Google スプレッドシートに追加された情報でGoogle Meetで会議スペースを作成する方法

オンライン会議が主流になっている昨今。
場所を問わずに意見の交換やミーティングが行えるのはとても便利ですが、手動での会議設定は手間がかかってしまいますよね。

もしもGoogle Meetでの会議スペースの発行を自動化できたら、効率的な会議管理が実現できると考えられませんか？

この記事では、Google スプレッドシートでの行の追加をトリガーに自動でGoogle Meetの会議スペースが作成される方法を紹介します。
このフローの導入で手作業の手間を省略できる可能性があるため、会議に必要な準備や情報収集にかける時間が増やせるかもしれません！

紹介する記事を参考に、コア業務に集中できる環境を手に入れましょう！

こんな方におすすめ

• Google スプレッドシートとGoogle Meetのそれぞれを業務に使用している方
• Google スプレッドシートを使用してプロジェクト管理やデータ共有を行うチーム
• 効率的にリモートワークや多拠点展開におけるチーム連携を行いたい管理者
• 会議の設定やリンク作成の手間を省いてコア業務に集中できる環境作りをしたい方
• 自動化によって業務効率化を促進したいと考えている方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する

試してみる

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Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。

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[Yoomとは]

Google スプレッドシートとGoogle Meetの連携フローの作り方

今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する」というテンプレートの設定方法を紹介していきます。

このテンプレートは、大きく分けて下記のプロセスで作成していきます。

• Google スプレッドシートとGoogle Meetをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後に続くオペレーションの設定
• トリガーボタンをONにして連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Google スプレッドシートとGoogle Meetをマイアプリ連携

初めにGoogle スプレッドシートとGoogle Meetをマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うと、フローの設定がスムーズになります。

今回はどちらもGoogleのアプリなので、連携方法はほとんど同じなんです。
連携させたいGoogleアカウントを用意して、下記の手順で連携してみてください！

はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
Google Meetの連携する際は検索窓にGoogle Meetと入力し、候補から「Google Meet」を選択してください。

「Sign in with Google」をクリックし、以下のように連携に使用するGoogleアカウントを選択し認証していきます。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとGoogle Meetが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、下記のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する

試してみる

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Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。

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以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にGoogle スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら

使用するGoogle スプレッドシートの設定も行っていきましょう。
設定項目はご自身の使い勝手に合わせて設定を行ってくださいね。

使用するGoogleスプレッドシートをもとに、トリガーアクションの設定を行っていきます。
Yoomの画面に戻って、以下の設定方法を確認してください。

スクロールし、以下の設定を行ってください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため注意してください。
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はE
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定してください。
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列を設定しましょう。
  値が重複した場合正しく動かない場合があるので、注意してください。
  画像の様にフローボット起動のためのユニークキーとする番号を設定するとわかりやすいです。

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

Google スプレッドシートをアプリトリガーとして設定する際の、テスト時の挙動については、こちらのページも事前に確認しましょう。

ステップ3：Google Meetで会議スペースを作成する、Google スプレッドシートを更新する、それぞれのアクションを設定

続いて、Google Meetの設定を行うため、「会議スペースを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google Meetと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→会議スペースを作成

次へ進むと以下のような画面になります。
「テスト」をクリックして成功すればOK。

「保存する」を押して最後のアクション「レコードを更新する」の設定を行いましょう！
このアクションではGoogle Meetで取得できた会議スペースの情報をGoogleスプレッドシートに登録を行います。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  ※ここで設定するのはトリガーアクションで使用したGoogle スプレッドシートと同様のアカウントを設定してください。
• 「トリガーアクション」→レコードを更新する

設定できたら下へスクロールし、Google スプレッドシートの設定を行います。

• 「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
• 「テーブル範囲)」→今回の場合はA1:D30
  ※トリガーアクションで設定した「テーブルの範囲（始まり）」と「テーブルの範囲（終わり）」に合わせて設定してください。

設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
以下の設定方法の箇所を確認したら、スクロースして「①更新したいレコードの条件」へ進みます。

まずは更新したいレコードの条件を設定していきます。
今回はGoogle スプレッドシート上にユニークキーを設定していたので、「ユニークキー」が「等しい」ことを条件にします。
更新したいのはトリガーアクションで追加されたレコードなので、「行が追加されたら」で取得できた「ユニークキー」のアウトプットを入力します。
※アウトプットについてはこちらをご覧ください。

次にどの値を更新するのかを設定していきます。
「更新後のレコードの値」でシートから取得した項目名の一覧が出力されるので、こちらから更新したい項目を選択して、アウトプットを追加します。
今回は「取得した会議URL」と「取得した会議コード」の２つを追加しました。

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4：Google スプレッドシートとGoogle Meetの連携の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

設定お疲れ様でした！

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する

試してみる

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Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。

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Google スプレッドシートやGoogle Meetを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやGoogle MeetのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートを活用した自動化例

予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

予定が登録されると自動でGoogle スプレッドシートに登録情報を自動で追加できるため、手動作業の効率化が図れます。

TimeRexで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

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TimeRexで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、予定管理を効率化します。
Googleカレンダーの情報をデータとして管理できるので過去の履歴を検索しやすくなります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理をしている方
・日々の予定を把握し、スプレッドシートで管理したい方
・チームでスケジュールを共有し、スピーディに対応したいと考えている方
・定期的にGoogleカレンダーの情報をスプレッドシートに反映させたい方
・手動でのデータ転記に手間を感じている方
・予定の見逃しや入力ミスを防ぎ、効率的にスケジュールを管理したい方

■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Calendlyで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

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Calendlyで予定が登録されたらGoogleスプレッドシートにレコードを追加するフローです。

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Googleスプレッドシートで行が更新されたら通知する

自動的に通知を出すことで更新情報を迅速に把握できるため、情報の透明性を担保しながら作業を進められるでしょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたらDiscordに通知する

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Googleスプレッドシートで行が更新されたらDiscordに通知するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する

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Googleスプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する

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Google スプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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課題や案件が登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する

Google スプレッドシートへの情報追加を自動化することで、共有資料の作成の手間を削減できる可能性があります。

Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する

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Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。

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Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

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Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する

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Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。

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Google Meetを活用した自動化例

Google Meetで会議が終了したら通知する

会議の終了をコミュニケーションツールから確認できるようになるため、会議終了のタイミングを確認する必要がなくなるかもしれません。

Google Meetで会議が終了したらSlackに通知する

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Google Meetで会議が終了したらSlackに通知するフローです。

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Google Meetで会議が終了したらMicrosoft Teamsに通知する

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Google Meetで会議が終了したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Google Meetで会議が終了したらGoogle Chatに通知する

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■概要
オンライン会議が増える中で、会議が終了するたびに関係者へ議事録の提出依頼や次のアクションを共有する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、指定したGoogle Chatのスペースやメンバーに自動でメッセージを送信できます。
会議後の定型的な連絡作業を自動化し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議後、関係者への連絡を手作業で行っている方
・会議の終了報告や議事録作成依頼などの連絡漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
・Google MeetとGoogle Chatを連携させ、業務の効率化を図りたいと考えている方

■注意事項
・Google Meet、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録を追加する

議事録作成の手間を省くことができ、会議内容の振り返りや次のアクションに集中する時間を増やせるはずです。

Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加する

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■概要
Google Meetでの会議後、議事録をGoogleドキュメントへ手作業でまとめる作業に、手間や時間を取られていませんか。
このワークフローは、Google Meetでの会議が終了すると、録画された音声データからAIが自動で文字起こしを行い、要約したテキストを指定のGoogleドキュメントに追記します。
手作業による転記の手間や記載漏れのリスクをなくし、議事録作成業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで頻繁に会議を行い、Googleドキュメントへの議事録作成に手間を感じている方
・会議の文字起こしを手作業で行っており、時間短縮や精度向上を目指している担当者の方
・チーム内での迅速な情報共有を実現し、プロジェクトの進行を円滑にしたいと考えている方

■注意事項
・Google Meet、Google Meet、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Meetで会議終了後、音声文字起こししてGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
オンライン会議後の議事録作成は、重要な業務でありながらも、録画データの文字起こしや内容の転記に多くの時間を要する作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、録画データを自動で文字起こしし、その結果をGoogle スプレッドシートに記録できます。議事録作成の手間を省き、コア業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数に課題を感じている方
・会議内容の記録や共有を効率化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
・手作業での文字起こしによる抜け漏れを防ぎ、正確な議事録を残したい担当者の方

■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれをYoomに連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する

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■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
・Notionで議事録を管理しており、情報の転記作業の手間を省きたい方
・会議内容の記録や共有の精度とスピードを高めたいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項‍
・Googleスプレッドシート、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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特定の情報を受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

特定の条件に合致した投稿から会議が作成されるため、会議開始までのフローを統一できます。

Slackで特定条件のメッセージが投稿されたらGoogle Meetを作成する

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■概要
「Slackで特定条件のメッセージが投稿されたらGoogle Meetを作成する」フローボットは、チームのコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
Yoomを活用して、Slackで設定した特定の条件に合致するメッセージを自動で検出し、その場でGoogle Meetの会議を自動生成します。
この自動化により、会議設定の手間を省き、迅速なミーティング開始が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に利用しているチームリーダーやメンバー
・Google Meetを頻繁に活用して会議を行うビジネスプロフェッショナル
・Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したい管理者
・ミーティングの開始を迅速化し、業務の効率化を図りたい経営者の方

■注意事項
・Slack、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

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■概要
特定のラベルが付いたGmailのメールを受信すると、Google Meetで自動的に会議スペースを作成するワークフローです。
これにより、重要なメールに迅速に対応し、会議設定の手間を省くことで業務効率を向上させます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Meetを連携して業務を自動化したい方
・メール受信時に即座に会議を設定する必要があるビジネスパーソン
・ラベル管理を活用して効率的に会議を運営したいチームリーダー
・RPAや自動化ワークフローを導入して作業の手間を減らしたいIT担当者
・メール内容に基づいて迅速に会議スペースを作成し、対応速度を上げたい経営者

■注意事項
・GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。

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Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

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■概要
Outlookで特定の件名が付いたメールを受信すると、自動的にGoogle Meetで会議スペースが発行される業務ワークフローです。
メール管理とGoogle Meetの書き込み機能を連携させることで、会議設定の手間を省き、迅速なミーティング開始が可能になります。
Yoomを活用したこのワークフローは、日常業務の効率化をサポートし、チームの生産性向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookでメールの件名管理を行い、業務を自動化したいビジネスユーザーの方
・Google Meetを頻繁に利用し、会議スペースの設定を効率化したい方
・RPAやAPI連携を活用して業務フローを最適化したいIT担当者の方
・メールをトリガーに自動で会議を設定し、手間を削減したいチームリーダーの方
・業務プロセスの標準化とエラー防止に取り組みたい企業の管理者の方

■注意事項
・OutlookとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google スプレッドシートとGoogle Meetを連携するメリット

メリット1: 作業効率化による時間の節約

Yoomの連携を導入することで、Google スプレッドシートの新しい行を検知して自動でGoogle Meetの会議スペースが生成されます。
手動で会議リンクを作成する手間が省けそうですね！
特に大量のタスクを抱えている時やプロジェクト進行中に会議スペースを手動で作成しなければならないのは、手間がかかる上に他の業務の手を止めることになりかねません。
例えば、顧客データをGoogle スプレッドシートに追加するとすぐに会議リンクが生成されるので、作業時間が縮小し、会議に向けた準備に注力することができるかもしれません。

メリット2: 遅延リスクの軽減

Google スプレッドシートとGoogle Meetを連携することで、ヒューマンエラーによるミーティング設定の遅れによるプロジェクト進行の遅延リスクを軽減できるはずです。
例えば、手作業で会議スペースを設定している場合、作成し忘れてしまうことや作成した会議スペースがどのミーティングのためだったか混乱してしまうことがありませんか？
この連携を使用することで、人的なミスを回避して正確な会議スペースの設定ができ、プロジェクト進行に影響するリスクの発生を最小限に抑えることにもつながります。
会議設定の手間がなくなることで、スムーズに状況共有が行える環境を整備できそうです。

メリット3: スケジュールの一元管理

会議のスケジュール確認のために、わざわざカレンダーを開いて予定を確認するのは手間ですよね...
会議の直前になって、会議スペースのURLが見つけられない、なんて慌てることもあるかもしれません。
この連携によって、Google スプレッドシートでの確認だけでスムーズに会議情報を確認できるようになるでしょう。
具体例として、自動化フローボットの導入でGoogle スプレッドシートの共有シートで会議タイトルや日程、そして自動生成したGoogle Meetの情報を管理する体制が実現します！
会議に関する情報の一元管理を行うことができ、チームメンバーの情報アクセス性を高めることにつながるかもしれません。

まとめ

今回紹介したGoogle スプレッドシートとGoogle Meetの連携で実行する会議スペースの自動作成によって、業務効率を向上させことが期待できます。
今まで手動で行なっていた会議スペースの作成の手間を省くことで、ビジネスのスピードアップにもつながるでしょう。
特にリモートワークをしている方や多数の拠点を持つ企業にとって、Google Meetを使用する機会は多いと思うので、有効な連携になるかもしれません。

ぜひこの機会に、このテンプレートを活用して、業務の効率化を図ってみてください！