2024/08/26
アプリ同士の連携方法

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携して、Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知する方法

r.suzuki

目次

日常的にGoogleアカウントを利用して、業務を行っている方も多いのではないでしょうか。
今回はGoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携させて、日々の業務効率をさらに向上させていきたいと思います。
このブログでは、Googleスプレッドシートの特定の日付のレコードを自動的にGoogle Chatに通知する方法をご紹介します。
プログラミングの知識がなくても、ノーコードツールを使って簡単に設定できる手順を詳しく解説します。
ぜひ参考にしてください!

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携するメリット

メリット1: タスク管理の効率化

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携すると、タスク管理の大幅な効率化が見込めます。
例えば、プロジェクトマネージャーはスプレッドシートにタスクの進捗状況を記録し、それを自動的にチーム全体に通知できます。
当日が締め切りのタスクなどに絞って通知を行えるので、行うべきタスクを漏らさず把握でき、プロジェクトの遅延を防ぐことができます。

メリット2: データのスムーズな共有

2つのアプリの連携によって、データの共有がスムーズになります。
特に営業チームやサポートチームなど、データのスムーズな共有が求められる場面でとても効果的です。
例えば、営業チームが日々入力しているスプレッドシートのデータをGoogle Chatで自動通知することで、チーム全体が最新の営業状況を把握できるようになります。
これにより、スピーディーな意思決定が可能となり、ビジネスのスピードの加速が見込めます。

YoomでGoogleスプレッドシートとGoogle Chatを連携

ただ、アプリの連携ってちょっと難しいイメージがありませんか。
一般的にプログラミング係の専門的な知識が必要だったり、設定に時間がかかることが多いです。
でも実は、<span class="mark-yellow">Yoomを利用すれば、簡単に、知識や経験がなくてもアプリの連携ができちゃいます!</span>
Yoomを利用するメリットをご紹介します!

わかりやすい設定手順

Yoomは直感的に操作できるデザインなので、初心者でもわかりやすく、簡単に設定ができます。
また、Yoomにはさまざまなテンプレートがあります。
テンプレートはコピーしてフローのベースとして活用できるので、フローを最初からすべて作らなくていいため、とても簡単に連携設定にチャレンジできます。

業務にあわせたカスタマイズ

連携フローはユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。
たくさん連携できるアプリがあるので、その企業や部門特有のフローの作成も可能です!

コスト削減

エンジニアに依頼する場合のコストや時間を削減できるため、企業全体のコスト効率が向上します。
Yoomの利用料金もフリープランから始められるので、コストパフォーマンスに優れています!

※Yoomについてもっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
初めてのYoom

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウント登録済みの方はログインしてください。

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規作成」をクリックして、2つ目のアプリを登録をします。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認をしてください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知する】というフローを作成します。
このテンプレートを使用すると、デバイス環境が異なる場所においても手動で通知する必要がなくなり、通知業務を手間なく行えます。
オフィス外にいてもGoogle Chatによる通知を自動化したいというユーザーに適したフローです。
また、該当するデータを「今日」に絞ることで、最新の進捗状況を漏らさず、チームに通知できるため、業務全体の効率化にもつながります。

ステップ3:GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートのアイコンをクリックしてコピーをします。
マイプロジェクトからコピーしたテンプレートをクリックして開きます。
2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルや詳細は変更可能です。
使用しやすいように変更してください。

3)「スケジュールトリガー 予定が指定してスケジュールになったら」をクリックします。

4)スケジュールを選択します。
今回は平日(営業日)に毎日通知したいので、月曜日から金曜日までを選択し、時刻を指定してから、「保存」をします。

5)フローに戻ったら、「データベースを操作する 複数のレコードを取得する(最大10件)」のアイコンをクリックします。

6)アクションは「複数のレコードを取得する(最大10件)」を選択して、「次へ」をクリックします。

「データベースの連携」の必須項目を入力します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はアプリ登録がされているので、候補から選択可能です。
テーブル範囲は該当する範囲を指定してください。
入力できたら「次へ」をクリックします。

7)「取得したいレコードの条件」を入力します。
今回はスケジュールトリガーで指定した日付のスプレッドシートを通知したいので、「日付」「等しい」となっているかを確認し、「テスト」をクリック、テストが成功したら「保存」します。

8)フローに戻ったら、「アプリと連携する スペースにメッセージを送信」のアイコンをクリックします。

9)アクションは「スペースにメッセージを送信」を選択して、「次へ」をクリックします。

10)必須項目を入力します。
メッセージ内容は先に連携したスプレッドシートのアウトプット情報を引用しながら作成可能なので、必要に応じて引用してください。
そのほか必須項目について、わからない場合はこちらを参考にしてください。
Google Chatでスペースにメッセージを送る方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

11)これで【Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

12)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

まとめ

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携すると該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知できるようになりました!
自動化によって、手動で通知する必要がなくなり、通知業務を手間なく行えます。
オフィス外にいてもGoogle Chatによる通知を自動化でき、該当するデータを「今日」に絞ることで、最新の進捗状況を漏らさずチームに通知できます。
これによって、業務全体の大幅な効率化向上が見込めます!
Yoomを使えば、プログラミング不要で簡単にアプリ連携ができるので、このブログを参考に、アプリ連携が初めてな方も、ぜひ自社の業務効率化にチャレンジしてください!

この記事を書いた人
r.suzuki
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
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