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管理職やプロジェクトリーダーの皆さん、日々の業務の中でチーム全員のタスクの期日管理をするのは大変ですよね。
自分の仕事を進めながら、メンバーの業務の進捗状況を確認し、指示を出すのは一苦労です。
そんな時に役立つのが、Google スプレッドシートとGmailを連携して、タスクの期日や優先順位といった指示を自動でメール通知する方法です。
管理の手間がぐっと減りそうですね。
この記事では、専門知識がなくても簡単に設定できるノーコードツール「Yoom」を使って、Google スプレッドシートとGmailを連携するメリットと、連携方法を詳しくご紹介します。ぜひ、お試しください！
Google スプレッドシートとGmailを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
それでは、Yoomを使ってノーコードでGoogle スプレッドシートとGmailを連携する手順をご紹介します。
今回作成するのは「Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する」フローボットです。
事前に準備しておくと作業がスムーズにできます。
Yoomはノーコードでアプリ連携の実装ができるツールです。
Yoomの無料登録ページからアカウントを発行して、まずはフリープランからお試しください。30秒で登録できます！
登録が完了したら、ご自身のアカウントにログインしてください。
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最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットの作成が進められます。これをマイアプリ連携といいます。
1.Google スプレッドシートとGmailのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択しましょう。
2.「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは、1つ目のGoogle スプレッドシートが接続できました。
3.Gmailも同様の操作で連携していきます。
4.連携できたら、マイアプリに2つのアプリのアイコンが表示されます。
1.下のテンプレートリンクから「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
1.Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されるので、アプリトリガーの「行が追加されたら」をクリックします。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。確認後、[次へ]を押します。
3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、以下の項目について設定します。
・トリガーの起動間隔:起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は、以下のようなシートをGoogle スプレッドシート内で作成しています。情報の追加をチームメンバーに通知する運用を行うために、フローボットを作成していく流れです。
表やヘッダーに関する注意点もあるので、事前に確認しておきましょう。
Google スプレッドシートのアプリをトリガーとして設定した際の留意点は、こちらをご覧ください。
スプレッドシートIDとシートIDは、候補から選択できます。作成したスプレッドシートの情報をもとに入力しましょう。
・スプレッドシートID
・シートID
テーブルの範囲と一意の値が入った列は、列名を手入力してください。
・テーブルの範囲(始まり)
・テーブルの範囲(終わり)
・一意の値が入った列 ※必ず一意の列を入力してください。値が重複していると正しく動かない場合があります。
設定後、試しにシート内にダミーの情報を追加して、[テスト]をクリックします。テストに成功すると、以下のように表示されます。
テストをした際の挙動については、こちらのページでも詳しく説明されているので、確認してみてくださいね。
テストに成功すると登録した値を取得できます。
取得した値（アウトプット）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
アウトプット情報はこの後のステップで引用・活用できます。つまり、ここで得た情報をそのまま通知メッセージに反映可能となるというわけです！
1.最後に、「メールを送る」をクリックします。
2.連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
3.下にスクロールし、メールを送付する際の「メール内容」の設定を行います。通知先のアドレスなどを設定しましょう。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
アウトプットを引用することで、メール受信毎に異なる値を受け取ることができるようになります。
「本文」に固定のテキストや【：】などの記号を挿入することで、全体を見やすく整えるのがおすすめです。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。
4.[次へ]をクリックし、次の画面でメール内容の確認を行いましょう。送信内容に問題がなければ、[テスト]を押します。
テストが成功すると、以下のように表示されて指定した宛先にメールが届きました。
メールの到達を確認した後は、『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
Yoomには、他にもGoogle スプレッドシートとGmailを使った自動化の例が多数あるので、いくつか紹介します。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
レコード情報の追加をトリガーにして関係者へ詳細を通知したり、ストレージツールでフォルダを自動作成することも可能です。
また、ステータスの更新を検知して指定のスプレッドシート内のデータを更新することもできるため、情報管理の精度向上も見込めそうです。
受信したメールをもとに情報の格納や侑追加、オンライン会議の作成などを自動で行うことができます。
一連のプロセスがシームレスに完結するため、作業効率が上がり、コア業務に集中する時間を増やせるようになるかもしれません。
今回は、Google スプレッドシートとGmailを連携することで得られるメリットと、連携方法についてご紹介しました。
この連携を使えば、、シート内の情報を自動的に通知し、タスク管理がさらに効率化が期待できるでしょう。
Yoomは、他にも便利な機能が豊富に揃っています。
たとえば、チャットツールへの自動通知や文章の翻訳といった様々なフローを簡単に作成可能です！
まずは無料プランからお試しください。こちらのページから簡単に始められます。
豊富なテンプレートを活用して、ぜひいろいろな機能を体験してみてください！
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