ビジネスの成長に伴い、契約業務の効率化はますます重要になっています。
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogle スプレッドシートとGMOサインを連携するためのテンプレート が用意されています。
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している契約ステータスが更新されるたびに手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかり送付ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとGMOサインを用いた契約業務に手間を感じている営業や法務担当の方 手作業による契約書の送付プロセスでの、宛先間違いや送付漏れなどのミスを防止したい方 契約締結までのリードタイムを短縮し、より迅速な業務フローの構築を目指している責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートのステータス更新をトリガーに契約書が自動で送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による送付先の誤りや契約内容の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、特定のステータスになったことを検知します。 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとに契約書を自動で作成します。 次に、GMOサインの「アクセストークンを生成」し、続けて「封筒用文書の登録」アクションで作成した契約書を登録します。 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、スプレッドシートに記載された宛先に署名依頼を送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形を使用することで、任意のレイアウトで契約書を作成できます。 GMOサインの「封筒用文書の登録」では、書類名などに固定のテキストを設定したり、スプレッドシートから取得した情報を動的な値として設定することが可能です。 GMOサインの「封筒への署名依頼」では、署名者の氏名やメールアドレスなどをスプレッドシートのデータと連携させ、動的に設定することができます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートとGMOサインの連携フローを作ってみよう それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート ／ GMOサイン
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回はGoogle スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付するフローを作成していきます！
Google スプレッドシートとGMOサインをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Google スプレッドシートのトリガー設定
GMOサインのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している契約ステータスが更新されるたびに手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかり送付ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとGMOサインを用いた契約業務に手間を感じている営業や法務担当の方 手作業による契約書の送付プロセスでの、宛先間違いや送付漏れなどのミスを防止したい方 契約締結までのリードタイムを短縮し、より迅速な業務フローの構築を目指している責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートのステータス更新をトリガーに契約書が自動で送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による送付先の誤りや契約内容の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、特定のステータスになったことを検知します。 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとに契約書を自動で作成します。 次に、GMOサインの「アクセストークンを生成」し、続けて「封筒用文書の登録」アクションで作成した契約書を登録します。 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、スプレッドシートに記載された宛先に署名依頼を送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形を使用することで、任意のレイアウトで契約書を作成できます。 GMOサインの「封筒用文書の登録」では、書類名などに固定のテキストを設定したり、スプレッドシートから取得した情報を動的な値として設定することが可能です。 GMOサインの「封筒への署名依頼」では、署名者の氏名やメールアドレスなどをスプレッドシートのデータと連携させ、動的に設定することができます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google スプレッドシートとGMOサインのマイアプリ登録 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
【GMOサインのマイアプリ登録】
「新規登録」からGMOサインを選択して以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
ステップ2：テンプレートをコピー Yoomにログインした状態で、以下テンプレートの「試してみる」をクリックします。
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している契約ステータスが更新されるたびに手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかり送付ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとGMOサインを用いた契約業務に手間を感じている営業や法務担当の方 手作業による契約書の送付プロセスでの、宛先間違いや送付漏れなどのミスを防止したい方 契約締結までのリードタイムを短縮し、より迅速な業務フローの構築を目指している責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートのステータス更新をトリガーに契約書が自動で送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による送付先の誤りや契約内容の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、特定のステータスになったことを検知します。 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとに契約書を自動で作成します。 次に、GMOサインの「アクセストークンを生成」し、続けて「封筒用文書の登録」アクションで作成した契約書を登録します。 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、スプレッドシートに記載された宛先に署名依頼を送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形を使用することで、任意のレイアウトで契約書を作成できます。 GMOサインの「封筒用文書の登録」では、書類名などに固定のテキストを設定したり、スプレッドシートから取得した情報を動的な値として設定することが可能です。 GMOサインの「封筒への署名依頼」では、署名者の氏名やメールアドレスなどをスプレッドシートのデータと連携させ、動的に設定することができます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定 ※設定前に、Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項
準備できたらYoomの画面へ戻り、フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガーを設定しましょう。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
「API接続設定」という画面が表示されます。
「スプレッドシートID」「シートID」の欄をクリックすると、連携したGoogle スプレッドシート内で作成したシートが一覧で表示されます。
情報を入力後、「テスト」をクリックします。
ステップ4：書類発行のアクションを設定 次に、発行する書類の設定を行います。
「書類の連携」ページに遷移します。案内に従い、各情報を入力してください。
「雛形書類のアプリ」は、Google スプレッドシート、Google ドキュメント、Microsoft Excelから選択できます。「書類を発行する」の設定方法
「ドキュメントのファイルID」「格納先のGoogle DriveフォルダID」の欄をクリックすると、アプリ内のファイルやフォルダが一覧で表示されます。
また、「出力ファイル名」の欄をクリックすると、ステップ3で連携したGoogle スプレッドシートの値を選択することもできます。
「置換条件の設定」ページに遷移します。
雛形書類中の{}で囲まれている文字列「置換対象の文字列」を取得し、上記画像の左列に自動で表示されます。
各項目の入力が完了したら「テスト」をクリックします。
これで書類の設定は完了です。
ステップ5：GMOサインのアクセストークンを生成 テンプレートの「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
下記画面が表示されたら、GMOサインと連携するアカウント情報を確認して「次へ」をクリックします。
「API接続設定」ページに遷移します。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
ステップ6：GMOサインの封筒用文書を登録 次に、GMOサインの封筒用文書を登録します。
下記画面の内容を確認して「次へ」をクリックします。
「API接続設定」ページに遷移するので、各項目を入力してください。
シークレットキー・顧客ID：ステップ5で設定したものと同じ値を設定
アクセストークン：ステップ5のオペレーションのアウトプットから選択
文書コード・備考：必要に応じて入力
ファイル：「アウトプットを使用する」「発行した書類」を選択
各欄をクリックすると、上記画面のように選択肢の中から値を設定することも可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
ステップ7：GMOサインの封筒への署名依頼 次に、GMOサインの封筒への署名依頼を設定します。GMOサインで署名依頼を行う
画面の内容を確認して「次へ」をクリックします。
「API接続設定」ページに遷移します。
各欄をクリックすると、画面のように選択肢の中から値を設定することも可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
ステップ8：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了 これでフローボット稼働の準備が整いました。
GMOサインのデータをGoogle スプレッドシートに連携したい場合 今回はGoogle スプレッドシートからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサインからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する GMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新するフローです。ヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の精度を保ちます。
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
試してみる
■概要
電子契約サービス「GMOサイン」で契約が完了した際、管理用のGoogle スプレッドシートにステータスを手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。特に契約件数が多い場合には、担当者の大きな負担となることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、GMOサインで契約が完了した情報をトリガーとして、Google スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、こうした契約管理にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインでの契約完了後、Google スプレッドシートへの手動更新に手間を感じている方 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、正確な情報管理を実現したい法務・営業担当者の方 契約管理業務の自動化を推進し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GMOサインでの署名完了を検知して、自動でGoogle スプレッドシートの情報が更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約情報の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、続けて「文書詳細情報を取得する」アクションを設定します 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください。 Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象としたいスプレッドシートのIDなどを任意で設定してください。 ■注意事項
GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。 GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点 」をご参照ください。
Google スプレッドシートやGMOサインのAPIを使ったその他の自動化例 他にもGoogle スプレッドシートやGMOサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートを使った自動化例 Google スプレッドシートを使った自動化テンプレートをご紹介します。
STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しGoogle スプレッドシートに格納
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◼️概要
STORES予約で新しい予約情報が登録されたら、その予約情報をSlackのチャンネルに通知し、同時にGoogleスプレッドシートにも格納します。
通知する内容やスプレッドシートの設定は自由にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.STORES予約、Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.STORES予約の「予約が登録されたら」というトリガーで予約情報を取得します。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、取得した予約情報を指定のチャンネルに通知する設定を行ってください。
4.Googleスプレッドシートの「レコードを追加」オペレーションで、取得した予約情報を指定のスプレッドシートに格納する設定を行ってください。
◼️注意事項
・STORES予約、Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれでYoomとの連携設定が必要です。
・通知内容やスプレッドシートの設定を適切にカスタマイズしてご利用ください。
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたらスプレッドシートに情報を格納する
試してみる
■概要
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたら、更新されたサブスクリプションの情報を取得し、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
サブスクリプションに申し込んだ顧客名や、サブスクリプション期間などの詳細情報を取得し、指定のGoogle スプレッドシートの情報を自動的に更新します。
対象のGoogle スプレッドシートや格納する情報は自由に変更してご利用ください。
こちらのフローボットと合わせて利用することで、Stripeのサブスクリプション情報をGoogle スプレッドシートと同期することが可能です。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeの情報を格納するスプレッドシートを用意して活用ください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
LINEで友だち登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
LINE公式アカウントで友だち登録されたら、Google スプレッドシートのデータベースに登録情報を追加するフローです。
LINE公式アカウントとGoogle スプレッドシートを連携することで、友だち追加された情報が自動的にGoogle スプレッドシートにも追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google スプレッドシートのデータベースに追加する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・LINE公式アカウント、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースにあらゆる情報を一元登録を行うことで情報が可視化され、視覚的に把握することのできるツールです。
このフローを活用することで、見積書の雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成したデータをメールで送付することができるため、手作業を大幅に削減できます。
指定の日時にLINEでデータを取得し、Google スプレッドシートに連携してレコードを追加する
試してみる
■概要
LINE公式アカウントの運用において、毎日の配信数などのデータを手作業で集計し、スプレッドシートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。 日々の繰り返し作業であるため、入力ミスや記録漏れが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でLINE公式アカウントの日次データを取得し、Google スプレッドシートへ記録できるため、こうしたレポート作成業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
LINE公式アカウントの日次データ取得やレポート作成を手作業で行っている運用担当者の方 毎日のデータ転記作業における入力ミスや漏れを減らし、正確な実績管理をしたい方 LINEの日次データ取得を自動化することで、分析や施策立案といったコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎日決まった時間に自動でLINE公式アカウントのデータを取得し記録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による数値の転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、LINE公式アカウントとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでLINE公式アカウントを選択し、「配信数を取得」のアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したデータを指定のスプレッドシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーの設定では、データを取得したい時間帯を任意のスケジュールで設定してください。 Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、データを記録したいスプレッドシートファイルやシートを任意で設定してください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用している方
・共有シートでチーム全体で情報の追加を行う方
・情報の一時登録場所として活用している方
2.GitLabを活用している方
・課題を登録することで可視化させている方
■このテンプレートを使うメリット
GitLabはソフトウェア開発に活用することができるツールです。
異なる場所で管理する情報をどちらも正確に保ちたい方はこのフローが有効的です。
またこのフローに続けてチャットツールを連携することで、チーム内への共有を効率化することも可能です。
■注意事項
・GitLab、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで任意の情報を生成しTrelloにタスクを追加する
試してみる
■概要
TrelloとGoogle スプレッドシートを連携してタスク管理を行う際、手作業での情報転記やタスク内容の考案に手間を感じていませんか。また、手作業による入力ミスや対応漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、AIがタスク内容を自動で生成し、Trelloへカードが作成される一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
TrelloとGoogle スプレッドシートを併用し、タスクを手動で作成している方 AIを活用してタスク作成の効率を上げたいプロジェクトマネージャーやチームリーダーの方 定型的なタスク作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの入力からTrelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとTrelloをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、追加された行の情報を元にタスク内容を生成します。 次に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」を設定し、AIが生成したテキストを元にカードを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」を設定し、タスク作成が完了したことをシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、テーブル範囲などを任意で指定してください。 AI機能のテキスト生成では、タスク内容を作成するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、Google スプレッドシートから取得した情報を変数として設定することも可能です。 Trelloでのカード作成では、カードのタイトルや説明欄などに、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます。 最後のGoogle スプレッドシートのオペレーションでは、更新対象のスプレッドシート、シート、更新を記録したいセルなどを任意で指定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zoho Projectsでタスクを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートでタスクリストを管理しているものの、Zoho Projectsへの手動での転記作業に時間を取られていませんか。このワークフローを利用することで、Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でZoho Projectsにタスクを作成できます。Zoho Projects APIに関する専門知識がなくても、タスク登録のプロセスを自動化し、手作業による入力の手間や登録漏れのリスクを減らすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとZoho Projectsを併用し、タスクの二重入力に課題を感じている方 Zoho ProjectsのAPIを利用した業務自動化を、ノーコードで実現したいプロジェクトマネージャーの方 タスクの登録作業を効率化し、プロジェクト管理全体の生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの入力だけでZoho Projectsにタスクが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による転記がなくなるため、タスクの登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoho ProjectsをYoomと連携してください。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでZoho Projectsを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定することで、スプレッドシートの情報を元にタスクが作成されます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象としたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意で設定してください。 Zoho Projectsのオペレーション設定では、タスクを作成するポータルのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Zoho Projects、Zoho ProjectsのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。
毎朝Google スプレッドシートから法人名を取得し、gbizINFO（経済産業省）で法人情報を一括で取得し更新する
試してみる
■概要
取引先や営業先のリスト管理において、法人情報を常に最新の状態に保つ作業に手間を感じていませんか。gBizINFO（経済産業省）で一件ずつ法人名を検索し、手作業で情報を更新するのは時間がかかる上に、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにリストアップされた法人名をもとに、毎朝自動で最新の法人情報を取得しシートを更新するため、こうした定型業務を効率化し、常に正確なデータを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで顧客リストを管理し、情報更新を手作業で行っている営業担当者の方 gBizINFO（経済産業省）を利用した法人名の検索と情報収集を定期的に行っている事業開発担当者の方 営業部門や管理部門で行われている、定型的な情報収集業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
毎朝自動で情報が更新されるため、これまでgBizINFO（経済産業省）で法人名を手動で検索し転記していた時間を削減し、より重要な業務に集中できます システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとgBizINFO（経済産業省）をYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎朝など任意のタイミングでフローが起動するようにします。 オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、法人名リストの情報を取得します。 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得したリストの法人情報一件ずつに対して後続の処理を実行するようにします。 繰り返し処理の中で、gBizINFO（経済産業省）の「法人名から法人情報を検索」アクションを設定し、最新の法人情報を取得します。 さらに、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報を該当の行に書き込みます。 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションで、処理が完了したことを担当者へ通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい曜日や時刻などを任意に設定してください Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報取得や更新の対象となるスプレッドシート、シート、セル（列）を任意で指定できます 繰り返し処理機能では、Google スプレッドシートから取得したどの情報を利用して処理を繰り返すかを設定できます gBizINFO（経済産業省）での検索では、Google スプレッドシートから取得したどの列の値を法人名として使用するかを設定してください 完了通知のメールは、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズできます ■注意事項
Google スプレッドシート、gbizINFO（経済産業省）のそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・定期的に取引先をGoogle スプレッドシートに追加している方
・Google スプレッドシートを共同編集しているチーム
2.バックオフィス業務を担当している方
・業務でマネーフォワード クラウド請求書を利用している方
・手動での取引先登録を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの取引先登録はオンライン上で行えるため、共同編集に適したツールです。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに取引先が登録されると自動でマネーフォワード クラウド請求書に登録することができます。
また、定期的に取引先を登録する環境である場合、取引先の登録が自動化されることで業務負荷を軽減することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GMOサインを使った自動化例 GMOサインを使った自動化テンプレートをご紹介します。
入力フォームの情報をもとにGMOサインで契約書を送付
試してみる
■概要
入力フォームで入力した情報をもとに、GMOサインで契約書を自動的に送付します。
■設定方法
1. アクセストークンの生成
2. 封筒用文書（契約書ファイル）の登録
3. 署名依頼の設定
入力フォームに必要情報を入力することで、契約書の送付が可能です。
■注意事項
・ フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・GMOサインとYoomの連携を行う必要があります。
・事前にGMOサインにて「シークレットキー」「顧客ID」の取得をお願いいたします。
HubSpotで取引が成立したら、GMOサインでアクセストークンを取得し署名依頼する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が成立した際、GMOサインのAPI連携に必要なアクセストークンを手動で取得・更新する作業が煩わしく感じていませんか？定期的な作業でありながら更新を忘れやすく、アクセストークンが失効するとAPI連携が停止するリスクもあります。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotでの取引成立を契機に、GMOサインでアクセストークンを自動取得したい方 定期的なトークン取得作業を自動化し、API連携を安定させたい方 アクセストークンの有効期限切れによるAPI連携エラーを防ぎ、業務の効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotでの取引成立と連携することで、アクセストークンの取得がスムーズに自動化されます。これまで手動で行っていた更新作業にかかる時間を削減し、業務の効率化が進みます。
■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」アクションを設定します 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「取引情報の取得」アクションを設定します 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「会社情報の取得」アクションを設定します 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの取得」アクションを設定します 次に、オペレーションでGMOサインを選択し、「アクセストークンの生成」アクションを設定します 最後に、オペレーションでGMOサインを選択し、「テンプレート署名依頼（相手先署名のみ）」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインでアクセストークンを生成するアクションでは、ご利用の環境に応じたシークレットキーと顧客IDを正しく設定してください ■注意事項
GMOサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで特定の書類の締結が完了したら、GMOサインに文書をアップロードする
試してみる
■概要
クラウドサインで重要な書類の締結が完了した後、その文書をGMOサインにも手動でアップロードする作業は、手間と時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを利用すれば、クラウドサインで特定の書類の締結が完了したタイミングを検知し、自動でGMOサインに文書をアップロードするため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
クラウドサインとGMOサイン間で、手作業での書類連携に課題を感じている方 契約書類の管理プロセスを自動化し、作業時間を削減したい法務・総務担当者の方 電子契約システム間のデータ連携におけるヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインでの書類締結完了をトリガーに、GMOサインへの文書アップロードが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの取り違えやアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約関連業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、クラウドサインとGMOサインをYoomと連携します。 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。このトリガーで監視する書類の種類や条件を指定することも可能です。 オペレーションで、分岐機能を設定します。ここで、特定の条件（例：ファイル名に特定の文字列が含まれるなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むように設定します。 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションを設定し、締結済み書類に関連するファイル情報を取得します。 続けて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、具体的なファイルデータを取得します。 オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの設定」を行い、GMOサインAPIへの接続を確立します。 次に、オペレーションでGMOサインの「トランザクションIDの取得」アクションを設定し、文書アップロードに必要なIDを取得します。 最後に、オペレーションでGMOサインの「文書のアップロード」アクションを設定し、クラウドサインから取得した書類ファイルをGMOサインへ自動でアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能のコマンドオペレーションでは、クラウドサインから連携されるファイル情報（例：ファイル名など）に含まれる特定の文字列を条件として設定できます。例えば、「契約書」というキーワードが含まれている書類のみをGMOサインへアップロードする、といったように、業務要件に合わせて柔軟に処理対象を絞り込むことが可能です。 ■注意事項
クラウドサイン、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。 https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとGMOサインを利用し、契約書送付業務の効率化を検討している営業担当者の方 カスタムオブジェクトのデータに基づいた契約書作成と送付を手作業で行っている法務・総務担当の方 契約プロセスの自動化を進め、業務の生産性向上を目指すマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのレコード追加からGMOサインでの契約書送付までが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。 手作業による契約書作成時の情報入力ミスや、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。 その後、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでGMOサインの「封筒用文書の登録」アクションを設定し、発行した契約書をGMOサインにアップロードします。 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、関係者へ契約書の署名を依頼します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」では、対象とするカスタムオブジェクトのAPI参照名、取得するフィールド項目名、そしてマイドメインURLを任意で設定してください。 Salesforceのオペレーション「レコードを取得する」では、取得したいレコードの条件を任意で設定します。 Googleドキュメントのオペレーション「書類を発行する」では、使用する雛形書類と発行書類の連携、そしてSalesforceから取得した情報をどの部分に差し込むかの置換条件を任意で設定してください。 GMOサインのオペレーション「アクセストークンを生成」では、ご自身のシークレットキーと顧客IDを任意で設定します。 GMOサインのオペレーション「封筒用文書の登録」では、生成したアクセストークンなどを任意で設定してください。 GMOサインのオペレーション「封筒への署名依頼」では、送付する封筒名、登録した文書リスト、そして自社の署名情報などを任意で設定します。 ■注意事項
Salesforce、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付する
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■概要
kintoneに顧客情報や取引先情報を登録した後、契約書などの書類を作成し、GMOサインで署名依頼を送る一連の作業を手動で行っていませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、Googleドキュメントを用いた書類作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとGMOサインを連携させ、契約書発行などの業務を効率化したい方 手作業での書類作成や署名依頼による、入力ミスや対応漏れをなくしたい方 反復的な契約業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへのレコード登録を起点に、書類作成から署名依頼までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やファイル添付が不要になるため、宛先間違いや書類の添付ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintone、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで追加されたレコード情報を取得します。 次に、書類を発行機能で「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報を基に書類を作成します。 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒用文書の登録」アクションを順に設定します。 最後に、GMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、作成した書類の署名依頼を送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、レコード追加を検知したい任意のアプリを指定してください。 書類を発行するオペレーションでは、ご利用のGoogleドキュメントの雛形をテンプレートとして設定し、kintoneから取得した会社名や金額などの情報を任意の箇所に差し込めます。 GMOサインで署名依頼を送るオペレーションでは、封筒名などに、固定のテキストやkintoneから取得した情報を変数として設定することが可能です。 ■注意事項
kintoneとGoogleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。 GMOサインでの署名依頼方法はこちら をご参照ください
GMOサインで署名が完了したらSlackで通知する
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■概要
GMOサインを用いた契約締結業務において、署名完了のステータス確認や関係者への連絡に手間を感じていませんか？ 手動での確認作業は対応の遅れにつながることもあり、円滑な業務進行の妨げになる場合があります。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングで自動的にSlackへ通知されるため、契約業務の進捗管理が効率化され、スムーズな情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインでの契約締結状況を都度確認している法務や営業担当者の方 署名完了の連絡を手作業で行っており、対応漏れや遅延を防ぎたい方 GMOサインとSlackを連携させ、契約業務の進捗管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
GMOサインで署名が完了すると自動で通知が飛ぶため、進捗確認や連絡の手間を省き、時間を有効活用できます 関係者への情報共有が自動化されることで、手動での連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防止します ■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「封筒状態の取得」「文書の取得」アクションを順に設定し、完了した契約の詳細情報を取得します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインの設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを任意で設定してください Slackにメッセージを送る設定では、通知先のチャンネルIDや、契約者名などを含めた通知メッセージの内容を任意で設定可能です ■注意事項
GMOサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点 」をご参照ください
GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、Airtableで管理している契約ステータスを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。 この手作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで契約が完了したタイミングをトリガーにして、Airtableのレコードを自動で更新できます。 契約管理における一連の業務を効率化し、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインとAirtableを用いて契約管理を行っており、手動での情報更新に課題を感じている方 契約ステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制を強化したい法務・営業担当者の方 電子契約締結から顧客情報管理まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GMOサインでの署名完了を検知し、自動でAirtableのレコードが更新されるため、手作業でのステータス反映にかかる時間を削減できます 手動でのデータ更新作業が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報を正確に保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとAirtableをYoomと連携します 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定します 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、GMOサインから取得した情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインを連携する際に、シークレットキーや顧客IDなどをユーザー自身の環境に合わせて設定してください Airtableのレコードを更新するアクションでは、GMOサインから取得した値を引用し、更新したいフィールドを任意で設定してください ■注意事項
GMOサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点 」をご参照ください。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類をダウンロードし、手作業でBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか。 この一連の作業は、対応漏れや格納ミスといったリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、GMOサインでの書類締結をトリガーに、自動でBoxの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした課題を解消できます。契約書管理の自動化を実現し、より安全で効率的な業務フローを構築しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインとBoxを併用し、契約書の締結から保管までを行っている方 手作業でのファイルダウンロードやアップロードに手間や時間を要している方 契約書の格納漏れや管理の属人化といった課題を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GMOサインでの締結完了後、自動でBoxにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。 手作業によるファイルの格納忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」「文書の取得」「文書をダウンロード」を順に設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを格納するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインとの連携設定では、ご自身の環境に応じたシークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを設定してください。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダを指定するコンテンツIDや、任意のファイル名を設定できます。 ■注意事項
GMOサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。 GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点 」をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
GMOサインで契約が完了したら@pocketの情報を更新する
試してみる
■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、その内容を顧客情報管理ツールである@pocketに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングで、@pocketの情報を自動で更新できるため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインと@pocketを利用しており、二重入力の手間に課題を感じている方 電子契約後の顧客情報の更新を自動化し、作業ミスを減らしたいと考えている方 契約管理業務を効率化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GMOサインでの署名完了をトリガーに@pocketの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、情報の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインと@pocketをYoomと連携します。 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。 最後に、オペレーションで@pocketのアクションを設定し、前のステップで取得した契約情報を任意のフィールドに更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定してください。 @pocketのオペレーションでは、GMOサインから取得した契約者名や契約日などの値を、@pocket内のどのフィールドに反映させるかを自由に設定できます。 ■注意事項
GMOサイン、@pocketのそれぞれとYoomを連携してください。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点 」をご参照ください。
GMOサインで契約書の署名が完了したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
GMOサインで契約書の署名が完了した際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要な通知の漏れといったリスクも伴います。このワークフローは、GMOサインのAPIなどを活用することで、署名完了と同時に指定した宛先へGmailで自動通知し、手作業による連絡業務をなくして契約関連業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインでの契約締結後、手作業での通知業務に手間を感じている法務・営業担当者の方 契約の進捗状況を迅速に関係者へ共有し、業務全体のスピードを上げたいと考えている方 GMOサインのAPIを活用した業務の自動化に関心があるシステム担当者やDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
GMOサインで署名が完了すると自動でGmail通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。 担当者への通知がシステムによって自動化されることで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGMOサインのアクションを複数設定し、署名が完了した契約書の封筒状態や文書データを取得します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定してください。 GMOサインの各アクションでは、固定値だけでなく、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として任意の項目に設定できます。 Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知したい宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、前段で取得した契約情報などを変数として本文に埋め込むことも可能です。 ■注意事項
GMOサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。 GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点 」をご参照ください。
まとめ いかがでしたか？
よくあるご質問
Q：スプレッドシートの特定のステータス変更のみを検知できますか？
A：
フローボットのオペレーション間に「分岐」アクションを活用することで可能です。
「分岐」の設定方法
※分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：スプレッドシート追加後、どのくらいで反映されますか？
A：
ステップ3で設定した「トリガーの起動間隔」の時間ごとにフローボットが起動します。
Q：連携エラー時の通知や対処法は？
A：
連携エラーが起きた場合、設定したメールアドレスまたはSlackやChatworkに通知が送られます。
※エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
