Google スプレッドシートに追加された情報でGoogle Meetで会議スペースを作成する方法

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとGoogle Meetの連携フローの作り方

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する」というテンプレートの設定方法を紹介していきます。

このテンプレートは、大きく分けて下記のプロセスで作成していきます。

• Google スプレッドシートとGoogle Meetをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後に続くオペレーションの設定
• トリガーボタンをONにして連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Google スプレッドシートとGoogle Meetをマイアプリ連携

初めにGoogle スプレッドシートとGoogle Meetをマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うと、フローの設定がスムーズになります。

今回はどちらもGoogleのアプリなので、連携方法はほとんど同じなんです。
連携させたいGoogleアカウントを用意して、下記の手順で連携してみてください！

はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

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次に検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
Google Meetの連携する際は検索窓にGoogle Meetと入力し、候補から「Google Meet」を選択してください。

「Sign in with Google」をクリックし、以下のように連携に使用するGoogleアカウントを選択し認証していきます。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとGoogle Meetが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、下記のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

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以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にGoogle スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら

使用するGoogle スプレッドシートの設定も行っていきましょう。
設定項目はご自身の使い勝手に合わせて設定を行ってくださいね。

使用するGoogleスプレッドシートをもとに、トリガーアクションの設定を行っていきます。
Yoomの画面に戻って、以下の設定方法を確認してください。

スクロールし、以下の設定を行ってください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため注意してください。
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はE
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定してください。
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列を設定しましょう。
  値が重複した場合正しく動かない場合があるので、注意してください。
  画像の様にフローボット起動のためのユニークキーとする番号を設定するとわかりやすいです。

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

Google スプレッドシートをアプリトリガーとして設定する際の、テスト時の挙動については、こちらのページも事前に確認しましょう。

ステップ3：Google Meetで会議スペースを作成する、Google スプレッドシートを更新する、それぞれのアクションを設定

続いて、Google Meetの設定を行うため、「会議スペースを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google Meetと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→会議スペースを作成

次へ進むと以下のような画面になります。
「テスト」をクリックして成功すればOK。

「保存する」を押して最後のアクション「レコードを更新する」の設定を行いましょう！
このアクションではGoogle Meetで取得できた会議スペースの情報をGoogleスプレッドシートに登録を行います。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  ※ここで設定するのはトリガーアクションで使用したGoogle スプレッドシートと同様のアカウントを設定してください。
• 「トリガーアクション」→レコードを更新する

設定できたら下へスクロールし、Google スプレッドシートの設定を行います。

• 「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
• 「テーブル範囲)」→今回の場合はA1:D30
  ※トリガーアクションで設定した「テーブルの範囲（始まり）」と「テーブルの範囲（終わり）」に合わせて設定してください。

設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
以下の設定方法の箇所を確認したら、スクロースして「①更新したいレコードの条件」へ進みます。

まずは更新したいレコードの条件を設定していきます。
今回はGoogle スプレッドシート上にユニークキーを設定していたので、「ユニークキー」が「等しい」ことを条件にします。
更新したいのはトリガーアクションで追加されたレコードなので、「行が追加されたら」で取得できた「ユニークキー」のアウトプットを入力します。
※アウトプットについてはこちらをご覧ください。

次にどの値を更新するのかを設定していきます。
「更新後のレコードの値」でシートから取得した項目名の一覧が出力されるので、こちらから更新したい項目を選択して、アウトプットを追加します。
今回は「取得した会議URL」と「取得した会議コード」の２つを追加しました。

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4：Google スプレッドシートとGoogle Meetの連携の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

設定お疲れ様でした！

Google スプレッドシートやGoogle Meetを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやGoogle MeetのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートを活用した自動化例

予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

予定が登録されると自動でGoogle スプレッドシートに登録情報を自動で追加できるため、手動作業の効率化が図れます。

Googleスプレッドシートで行が更新されたら通知する

自動的に通知を出すことで更新情報を迅速に把握できるため、情報の透明性を担保しながら作業を進められるでしょう。

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課題や案件が登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する

Google スプレッドシートへの情報追加を自動化することで、共有資料の作成の手間を削減できる可能性があります。

Google Meetを活用した自動化例

Google Meetで会議が終了したら通知する

会議の終了をコミュニケーションツールから確認できるようになるため、会議終了のタイミングを確認する必要がなくなるかもしれません。

Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録を追加する

議事録作成の手間を省くことができ、会議内容の振り返りや次のアクションに集中する時間を増やせるはずです。

特定の情報を受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

特定の条件に合致した投稿から会議が作成されるため、会議開始までのフローを統一できます。

Google スプレッドシートとGoogle Meetを連携するメリット

メリット1: 作業効率化による時間の節約

Yoomの連携を導入することで、Google スプレッドシートの新しい行を検知して自動でGoogle Meetの会議スペースが生成されます。
手動で会議リンクを作成する手間が省けそうですね！
特に大量のタスクを抱えている時やプロジェクト進行中に会議スペースを手動で作成しなければならないのは、手間がかかる上に他の業務の手を止めることになりかねません。
例えば、顧客データをGoogle スプレッドシートに追加するとすぐに会議リンクが生成されるので、作業時間が縮小し、会議に向けた準備に注力することができるかもしれません。

メリット2: 遅延リスクの軽減

Google スプレッドシートとGoogle Meetを連携することで、ヒューマンエラーによるミーティング設定の遅れによるプロジェクト進行の遅延リスクを軽減できるはずです。
例えば、手作業で会議スペースを設定している場合、作成し忘れてしまうことや作成した会議スペースがどのミーティングのためだったか混乱してしまうことがありませんか？
この連携を使用することで、人的なミスを回避して正確な会議スペースの設定ができ、プロジェクト進行に影響するリスクの発生を最小限に抑えることにもつながります。
会議設定の手間がなくなることで、スムーズに状況共有が行える環境を整備できそうです。

メリット3: スケジュールの一元管理

会議のスケジュール確認のために、わざわざカレンダーを開いて予定を確認するのは手間ですよね...
会議の直前になって、会議スペースのURLが見つけられない、なんて慌てることもあるかもしれません。
この連携によって、Google スプレッドシートでの確認だけでスムーズに会議情報を確認できるようになるでしょう。
具体例として、自動化フローボットの導入でGoogle スプレッドシートの共有シートで会議タイトルや日程、そして自動生成したGoogle Meetの情報を管理する体制が実現します！
会議に関する情報の一元管理を行うことができ、チームメンバーの情報アクセス性を高めることにつながるかもしれません。

まとめ

今回紹介したGoogle スプレッドシートとGoogle Meetの連携で実行する会議スペースの自動作成によって、業務効率を向上させことが期待できます。
今まで手動で行なっていた会議スペースの作成の手間を省くことで、ビジネスのスピードアップにもつながるでしょう。
特にリモートワークをしている方や多数の拠点を持つ企業にとって、Google Meetを使用する機会は多いと思うので、有効な連携になるかもしれません。

ぜひこの機会に、このテンプレートを活用して、業務の効率化を図ってみてください！