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Google スプレッドシートで更新されたデータを少しでも早く確認＆共有したいのなら、Gmailと連携してみるのはいかがでしょうか。
特定のデータのみを限られた人にだけ送信することも可能になるため、チーム間でのデータ管理や把握がし易くなります！
今回はGoogleスプレッドシートとGmailを連携して、メールを自動送信する方法を解説します。
誰でも簡単にできる方法をご紹介しますので、ぜひお試しください！
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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Google スプレッドシートとGmailの連携フローの作り方
では、ここからは実際に「Google スプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信する」というフローボットを作成します。
まずは、Yoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携はとても簡単です！
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2つのアプリがYoomと連携できたら、次はフローボットの設定に参ります！
イチからフローボットを作成せず、すでに上記画像のようにフローが組んであるテンプレートを使用するため、時短でフローボットが作成可能です！
Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。
今回のフローボットの手順は全部で2段階です！
Google スプレッドシートのトリガー設定
まずはじめに、Gmailと連携させるGoogle スプレッドシートを用意し、あらかじめ項目を入力しておきましょう。
今回は画像のように営業リストを作成してみました。
Google スプレッドシートが作成出来たら次へ進みます。 ↓
画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。 ↓
Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいかだけ確認してくださいね。
次へを押します。 ↓
まずはスプレッドシートのIDを入力しましょう。
ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、Gmailと連携させたいGoogle スプレッドシートを選択します。
その下にあるシートIDはタブ名なので、同じくボックス内をクリックしタブを指定してください。
その他の必須項目に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
今回は更新を検知したい列に「日付」をチョイスしました。
これにより日付を更新することでGmailを経由してメールが届くようになります！
一意の値が入った列は、電話番号など、他と被らないものを選びましょう。
↓
ここまで入力できたら画面下のテストというボタンを押します。青く「テスト成功」と表示されればOKです！
忘れずに保存のボタンも押しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Gmailの設定
Gmailのアイコンの「メールを送る」を押します。
こちらに関してもテンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、アカウント情報が正しいかだけ確認してくださいね。
そのまま画面を下にスクロールしましょう
↓
メールの内容を設定していきます。まずは送信先を決めましょう。
CCや差出人の名前の設定なども可能なので、必要であれば入力してください。 ↓
次の設定が最後です！Gmailで通知する内容を決めていきましょう。
ボックス内をクリックし、Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」を押すと、先ほどテスト送信したGoogle スプレッドシートの内容が表示されるようになっています。
通知したい内容をクリックして追加していきましょう！
今回は画像のようにしてみました！
「：」などをつけて見やすくするのがコツだったりします。ぜひ真似してみてくださいね！
テストを押して青く「テスト成功」と表示されたら保存しましょう。指定したメールにGmailからメールが届いていればOKです！
これにてGoogle スプレッドシートとGmailの連携は終了です。お疲れ様でした！
Yoomには他にもたくさんのフローボットテンプレートが用意してあるので、ぜひご覧ください。
GmailのデータをGoogle スプレッドシートに連携したい場合
今回はGoogle スプレッドシートからGmailへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にGmailをトリガーにGoogle スプレッドシートでアクションを起こす自動化も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailのトリガー設定
今回は例として、Gmailで受信したミーティングの情報をGoogle スプレッドシートに追記する想定で進めていきます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定しましょう。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細: Gmail の検索を絞り込む
最後に、連携したGmailのアドレスに先ほど決めたキーワードを含むテストメールを送信してください。
今回は以下のように、件名に「ミーティング」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストをしましょう。
テストに成功したら保存してください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
データを抽出する設定
Gmailの本文から必要事項を抽出する設定をします。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
※AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法も併せてご参照ください。
変換タイプは、抽出元になる文字数を参考にして選択し、「次へ」をクリック。()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。
対象のテキストは予め設定されている通りで大丈夫です。
以下のようにGmailから取得した「本文」の値を設定することで、トリガーが実行されるたびに受信したメールの情報を反映できます。
抽出したい項目も予め設定されていますが、編集・追加する場合は以下の赤枠のようにカンマ区切りで入力しましょう。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
AIがGmailの本文からミーティング情報を抽出してくれました！
Google スプレッドシートのアクション設定
先ほど抽出した情報を、Google スプレッドシートに自動で追記する設定をします。
上記2記事も併せてご参照ください。
まず準備として、ミーティング情報管理用のシートを用意しておきましょう。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。
まず連携するアカウント情報が正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。
任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する項目を選択してください。
以下のように、先ほどのステップで取得した値を選択すると、ミーティング情報を変数として反映させることができます。
設定が必要な全ての項目を埋めたらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Gmailで受信したミーティング情報が、用意したシートに自動で追記されました！
トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
Google スプレッドシートやGmailを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google スプレッドシートを活用した自動化例
データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加したり、クラウドストレージに保存された書類をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加したりといった連携が可能です。
Gmailを活用した自動化例
Gmailで受信したファイルをチャットツールに転送したり、顧客管理サービスからGmailで定型メールを送信したりといった連携が可能です。
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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Google スプレッドシートとGmailを連携するメリット
1.Google スプレッドシートの行が更新されたらGmailで内容を自動送信！
Google スプレッドシートとGmailを連携することにより、更新されたデータをGmailを用いて自動で送信できるようになります！
メールの通知機能をオンにしておけば、Google スプレッドシートにデータが更新された旨を素早く察知することも可能になるでしょう。
これにより、更新されたデータを確認するまでのタイムラグの軽減が期待できます。2.外出先でも気軽にチェック可能！
例えば、営業先のデータを管理するGoogle スプレッドシートとGmailを連携することにより、営業先との取引状況が更新される度にメールが届くようになります。
スマホでも確認できるメールを送り先にすれば、外出先であっても素早く察知可能になり、最新の取引状況に応じた対応が可能になるでしょう。
例えば、Google スプレッドシートにメールアドレスや電話番号を記載しているのであれば、そのままメールを作成したり電話することもできます！
さらに、日々の売上管理やタスクの進捗状況のチェックにもおすすめです。
まとめ
Google スプレッドシートはとても便利ですが、複数のGoogle スプレッドシートを用いて仕事をしている場合、どのデータがどのGoogle スプレッドシートにあるのかわからなくなってしまうことってありませんか？
今回の連携によりGoogle スプレッドシートを探す手間も省け、必要な情報をメールで自動送信できるようになるため、業務フローを簡略化でき作業効率アップに繋がることでしょう。
ぜひYoomを利用して、ノーコードでアプリ連携を試してみてくださいね！
Q：「行の更新」ではなく「新しい行の追加」をきっかけに通知できますか？
A：
可能です。
連携アカウントとアクションを選択する画面でGoogle スプレッドシートのアクションを「行が追加されたら」に変更してください。
Q：特定のセルの値によってメールの送信先や内容を変えられますか？
Q：Gmail以外のメールツールでも送信できますか？
A：
はい、できます。
赤枠をクリックして、使用したいアプリを選択してください。
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