Google スプレッドシートの情報を更新したらGmailで送信する方法

今回のフローボットの手順は全部で2段階です！

Google スプレッドシートのトリガー設定

まずはじめに、Gmailと連携させるGoogle スプレッドシートを用意し、あらかじめ項目を入力しておきましょう。

今回は画像のように営業リストを作成してみました。
Google スプレッドシートが作成出来たら次へ進みます。
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画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。
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Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいかだけ確認してくださいね。
次へを押します。
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まずはスプレッドシートのIDを入力しましょう。
ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、Gmailと連携させたいGoogle スプレッドシートを選択します。
その下にあるシートIDはタブ名なので、同じくボックス内をクリックしタブを指定してください。

その他の必須項目に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
今回は更新を検知したい列に「日付」をチョイスしました。
これにより日付を更新することでGmailを経由してメールが届くようになります！

一意の値が入った列は、電話番号など、他と被らないものを選びましょう。

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ここまで入力できたら画面下のテストというボタンを押します。青く「テスト成功」と表示されればOKです！

忘れずに保存のボタンも押しましょう。次はGmailの設定に行きます！

Gmailの設定

Gmailのアイコンの「メールを送る」を押します。
こちらに関してもテンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいかだけ確認してくださいね。

そのまま画面を下にスクロールしましょう

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メールの内容を設定していきます。まずは送信先を決めましょう。
CCや差出人の名前の設定なども可能なので、必要であれば入力してください。
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次の設定が最後です！Gmailで通知する内容を決めていきましょう。

ボックス内をクリックし、Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」を押すと、先ほどテスト送信したGoogle スプレッドシートの内容が表示されるようになっています。
通知したい内容をクリックして追加していきましょう！

今回は画像のようにしてみました！
「：」などをつけて見やすくするのがコツだったりします。ぜひ真似してみてくださいね！

テストを押して青く「テスト成功」と表示されたら保存しましょう。指定したメールにGmailからメールが届いていればOKです！

これにてGoogle スプレッドシートとGmailの連携は終了です。お疲れ様でした！
Yoomには他にもたくさんのフローボットテンプレートが用意してあるので、ぜひご覧ください。

Google スプレッドシートやGmailを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Google スプレッドシートやGmailを連携した自動化例

Google スプレッドシートに情報が追加されたらGmailに通知する連携も可能です。
また、Google スプレッドシートの情報をもとに、見積書を自動作成してGmailで送信する連携や、特定のスケジュールになったらGoogle スプレッドシートの情報をGmailで通知することもできます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する

kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

従業員管理アプリに新しい従業員が登録されたら、Google スプレッドシートにも追加する

Google WorkspaceやSmartHRなどに従業員情報が登録されたら、Google スプレッドシートに自動で追加します。

クラウドストレージに保存された書類をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

Google DriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたら、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。

Gmailを活用した自動化例

Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送する

Gmailで受信したファイルをSlackやChatworkなどに自動で転送します。

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、1クリックで定型メールを送信します。

Gmailで受け取った書類をクラウドストレージに保存する

Gmailで受け取った書類をDropBoxやOneDriveなどに自動で保存します。

Google スプレッドシートとGmailを連携するメリット

1.Google スプレッドシートの行が更新されたらGmailで内容を自動送信！

Google スプレッドシートとGmailを連携することにより、更新されたデータをGmailを用いて自動で送信できるようになります！
メールの通知機能をオンにしておけば、Google スプレッドシートにデータが更新された旨を素早く察知することも可能になるでしょう。
これにより、更新されたデータを確認するまでのタイムラグの軽減が期待できます。

2.外出先でも気軽にチェック可能！

例えば、営業先のデータを管理するGoogle スプレッドシートとGmailを連携することにより、営業先との取引状況が更新される度にメールが届くようになります。
スマホでも確認できるメールを送り先にすれば、外出先であっても素早く察知可能になり、最新の取引状況に応じた対応が可能になるでしょう。
例えば、Google スプレッドシートにメールアドレスや電話番号を記載しているのであれば、そのままメールを作成したり電話することもできます！
さらに、日々の売上管理やタスクの進捗状況のチェックにもおすすめです。

まとめ

Google スプレッドシートはとても便利ですが、複数のGoogle スプレッドシートを用いて仕事をしている場合、どのデータがどのGoogle スプレッドシートにあるのかわからなくなってしまうことってありませんか？
今回の連携によりGoogle スプレッドシートを探す手間も省け、必要な情報をメールで自動送信できるようになるため、業務フローを簡略化でき作業効率アップに繋がることでしょう。

ぜひYoomを利用して、ノーコードでアプリ連携を試してみてくださいね！