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「毎日決まった時間にチームへリマインドを送るのが面倒…」
「Google スプレッドシートで管理しているタスクの期限が来たら、自動で通知できないかな…」
このように、Google Chatを使った定期的な連絡やリマインド業務を手作業で行うことに、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">指定日時のGoogle Chatへのリマインド通知を自動化</span>できれば、煩雑な作業を減らせる可能性があると思いませんか？
Yoomの自動化フローボットを活用することで、通知漏れなどのミスの防止や業務の停滞が最小限に抑えられるようになって、安心して作業に集中できるようになりそうです！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの情報を基にGoogle Chatへ自動で通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの情報を活用して、Google Chatに時間指定で通知を送る自動化の具体的な例をテンプレートでご紹介します。
定期的な報告やリマインド業務を効率化し、通知漏れなどのヒューマンエラーの防止が期待できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">設定したスケジュールを起点としてGoogle スプレッドシートから特定の日付や条件に合致する情報を取得し、Google Chatに自動で通知する</span>テンプレートです。
定期的なリマインドや報告業務の手間を削減し、通知漏れを抑制します！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートへの情報追加・更新をきっかけに、その内容をGoogle Chatに素早く通知する</span>フローボットです。
タスクの追加やステータスの変更などを関係者へ迅速に共有できます！
ここから、Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得し、毎日決まった時間にGoogle Chatへ通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して、ノーコードで設定を行います。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットの作成が進められます。
まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきましょう。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは、1つ目のGoogle スプレッドシートが接続できました。
次に、Google Chatを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGoogle Chatのアプリアイコンを検索し、クリックします。
こちらの記事を参考に、「Client ID」と「Client Secret」の情報を取得しましょう。
取得後、「Client ID」と「Client Secret」の情報を入力し、［登録する］をクリックします。
これでGoogle Chat（OAuth）の接続は完了です。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceをご利用の場合のみ可能です。
詳細はこちらのページを参照ください。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されるので、トリガーとなる「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
ここでは、指定したスケジュールでフローボットを起動するように設定を行います。
今回は例として、『毎週の月〜金、9時になったら稼働する』という設定にしていますが、チェックをつけ外ししたり、時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせてカスタムしてください。
スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
より詳細に指定したい際には、実行頻度を細かく調整できるCron設定がおすすめです。
Cronの記述ルールにしたがって入力することで、「05:12に実行」や「10分おきに実行」と設定することもできます。
Cronの記述方法はこちらを参考にしましょう。
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
次に、2つ目の「複数のレコードを取得する（最大10件）」をクリックします。
次の画面で、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
※情報が表示されない場合は、「+連携アカウントを追加」をクリックして登録をお願いします。
下にスクロールして、データベースの連携で各項目を設定します。
情報を入力した後、[次へ]をクリックします。
■データベース操作の詳細設定
取得したいレコードの条件を任意で設定しましょう。
今回は、Google スプレッドシート内の日付と今日の日付が等しいことを条件に設定します。左側の入力ボックスでは、今回のフローに合わせて事前作成した、Google スプレッドシート内の日付を選択します。
右側の入力ボックスで、【日付】の中から今日を選択し、今回はデータベース上の形式と同じ「yyyy-mm-dd」の形式を設定しましょう。
これで、指定した日にちの行のレコード情報を自動的に抽出できるようになります。
テストでエラーが出なければ、『保存する』をクリックしてください。
この時に、レコード情報がアウトプットとして取得されているかも確認してくださいね。（以下はテスト成功画面の一例です。）アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。
そのため、Google Chatへの通知メッセージを設定する際、ここで取得した値をそのまま引用可能です。
最後に、「メッセージを送信」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認して、「次へ」を押してください。
次の画面の「スペースのリソース名」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいた情報が表示されます。
対象スペースを選択しましょう。
「メッセージ内容」には、通知したい内容を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットも引用可能です。このようにアウトプットを引用することで、毎回異なる内容を通知できます。
なお、アウトプットを引用せず固定値を入力してしまうと、毎回同じ内容が通知されるのでご注意ください。
見やすいように固定のテキストや「：」などの記号を使って構成してみてくださいね。
テストを行い、エラーが出なければ、『保存する』をクリックします。
この時に、指定したスペースに実際に通知が届いているかも確認しましょう！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートとGoogle Chatを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
情報の追加・更新をトリガーにして、別ツールに情報をそのまま反映できます。
OCR（データ読み取り機能）を活用することで、正確性の高い情報を管理できるようになるかもしれません。
投稿内容をもとに別ツール上の情報を更新したり、異なるコミュニケーションツールに同じ内容を送付することも可能です。
さらに、要約結果を関係者に通知できるため、情報共有プロセスの効率化が見込めます。
Google スプレッドシートの情報をGoogle Chatへ通知する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定期的なリマインドや報告業務の手間をなくすことができそうです。</span>
また、ヒューマンエラーによる通知漏れを防ぐことにもつながるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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