Google スプレッドシートとホットプロファイルを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの会社情報を更新する方法

複数のSaaSツールを使い分けることで作業がしやすくなったり、データ共有がしやすくなり、結果として業務効率が向上する場合があると言えます。しかし、使用するツールの分だけ管理する手間が増えてしまうのも事実ですよね。
加えてデータ転記などの場合、どのツールが最新のデータでどのツールを更新しなければならないのか解らなくなることはありませんか？
今回はこのようなお悩みを解決できるアプリ連携をご紹介します。連携するツールはGoogle スプレッドシートとホットプロファイルです。業務効率向上のためにも、ぜひお役立てください。

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとホットプロファイルを使用している企業
Google スプレッドシートを用いて会社情報を管理・編集している企業
Google スプレッドシートで管理している会社情報を手入力で転記している方
更新漏れなどがあり各ツールが最新の状態なのか解らなくなることが多い方

Google スプレッドシートとホットプロファイルの連携メリットと具体例

メリット1: 常に正しいデータが確認できる

今回の2つのツールを連携することで、Google スプレッドシートで管理している会社情報を更新した際、ホットプロファイルの会社情報も自動で更新されるようになります。これにより更新漏れや抜けなどの心配が少なくなるでしょう。
例えば、Google スプレッドシートのデータのみを更新し、ホットプロファイルの更新を忘れてしまった場合、どちらが正しいデータなのか解らなくなってしまいます。これでは情報の正確性が欠けてしまい、正しいデータを活用できなくなるでしょう。
しかしアプリ連携をしていることで、Google スプレッドシートを更新するだけでホットプロファイルの会社情報も更新されます。そのため、いつでも正しいデータか確認しやすくなるはずです。

メリット2: 二度手間を抑える

Google スプレッドシートで更新をするとホットプロファイルの会社情報も自動で更新されるようになることで、入力作業の二度手間を解消できる可能性があります。
例えば、今まではGoogle スプレッドシートのデータを更新した後にホットプロファイルの会社情報も更新していた場合、同じデータを二度入力しなければならず、少々の手間を感じていた方もいるはずです。
そこでアプリ連携を導入すれば、Google スプレッドシートのデータを更新するだけでホットプロファイルも更新されるようになり、二度手間を解消できる可能性が高まるでしょう。

メリット3: 効率の向上が期待できる

Google スプレッドシートとホットプロファイルを連携することで、データ管理の業務効率の向上が期待できるでしょう。
例えば、通常であれば2つのツールにデータを入力する必要があったり、データは正しいか、最新のものなのかなどといったチェックは慎重に行わなければなりません。時には間違ったデータのまま流用してしまい、作業をはじめからやり直すこともあるはずです。これでは、効率が著しく低下してしまいますよね。
しかし、アプリ連携をして自動化を導入すれば、このようなチェックを簡易的に行えたり、間違ったデータを使用するリスクの低下につなげられるはずです。これにより業務効率が向上するかもしれません。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの会社情報を更新する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する方法

まず、Google スプレッドシートで更新が行われたデータをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して取得します。
そして、ホットプロファイルのAPIを用いて更新データを受け取り、会社情報を書き換えることが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

Google スプレッドシートとホットプロファイルをマイアプリ連携
Google スプレッドシートを起動する設定
ホットプロファイルの会社情報を更新する設定
トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとホットプロファイルの連携動作を確認

まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

ステップ1：Google スプレッドシートとホットプロファイルをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

5.Google スプレッドシートの用意

ホットプロファイルと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。

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この際に、必ず「会社ID」「更新日」の項目を作成しておきましょう

会社IDは任意の数字を設定してください。

更新日は画像のように設定しました。

尚、その他の項目に関しては画像の通りである必要はありません。普段使用しているGoogle スプレッドシートに「会社ID」「更新日」を付け加える形でも連携可能です。

ホットプロファイルとYoomの連携

1.検索する

ホットプロファイルのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

必須項目を入力しましょう。

アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などのわかりやすいものがおすすめです。
アクセストークンはホットプロファイルのAPIキーを使用します。詳細は画像赤枠をご確認ください。
ドメインはボックス下部の補足のとおりに入力しましょう。

3.連携完了

必須項目が入力できたら右下の追加を押します。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの会社情報を更新する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「行が更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。

Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、ホットプロファイルと連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。‍

6.テーブル範囲などの入力

テーブル範囲などを指定します。

今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Gとなります。

他と重複しない列はFの会社IDとしました。

更新を検知したい列はGの更新日です。
この項目を設定した列を編集した後、最後に「更新日」を編集することで、ホットプロファイルの会社情報も更新されるようになります。

そのため、設定は画像のようになります。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4: ホットプロファイルの会社情報を更新する設定

1.アプリと連携する

ホットプロファイルのアイコンの「会社を更新」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

2.必須項目の設定

必須項目の設定を行います。

会社IDのボックス内をクリックしてください。

赤枠の「行が追加されたら」を選択します。

連携したGoogle スプレッドシートに登録済みのデータが一覧表示されます。
その中から会社IDに等しいデータをクリックして挿入してください。

挿入できると画像のようになります。

その他にも登録したいデータがある場合は同じように挿入しましょう。‍

3.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。‍

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。

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今回使用したフローボットテンプレート
Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの会社情報を更新する

Google スプレッドシートとホットプロファイルを使ったその他の自動化例

他にGoogle スプレッドシートとホットプロファイを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルに名刺情報を登録する

名刺情報の追加も自動化しましょう。Google スプレッドシートに格納することで、ホットプロファイルにも素早く追加されるようになります。

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2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する

貴重なリードの追加を確実に行うためにも、自動化を導入するのがおすすめです。これによりメンバーとの共有もスムーズになるはずです。

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3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの商談を更新する

大事な商談の情報も自動的に更新しましょう。商談がどのような状態なのか共有しやすくなる可能性があります。

まとめ

Google スプレッドシートとホットプロファイルの連携を行うことで、入力作業が削減できるだけではなく、更新漏れなどのミスも防ぎやすくなる可能性が高まります。
これにより業務効率の向上や、業務負担が軽くなることが期待できるでしょう。
アプリ連携の際、プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。そのため、今まで自動化の導入をあきらめていた方でも気軽にご活用いただけます。
ぜひこの機会にYoomをお試しください。