Google スプレッドシートとGoogle Meetを連携して、Google スプレッドシートに追加された情報でGoogle Meetで会議スペースを作成する方法

このテンプレートは、大きく分けて下記のプロセスで作成していきます。

・Google スプレッドシートとGoogle Meetをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後に続くオペレーションの設定
・トリガーボタンをONにして連携動作を確認

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ステップ1：Google スプレッドシートとGoogle Meetをマイアプリ連携

初めにGoogle スプレッドシートとGoogle Meetをマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うと、フローの設定がスムーズになります。

今回はどちらもGoogleのアプリなので、連携方法はほとんど同じなんです。
連携させたいGoogleアカウントを用意して、下記の手順で連携してみてください！

はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

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次に検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
Google Meetの連携する際は検索窓にGoogle Meetと入力し、候補から「Google Meet」を選択してください。

「Sign in with Google」をクリックし、以下のように連携に使用するGoogleアカウントを選択し認証していきます。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとGoogle Meetが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、下記のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

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以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にGoogle スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら

使用するGoogle スプレッドシートの設定も行っていきましょう。
設定項目はご自身の使い勝手に合わせて設定を行ってくださいね。

使用するGoogleスプレッドシートをもとに、トリガーアクションの設定を行っていきます。
Yoomの画面に戻って、以下の設定方法を確認してください。

スクロールし、以下の設定を行ってください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため注意してください。
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はE
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定してください。
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列を設定しましょう。
  値が重複した場合正しく動かない場合があるので、注意してください。
  画像の様にフローボット起動のためのユニークキーとする番号を設定するとわかりやすいです。

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ3：Google Meetで会議スペースを作成する、Google スプレッドシートを更新する、それぞれのアクションを設定

続いて、Google Meetの設定を行うため、「会議スペースを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google Meetと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→会議スペースを作成

次へ進むと以下のような画面になります。
「テスト」をクリックして成功すればOK。

「保存する」を押して最後のアクション「レコードを更新する」の設定を行いましょう！
このアクションではGoogle Meetで取得できた会議スペースの情報をGoogleスプレッドシートに登録を行います。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  ※ここで設定するのはトリガーアクションで使用したGoogle スプレッドシートと同様のアカウントを設定してください。
• 「トリガーアクション」→レコードを更新する

設定できたら下へスクロールし、Google スプレッドシートの設定を行います。

• 「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択もしくは説明文を確認して入力
• 「テーブル範囲)」→今回の場合はA1:D30
  ※トリガーアクションで設定した「テーブルの範囲（始まり）」と「テーブルの範囲（終わり）」に合わせて設定してください。

設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
以下の設定方法の箇所を確認したら、スクロースして「①更新したいレコードの条件」へ進みます。

まずは更新したいレコードの条件を設定していきます。
今回はGoogle スプレッドシート上にユニークキーを設定していたので、「ユニークキー」が「等しい」ことを条件にします。
更新したいのはトリガーアクションで追加されたレコードなので、「行が追加されたら」で取得できた「ユニークキー」のアウトプットを入力します。
※アウトプットについてはこちらをご覧ください。

次にどの値を更新するのかを設定していきます。
「更新後のレコードの値」でシートから取得した項目名の一覧が出力されるので、こちらから更新したい項目を選択して、アウトプットを追加します。
今回は「取得した会議URL」と「取得した会議コード」の２つを追加しました。

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4：Google スプレッドシートとGoogle Meetの連携の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

設定お疲れ様でした！

Google スプレッドシート・Google Meetを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.初めに紹介するのは、Google スプレッドシートに登録された予定をGoogle カレンダーにも登録するフローボットです。

カレンダーへの予定の登録を自動化することができます。チームで共有しているカレンダーに予定が登録できると、スケジュール管理がスムーズになりそうです！

2.次に紹介するのは、Google スプレッドシートに追加された情報でHubSpotにコンタクトを作成するフローボットです。

Google スプレッドシートとHubSpot両方でコンタクト情報の登録を行っている方は繰り返し手入力していた手間を省くのに活用できそうですね。

3.最後に紹介するのは、Chatworkに投稿されたメッセージの内容をAIで必要な項目を抽出した上で必要な項目をGoogle スプレッドシートに登録するフローボットです。

共有シートを確認すれば、欲しい情報にすぐアクセスでき、業務進行がスムーズに行えます。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。

まとめ

今回紹介したGoogle スプレッドシートとGoogle Meetの連携で実行する会議スペースの自動作成によって、業務効率を向上させことが期待できます。今まで手動で行なっていた会議スペースの作成の手間を省くことで、ビジネスのスピードアップにもつながるでしょう。特にリモートワークをしている方や多数の拠点を持つ企業にとって、Google Meetを使用する機会は多いと思うので、有効な連携になるかもしれません。

ぜひこの機会に、このテンプレートを活用して、業務の効率化を図ってみてください。