Google スプレッドシートとHarvestを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらHarvestにユーザーを作成する方法

Google スプレッドシートは、インターネット環境があればどこでもアクセスできるクラウドベースの表計算ツールです。オフィスや自宅、外出先でも同じデータを簡単に確認・編集できるため、フレキシブルな働き方に対応できます。
しかし、Google スプレッドシートで従業員情報を管理している場合、従業員数が増えるたびにHarvestに新しいユーザーを作成するのは負担に感じる方も多いかもしれません。
本記事では、Google スプレッドシートとHarvestを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

Google スプレッドシートとHarvestを業務で使用しており、データ転記の効率化を目指している方
定型業務の自動化を進めて、付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
人事データやプロジェクト管理データを複数のツール間で連携したいと考えている企業の担当者

Google スプレッドシートとHarvestの連携のメリットと具体例

メリット1:人的ミスの削減

Google スプレッドシートで従業員情報やプロジェクトメンバー情報を管理し、Harvestで工数管理を行っている場合、ユーザー登録作業は頻繁に発生する業務の一つではないでしょうか。
特に、Google スプレッドシートに新しい情報が追加されるたびに、手動でHarvestにユーザーを作成するのは時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスのリスクも伴います。
入力件数が多い場合や、複数の担当者が作業を行う場合には、ヒューマンエラーが発生するリスクはさらに高まります。
自動化により、Google スプレッドシートに情報を追加するだけで、Harvestへのユーザー作成が自動的に行われるため、手動での転記作業が不要になります。
結果として、手動転記によるミスが削減され、正確なデータに基づいた分析や意思決定が可能になるでしょう。

メリット2:定型業務の負担を軽減

Google スプレッドシートで従業員やプロジェクトメンバーの情報を管理し、さらにHarvestで工数管理を行っている場合、データの転記作業は、担当者にとって大きな負担となり得ます。
特に、人事異動が重なる時期には、担当者の業務量が増える要因となります。
自動化を導入することで、Harvest上でも自動的にユーザーが作成されるようになり、従来は人事担当者が行っていたデータ反映作業が不要となり、採用活動や社員のスキルアップ支援といった、より重要な業務に時間を割くことが可能となるでしょう。
また、プロジェクトマネージャーにとっては、プロジェクト管理やチームメンバーへの支援に集中しやすくなります。
結果として、業務プロセスがよりスムーズになり、より付加価値の高い業務に専念できるようになるでしょう。

メリット3:情報管理に伴う手間の削減

複数のシステムに同じ情報を登録する場合、それぞれのシステムを個別に操作する必要があり、管理が煩雑になりがちです。
自動化を導入することで、このような情報管理の手間を削減できます。
例えば、自動でHarvestに情報が反映されるようになることで、プロジェクトマネージャーは、わざわざ他の部署にユーザー情報を確認する必要がなくなり、常に最新のメンバー情報を基に、業務を進められるようになります。
これにより、メンバーのアサイン業務が効率化され、プロジェクトの立ち上げや運営がよりスムーズに進むことが期待できます。
結果として、特に人事部やプロジェクトマネージャーの情報管理に関わる手間を削減できるようになるでしょう。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、【Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにユーザーを作成する】方法を説明します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとHarvestの連携フローの作り方

Google スプレッドシートで行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Harvestの提供するAPIを用いてHarvestにユーザーを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとHarvestをマイアプリ登録
Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定
Harvestでユーザーを作成する設定
テストと確認

ステップ1:Google スプレッドシートとHarvestとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGoogle スプレッドシートとHarvestをそれぞれ検索して、登録していきます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

まず、Google スプレッドシートから登録していきましょう。入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。

3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。

4.内容を確認し、「続行」をクリックしてください。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録は完了です。

Harvestのマイアプリ登録

Harvestも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が表示されます。
アカウント名、アクセストークンを入力してください。

以上で、Google スプレッドシートとHarvestのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle スプレッドシートとHarvestのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定

今回は、Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用するので、以下のリンク先を参照してください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項

1.まず、一番上の「行が追加されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「行が追加されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
トリガーの起動時間は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スプレッドシートID、シートIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Harvestでユーザーを作成する設定

1.フローに戻ります。次に、「Create User」のアイコンをクリックしてください。

2.Harvestと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「Create User」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
必須項目は必ず入力してください。
入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットや候補が表示されます。
Account IDは候補から選択してください。
例えば、Google スプレッドシートで従業員管理をしている場合、以下のように設定するとGoogle スプレッドシートから取得した従業員のメールアドレスをHarvestに挿入できます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.最後に、「レコードを更新する」のアイコンをクリックしてください。

5.Harvestと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「レコードを更新する」を選択します。

6.データベースの連携を設定してください。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名の入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

7.更新したいレコードの値を設定してください。
入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。
以下の場合だと、Google スプレッドシートから取得しているアウトプットを挿入しています。

8.更新後のレコードの値を設定してください。
Harvestから取得したUser IDをGoogle スプレッドシートに挿入する形となります。
この値をGoogle スプレッドシートに転記しておくことで、2つのアプリで共通の一意の値を保持できるため便利です。
例えば、従業員情報を変更することがあった際に、このUserIDで更新対象を特定し変更を加えることが可能です。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

9.これで、【Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにユーザーを作成する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomなら、プログラミングの知識不要で設定が可能です。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Google スプレッドシート・Harvestを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとHarvestを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestで請求書を作成するフローです。
このテンプレートを使用すれば、Google スプレッドシート上で経費や請求の進捗状況を更新するたびに、Harvestで請求書が自動で作成されます。
これにより、手動での作業を減らし、発行ミスや遅延を未然に防げるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestのクライアント情報を更新するフローです。
‍このテンプレートを活用すれば、Google スプレッドシート上でクライアント情報を変更すると、その内容がHarvestに自動的に反映されます。
これにより、手動でのデータ転記を削減できるだけでなく、情報の整合性を保つことができるようになるでしょう。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにタスクを作成するフローです。
このテンプレートを使用すれば、Google スプレッドシートに新しいタスクが追加されると、Harvestでタスクが自動作成されます。
プロジェクトの進捗管理をスムーズに進めたい方におすすめです。

まとめ

Google スプレッドシートとHarvestを連携することで、Google スプレッドシートに新しい行を追加すると、Harvest上に自動的にユーザーを作成できるようになりました。
これにより、データ入力に要する時間を削減でき、プロジェクトの計画やチームの連携強化など、より戦略的で付加価値の高い業務に注力できるようになるでしょう。
Yoomではテンプレートを活用すれば、データ整理や毎月の請求書処理、タスクの進捗確認など、時間がかかる繰り返し作業も簡単に自動化できます。
Yoomを活用して、より効率的に働ける環境を目指してみませんか？