Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する方法

管理職やプロジェクトリーダーの皆さん、日々の業務の中でチーム全員のタスクの期日管理をするのは大変ですよね。
自分の仕事を進めながら、メンバーの業務の進捗状況を確認し、指示を出すのは一苦労です。
そんな時に役立つのが、Google スプレッドシートとGmailを連携して、タスクの期日や優先順位といった指示を自動でメール通知する方法です。
管理の手間がぐっと減りそうですね。

この記事では、専門知識がなくても簡単に設定できるノーコードツール「Yoom」を使って、
Google スプレッドシートとGmailを連携するメリットと、連携方法を詳しくご紹介します。

ぜひ、お試しください！

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとGmailを活用している方
Google スプレッドシートとGmailを連携して、業務効率化を考えている方
Google スプレッドシートとGmailを連携して、タスク管理を行なっている方
Google スプレッドシートとGmailを連携して、手動作業を削減したいと考えている方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとGmailの連携フローの作り方

それでは、Yoomを使ってノーコードでGoogle スプレッドシートとGmailを連携する手順をご紹介します。
今回作成するのは「Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する」フローボットです。

事前準備

事前に準備しておくと作業がスムーズにできます。

Yoomの無料登録・ログイン

Yoomはノーコードでアプリ連携の実装ができるツールです。
Yoomの無料登録ページからアカウントを発行して、まずはフリープランからお試しください。30秒で登録できます！

登録したアカウントにログインしてください。

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アプリ連携

1.Google スプレッドシートとGmailのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

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2.使用するアカウントでログインします。

・Google スプレッドシートとGmailは、以下の画面で任意のアカウントを選択し、ログインします。

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3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。

テンプレートのコピー

1.下のテンプレートリンクから「試してみる」をクリックします。

2.ワークスペース一覧から任意のワークスペースを選択します。

3.使用するテンプレートをコピーできました！

STEP1　Google スプレッドシートの設定

1.アプリトリガーの「行が追加されたら」をクリックします。

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2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、トリガーアクションは「行が追加されたら」を選択します。

次へをクリックします。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、以下の項目について設定します。
※スプレッドシートIDとシートIDは、候補から選択できます。
※テーブルの範囲と一意の値が入った列は、列名を手入力してください。

・トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択※プランによって選択できる時間が異なります。
・スプレッドシートID
・シートID
・テーブルの範囲(始まり)
・テーブルの範囲(終わり)
・一意の値が入った列※必ず一意の列を入力してください。値が重複していると正しく動かない場合があります。

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テストをクリックします。
「テスト成功」を確認したら、保存するをクリックします。

STEP2　Gmailの設定

1.「メールを送る」をクリックします。

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2.メールの設定ページでは、任意のタイトルに変更し、メール内容を設定します。※必須項目は、必ず入力してください。

・To:メール送信先のアドレスを入力
・件名:メールのタイトルを入力
・本文※手入力とアウトプットを活用し、通知したい内容を入力してください。

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次へをクリックします。

3.メール送信のテストページでは、設定したメール内容を確認できます。

問題なければ、テストをクリックします。
「テスト成功」を確認し、保存するをクリックします。

フローボットの設定は完了です。
最後にトリガーをONにして、フローが動くようにしておきましょう！

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Google スプレッドシートやGmailを使ったその他の自動化例

Yoomには、他にもGoogle スプレッドシートとGmailを使った自動化の例が多数あるので、いくつか紹介します。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとGmailのその他の自動化例

受信したメール内容をGoogle スプレッドシートに連携したり、Google スプレッドシート上の顧客情報を元に請求書を発行してGmailに送付できたりするフローボットです。
さらに、ホテル予約フォームが送信されたら、Google スプレッドシートに追加してGmailで一次返信を行うことも可能です。

指定日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信したり、Gmailの内容をGoogle スプレッドシートに抽出・追加することもできます。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が更新されたら登録情報を削除する

Google スプレッドシートで行が更新されると、登録していた情報を削除できるフローボットです。
情報の削除忘れや古いデータを保持するリスクを低減できるはずです。

予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

登録内容を自動でGoogle スプレッドシートにレコード追加することで、手入力による手間を省き業務の効率化につながります。

指定のスケジュールになったら、情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する

指定のスケジュールになると情報を取得してGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローボットです。
Google スプレッドシートへの追加作業が自動化されることで、手動による転記ミスや転記漏れを防止できるはずです。

Gmailを活用した自動化例

支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信する

支払いが行われると、Gmailから購入者の方に自動でサンクスメールを送信することができるフローボットです。

Gmailの添付ファイルをGoogle Driveにアップロードして通知する

Gmailで添付ファイルを受信した際、Google Driveへのファイルアップロードとチャットツールへの通知を自動化することができます。

Google スプレッドシートとGmailを連携するメリット

メリット1: プロジェクト管理の効率化

プロジェクト管理では、進捗状況や新しいタスクについてチーム全員に迅速に通知することが重要です。
Google スプレッドシートとGmailを連携することで、Google スプレッドシートに情報を入力された際に自動的にメール通知ができます。
手動での通知が不要になるため、作業時間を削減し管理の効率が向上しそうですね。

メリット2: コミュニケーションの円滑化

タスクの追加や変更があるたびに、チーム全員に自動でメール通知を送ることで、スムーズな情報共有ができます。
メンバーが最新の情報を把握できるため、共有漏れや誤解を防ぐことが期待できそうです。

まとめ

今回は、Google スプレッドシートとGmailを連携することで得られるメリットと、連携方法についてご紹介しました。
この連携を使えば、、シート内の情報を自動的に通知し、タスク管理がさらに効率化が期待できるでしょう。

Yoomは、他にも便利な機能が豊富に揃っています。
たとえば、チャットツールへの自動通知や文章の翻訳といった様々なフローを簡単に作成可能です！

まずは無料プランからお試しください。こちらのページから簡単に始められます。
豊富なテンプレートを活用して、ぜひいろいろな機能を体験してみてください！