Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとGoogle Chatの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウント登録済みの方はログインしてください。

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規作成」をクリックして、2つ目のアプリを登録をします。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認をしてください。

ステップ2: テンプレートのコピー

今回は、【Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知する】というフローを作成します。
このテンプレートを使用すると、デバイス環境が異なる場所においても手動で通知する必要がなくなり、通知業務を手間なく行えます。
オフィス外にいてもGoogle Chatによる通知を自動化したいというユーザーに適したフローです。
また、該当するデータを「今日」に絞ることで、最新の進捗状況を漏らさず、チームに通知できるため、業務全体の効率化にもつながります。

それでは、テンプレートをコピーしましょう！

ステップ3:GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携フローの設定

1)マイプロジェクトからコピーしたテンプレートをクリックして開きます。‍

2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルや詳細は変更可能です。
使用しやすいように変更してください。

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3)「スケジュールトリガー　予定が指定してスケジュールになったら」をクリックします。

4)スケジュールを選択します。
今回は平日（営業日）に毎日通知したいので、月曜日から金曜日までを選択し、時刻を指定してから、「保存」をします。

5)フローに戻ったら、「データベースを操作する　複数のレコードを取得する（最大10件）」のアイコンをクリックします。

6)アクションは「複数のレコードを取得する（最大10件）」を選択して、「次へ」をクリックします。

「データベースの連携」の必須項目を入力します。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名はアプリ登録がされているので、候補から選択可能です。
テーブル範囲は該当する範囲を指定してください。
入力できたら「次へ」をクリックします。

‍7)「取得したいレコードの条件」を入力します。
今回はスケジュールトリガーで指定した日付のスプレッドシートを通知したいので、「日付」「等しい」となっているかを確認し、「テスト」をクリック、テストが成功したら「保存」します。

8)フローに戻ったら、「アプリと連携する　スペースにメッセージを送信」のアイコンをクリックします。

9)アクションは「スペースにメッセージを送信」を選択して、「次へ」をクリックします。

10)必須項目を入力します。
メッセージ内容は先に連携したGoogle スプレッドシートのアウトプット情報を引用しながら作成可能なので、必要に応じて引用してください。
そのほか必須項目について、わからない場合はこちらを参考にしてください。
‍Google Chatでスペースにメッセージを送る方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

‍11)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

これで【Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知する】というフローの完成です。

お疲れ様でした！

Google スプレッドシートやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやGoogle ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとGoogle Chatのその他の自動化例

履歴書をAIで読み取った後に情報を格納しGoogle Chatに通知したり、Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知することができます。
さらに、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取ってからGoogle スプレッドシートに格納して通知を送ることも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

指定のスケジュールになったら、情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する

指定のスケジュールになると情報を取得してGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローボットです。
Google スプレッドシートへの追加作業が自動化されることで、手動による転記ミスや転記漏れを防止できるはずです。

予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

予定が登録されると自動でGoogle スプレッドシートに登録情報を自動で追加できるため、手動作業を効率化できるはずです。

Google スプレッドシートで行が追加・更新されたら、メールで通知する

Yoomのメール機能を連携することにより、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーの防止が可能になるかもしれません。

Google Chatを活用した自動化例

レポートを取得してGoogle Chatに通知する

毎日指定の時間にレポート情報を取得して、自動的にGoogle Chatに通知するフローです。

情報が追加されたら、Google Chatに通知する

新規の情報が登録されたら、Google Chatに通知するため、後続作業をスムーズに行えるようになるはずです。

Google スプレッドシートとGoogle Chatを連携するメリット

メリット1: タスク管理の効率化

Google スプレッドシートとGoogle Chatを連携すると、タスク管理の大幅な効率化が見込めます。
例えば、プロジェクトマネージャーはスプレッドシートにタスクの進捗状況を記録し、それを自動的にチーム全体に通知することも可能になるでしょう。
当日が締め切りのタスクなどに絞って通知を行えるので、行うべきタスクを漏らさず把握でき、プロジェクトの遅延を防ぐことにもつながります。

メリット2: データのスムーズな共有

2つのアプリの連携によって、データの共有がスムーズになることが予想されます。
特に営業チームやサポートチームなど、データのスムーズな共有が求められる場面でとても効果的です！
例えば、営業チームが日々入力しているスプレッドシートのデータをGoogle Chatで自動通知することで、チーム全体が最新の営業状況を把握できるようになるでしょう。
これにより、スピーディーな意思決定が可能となり、ビジネスのスピードの加速が見込めます。

まとめ

GoogleスプレッドシートとGoogle Chatの連携すると該当するレコードを取得して毎日一括でGoogle Chatに通知できるようになりました！
自動化によって、手動で通知する必要がなくなり、通知業務を手間なく行えます。
オフィス外にいてもGoogle Chatによる通知を自動化でき、該当するデータを「今日」に絞ることで、最新の進捗状況を漏らさずチームに通知できるようになるでしょう。
結果、業務全体の大幅な効率化向上が見込めます！
Yoomを使えば、プログラミング不要で簡単にアプリ連携ができるので、このブログを参考に、アプリ連携が初めてな方も、ぜひ自社の業務効率化にチャレンジしてください！