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プロジェクトを遂行していく上で、作業の種類、それに費やす時間などのチェックはとても重要と言えるでしょう。そのために欠かせないのがタスク管理ですが、つい後回しになってしまうことはありませんか？
そこで今回は、タスク管理が楽になる可能性があるアプリ連携を紹介します。連携するアプリはGoogle スプレッドシートとHarvestです。
手間をかけることなくタスクが作成でき、プロジェクトがスムーズに進むかもしれません。業務改善のためにも自動化の導入をご検討ください。
今回の2つのアプリを連携することで、Google スプレッドシートに新しい行を追加すると、Harvestにタスクが自動作成されます。これにより、効率の向上が見込めるでしょう。
例えば、これまで手動でタスクを作成していた場合、「タスクを作成するというタスク」そのものが発生している状態と言えます。これでは、仕事をスムーズに行うために必要なタスクの作成が面倒に感じてしまいかねないうえ、あまり効率的とは言えないのではないでしょうか。
しかしアプリ連携を行い自動化を導入すれば、タスク作成が簡略化されるため、タスク作成の効率向上となるはずです。
Google スプレッドシートの行に新しく追加されたデータを基にHarvestへタスクを自動で作成するため、タスクの作成漏れを防止できるかもしれません。
例えば、他の業務が立て込んでいてタスクの作成が後回しになってしまったことはありませんか？場合によっては、そのままタスクの作成を忘れてしまうことがあるかもしれません。
そこでアプリ連携を行い自動化を導入すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでタスクが追加されるため、作成漏れを回避できる可能性が高まります。
タスクの作成は定期的に行う定型業務と言えます。しかし、タスクの作成数が多い場合にはかなりの手間が生じてしまうのではないでしょうか。そのため、アプリ連携で二度手間を削減するのがおすすめです。
例えば、今まではGoogle スプレッドシートに行を追加した後、さらにHarvestにも同一の内容でタスクを作成するという作業を繰り返す必要がありました。
しかしタスクの作成を自動化することで、このような繰り返しの作業を削減することができるはずです。結果として二度手間を解消する手助けとなるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにタスクを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Google スプレッドシートに新しく追加された行のデータをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して取得します。
そして、HarvestのAPIを用いてこのデータを受け取り、新規タスクとして登録することが可能です。
さらに新規タスクを登録した際に発行されるタスクIDをGoogle スプレッドシートのAPIで受け取り、Google スプレッドシートに自動格納されます。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
5.Google スプレッドシートの用意
Harvestと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
この際に、必ず「タスク名」「タスクナンバー」「Task ID」の項目を作成しておきましょう
タスクナンバーは任意の数字を設定してください。
Task IDはGoogle スプレッドシートのデータを用いてHarvestにタスクを登録した後に追加されるデータとなります。
そのため、現時点では空欄で構いません。
1.検索する
Harvestのアイコンをクリックします。
2.サインインする
Harvestにサインインします。
Yoomとの連携許可画面に移行します。内容確認後、承認できたら緑色のボタンをクリックしてください。
3.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにタスクを作成する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。
Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、Harvestと連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。
6.テーブル範囲などの入力
テーブル範囲などを指定します。
今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Eとなります。
他と重複しない列はDのタスクNOとしました。
そのため、設定は画像のようになります。
7.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.アプリと連携する
Harvestのアイコンの「Create Task」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
必須項目の設定を行います。
Account IDのボックス内をクリックしてください。
Account IDが一覧表示されるため、クライアント情報を自動更新したいアカウントを選択して挿入してください。
次はNameの設定です。ボックスをクリックしてください。
赤枠の「行が追加されたら」を選択します。
連携したGoogle スプレッドシートに登録済みのデータが一覧表示されます。
その中からタスク名に等しいデータをクリックして挿入してください。
挿入できると画像のようになります。
その他にも登録したいデータがある場合は同じように挿入しましょう。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けて、Harvestにタスクを追加した際に作成されるタスクIDをGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
1.データベースを操作する
Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを更新する」をクリックします。
下へスクロールしましょう。
2.必須項目の設定
必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。
ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、先ほどStreakと連携したGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。
テーブル範囲に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
今回はA～Eまで使用しているため、画像のように設定しました。
入力できたら次へを押します。
3.更新したいレコードの条件
更新したいレコードの条件を設定していきます。
左のボックスをプルダウンから、他と重複しないデータとして設定したタスクナンバーを選択します。次に、右のボックスをクリックします。
Google スプレッドシートのアイコンを選択します。
Google スプレッドシートのデータの中から、他のデータと重複しないものとして設定した一意の値を取得します。
今回は一意の値をタスクNOとしたため、タスクNOを挿入しました。
この設定を行うことで、Google スプレッドシートに設定されている一意の値がHarvestの情報と紐づき、Harvestにタスクを追加した際に発行されるタスクIDをGoogle スプレッドシートに追加できるようになります。
これにより、新しく作成したタスクIDがGoogle スプレッドシートでも確認可能になり、どの行がHarvestのタスクとして追加されたのか把握しやすくなります。
4.更新後のレコードの値
次に、Google スプレッドシートのタスクNOの列にデータが追加されるように設定を行います。
まずはボックスをクリックしましょう。
Harvestのアイコンを選択します
Harvestのデータが一覧表示されます。
ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「Task ID」のため、Harvestのデータからは同じく「Task ID」を選びました。
4.テストの実行
データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにタスクを作成する
他にGoogle スプレッドシートとHarvestを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestのクライアント情報を更新する
大切な取引先のデータを常に最新の状態に保つためにも、自動化の導入がおすすめです。
2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにユーザーを作成する
ユーザーの登録も自動化しましょう。Google スプレッドシートで詳細なデータ管理をしているのなら、データを自動転記可能です。
3.Googleスプレッドシートで行が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
更新を素早く把握したい場合に便利です。Yoomでは様々なコミュニケーションツールとも連携することができます。
仕事をスムーズに進めていくためにもタスク管理は欠かせませんよね。そのため、Google スプレッドシートとHarvestの連携でタスク作成を簡易化すれば、日々の業務を効率的にこなしやすくなる可能性が高まるはずです。また、タスクの作成漏れが防ぎやすくなるかもしれません。
今回紹介したテンプレート以外にも、Yoomにはたくさんのフローボットがあります。日頃活用しているツールがある場合は、この機会にせひ自動化をお試しください。
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