ビジネスの成長に伴い、契約業務の効率化はますます重要になっています。
手作業での契約書送付や管理は、時間と労力を要し、ヒューマンエラーのリスクも高まるという課題も存在します。
そこで今回は、Google スプレッドシートとGMOサインを連携し、スプレッドシートのステータス更新をトリガーにしてGMOサインで契約書を自動送付する方法をご紹介します。
ノーコードで出来る自動化を活用し、業務効率の向上と契約プロセスの最適化につなげましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートとGMOサインを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付するフローです。
Google スプレッドシートとGMOサインの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／GMOサイン
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGoogle スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google スプレッドシートとGMOサインをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定
- GMOサインのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付するフローです。
ステップ1：Google スプレッドシートとGMOサインのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
【GMOサインのマイアプリ登録】
「新規登録」からGMOサインを選択して以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
アクセストークンには「GMO」と登録してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインした状態で、以下テンプレートの「試してみる」をクリックします。
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付するフローです。
ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックすると、フローボットの設定画面に移動します。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
※設定前に、Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項を参照してください。
まず、Google スプレッドシートで作成した今回連携したいシートを準備しましょう。
本記事では次のシートを連携する想定で進めます。
準備できたらYoomの画面へ戻り、フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガーを設定しましょう。
テンプレートの「行が更新されたら」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
「API接続設定」という画面が表示されます。
Google スプレッドシートで連携したいスプレッドシートの情報を、項目ごとに入力してください。
「スプレッドシートID」「シートID」の欄をクリックすると、連携したGoogle スプレッドシート内で作成したシートが一覧で表示されます。
こちらから今回連携したいシートを選択してください。
情報を入力後、「テスト」をクリックします。
テストに成功し、アウトプットの値にスプレッドシートの情報が正しく表示されたら「保存する」をクリックします。
これでGoogle スプレッドシートのトリガー設定は完了です。
ステップ4：書類発行のアクションを設定
次に、発行する書類の設定を行います。
フローボットの「書類を発行する」をクリックしてください。
※「書類を発行する」とは、GoogleスプレッドシートやGoogle ドキュメント、Microsoft Excelの雛形書類をもとに、PDFファイルを作成できるオペレーションです。契約書作成、請求書などの明細書発行などの自動化に役立ちます。
「書類の連携」ページに遷移します。案内に従い、各情報を入力してください。
「雛形書類のアプリ」は、Google スプレッドシート、Google ドキュメント、Microsoft Excelから選択できます。
置換したい箇所を{ }で囲った雛形の書類を連携すると、{ }内をオペレーション内で取得した情報などに置換し、PDFを発行できます。
※雛形書類の作成ルール、設定方法、サンプルなど、詳細は「書類を発行する」の設定方法をご覧ください。
「ドキュメントのファイルID」「格納先のGoogle DriveフォルダID」の欄をクリックすると、アプリ内のファイルやフォルダが一覧で表示されます。
こちらから今回連携したいものを選択してください。
また、「出力ファイル名」の欄をクリックすると、ステップ3で連携したGoogle スプレッドシートの値を選択することもできます。
下記画面の「{{会社名}}」のように、Google スプレッドシートに入力した会社名をファイル名に設定することも可能です。取引先名をファイル名などに記載したい方はご活用ください。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
「置換条件の設定」ページに遷移します。
「置換条件を取得」をクリックしてください。
雛形書類中の{}で囲まれている文字列「置換対象の文字列」を取得し、上記画像の左列に自動で表示されます。
右列の空欄に、作成される契約書に記載する「置換後の文字列」を入力してください。
下記画像のように、各欄をクリックすると、ステップ3で連携したGoogle スプレッドシートの値を選択することもできます。
各項目の入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、契約書のサンプルをダウンロードできます。仕上がりを確認しましょう。
問題なければ「保存する」をクリックします。
これで書類の設定は完了です。
ステップ5：GMOサインのアクセストークンを生成
テンプレートの「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
下記画面が表示されたら、GMOサインと連携するアカウント情報を確認して「次へ」をクリックします。
「API接続設定」ページに遷移します。
GMOサインにお問い合わせの上、シークレットキーと顧客IDを入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
アウトプットでアクセストークンが問題なく取得できていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
これで、GMOサインのアクセストークンの生成は完了です。
※生成したアクセストークンの有効期限は30分です。
ステップ6：GMOサインの封筒用文書を登録
次に、GMOサインの封筒用文書を登録します。
「封筒用文書の登録」をクリックしてください。
下記画面の内容を確認して「次へ」をクリックします。
「API接続設定」ページに遷移するので、各項目を入力してください。
- シークレットキー・顧客ID：ステップ5で設定したものと同じ値を設定
- アクセストークン：ステップ5のオペレーションのアウトプットから選択
- 文書コード・備考：必要に応じて入力
- ファイル：「アウトプットを使用する」「発行した書類」を選択
各欄をクリックすると、上記画面のように選択肢の中から値を設定することも可能です。
「アクセストークン」の欄には、アウトプット一覧の中から「アクセストークンの生成」→「アクセストークン」をクリックしてください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
アウトプットで「文書コード」が問題なく取得できているか確認し、「保存する」をクリックしてください。
これで、GMOサインの封筒用文書の登録は完了です。
ステップ7：GMOサインの封筒への署名依頼
次に、GMOサインの封筒への署名依頼を設定します。
複数のファイルを1つの契約として締結したい場合に利用できます。
※GMOサインでの署名依頼方法はGMOサインで署名依頼を行うをご参照ください。
テンプレートの「封筒への署名依頼」をクリックしてください。
画面の内容を確認して「次へ」をクリックします。
「API接続設定」ページに遷移します。
「シークレットキー」、「顧客ID」、「アクセストークン」をステップ7までの手順と同じように設定し、その他の情報を正しく埋めてください。
各欄をクリックすると、画面のように選択肢の中から値を設定することも可能です。
「文書コード」には、欄をクリックし、アウトプットからステップ7で取得した「文書コード」を選択してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
アウトプットで「封筒トランザクションID」が問題なく取得できているか確認し、「保存する」をクリックしてください。
これで、GMOサインの封筒への署名依頼の登録は完了です。
ステップ8：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了
これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！
これで、Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書が自動で送付されます。
GMOサインのデータをGoogle スプレッドシートに連携したい場合
今回はGoogle スプレッドシートからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサインからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
GMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新するフローです。ヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の精度を保ちます。
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
試してみる
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
Google スプレッドシートやGMOサインのAPIを使ったその他の自動化例
他にもGoogle スプレッドシートやGMOサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートを使った自動化例
Google スプレッドシートを使った自動化テンプレートをご紹介します。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zoho Projectsでタスクを作成する
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■概要
Google スプレッドシートでタスクリストを管理しているものの、Zoho Projectsへの手動での転記作業に時間を取られていませんか。このワークフローを利用することで、Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でZoho Projectsにタスクを作成できます。Zoho Projects APIに関する専門知識がなくても、タスク登録のプロセスを自動化し、手作業による入力の手間や登録漏れのリスクを減らすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとZoho Projectsを併用し、タスクの二重入力に課題を感じている方
・Zoho ProjectsのAPIを利用した業務自動化を、ノーコードで実現したいプロジェクトマネージャーの方
・タスクの登録作業を効率化し、プロジェクト管理全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Zoho Projects、Zoho ProjectsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
Google スプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで任意の情報を生成しTrelloにタスクを追加する
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■概要
TrelloとGoogle スプレッドシートを連携してタスク管理を行う際、手作業での情報転記やタスク内容の考案に手間を感じていませんか。
また、手作業による入力ミスや対応漏れが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、AIがタスク内容を自動で生成し、Trelloへカードが作成される一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとGoogle スプレッドシートを併用し、タスクを手動で作成している方
・AIを活用してタスク作成の効率を上げたいプロジェクトマネージャーやチームリーダーの方
・定型的なタスク作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する
試してみる
Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
指定の日時にLINE公式アカウントでデータを取得し、Googleスプレッドシートに連携してレコードを追加する
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毎日LINE公式アカウントから最新の配信数を取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■注意事項
・Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しGoogle スプレッドシートに格納
試してみる
STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しスプレッドシートに格納します
LINE公式アカウントで友だち登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
LINE公式アカウントで友だち登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたらスプレッドシートに情報を格納する
試してみる
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたら、サブスクリプションの情報をスプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
毎朝Google スプレッドシートから法人名を取得し、gbizINFO（経済産業省）で法人情報を一括で取得し更新する
試してみる
■概要
取引先や営業先のリスト管理において、法人情報を常に最新の状態に保つ作業に手間を感じていませんか。
gBizINFO（経済産業省）で一件ずつ法人名を検索し、手作業で情報を更新するのは時間がかかる上に、入力ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにリストアップされた法人名をもとに、毎朝自動で最新の法人情報を取得しシートを更新するため、こうした定型業務を効率化し、常に正確なデータを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで顧客リストを管理し、情報更新を手作業で行っている営業担当者の方
・gBizINFOを利用した法人名の検索と情報収集を定期的に行っている事業開発担当者の方
・営業部門や管理部門で行われている、定型的な情報収集業務の自動化を検討している方
■注意事項
・Google スプレッドシート、gbizINFO（経済産業省）のそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GMOサインを使った自動化例
GMOサインを使った自動化テンプレートをご紹介します。
GMOサインで契約が完了したら@pocketの情報を更新する
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GMOサインで契約が完了したら@pocketの情報を更新するフローです。
GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
試してみる
GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納する
試してみる
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納するフローです。
GMOサインで契約書の署名が完了したらSlackに通知
試してみる
GMOサインで契約書の署名が完了したら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
GMOサインで契約書の署名が完了した際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、重要な通知の漏れといったリスクも伴います。
このワークフローは、GMOサインのAPIなどを活用することで、署名完了と同時に指定した宛先へGmailで自動通知し、手作業による連絡業務をなくして契約関連業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・GMOサインでの契約締結後、手作業での通知業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
・契約の進捗状況を迅速に関係者へ共有し、業務全体のスピードを上げたいと考えている方
・GMOサインのAPIを活用した業務の自動化に関心があるシステム担当者やDX推進担当者の方
■注意事項
・GMOサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名完了をトリガーにする際の注意点は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6169138
HubSpotで取引が成立したら、GMOサインでアクセストークンを取得し署名依頼する
試してみる
■概要
HubSpotで取引が成立した際、GMOサインのAPI連携に必要なアクセストークンを手動で取得・更新する作業が煩わしく感じていませんか？定期的な作業でありながら更新を忘れやすく、アクセストークンが失効するとAPI連携が停止するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引成立をトリガーとして、GMOサインのアクセストークンを自動で取得し、指定した署名依頼を行うことができます。手作業による更新の手間をなくし、API連携の安定性を確保します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotでの取引成立を契機に、GMOサインでアクセストークンを自動取得したい方
・定期的なトークン取得作業を自動化し、API連携を安定させたい方
アクセストークンの有効期限切れによるAPI連携エラーを防ぎ、業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・GMOサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
「Salesforceでカスタムオブジェクトにレコードが追加されたら、GMOサインで契約書を送付する」フローを利用すると、契約書の送付が自動で進みます。
新しいレコード作成時の手続きが効率化でき、確認作業の手間も減ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを使って顧客情報や案件管理を行っている方
・契約書の送付作業をできるだけ効率化・自動化したいと考えている方
・新規顧客や契約案件が発生した際の対応をスピーディに行いたい方
・契約業務にGMOサインを利用し、電子契約の業務フローをもっと簡素化したい方
・成約から契約書受領までのタイムラグを短縮したい営業担当者や管理者
・契約書送付業務のミスや遅延をなるべく防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Salesforce、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、書類を作成してGMOサインで署名依頼を送付する」ワークフローは、定期的に発生する事務作業を効率化します。
kintoneのレコード情報を引用して、書類発行から送付までを自動化できるので作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理を行っている方
・新しいレコードが追加された際に、すぐに対応が必要な業務が多い方
・書類作成や署名依頼のプロセスをスピーディに進めたい方
・GMOサインを導入して契約書や合意書の電子署名を行っている方
・GMOサインを利用して迅速に署名依頼を送信したい方
・業務の効率化を図りたい方、特に手動での書類作成や署名依頼の時間を削減したいと考えている方
■注意事項
・kintoneとGMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドサインで特定の書類の締結が完了したら、GMOサインに文書をアップロードする
試してみる
■概要
「クラウドサインで特定の書類の締結が完了したら、GMOサインに文書をアップロードする」業務ワークフローは、クラウドサインの契約完了をトリガーにGMOサインへ自動連携する仕組みです。
手作業の二度入力をなくし、転送漏れやヒューマンエラーを防止することで、電子契約の一元管理をシンプルに実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインでの締結完了後にGMOサインへファイルを手動アップロードしている方
・クラウドサインとGMOサインの併用で作業負荷を感じている法務・総務のご担当者
・電子契約の転送漏れやヒューマンエラーを減らしつつ効率化したいチームリーダー
・契約ワークフローを標準化し、ペーパーレス運用をさらに推進したいマネージャーや経営者
■注意事項
・クラウドサイン、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
入力フォームの情報をもとにGMOサインで契約書を送付
試してみる
まとめ
いかがでしたか？
今回はGoogle スプレッドシートとGMOサインを連携し、Google スプレッドシートのステータス更新をトリガーに、GMOサインで契約書を自動送付するフローをご紹介しました。
この自動化を導入することで、業務効率の向上だけでなくヒューマンエラーの防止にも貢献します。正確で迅速な対応につながるため、顧客満足度の向上も期待できます。
契約業務では多くの手続きが発生し、その度に時間と労力を要します。
本フローを活用すれば、業務の負担を軽減し、重要な業務に集中できる環境が整うでしょう。
契約業務における時間短縮やプロセスの最適化を目指している方は、ぜひ本フローをご活用ください！
よくあるご質問
Q：スプレッドシートの特定のステータス変更のみを検知できますか？
A：
フローボットのオペレーション間に「分岐」アクションを活用することで可能です。
分岐を設定すれば、「ステータス列が完了になった行のみ」などの条件で連携対象を絞り込み、その後のフローを変更できます。
「分岐」の設定方法
※分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：スプレッドシート追加後、どのくらいで反映されますか？
A：
ステップ3で設定した「トリガーの起動間隔」の時間ごとにフローボットが起動します。
フローボットが起動してからGMOサインに情報が登録されるまでは数秒〜1分程度かかるので、少し待ってからご確認ください。
Q：連携エラー時の通知や対処法は？
A：
連携エラーが起きた場合、設定したメールアドレスまたはSlackやChatworkに通知が送られます。
通知にはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
※エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
また、エラー修正後はご自身で再度テストを行い、手動でフローボットをONにしてください。
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