管理職やプロジェクトリーダーの皆さん、日々の業務の中でチーム全員のタスクの期日管理をするのは大変ですよね。
Google スプレッドシートとGmailを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Google スプレッドシートとGmailを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
Gmailで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったアンケートの回答を、一件ずつコピー＆ペーストでGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、内容を自動で解析しGoogle スプレッドシートへ格納するため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したアンケート結果を手作業で転記・集計しているご担当者の方 Google スプレッドシートへのデータ入力における転記ミスや漏れをなくしたい方 繰り返し発生するデータ入力業務を自動化し、コア業務に時間を充てたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に自動でデータが格納されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からアンケートの回答などを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルと、メールを確認する起動間隔を任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、抽出対象のテキスト（前のステップで取得したメール本文など）と、抽出したい項目（氏名、回答内容など）を任意で指定してください。 Google スプレッドシートのアクション設定では、データを格納したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、追加するレコードの値も設定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailの内容をGeminiで要約しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailの内容をGeminiで要約しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
大量のメールを効率的に管理したい方毎日多くのGmailを受信していて、その内容を整理するのが大変な方 メール内容を一元管理したいビジネスパーソンチームで共有する情報をGoogle スプレッドシートにまとめたい方 手動でのデータ入力を減らしたい方メール内容を手作業でスプレッドシートに転記する手間を省き、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
メールの情報を都度読んで把握しなければならないのは、時間がかかり他の業務の進行に影響を与えかねません。
更新を自動化する便利なテンプレート
Gmailで受信した内容をもとに、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する特定の情報をGoogle スプレッドシートで管理している方 メールからのデータ転記作業に多くの時間を費やしており、負担を感じている方 手作業によるコピー＆ペーストでの入力ミスや転記漏れをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定のメールを受信した際に、自動で内容がGoogle スプレッドシートに反映されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うため、コピー＆ペーストの際に発生しがちな入力間違いや、対応漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文から必要なテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータを用いて対象のレコードを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。 データ抽出機能では、受信したメールのどのテキストを対象とするか、またそこから抽出したい項目を任意で設定できます。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。 Google スプレッドシートのアクションでは、更新したいレコードを特定するための条件や、更新後のレコードの値を任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
通知を自動化する便利なテンプレート
Google スプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらGmailでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを使ってタスクを整理している方
・プロジェクトのタスクを管理しているプロジェクトリーダー
・Google スプレッドシートで日々のタスクを整理し、共有している方
2.Gmailを業務の連絡手段としている方
・日々の業務連絡をGmailで行っているチーム
・Google スプレッドシートの追加情報の通知を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは共同編集が可能なため、タスク管理に適したツールです。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで行の更新があれば自動でGmailでメールを送付することができます。
また、Gmailからのメール送付が自動化されるため、送付漏れや宛先誤りといったヒューマンエラーの発生も防ぐことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、別のGoogle スプレッドシートにも行を追加しGmailで通知する
試してみる
■概要
複数のGoogle スプレッドシートで情報を管理している場合、一方の更新内容をもう一方へ手作業で転記する作業は手間がかかり、ミスも起きやすいのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
複数のGoogle スプレッドシート間のデータ転記を手作業で行っている方 シート更新のたびに、Gmailで関係者へ手動で共有している方 Google スプレッドシートでのデータ管理や情報共有を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でもう一方のシートにも行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記やメール作成が不要になるため、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートを指定します。 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、転記先となる別のスプレッドシートを指定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを選択し、関係者への通知メールが自動で送信されるように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送るアクションを設定する際、固定のテキストを設定したり、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートのセルの値を埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Googleスプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してGmailで送信する
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■概要
Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、手作業で見積書を作成し、Gmailで送信する業務に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は、正確性が求められる一方で、入力ミスや送信間違いといったヒューマンエラーが発生しやすい側面もあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで見積書の作成から送信までが自動で実行され、業務の効率化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業で見積書を作成・送信している営業担当者の方 見積書作成における入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 Gmailでの定型的なメール送信業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行を追加するだけで見積書作成から送信までが完了するため、手作業の時間を削減できます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 続いて、Google スプレッドシートを選択し、追加された行の情報をもとに「書類を発行する」アクションで見積書を作成します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。 メールの件名や本文には、固定の文章だけでなく、トリガーとなったGoogle スプレッドシートの行から取得した顧客名や金額などの情報なども挿入することが可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGmailをそれぞれYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
指定日時にGoogle スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する
試してみる
■概要
定期的なメールの一斉送信は、リストの準備や手作業での送信に手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起きやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートの情報を自動で取得し、Gmailで一斉送信が完了するため、こうした手作業による定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとGmailで定例報告や案内メールを定期的に送信している方 顧客や会員へのメルマガ配信を手作業で行っており、作業を効率化したいと考えている方 手作業によるメール送信での宛先ミスや送信漏れといった課題を解消したい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた送信作業の時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による宛先や内容の間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定して、送信したい日時を指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、送信先リストが記載されたシートを指定します。 続いて、繰り返し機能を用いて、取得したリストのレコード1件ずつに対して処理を行う設定をします。 最後に、繰り返し処理の中にGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスを、前段のオペレーションでGoogle スプレッドシートから取得した値に設定します。 メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Google スプレッドシートから取得した氏名などの情報を埋め込み、パーソナライズした内容で送信することが可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
AIと連携した便利な自動化テンプレート
Gmailで受信したメールを複数の言語に翻訳し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせなど、多言語でのメール対応に追われていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
海外の顧客や取引先からのメール対応を効率化したいカスタマーサポート担当の方 多言語でのコミュニケーションが多く、情報を一元管理したいプロジェクトリーダーの方 GmailとGoogle スプレッドシートを使い、手作業での翻訳や転記に課題を感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
受信メールの翻訳からGoogle スプレッドシートへの記録までを自動化し、これまで手作業で行っていた翻訳や転記作業の時間を短縮します。 手作業による翻訳ミスやGoogle スプレッドシートへの入力漏れ、コピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
.はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションでメール本文を1つ目の言語に翻訳するよう設定します。 続けて、もう一度テキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを追加し、2つ目の言語への翻訳を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳結果などを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 テキスト生成機能では、翻訳したい言語に合わせてプロンプトを編集したり、出力したい言語を任意で設定できます。文字数に応じてアクションの調整も可能です。 Google スプレッドシートのアクションでは、翻訳されたテキストや送信者情報など、シートに追加したい項目を任意で設定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート
Gmailで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに添付されてくる契約書PDFの内容を確認し、Google スプレッドシートへ手作業で転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の契約書メールを受信した際に、添付されたPDFの内容をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能です。これにより、定型的な入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く契約書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 契約書管理における入力ミスや確認漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方 OCRを活用した書類のデータ化に関心があり、具体的な自動化の方法を探している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの契約書受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件を満たすメールを受信したらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、受信メールにPDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、添付されたPDFファイルから契約社名や金額など、指定した情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、「契約書」など特定のラベルが付いたメールのみを対象にするなど、自動化を開始する条件を任意で設定できます。 OCR機能では、契約書の中から読み取りたい項目（例：会社名、契約日、金額など）を自由に指定することが可能です。 Google スプレッドシートへのアウトプット設定では、情報を追加したいスプレッドシートのIDや、書き込みを行うシート、セルの範囲を任意で指定できます。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受信しPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受け取った請求書や申込書などのPDFや画像ファイルの内容を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、添付ファイルからOCR機能が自動で文字情報を抽出し、Google スプレッドシートにその内容を記録するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信するPDFの情報をGoogle スプレッドシートで手入力し管理している方 請求書や注文書などのデータ入力作業を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方 OCRを活用した業務自動化に関心があり、具体的な進め方を探しているDX担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにOCR処理とGoogle スプレッドシートへの転記が自動で実行されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動でデータ抽出と転記を行うことで、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択して「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のPDFや画像ファイルから、どの部分のテキストをどのようなデータとして抽出するかを任意で設定できます。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、シートのどの列にどのデータを追加するかを指定でき、OCRで抽出した動的な値だけでなく、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今すぐに試したい方へ 本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として宛先や件名、本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートとGmailの連携フローの作り方
それでは、Yoomを使ってノーコードでGoogle スプレッドシートとGmailを連携する手順をご紹介します。
事前準備
事前に準備しておくと作業がスムーズにできます。
Yoomの無料登録・ログイン Yoomはノーコードでアプリ連携の実装ができるツールです。Yoomの無料登録ページ からアカウントを発行して、まずはフリープランからお試しください。30秒で登録できます！
登録が完了したら、ご自身のアカウントにログインしてください。
アプリ連携
最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットの作成が進められます。これをマイアプリ連携 といいます。
1.Google スプレッドシートとGmailのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択しましょう。
2.「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
まずは、1つ目のGoogle スプレッドシートが接続できました。
3.Gmailも同様の操作で連携していきます。
4.連携できたら、マイアプリに2つのアプリのアイコンが表示されます。
テンプレートのコピー
1.下のテンプレートリンクから「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として宛先や件名、本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
STEP1 Google スプレッドシートの設定 さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されるので、アプリトリガーの「行が追加されたら」をクリックします。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。確認後、[次へ]を押します。
3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、以下の項目について設定します。
・トリガーの起動間隔:起動間隔 とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。 なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は、以下のようなシートをGoogle スプレッドシート内で作成しています。情報の追加をチームメンバーに通知する運用を行うために、フローボットを作成していく流れです。
表やヘッダーに関する注意点 もあるので、事前に確認しておきましょう。こちら をご覧ください。
スプレッドシートIDとシートIDは、候補から選択できます。作成したスプレッドシートの情報をもとに入力しましょう。
・スプレッドシートID
テーブルの範囲と一意の値が入った列は、列名を手入力してください。
・テーブルの範囲(始まり)
設定後、試しにシート内にダミーの情報を追加して、[テスト]をクリックします。テストに成功すると、以下のように表示されます。こちら のページでも詳しく説明されているので、確認してみてくださいね。
テストに成功すると登録した値を取得できます。アウトプット ）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
STEP2 Gmailの設定 1.最後に、「メールを送る」をクリックします。
2.連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
3.下にスクロールし、メールを送付する際の「メール内容」の設定を行います。通知先のアドレスなどを設定しましょう。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。
4.[次へ]をクリックし、次の画面でメール内容の確認を行いましょう。送信内容に問題がなければ、[テスト]を押します。
テストが成功すると、以下のように表示されて指定した宛先にメールが届きました。
メールの到達を確認した後は、『保存する』をクリックしましょう。
STEP3 トリガーをONにして起動準備完了 以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストに新しい情報が追加されるたび、関係者へ手作業でメール通知をしていませんか？手動でのメール作成と送信は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Gmailからのメール送信を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートの更新内容を都度Gmailで報告している方 問い合わせリストなどへの新規追加時に、迅速なメール連絡をしたい方 定型的なメール送信業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、追加された行の情報を基にしたメールを送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視の対象としたいスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意に指定してください Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定でき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として宛先や件名、本文に差し込むことも可能です ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートやGmailを使ったその他の自動化例
Yoomには、他にもGoogle スプレッドシートとGmailを使った自動化の例が多数あるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
レコード情報の追加をトリガーにして関係者へ詳細を通知したり、ストレージツールでフォルダを自動作成することも可能です。
Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページ情報を、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか。こうした単純作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとGoogle スプレッドシートを併用し、情報管理を手作業で行っている方 ドキュメント作成後の転記作業が定型化しており、自動化で効率を上げたいと考えている方 手作業による情報入力のミスや漏れをなくし、正確なデータ管理を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Confluenceでページが作成されると自動で情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、ConfluenceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したページのタイトルやURLなどの情報を指定の列に追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どの情報をどの列に記録するかを自由にカスタマイズできます。Confluenceのトリガーから取得したページのタイトル、URL、作成者といった情報を変数として設定し、指定のシートに反映させることが可能です。 ■注意事項
Confluence、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加する
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■概要
イベントなどで受け取った名刺をGoogleフォームで管理しているものの、画像から情報を手入力でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。一件ずつ情報を確認しながら転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をきっかけにOCR機能が名刺情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで名刺情報を手入力で管理している方 展示会などで獲得した大量の名刺を効率的にデータ化したいと考えている方 名刺情報の入力ミスをなくし、顧客データベースの正確性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに送信された名刺情報をOCRが自動で読み取るため、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮することができます。 人の手によるデータ転記をなくすことで、会社名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに送信された名刺画像ファイルを取得します。 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを選択してください。 OCR機能では、会社名や氏名、電話番号など、名刺画像から抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、各列にどの抽出データを割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズが可能です。 以下は、指定された内容をリスト形式にし、「■注意事項」の文字列を太字にし、リスト化しました。
■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する
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■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・一つのシートを同時に編集したい総務部の方
2.Google Chatを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内コミュニケーションとして使用している各部門の方
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートを使用して一箇所でデータを管理することは、チームの情報共有の手段として有効です。
Google スプレッドシートの情報の追加をすぐに周知させたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Google スプレッドシートで案件管理などを行う際、新しい行が追加されるたびに手作業でDropboxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、関連するフォルダをDropboxに自動で作成でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとDropboxを利用した情報管理で、フォルダ作成を手作業で行っている方 案件やプロジェクトの増加に伴い、関連ファイルの整理業務に課題を感じているチームリーダーの方 手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加に連動し、Dropboxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業で起こりがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。 続いて、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。作成するフォルダの名前には、トリガーで取得した行の情報を活用できます。 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダが作成された行に完了ステータスなどを書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定で、フローボットを起動させたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。 Dropboxの「フォルダを作成」オペレーションでは、作成先の親フォルダを自由に指定したり、フォルダ名に顧客名や案件番号といった動的な値を含めるなど、柔軟な設定が可能です。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」オペレーションでは、どの行を更新するかを特定するための条件や、更新する列、書き込む値を任意で設定してください。 ■注意事項
oogle スプレッドシート、DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで商談が受注になったら、Google スプレッドシートも更新する
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■概要
「Salesforceで商談が受注になったら、Google スプレッドシートも更新する」ワークフローは、情報更新作業が自動化されるため、作業負担を軽減してくれます。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceを活用して営業活動を行っている方 商談状況を迅速に把握し、営業プロセスをスピーディに進めたい方 Google スプレッドシートを使用してデータを管理している方 SalesforceとGoogle スプレッドシートのデータを連携させて、手動での更新作業を削減したいと考える方 商談が受注になった際に、チーム全体で迅速に情報を共有したい方 営業マネージャーとして、商談の進捗状況を一目で把握し、適切なタイミングで対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
SalesforceとGoogle スプレッドシートを連携させることで、商談の受注情報を迅速に確認できるというメリットがあります。
また、情報の一元管理が可能になるため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
Gmailを活用した自動化例
受信したメールをもとに情報の格納や侑追加、オンライン会議の作成などを自動で行うことができます。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、GitHubに課題を追加する
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■概要
Gmailに届く特定のメール、例えばバグ報告などを確認し、手動でGitHubにIssueを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、自動的にGitHubに課題が追加されるため、手作業による手間や対応漏れを防ぎ、開発プロセスをよりスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとGitHubを連携させて、バグ報告や機能要望の管理を効率化したい開発者の方 ユーザーからの問い合わせメールを基に、手動でGitHubのIssueを作成している方 メールを起点としたタスク管理のプロセスを自動化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に自動でGitHubに課題が追加されるため、手作業での転記時間を短縮できます。 手作業による情報の入力ミスや、重要なメールの見落としによる対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGitHubをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、抽出した情報を基に課題を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを対象にするか、またフローを起動する間隔を任意で設定してください。 OCR機能の設定では、対象とするテキスト（メール本文など）や、そこから抽出したい項目を任意で指定できます。 GitHubでIssueを作成するアクションでは、課題を追加するオーナー名やリポジトリ名、Issueのタイトルや本文などを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する
試してみる
■概要
社内外の打ち合わせや面談の日程調整後、手動で会議URLを発行してメールで送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、件数が増えると大きな負担となり、URLの貼り間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Google Meetの会議スペース発行と案内メールの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでのやり取りが多く、手動での会議設定を効率化したいと考えている方 Google Meetでの会議案内メールの作成や送信を自動化したいと考えている方 会議設定の漏れやURLの送付ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
特定ラベルのメール受信を起点に会議発行と案内が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による会議URLの発行忘れや、送付先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle MeetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した会議URLを記載した案内メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルを設定してください。 Gmailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に設定できます。前段のオペレーションで取得したGoogle MeetのURLなどを変数として本文に含めることも可能です。 ■注意事項
GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書といった添付ファイルの内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmail受信をきっかけに、添付されたPDFや画像ファイルの内容をOCR機能で自動で読み取り、その情報を基にCanvaでフォルダを自動作成します。ファイル管理における定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルを手作業で確認し、Canvaでフォルダ管理を行っている方 請求書や発注書などのファイル管理業務で、入力ミスやフォルダの作成漏れを防ぎたい方 ノンコア業務を自動化し、デザイン制作などの本来注力すべき業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにファイルが添付されたメールが届くと自動で処理が開始されるため、ファイル確認やフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。 手作業によるフォルダ名の入力間違いや、対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとCanvaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を基にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動の条件となる件名や差出人などのキーワードを任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、ファイルから抽出したいテキスト項目（例：会社名、請求番号など）を任意で指定できます。 Canvaのアクション設定では、フォルダを作成する場所（親フォルダID）を任意で指定し、フォルダ名は固定テキストのほか、OCRで読み取った情報などを組み合わせて設定できます。 ■注意事項
Gmail、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方 Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。 AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。 Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskでチケットが更新されたらGmailで通知する
試してみる
■概要
Zendeskで重要なチケットが更新された際に、見逃してしまったり対応が遅れたりすることはありませんか？複数のツールを横断して確認する作業は、手間がかかるだけでなく、ビジネスチャンスの損失にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskでチケットが更新されると、指定した宛先にGmailで自動的に通知が届くため、重要な更新を見逃すことなく、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Zendeskのチケット更新を迅速に把握し、対応漏れを防ぎたいカスタマーサポート担当者の方 ZendeskとGmailを併用しており、手動での通知連絡に手間を感じているチームリーダーの方 顧客対応のスピードと質を向上させ、顧客満足度を高めたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Zendeskのチケット更新を自動でGmailに通知するため、確認漏れや対応遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な顧客対応を実現します。 これまで手作業で行っていたZendeskの確認と通知連絡の工数を削減し、より重要な顧客対応や分析業務に集中する時間を確保できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZendeskとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Zendeskのチケット情報を含めた通知メールが送信されるように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定でき、個人宛だけでなくチームのメーリングリストなどを指定することも可能です。 通知メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したZendeskのチケットIDや件名、更新者といった情報を変数として埋め込めます。 ■注意事項
・ZendeskとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
今回は、Google スプレッドシートとGmailを連携することで得られるメリットと、連携方法についてご紹介しました。こちらのページ から簡単に始められます。テンプレート を活用して、ぜひいろいろな機能を体験してみてください！
