Google スプレッドシートの情報を更新したらGmailで送信する方法

■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを使ってタスクを整理している方

・プロジェクトのタスクを管理しているプロジェクトリーダー

・Google スプレッドシートで日々のタスクを整理し、共有している方

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2.Gmailを業務の連絡手段としている方

・日々の業務連絡をGmailで行っているチーム

・Google スプレッドシートの追加情報の通知を自動化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは共同編集が可能なため、タスク管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに更新があったとしても、チームメンバーが気づかず認識の齟齬が発生する可能性があります。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで行の更新があれば自動でGmailでメールを送付することができます。
Gmailからメールを出すことで、更新内容の把握が容易となり、チーム内の認識を統一して業務を進めることができます。

また、Gmailからのメール送付が自動化されるため、送付漏れや宛先誤りといったヒューマンエラーの発生も防ぐことが可能です。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを使ってタスクを整理している方

・プロジェクトのタスクを管理しているプロジェクトリーダー

・Google スプレッドシートで日々のタスクを整理し、共有している方

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2.Gmailを業務の連絡手段としている方

・日々の業務連絡をGmailで行っているチーム

・Google スプレッドシートの追加情報の通知を自動化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは共同編集が可能なため、タスク管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに更新があったとしても、チームメンバーが気づかず認識の齟齬が発生する可能性があります。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで行の更新があれば自動でGmailでメールを送付することができます。
Gmailからメールを出すことで、更新内容の把握が容易となり、チーム内の認識を統一して業務を進めることができます。

また、Gmailからのメール送付が自動化されるため、送付漏れや宛先誤りといったヒューマンエラーの発生も防ぐことが可能です。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

• Gmailで受信した特定のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• メールからのデータ入力作業に多くの時間を費やしており、非効率を感じている担当者の方
• 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方

• Gmailの受信をきっかけに、指定したシートへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を保てます。

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

• Gmailのトリガー設定では、検知したいキーワードを自由に設定できます。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい情報（例：会社名、担当者名、電話番号など）を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートでは、連携先のスプレッドシートやシートを任意で設定できるほか、前段で取得した情報や固定の値を使用して追加するデータを自由にカスタマイズ可能です。

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方

・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方

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2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方

・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。

手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。

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■注意事項‍

・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

■概要

Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.営業担当者

・名刺交換後に手入力で顧客情報を管理するのが面倒だと感じている方

・Google DriveとGoogle スプレッドシートを活用して名刺情報を一元管理したい方

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2.人事・総務担当者

・従業員や取引先の名刺情報をデジタル化して管理の手間を削減したい方

・名刺情報の紛失や劣化を防ぎたい方

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3.OCRを活用したい方

・名刺を効率的にデータ化したい方

・OCRの技術を活用して業務効率化を図りたい方

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■このテンプレートを使うメリット

Google Driveはファイル共有に非常に便利なツールですが、名刺がアップロードされるたびに手動で情報を読み取ってGoogle スプレッドシートに入力するのは、非常に手間がかかり転記ミスが発生するリスクもあります。

このフローを活用すれば、Google Driveに名刺がアップロードされたら、自動的に名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されるため、手作業での入力作業を行う必要がなく業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクを軽減することができます。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

新しい従業員の追加に伴い、Google Workspaceのアカウントを発行した後、Google スプレッドシートで管理している従業員リストに手作業で情報を転記していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が追加されると、その情報が自動でGoogle スプレッドシートに追記されるため、こうした課題を解消し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceで従業員情報を管理し、手作業でリスト更新をしている人事・総務担当の方
• 従業員情報の二重入力に手間を感じており、一連の入社手続きを効率化したいと考えている方
• 従業員リストの更新漏れや転記ミスを防ぎ、より正確なデータ管理を目指しているチームマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへの従業員追加をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートが更新されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。
• 手作業による情報の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、従業員リストの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索したい項目（氏名やメールアドレスなど）と、それに対応するキーワードを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加したいスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どの列にどの情報を追加するかも自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつメールを作成して送信する作業は、時間がかかる上に単純作業で負担に感じていないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、ChatGPTがリストの情報に基づいた案内メールを自動で生成し、指定のアドレスへ送信します。
定型的なメール送信業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでリストを管理し、案内メールの送信を手作業で行っている方
• ChatGPTを活用し、パーソナライズされたメール文面の作成を効率化したいと考えている方
• イベントの案内や顧客フォローなど、メール送信業務の工数を削減したいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシートへのデータ追加からメール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるメールの宛先間違いや、内容のコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、追加された行の情報を基にメールの本文を作成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでメール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文に設定してメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動させたいGoogle スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
• ChatGPTのテキスト生成アクションでは、プロンプトとなるメッセージ内容や、生成される文章の多様性を決めるtemperature、最大トークン数を任意で設定します。
• メール送信機能のアクションでは、宛先や件名、本文にChatGPTが生成したテキストをどのように反映させるかなどを任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。

NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。‍

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■注意事項‍

・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

■概要‍

Salesforceに新規リード情報が登録された場合、Googleスプレッドシートに自動的に情報を記載します。

スプレッドシートには、リード名や連絡先情報など、任意の項目を反映することができます。
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■設定方法‍

1.Salesforce、GoogleスプレッドシートそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）

2.Salesforceの「新規リードが登録されたら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。

3.Googleスプレッドシートの「スプレッドシートに情報を記載」というオペレーションで、Salesforceから取得した情報をもとに、対象のスプレッドシートなどを設定してください。

4.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。

5.Salesforceに新規リード情報が登録されると、Googleスプレッドシートに情報が追加されます。
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■注意事項‍

・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

・SalesforceとGoogleスプレッドシートの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにも従業員情報を格納するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.人事・総務担当者

・SmartHRに登録した従業員情報をGoogleスプレッドシートでも管理したい方

・SmartHRで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートで一覧化・分析したい方

・新規の従業員が登録されるたびにSmartHRの情報をGoogleスプレッドシートに手作業で転記する手間を省きたい方

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2.経営者・管理者

・従業員情報をGoogleスプレッドシートで可視化し、人材配置や組織分析に役立てたい方

・SmartHRのデータをGoogleスプレッドシートで加工・分析し、経営判断に活用したい方

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■このテンプレートを使うメリット

新しいメンバーを迎えると様々な事務処理が発生し、その中でも人事労務管理ツールへの登録などは一つの手間です。更に、社内で別の基幹データベースも平行で運用している場合は、毎回人事労務管理ツールの内容をそのデータベースに手動で転記する必要があります。

人事労務の業務が逼迫しているなので、この転記作業をなんとかしたいと思った方にこのテンプレートは最適です。このテンプレートを使うとSmartHRに登録されると同時に、Googleスプレッドシートのデータベースに対して情報を自動で転記することができます。

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■注意事項

・SmartHR、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。

■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxを使用して大量のドキュメントを管理しているビジネスユーザーの方
• 手動でのデータ入力に時間を取られている事務担当者の方
• OCRを活用して紙書類や画像データの情報をデジタル化したい方
• Google スプレッドシートを用いたデータ集計や分析を効率化したいチームの方
• 業務プロセスの自動化を検討している経営者やマネージャーの方
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■このテンプレートを使うメリット

• 作業時間の削減：手動で行っていたデータ入力作業を自動化することで、時間を有効に活用できます。
• ヒューマンエラーの防止：自動処理により、入力ミスやデータの抜け漏れを防ぎ、正確なデータ管理が実現します。
• 業務フローの一元化：BoxとGoogle スプレッドシート間のデータ連携がスムーズになり、業務全体の効率が向上します。
  

■概要

freee人事労務で従業員登録があったら、その情報を取得してGoogleスプレッドシートにレコードを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.freee人事労務を使用して従業員の管理を行う企業の担当者

・人事部の採用担当者や事務職員

・採用の代行を行う企業のご担当者

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2.Googleスプレッドシートを使用してデータ管理を行う方

・個人の帳票類を管理し、処理する必要のある方

・共有データを管理する総務職員や経理担当

・外出先でも気軽にデータを確認したいオフィスマネージャー

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・多方面のタスクを抱える事務担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・freee人事労務への登録内容を基に情報をGoogleスプレッドシートへ追加できるため、手入力の手間を省き、手入力によるミスを防ぎます。

・Googleスプレッドシートでも情報を管理することで、情報の透明性が向上してチーム全体の連携が強化されます。

・従業員登録と同時にGoogleスプレッドシートが更新されるため、常に最新の情報を確認することができます。

・Googleスプレッドシートを使用することで複数人で同時に閲覧・編集できるため、リアルタイムな情報共有が可能となります。

・従業員情報の入力・管理にかかる時間を削減し、他の業務に時間を割くことができます。

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■注意事項

・freee人事労務、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。

■概要‍

kintoneにレコード登録後、Googleスプレッドシートにレコードの詳細を登録するフローです。

kintoneとGoogleスプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。

また、自動的にGoogleスプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
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■注意事項‍

・kintone、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方

・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員

・複数人での面接などを行う人事総務担当の方

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2.イベント等の資料管理や運営を任されている方

・イベントプランナーやプロデューサー

・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。

・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。

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■注意事項

・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。

■概要

Gmailで受信したメールに添付されているファイルを、都度手動でMicrosoft Teamsのチャンネルに共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、添付ファイルを自動でMicrosoft Teamsの指定チャンネルに共有できるため、こうした定型業務を効率化し、よりスムーズな情報連携を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度Microsoft Teamsに手動で共有している方
• チーム内での迅速な情報共有が求められ、ファイルの共有漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• ファイル共有のような定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信を起点にファイル共有までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になることで、共有ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した情報をもとに後続の処理を条件に応じて分岐させます。
4. オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信メールから添付ファイルをアップロードします。
5. オペレーションで「データ操作機能」を使用し、正規表現で特定のデータを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
• 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文などの情報に基づいて、後続の処理を分岐させるための条件を任意で設定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意のものに変更できるほか、メッセージ内容にメールの件名などの動的な情報を組み込めます。

■注意事項‍

• Gmail、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.GmailとChatworkを業務で使用している方

・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方

・Chatworkでの通知を自動化したい方

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2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。

・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。

・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。

・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。

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■注意事項

・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653

■概要

Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
• 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。

■注意事項‍

• Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方
• 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方
• 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。
• 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。
• Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Gmailに添付されて送られてくる請求書や申込書などの書類。これらを手作業でダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、OneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメールアドレスに書類を転送するだけで、OCR機能が書類の内容を読み取り、ファイル名を自動で更新してOneDriveの指定フォルダに格納します。手作業による手間や更新ミスなどの課題を解消し、書類管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る請求書などの書類を、手作業でOneDriveに整理している経理や営業事務の方
• OCRを活用して、PDFなどの書類から必要な情報を抽出し、データ整理を自動化したいと考えている方
• 手作業によるファイル名の付け間違いや、命名規則の不徹底といったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailへのメール送信を起点に、ファイルのリネームからOneDriveへの格納までが自動化されるため、一連の作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCRで読み取った情報に基づきファイル名を自動で更新するため、手入力によるファイル名の付け間違いや命名規則の不統一といったミスを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてメールトリガー機能を設定します。Yoomが発行する専用のメールアドレスにファイルが添付されたメールを送信するとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むように条件を設定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルから必要な文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更した上で、指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能では、フローを起動させるメールの件名や本文の内容を、後続のオペレーションでファイル名の一部として利用するといった設定が可能です。
• 分岐機能では、OCRで読み取った情報（例：「請求書」「発注書」など）に応じて、後続の処理を分岐させ、保存先のフォルダを変更するなどの設定ができます。
• OCR機能では、読み取りたい項目（会社名、日付、金額など）を自由に指定できるほか、読み取りに使用するAIモデルや言語の選択も可能です。
• OneDriveへのアップロードでは、保存先のドライブやフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名はOCRで取得した情報を組み合わせて自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

• Salesforceで管理するリードに対し、Gmailで定型メールを手作業で送信している営業担当者の方
• 日々のメール送信業務に時間を要しており、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方
• メールの宛先間違いや本文の記載ミスといった、手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方

• Salesforceの画面から直接Gmailのメール送信が実行されるため、アプリ間の画面遷移や手入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
• 宛先や本文をあらかじめテンプレートとして設定しておくことで、手作業による宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

1. はじめに、ご利用のSalesforceとGmailのアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」アクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。

• Salesforceの設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLを任意で設定してください。
• Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
• 本文には、Salesforceから取得したリードの会社名やお名前といった情報を変数として埋め込むことで、個別の内容を含むメールを自動で送信できます。

• Salesforce、GmailそれぞれをYoomと連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.HubSpotでリード管理を行っている方

・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方

・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方

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2.Gmailを日常的に利用している方

・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方

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■このテンプレートを使うメリット

HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。

また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。

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■注意事項

・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。

■概要

Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方

・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方

・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方

・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方

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2.マーケティング担当者

・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方

・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方

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3.プロジェクトマネージャー

・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方

・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。

このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。

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■注意事項

・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。