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バックオフィス担当者の中には、新入社員にGoogleアカウントを発行するといった業務を行っている方もいると思います。
この作業、手間だと感じたことはないでしょうか？
特に毎月新しいメンバーが入社するような会社では、アカウント発行にも時間がかかりますよね。
そんなときに、本記事で解説する自動連携を実施すれば、Google Workspaceへのアカウント発行の手間を軽減できます！
もしよければ、以下で解説する手順を参考にして、Yoomで自動連携を試してみてください！
Google Workspaceで、新しくユーザーを追加する場合、通常手作業で対応する必要があります。
例えば、Googleスプレッドシートをメンバー管理の基幹データベースにしている場合、どちらのアプリにも入力が必要になり、二重の手間がかかってしまいます。
しかし、この連携を使えばGoogleスプレッドシートへのユーザー追加だけで、自動でGoogle Workspaceにも同じ情報が追加されるため、手作業の負担を軽減できます。
「Googleスプレッドシートの追加された情報をもとに、自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加できる」ということは、つまり、Googleスプレッドシートを確認するだけで、Google Workspaceに追加されたすべてのユーザー情報を確認できるということです。
これによって、ユーザー情報の一元管理が実現できるため、より簡単に情報管理をすることができます。
[Yoomとは]
では、実際にGoogleスプレッドシートとGoogleWorkspaceを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下のようになります。
Yoomでは、上記の2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも、簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう！
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
テンプレートをコピーしたら、まずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からGoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceのアプリを登録する必要があります。
※既に登録されている場合は「ステップ1:アプリトリガーの設定」へお進みください。
手順
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
GoogleスプレッドシートとGoogle Workspaceのアプリがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは最初の設定「行が追加されたら」をクリックしてください。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
他の項目は、変更不要なのでそのまま「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、GoogleスプレッドシートのIDと範囲の設定を行ってください。
特に「一意の値が入った列」は必ず一意の値がある列を設定してください。
列内で値が重複していると正しく動かない場合があります。
すべての項目の入力ができたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
テストが成功すると、指定したGoogleスプレッドシートの項目がアウトプットとして反映されます。
今回の場合、GoogleWorkspaceにユーザーを追加するためのフローなので、ユーザーを追加する際に最低限4つのユーザー情報が必要です。
そのため、下記画像のように「アドレス」「姓」「名」「パスワード」の4つの情報をGoogleスプレッドシート内にあらかじめ格納していただければと思います。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
続いて「新規ユーザーを追加」をクリックしてください。
最初のページでは、Googleスプレッドシート同様アカウント情報のみを確認して「次へ」を選択するだけです。
次のページでは、ユーザーを追加するための詳細を設定していきます。
「姓」「名」「デフォルトパスワード」「メールアドレス」の4つの項目はGoogleスプレッドシートからアウトプットされた情報をご活用ください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてMiroの設定は終了です。
全ての設定が完了すると、上記画像のようなポップアップが出ます。
トリガーをONにすると、フローが実行されます。
Yoomには、GoogleスプレッドシートとGoogleWorkspaceを使った多くの自動化事例があります。ここでは、代表的な例をいくつか紹介します。
1.Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■概要
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するので情報連携を迅速に行うことができます。
・Google Workspaceのユーザー情報の更新に関する通知が自動化されるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.SmartHRに従業員が登録されたらGoogleアカウントを発行するフローです。
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.Googleスプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成するフローです。
■概要
Google スプレッドシートで情報が追加されたらCallConnectで顧客情報を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
・顧客情報の管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
・共同編集でGoogle スプレッドシートを使用しているチーム
2.CallConnectを業務で活用している方
・Google スプレッドシートの情報をCallConnectに追加したいと考えている方
・CallConnectを活用している営業部門の方
■このテンプレートを使うメリット
CallConnectは、通話内容や録音データを顧客別に管理できるのがメリットです。
しかし、顧客情報を手動で都度登録するのは非効率的で時間がかかります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに追加された顧客情報をCallConnectに自動で追加することができます。
CallConnectへの登録がスピーディーに行えるため、手動による作業を削減し、業務の効率化を図ることができます。
また、顧客情報の追加後にコミュニケーションツールから特定のメンバーに通知を出すことで、顧客情報の共有をスムーズに行うことも可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、CallConnectのそれぞれとYoomを連携してください。
以上、GoogleスプレッドシートとGoogle WorkSpaceの連携手順でした！
Yoomはプログラミングの知識がなくても使えるため、簡単に連携設定ができます。
Googleスプレッドシートの行が追加されると連動して、Google Workspace上にユーザーが自動で追加されるので、手作業の負担を最小限に抑えられます。
この連携によって、ユーザーを追加する業務が短縮されるだけでなく、ユーザー情報の管理も簡単になることが期待できます。
ご興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録してお試しください！
■注意事項
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみ利用可能なアプリです。それ以外のプランでは実際にフローボットを起動させることができないのでご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うこともできます。無料トライアル中には今回のような制限対象のアプリを使用することができるので、ぜひお試しください。
