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ビジネスの成長に伴い、契約業務の効率化はますます重要になっています。
手作業での契約書送付や管理は、時間と労力を要し、ヒューマンエラーのリスクも高まるという課題も存在します。
そこで今回は、Google スプレッドシートとGMOサインを連携し、スプレッドシートのステータス更新をトリガーにしてGMOサインで契約書を自動送付する方法をご紹介します。
ノーコードで出来る自動化を活用し、業務効率の向上と契約プロセスの最適化につなげましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートとGMOサインを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Google スプレッドシートで管理している契約ステータスが更新されるたびに手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかり送付ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとGMOサインを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／GMOサイン
[Yoomとは]
今回はGoogle スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Google スプレッドシートで管理している契約ステータスが更新されるたびに手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかり送付ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
以下の手順をご覧ください。
【GMOサインのマイアプリ登録】
「新規登録」からGMOサインを選択して以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
アクセストークンには「GMO」と登録してください。
Yoomにログインした状態で、以下テンプレートの「試してみる」をクリックします。
■概要
Google スプレッドシートで管理している契約ステータスが更新されるたびに手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかり送付ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックすると、フローボットの設定画面に移動します。
※設定前に、Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項を参照してください。
まず、Google スプレッドシートで作成した今回連携したいシートを準備しましょう。
本記事では次のシートを連携する想定で進めます。
準備できたらYoomの画面へ戻り、フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガーを設定しましょう。
テンプレートの「行が更新されたら」をクリックします。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
「API接続設定」という画面が表示されます。
Google スプレッドシートで連携したいスプレッドシートの情報を、項目ごとに入力してください。
「スプレッドシートID」「シートID」の欄をクリックすると、連携したGoogle スプレッドシート内で作成したシートが一覧で表示されます。
こちらから今回連携したいシートを選択してください。
情報を入力後、「テスト」をクリックします。
テストに成功し、アウトプットの値にスプレッドシートの情報が正しく表示されたら「保存する」をクリックします。
これでGoogle スプレッドシートのトリガー設定は完了です。
次に、発行する書類の設定を行います。
フローボットの「書類を発行する」をクリックしてください。
※「書類を発行する」とは、GoogleスプレッドシートやGoogle ドキュメント、Microsoft Excelの雛形書類をもとに、PDFファイルを作成できるオペレーションです。契約書作成、請求書などの明細書発行などの自動化に役立ちます。
「書類の連携」ページに遷移します。案内に従い、各情報を入力してください。
「雛形書類のアプリ」は、Google スプレッドシート、Google ドキュメント、Microsoft Excelから選択できます。
置換したい箇所を{ }で囲った雛形の書類を連携すると、{ }内をオペレーション内で取得した情報などに置換し、PDFを発行できます。
※雛形書類の作成ルール、設定方法、サンプルなど、詳細は「書類を発行する」の設定方法をご覧ください。
「ドキュメントのファイルID」「格納先のGoogle DriveフォルダID」の欄をクリックすると、アプリ内のファイルやフォルダが一覧で表示されます。
こちらから今回連携したいものを選択してください。
また、「出力ファイル名」の欄をクリックすると、ステップ3で連携したGoogle スプレッドシートの値を選択することもできます。
下記画面の「{{会社名}}」のように、Google スプレッドシートに入力した会社名をファイル名に設定することも可能です。取引先名をファイル名などに記載したい方はご活用ください。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
「置換条件の設定」ページに遷移します。
「置換条件を取得」をクリックしてください。
雛形書類中の{}で囲まれている文字列「置換対象の文字列」を取得し、上記画像の左列に自動で表示されます。
右列の空欄に、作成される契約書に記載する「置換後の文字列」を入力してください。
下記画像のように、各欄をクリックすると、ステップ3で連携したGoogle スプレッドシートの値を選択することもできます。
各項目の入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、契約書のサンプルをダウンロードできます。仕上がりを確認しましょう。
問題なければ「保存する」をクリックします。
これで書類の設定は完了です。
テンプレートの「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
下記画面が表示されたら、GMOサインと連携するアカウント情報を確認して「次へ」をクリックします。
「API接続設定」ページに遷移します。
GMOサインにお問い合わせの上、シークレットキーと顧客IDを入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
アウトプットでアクセストークンが問題なく取得できていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
これで、GMOサインのアクセストークンの生成は完了です。
※生成したアクセストークンの有効期限は30分です。
次に、GMOサインの封筒用文書を登録します。
「封筒用文書の登録」をクリックしてください。
下記画面の内容を確認して「次へ」をクリックします。
「API接続設定」ページに遷移するので、各項目を入力してください。
各欄をクリックすると、上記画面のように選択肢の中から値を設定することも可能です。
「アクセストークン」の欄には、アウトプット一覧の中から「アクセストークンの生成」→「アクセストークン」をクリックしてください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
アウトプットで「文書コード」が問題なく取得できているか確認し、「保存する」をクリックしてください。
これで、GMOサインの封筒用文書の登録は完了です。
次に、GMOサインの封筒への署名依頼を設定します。
複数のファイルを1つの契約として締結したい場合に利用できます。
※GMOサインでの署名依頼方法はGMOサインで署名依頼を行うをご参照ください。
テンプレートの「封筒への署名依頼」をクリックしてください。
画面の内容を確認して「次へ」をクリックします。
「API接続設定」ページに遷移します。
「シークレットキー」、「顧客ID」、「アクセストークン」をステップ7までの手順と同じように設定し、その他の情報を正しく埋めてください。
各欄をクリックすると、画面のように選択肢の中から値を設定することも可能です。
「文書コード」には、欄をクリックし、アウトプットからステップ7で取得した「文書コード」を選択してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
アウトプットで「封筒トランザクションID」が問題なく取得できているか確認し、「保存する」をクリックしてください。
これで、GMOサインの封筒への署名依頼の登録は完了です。
これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！
これで、Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書が自動で送付されます。
今回はGoogle スプレッドシートからGMOサインへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGMOサインからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
GMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新するフローです。ヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の精度を保ちます。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・スピーディーな契約完了を目指している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の一元管理を行い、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速の契約完了を行うために活用できるツールです。
しかしGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を毎回手作業で更新するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
作業にかかる手間を自動化によって省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新し、作業の手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
またヒューマンエラーの発生を防ぐことにもつながるため、情報の精度を保つことができます。
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもGoogle スプレッドシートやGMOサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートを使った自動化テンプレートをご紹介します。
■概要
LINE公式アカウントで友だち登録されたら、Google スプレッドシートのデータベースに登録情報を追加するフローです。
LINE公式アカウントとGoogle スプレッドシートを連携することで、友だち追加された情報が自動的にGoogle スプレッドシートにも追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google スプレッドシートのデータベースに追加する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・LINE公式アカウント、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートでタスクリストを管理しているものの、Zoho Projectsへの手動での転記作業に時間を取られていませんか。このワークフローを利用することで、Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でZoho Projectsにタスクを作成できます。Zoho Projects APIに関する専門知識がなくても、タスク登録のプロセスを自動化し、手作業による入力の手間や登録漏れのリスクを減らすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGitLabの課題を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務に活用している方
・共有シートでチーム全体で情報の追加を行う方
・情報の一時登録場所として活用している方
2.GitLabを活用している方
・課題を登録することで可視化させている方
■このテンプレートを使うメリット
GitLabはソフトウェア開発に活用することができるツールです。
しかしGoogle スプレッドシートでも情報の登録や管理をしている場合にGitLabに課題を手作業で追加するのは、登録情報の正確性を保つことを困難にします。
異なる場所で管理する情報をどちらも正確に保ちたい方はこのフローが有効的です。
このフローでは、Google スプレッドシートで情報が追加されたらその情報を引用し自動でGitlabに課題を作成して、手作業を大幅に省きます。
情報の登録が自動化されることで手作業にかかる時間を省くことにもつながり、タスク解決に注力することができます。
またこのフローに続けてチャットツールを連携することで、チーム内への共有を効率化することも可能です。
■注意事項
・GitLab、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
TrelloとGoogle スプレッドシートを連携してタスク管理を行う際、手作業での情報転記やタスク内容の考案に手間を感じていませんか。また、手作業による入力ミスや対応漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、AIがタスク内容を自動で生成し、Trelloへカードが作成される一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、マネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・定期的に取引先をGoogle スプレッドシートに追加している方
・Google スプレッドシートを共同編集しているチーム
2.バックオフィス業務を担当している方
・業務でマネーフォワード クラウド請求書を利用している方
・手動での取引先登録を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの取引先登録はオンライン上で行えるため、共同編集に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに登録した取引先をマネーフォワード クラウド請求書にも手動で登録する場合、作業効率を低下させる可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに取引先が登録されると自動でマネーフォワード クラウド請求書に登録することができます。
手動作業で生じるミスを防ぐことができ、ツール間のデータの整合性を保つことができるため、バックオフィス業務を効率化することが可能です。
また、定期的に取引先を登録する環境である場合、取引先の登録が自動化されることで業務負荷を軽減することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースにあらゆる情報を一元登録を行うことで情報が可視化され、視覚的に把握することのできるツールです。
しかし、見積書を作成し送付するたびにNotionに登録された情報を手入力するのは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
このフローを活用することで、見積書の雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成したデータをメールで送付することができるため、手作業を大幅に削減できます。
Notionの登録情報を引用して見積書の作成を行うため、手入力によるミスや漏れを未然に防ぎます。
また今まで手作業にかかっていた時間を他の業務に活用できるため、チーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
◼️概要
STORES予約で新しい予約情報が登録されたら、その予約情報をSlackのチャンネルに通知し、同時にGoogleスプレッドシートにも格納します。
通知する内容やスプレッドシートの設定は自由にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.STORES予約、Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.STORES予約の「予約が登録されたら」というトリガーで予約情報を取得します。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、取得した予約情報を指定のチャンネルに通知する設定を行ってください。
4.Googleスプレッドシートの「レコードを追加」オペレーションで、取得した予約情報を指定のスプレッドシートに格納する設定を行ってください。
◼️注意事項
・STORES予約、Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれでYoomとの連携設定が必要です。
・通知内容やスプレッドシートの設定を適切にカスタマイズしてご利用ください。
■概要
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたら、更新されたサブスクリプションの情報を取得し、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
サブスクリプションに申し込んだ顧客名や、サブスクリプション期間などの詳細情報を取得し、指定のGoogle スプレッドシートの情報を自動的に更新します。
対象のGoogle スプレッドシートや格納する情報は自由に変更してご利用ください。
こちらのフローボットと合わせて利用することで、Stripeのサブスクリプション情報をGoogle スプレッドシートと同期することが可能です。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeの情報を格納するスプレッドシートを用意して活用ください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
GMOサインを使った自動化テンプレートをご紹介します。
■概要
GMOサインで契約が完了したら@pocketの情報を更新するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約に関わる業務を担当している方
・GMOサインを利用して契約業務を進めている方
・企業の法務担当者
2.@pocketでデータ管理を行っている方
・契約情報を@pocketで一元管理している方
・GMOサインのデータを手動で連携している方
■このテンプレートを使うメリット
@pocketを活用することでデータをオンライン上で一元管理することができ、場所や部門を問わずアクセス可能となるため情報共有をスピーディーに行えます。
しかし、GMOサインの契約情報を@pocketで管理している場合、毎回の更新作業は時間がかかり手間です。
このフローは、GMOサインで契約が完了すると@pocketへの情報更新を自動で行うことができ、手動作業を効率化することができます。
@pocketの情報が常に最新化された状態となるため、メンバー間の情報連携がスムーズになり、正確な情報を元に作業を進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで@pocketへの更新情報を任意のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・GMOサイン、@pocketのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
GMOサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約の管理を効率的に行いたい方
・情報の可視化によって業務を効率化している方
2.Airtableでデータの管理を行う方
・顧客企業や契約情報の管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速な契約完了を行うために有益なツールです。
併せてAirtableで関連する情報を一元管理することで、チーム全体が業務に使用する情報へのアクセス性を高めます。
しかし、GMOサインで契約の完了するたびに手作業でAirtableの情報を更新するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
チーム全体が生産性向上のために建設的な業務へ注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、GMOサインで契約が完了したら自動でAirtableの情報を更新し、手作業の手間を省き業務を効率化します。
契約完了をトリガーに自動で情報を更新することで、チームに共有する情報を最新に保ことができます。
■注意事項
・GMOサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをBoxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・GMOサインを使用して契約業務を担当している方
2.Boxでファイル管理を担当している方
・GMOサインで作成されたファイルをBoxに都度蓄積している方
・Boxに格納されたファイルを共有し、業務を進めている方
3.手動によるBoxへのファイル格納を自動化したいと考えている方
・日常的にBoxへのファイル格納を担当している方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・GMOサインとBoxを連携して効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインで締結業務を行うと締結された書類が生成されますが、書類の保存先がクラウドストレージの場合、格納先の誤りや格納漏れによる無駄な作業が発生します。
特に締結業務の作業が多い時期だと、このリスクに対して煩わしさを感じてしまうかもしれません。
このテンプレートを使うことで、GMOサインで書類の締結が完了したら自動的に締結書類をBoxに格納することができます。
格納先の誤りや格納漏れを未然に防ぐことができるため、書類管理が格段に楽になります。
また、テンプレートをカスタマイズすることで、Boxへの格納先を任意で設定できるため、特定の書類に合わせて使い分けることも可能です。
■注意事項
・GMOサインとBoxを連携させてください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
GMOサインで契約書の署名が完了したらSlackに通知します。
■設定方法
1.「署名が完了したら」で表示されるWebhookURLをGMOサイン担当者へ共有してください。
2.GMOサインにて各アクションを手順に従い設定し、最後にSlackで通知したいチャンネルを指定してください。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・GMOサインとYoomの連携を行う必要があります。
・事前にGMOサインに「シークレットキー」「顧客ID」を準備してください。
■概要
GMOサインで契約書の署名が完了した際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要な通知の漏れといったリスクも伴います。このワークフローは、GMOサインのAPIなどを活用することで、署名完了と同時に指定した宛先へGmailで自動通知し、手作業による連絡業務をなくして契約関連業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで取引が成立した際、GMOサインのAPI連携に必要なアクセストークンを手動で取得・更新する作業が煩わしく感じていませんか？定期的な作業でありながら更新を忘れやすく、アクセストークンが失効するとAPI連携が停止するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引成立をトリガーとして、GMOサインのアクセストークンを自動で取得し、指定した署名依頼を行うことができます。手作業による更新の手間をなくし、API連携の安定性を確保します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotでの取引成立と連携することで、アクセストークンの取得がスムーズに自動化されます。これまで手動で行っていた更新作業にかかる時間を削減し、業務の効率化が進みます。
手動での更新忘れやミスを防ぎ、トークンの失効による連携の中断を防ぐことができ、API連携が安定して稼働します。
業務の自動化を進めることで、より高い生産性を実現し、重要な業務にリソースを集中できます。
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceのカスタムオブジェクトに新しいレコードが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、GMOサインで送付する業務は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な契約締結が求められる場面では、この手作業がボトルネックとなり、機会損失に繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード追加をトリガーとして、Googleドキュメントでの契約書発行からGMOサインでの送付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneに顧客情報や取引先情報を登録した後、契約書などの書類を作成し、GMOサインで署名依頼を送る一連の作業を手動で行っていませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、Googleドキュメントを用いた書類作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
クラウドサインで重要な書類の締結が完了した後、その文書をGMOサインにも手動でアップロードする作業は、手間と時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを利用すれば、クラウドサインで特定の書類の締結が完了したタイミングを検知し、自動でGMOサインに文書をアップロードするため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
入力フォームで入力した情報をもとに、GMOサインで契約書を自動的に送付します。
■設定方法
1. アクセストークンの生成
2. 封筒用文書（契約書ファイル）の登録
3. 署名依頼の設定
入力フォームに必要情報を入力することで、契約書の送付が可能です。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・GMOサインとYoomの連携を行う必要があります。
・事前にGMOサインにて「シークレットキー」「顧客ID」の取得をお願いいたします。
いかがでしたか？
今回はGoogle スプレッドシートとGMOサインを連携し、Google スプレッドシートのステータス更新をトリガーに、GMOサインで契約書を自動送付するフローをご紹介しました。
この自動化を導入することで、業務効率の向上だけでなくヒューマンエラーの防止にも貢献します。正確で迅速な対応につながるため、顧客満足度の向上も期待できます。
契約業務では多くの手続きが発生し、その度に時間と労力を要します。
本フローを活用すれば、業務の負担を軽減し、重要な業務に集中できる環境が整うでしょう。
契約業務における時間短縮やプロセスの最適化を目指している方は、ぜひ本フローをご活用ください！
Q：スプレッドシートの特定のステータス変更のみを検知できますか？
A：
フローボットのオペレーション間に「分岐」アクションを活用することで可能です。
分岐を設定すれば、「ステータス列が完了になった行のみ」などの条件で連携対象を絞り込み、その後のフローを変更できます。
※分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：スプレッドシート追加後、どのくらいで反映されますか？
A：
ステップ3で設定した「トリガーの起動間隔」の時間ごとにフローボットが起動します。
フローボットが起動してからGMOサインに情報が登録されるまでは数秒〜1分程度かかるので、少し待ってからご確認ください。
