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日々の業務である請求業務に追われると、他の業務に支障をきたす可能性があります。
そういった問題を解消するために、Google スプレッドシートとGmailを連携し、Google スプレッドシートのデータが更新されたら、請求書を発行し、Gmailに送付する自動化を導入しませんか？
この自動化を導入すれば、請求書発行とメール送付の手間が省け、大幅に作業時間を短縮できます。
さらに、請求書発行が自動化されるので、ミスなく正確に請求書を作成できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシート上の顧客情報を元に請求書を発行してGmailに送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートのデータ更新をAPIを介して受け取り、請求書を発行し、GmailのAPIを通じてメールを送付することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google スプレッドシートとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定が容易に進められます。
まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からGoogle スプレッドシートを探すか、検索機能を利用してください。
以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートにログインしましょう。
続いて、Gmailのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、検索機能を利用してGmailを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、Gmailにログインします。
Google スプレッドシートとGmailがマイアプリに表示されれば登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初に、Google スプレッドシートの設定を行うので、「行が更新されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用に顧客情報を設定しましょう。
以下の設定方法をご覧ください。
スクロールして、以下の設定を行いましょう。
続いて、Google スプレッドシートで請求書を発行する設定を行うため、「書類を発行する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
Google スプレッドシートの画面に移動し、請求書を自動発行するために、雛形書類を準備しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
スクロールし、「スプレッドシートのファイルID」を候補から選択するか、説明に従って設定しましょう。
次に、「発行書類」の設定を行ってください。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」も候補から選択するか、説明の通りに設定します。
スクロールし、「出力ファイル名」を設定してください。
以下のように「行が更新されたら」のアウトプットを活用すれば、顧客名を活用したファイル名を設定できます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると、表示されます。
任意で設定しましょう。
以下の設定方法を確認してください。
置換対象の文字列には、雛形書類で設定した文字列が表示されます。
「置換後の文字列」を設定しましょう。
「行が更新されたら」のアウトプットから該当する項目を選択してください。
他の項目も同様に設定しましょう。
全ての設定が完了したら、以下のように表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、Gmailの設定を行うため、「メールを送る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
スクロールし、「メール内容」を設定します。
「To」は、「行が更新されたら」のアウトプットを活用して設定を行いましょう。
以下のように設定してください。
次に、「件名」と「本文」を設定しましょう。
「行が更新されたら」や「書類を発行する」のアウトプットを活用して設定してください。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定後、「次へ」をクリックしてメール内容が問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもGoogle スプレッドシートとGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Gmailで受信したメール内容をGoogle スプレッドシートに自動連携するフローです。
Gmailで問い合わせを受信したら、AIを活用してデータを抽出し、Google スプレッドシートに追加できるので、問い合わせ内容の記録が容易になるでしょう。
Google スプレッドシートを活用することで、問い合わせメールの分析が可能になります。
2.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、自動的にGmailでメールを送信するフローです。
Google スプレッドシートにデータが追加されると、Gmailでメールを送信でき、データ確認がスムーズになります。
データ登録をスピーディーに把握したい方におすすめです。
3.フォームで申し込みされたら、申し込み内容で見積書を作って顧客に送付し、その内容をデータベースに追加するフローです。
フォームの回答内容に基づいて見積書を作成し、Gmailで送信したあとにGoogle スプレッドシートに追加できるため、作業時間を大幅に短縮できます。
見積書の作成だけでなく、記録もできるので非常に便利です。
Google スプレッドシートのデータ更新をトリガーにデータを活用して請求書を発行し、Gmailを送信する自動化を活用すれば、手動の手間を大幅に削減できるでしょう。
たとえば、Google スプレッドシートのステータスを更新することで、自動的に請求書を発行し、メールを送付できます。
これにより、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのステータスを更新するだけで済むので、何度も同じデータを入力する必要がなくなります。</span>
この自動化は、毎月何十件と請求処理を行わなければいけない場合に有効な自動化です。
従来の手作業による請求業務は、請求書の作成ミスやメールの誤送信といった人的ミスは避けられません。
しかし、<span class="mark-yellow">このプロセスを自動化するだけで、Google スプレッドシートに登録されたデータを基に正確に請求書を作成し、メールを送付できます。</span>
たとえば、請求金額や顧客名に間違いがあれば、修正が必要になったり、顧客とのやり取りが増えたりするでしょう。
この自動化を導入すれば、請求書の作成からメール送付までを正確に行い、信頼性の高い業務を実現できるかもしれません。
請求書の作成や送付をスピーディーに行うことは、顧客との信頼関係を築く上で重要な一つと言えるでしょう。
たとえば、打ち合わせ後すぐにGoogle スプレッドシートのデータを更新すれば、請求書を作成し、メール送付まで行えます。
これにより、<span class="mark-yellow">正確かつスピーディーに作業を進めることができ、請求書の送付が遅れる心配がなくなるでしょう。</span>
さらに、担当者は余裕を持って業務を進めることが可能になり、顧客とスムーズにやり取りできる環境が整うでしょう。
Google スプレッドシートとGmailの連携により、請求書の作成や送付をスピーディーに行えるでしょう。
これにより、Google スプレッドシートのデータを更新するだけで済むので、手間を削減できます。
また、請求書の誤作成やメールの送信漏れを防ぎ、正確に作業を進められるでしょう。
手作業による請求書の作成や送付は、作業が滞る可能性もありますが、自動化により防止できます。
Yoomの自動化は、ノーコードで誰でも簡単に設定できるのが大きなメリットです。
今回のテンプレートを活用し、請求書の作成や送付を効率化しましょう。
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