化したい企業
・顧客との接点を増やしてエンゲージメントを高めたい方
・顧客の行動や属性に応じたパーソナライズされたSMSを送信したい方
・SMSを活用して顧客満足度向上やリピート促進を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは顧客情報や在庫管理など様々なデータを効率的に管理できる便利なツールですが、特定の条件を満たすレコードが発生した際に、迅速な対応や情報共有が必要となるケースも少なくありません。しかし、Googleスプレッドシートを常に注視して手動でSMSを送信するのは、手間がかかり対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleスプレッドシートの一致したレコードをトリガーにしてSMSが自動送信されるため、担当者は手作業での送信作業から解放されます。これによって業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクも軽減されます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SMSLINKのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・部門間でGoogle スプレッドシートを共有して活用しているチームメンバー
・Google スプレッドシートをIT資産の台帳として使用しているデータ管理者
2.業務でジョーシスを使用している方
・ジョーシスを使用してIT資産の管理を行っている企業
・Google スプレッドシートとジョーシスのデータを同期したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
ジョーシスは企業のIT資産を管理する上で効果的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートの情報を毎回手動でジョーシスへ登録するのは、非効率的で時間がかかります。
ジョーシスへの従業員情報の登録を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで行が追加されれば自動的にジョーシスへ従業員を登録するため、手作業による登録作業を省くことができます。
また、テンプレートをカスタマイズすることでコミュニケーションツールとも連携できるため、ジョーシスへ登録するアプリ情報を別途通知することも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、ジョーシスのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・キャンペーン作成やデータを集計・分析に使用しているマーケティング担当者
・リード管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはチームで集めた情報を共有するために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートに入力された情報を手入力でSPIRALに改めて追加することは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
手入力の手間を省き、スムーズに業務を進行したいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用して、自動でSPIRALへレコード追加することで手作業を省き、入力のためにかかっていた時間を節約します。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートの指定のシートに申請内容を連携するフローボットです。
Google スプレッドシート上で経費申請内容を管理する場合などに便利なフローボットです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド経費それぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートで経費申請情報を管理するテーブル（表）を作成してご利用ください。
・マネーフォワード クラウド経費で申請されてから5~15分後にGoogle スプレッドシートにも情報が連携されます。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたら、Google スプレッドシートの指定のシートに申請情報を連携するフローボットです。
Google スプレッドシート上で立替経費などを管理する場合に便利なフローボットです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド経費それぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートで経費申請情報を管理するテーブル（表）を作成してご利用ください。
・マネーフォワード クラウド経費で申請が承認されてから5~15分後にGoogle スプレッドシートにも情報が連携されます。
■概要
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google Adsの情報をGoogle スプレッドシート上で管理したり、広告レポート作成を自動化する際にご利用ください。
起動タイミングは任意の時間を指定可能です。
■注意事項
・Google Ads、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レポート情報を格納するスプレッドシートを作成してご利用ください。
データベースの情報と連携してレポート作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータの転記やフォーマットへの入力作業をまるごと効率化し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、レポート作成にかかっていた時間を削減し、より戦略的な分析や企画立案といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件を満たすデータだけを抽出できますか？
A：はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、特定の条件を満たしたデータのみを抽出し、連携することができます。
例えば、「ステータスが完了の行だけ」など柔軟に条件を設定できます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：レポート雛形の作成で気をつける点はありますか？
A：YoomでGoogleドキュメントの書類を発行する際は、雛形内の置換項目を必ず半角の波括弧（{}）で囲み、全角スペースを含めないようにすることが重要です。
フォントやページ設定の変更は発行時に反映されないため、雛形作成時に体裁を整えておく必要があります。
最後に、Yoom上で置換内容が正しく反映されているか、テストで必ず確認してから本運用を始めましょう。
※詳しくは以下をご確認ください。
Q：自動作成が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：Yoomのフローボットでは、処理中にエラーがおきた場合、ダッシュボード上で詳細が確認でき、設定次第ではSlackやメールで通知も可能です。
自動再実行は行われませんが、実行履歴から手動で再実行できるため、すぐに対応できます。
エラー時の対応方法についてはこちらをご確認ください。
それでも解決しない場合は、Yoomお問い合わせ窓口よりお問い合わせください。
